El uso
de redes informáticas para la documentación y la información
http://tecnologiaedu.us.es/bibliovir/pdf/99.pdf
Presentación en las
I Jornadas de Servicios Universitarios,
Barcelona, 24-26 de noviembre de 1993
Jordi Adell
Elvira Aleixandre
Toni Bellver
Universitat Jaume
I
Castellón de
RESUMEN:
1. Qué es un CWIS
Los CWIS (Campus Wide Information System) pueden definirse como sistemas de almacenamiento y
difusión de información de interés general para la comunidad académica,
accesibles desde cualquier ordenador conectado a la red local del campus [1].
Los CWIS son producto de la aplicación de tecnologías
informáticas y de telecomunicaciones existentes desde hace algunos años y de la
generalización de la interconexión de ordenadores personales en los Campus
universitarios.
Aunque existen diversos tipos de CWIS (HALLMAN, 1992), en
función de las características que aporta el software/hardware utilizado, las
siguientes notas son comunes a todos los sistemas:
1. La información que contienen está dirigida a la comunidad
universitaria, es decir, interesa a estudiantes, profesores y personal de
administración y servicios, e incluso a posibles o futuros estudiantes, a
miembros de otras universidades, a ex-alumnos, etc.
Los CWIS incluyen información interna (i.e., programas,
horarios, normativa, agenda, cursos, extensión universitaria, etc.) y externa
al campus, pero de interés para los miembros de la comunidad universitaria
(i.e., horarios de transporte, actividades culturales, bolsa de trabajo,
alquileres, etc.).
Los CWIS también ofrecen servicios de interés general
(búsquedas bibliográficas on-line
en la biblioteca del campus o de otras universidades, bases de datos,
directorio electrónico, servicios Internet [2], etc.).
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El tipo de información que contienen y administran los CWIS
es muy variada. SALTZ, R. (1991) ha elaborado una lista, no exhaustiva pero muy
completa, obtenida de una encuesta celebrada durante un seminario sobre gestión
y mantenimiento de CWIS celebrado en Inglaterra. Los ítems que más frecuentemente
pueden hallarse en un CWIS son los siguientes:
l Planes de estudio.
l Programas de asignaturas.
l Horarios de clases, de tutoría y
atención a alumnos.
l Información departamental
(general, investigación, doctorado, actividades de formación, conferencias,
publicaciones, difusión de borradores de documentos, etc.).
l Calendario académico.
l Agendas culturales, deportivas y
lúdicas.
l Información sobre publicaciones,
borradores para la discusión, cualquier tipo de documento que se desee difundir
entre la comunidad.
l Información sobre acceso,
permanencia, cursos de extensión, diplomas y certificaciones, etc.
l Listín telefónico del
campus-Directorio electrónico, Who is Who.
l Noticias o periódico electrónico.
l Alquileres, ventas, anuncios
clasificados.
l Contactos útiles.
l Servicios y facilidades de
l Menús de las cafeterías.
l Recursos comunitarios.
l Horarios de autobuses.
l En general, cualquier tipo de
información de interés para profesores, estudiantes y PAS.
Además, un buen número de CWIS ofrecen la posibilidad de
integrar servicios típicos de red de área amplia, usualmente servicios
Internet. De este modo el CWIS se convierte en un GIS (Global
Information System) (BARRY, 1992). Entre los
servicios externos cabe citar:
l Acceso a información similar de
CWIS de otras universidades.
l Transferencia de ficheros, bases
de datos remotas, servicios de directorio, bibliotecas
virtuales,
acceso a OPACs, etc.
2. La segunda nota de la definición de CWIS que queremos
destacar es la facilidad de acceso.
Los CWIS están abiertos a todos los miembros de la comunidad
universitaria e incluso de otras universidades y a la comunidad en general. En
la mayor parte de los CWIS no hay procedimientos de identificación de los
usuarios, por lo que cualquier persona puede acceder a la información. Además,
no es necesario poseer conocimientos especializados para utilizarlos. Cualquier
persona mínimamente experimentada en el uso del
ordenador puede obtener información de un CWIS tras pocos minutos de
familiarización.
3. El desarrollo de redes locales de ordenadores en los
Campus universitarios permite que desde prácticamente cualquier despacho,
oficina, laboratorio o aula se pueda acceder al CWIS. Si la red local está
interconectada con otros centros a través de redes de área amplia, el CWIS
puede ser consultado desde otras universidades. Finalmente, a través de modems puede abrirse a la comunidad en general (i.e.,
institutos de enseñanza media, instituciones públicas y privadas y a los
particulares).
2. Qué ventajas posee un CWIS respecto a
los canales tradicionales de información
Los CWIS tienen ventajas e inconvenientes respecto a los
canales tradicionales de información. Entre las primeras cabe citar las
siguientes:
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l A ojos del usuario, toda la
información está en un lugar, estructurada de modo coherente y estable. Los
CWIS son económicos por cuanto con una sola estrategia puede accederse a información
de múltiples fuentes (i.e., información académica, biblioteca, servicios
diversos de la universidad, etc.).
l La información está disponible
siempre, es decir, veinticuatro horas al día, siete días por
semana. El CWIS no tiene horarios, ni vacaciones, ni se va a
almorzar.
l La información se puede
actualizar instantáneamente en todos los puntos de información al mismo tiempo
(sean quioscos o "tótems", sean los
ordenadores de la red del campus, o ambos sistemas). La información dinámica y
cambiante puede ser actualizada con mayor facilidad que en otros medios
tradicionales.
l Los CWIS acortan la cadena
informativa entre la fuente y los usuarios al eliminar varios pasos intermedios
(por ejemplo, servicios de composición, impresión y distribución) y, por tanto,
aseguran la fidelidad de la información. No hay diversas versiones del mismo
documento circulando simultánemente. La fuente
autorizada es siempre la versión electrónica.
l A la información puede accederse
desde muchos lugares (desde toda la red del campus y, en algunos casos, toda
pueden funcionar en red conectados al servidor central del CWIS y,
por tanto, la información puede llegar a más gente que con los métodos
tradicionales.
l Los CWIS son no sólo
informativos, sino formativos. Los CWIS, sobre todo los que permiten otros
servicios además de la información interna al campus, como conexiones Internet,
acceso
a OPACs, a bases de datos y directorios, etc., ofrecen
amplias posibilidades de formación a sus usuarios, especialmente relacionadas
con las nuevas tecnologías de la información. Este aspecto no ha sido
desarrollado excesivamente pero pueden apuntarse algunos usos del CWIS en la
educación a distancia, en la distribución de documentación a grupos numerosos
y/o dispersos, etc. (BELLVER, ADELL y FALOMIR, en prensa).
l Los CWIS permiten poner a
disposición del usuario grandes cantidades de información a través bases de
datos con potentes mecanismos de búsqueda. Los CWIS aprovechan toda la velocidad
de los ordenadores para buscar la información que precisa el usuario de entre grandes
cantidades de información similar pero irrelevante para él. La utilización de
bases de datos full text permite almacenar, indexar y
recuperar documentos de manera extraordinariamente eficiente.
l Los CWIS economizan papel,
llamadas de teléfono y tiempo del personal. La información se almacena en
formato electrónico y, aparentemente, en un sólo lugar. No se hacen más copias de
las necesarias. Mucha información se consulta electrónicamente y no se imprime.
La información general que contienen los CWIS permite descargan al personal de
los servicios de información de tareas informativas repetitivas o de tipo
genérico, al remitir al usuario al CWIS, pudiendo dedicarse a labores más complejas.
Permite aumentar la oferta de los servicios de información de
l Las CWIS (algunos) permiten el
acceso a servicios similares de otras universidades, a servicios Internet, y,
por el otro lado, permiten el acceso a la información del Campus a muchas
personas distantes físicamente de la universidad.
Los CWIS también poseen inconvenientes. En principio, debe
descartarse la idea de que puedan sustituir a los servicios personalizados de
información. Los CWIS pueden descargar de trabajo al personal de dichos
servicios, sin embargo, no todo tipo de información es susceptible de ser distribuido
por este canal.
Los inconvenientes más manifiestos de los CWIS son:
l Un CWIS precisa que un equipo de
personas monitoricen, introduzcan la nueva información
y eliminen la obsoleta. Nuestra experiencia es que los costes de mantenimiento
son mucho mayores que los de instalación. Es decir, que lo que da trabajo no es
instalar y mantener el sistema software/hardware sino la gestión de la
información (i.e., búsqueda, selección,
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Preparación, introducción, monitorización y poda de la
información).
l La información cuyo formato
original es el electrónico (i.e., la generada por la propia
Universidad en su mayoría) es fácilmente distribuible
a través de un CWIS. La información cuyo formato original es el papel impreso
(i.e., la que llega de fuera de
l El personal encargado de
gestionar la información que contiene el CWIS precisa formación específica para
realizar las funciones que hemos citado anteriormente. Existen dos modelos básicos
de gestión de dicha información. En el centralizado, adoptado por
l Por parte de los usuarios, el
CWIS puede presentar inconvenientes como canal efectivo de información en
colectivos con escasa experiencia tecnológica (i.e., estudiantes de primer curso)
o con actitudes reticentes o manifiestamente hostiles hacia las nuevas
tecnologías de la información ("tecnófobos").
Es necesario evaluar la penetración del medio en los colectivos interesados
antes de plantear su utilización como medio único en algunos temas en los que sustituye
ventajosamente al papel impreso (i.e., guías actualizadas, directorios
telefónicos, etc.). La progresiva sustitución del formato impreso por el
electrónico debe hacerse con prudencia y a medida que van cambiando los hábitos
informativos de la comunidad universitaria. De lo contrario se corre el riesgo
de marginar informativamente a los grupos menos tecnificados.
l Un CWIS, para que pueda
consultarse desde cualquier lugar del Campus y sea efectivo, precisa una red
local extensa. Instalar cinco puntos de información en los halls
es útil para los estudiantes recién llegados, sobre todo si no son muchos. Si
la comunidad universitaria debe utilizar el CWIS debe acceder desde el
ordenador de su mesa de trabajo, desde las aulas informáticas, desde los
servicios de información, desde su casa con un modem,
etc.
l Otro tipo de limitaciones de los
CWIS deviene de las implicaciones de la relación del usuario con el canal. En
ciertos tipos de información, la interacción entre informador y usuario debe ser
necesariamente personal. Un CWIS distribuye información general,
despersonalizada, objetiva, diseñada para el colectivo, que no atiende a
peculiaridades o casos particulares.
Como conclusión, un CWIS no sustituye a los canales
tradiciones y no permite prescindir todavía de la información impresa, ni de la
atención personalizada. Su utilización debe entenderse como complementaria a
los canales tradicionales. En el futuro, encontrará su nicho y ocupará parte
del de la información impresa. Es posible que algunos tipos de información
dejen de imprimirse, sobre todo los que supongan coste elevado, inmediata
obsolescencia, distribución cara, soporte inadecuado, etc.) y
sean sustituidos por la información en soporte electrónico. Sin embargo, otros
tipos de información continuarán utilizando los canales tradicionales.
La instalación de un CWIS implica resolver aspectos
técnicos, relativos a la gestión de la información y del sistema (ADELL y
BELLVER, 1993). Los aspectos técnicos de un CWIS se refieren al hardware y
software necesarios, a la integración con servicios existentes (biblioteca
online, bases de datos, consulta CD-ROM, directorios electrónicos, etc.), a su
funcionalidad, a los interfaces de usuario, a los formatos estándar de almacenamiento
y recuperación de la información, etc.
Los aspectos relacionados con la gestión de la información
hacen referencia a la estructura de la información, a cómo se reúne, almacena y
mantiene, a las herramientas adecuadas para su manejo, a la integración y cooperación
con otros canales informativos existentes, al tratamiento de información de
distintos tipos, etc.
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Los aspectos de gestión del CWIS implican la definición de
su estatus dentro de la institución, a la constitución de equipo editorial que
busca/recibe la información, decide la que es relevante y la actualiza
periódicamente, a la relación con los proveedores de información, con el equipo
de mantenimiento del software, a las decisiones sobre la apertura/control del
acceso (o la selección de ítems de acceso público e ítems de acceso
controlado), la monitorización, feedback, análisis y evaluación del
funcionamiento, etc. (BAKER, 1992).
3. Qué es el Gopher
El Gopher es un sistema de
búsqueda y adquisición de información distribuida en ordenadores remotos
conectados a través de Internet (LIDNER 1993a).
El Gopher se puede describir desde
dos puntos de vista: como un medio electrónico de difusión y distribución de
información (el servidor) y como un medio de búsqueda y recuperación de información
(el cliente). Entre ambos, el Gopher es, sobre todo,
un protocolo (ANKLESARIA et al, 1993) mediante el que se comunican dos
aplicaciones que residen en ordenadores diferentes y que permite que
intercambien información en múltiples formatos (ALBERTI et al., 1992a y b).
El Gopher emplea una filosofía
cliente/servidor (LIDNER, 1993b). Un programa almacena, gestiona y distribuye
la información (el servidor) y, desde ordenadores remotos conectados a la red
local o a
Lo mismo es aplicable a sonido, animación, ficheros
comprimidos, etc. Una de las características más sobresalientes del Gopher es su capacidad para unir en un sólo menú información
local y conexiones a información y servicios remotos. Mediante programas
pasarela podemos integrar dentro de su estructura otros servicios existentes de
manera casi "transparente" para el usuario: bases de datos locales
y/o remotas, catálogos de biblioteca, servicios de
directorio, otros CWIS, etc. Estos enlaces reciben el nombre técnico de links y
proporcionan la capacidad de usar el Gopher como front-end común de todo, o la
mayor parte, del conjunto de servicios que puede ofertar una institución a
través de sus redes locales o de su conexión a Internet.
Mediante el Gopher es posible
distribuir y recuperar información en los siguientes formatos:
l texto (normalmente el juego de
caracteres ISO Latin 1, que permite representar adecuadamente todos los idiomas europeos occidentales);
l imágenes (ficheros binarios en
formatos estandar como GIF y JPEG);
l sonido (ficheros binarios en
formato μlaw);
l animaciones (binarios MPEG y QuickTime);
l resultados de búsquedas en bases
de datos (WAIS, MetalBase, Oracle,
etc.);
l sesiones interactivas (telnet) con OPACs, otros CWIS, BBSs, WWW, bases de datos,
Hytelnet, etc.;
l conexiones a otros servicios de
información (links) (Gopher, otros CWIS, etc.).
La estructura de información que presenta un Gopher se organiza de manera jerárquica, en un árbol descendente
formado por ítems que pueden ser un documento (en cualquier formato) o la
entrada a un nuevo menú de ítems.
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Existen servidores y clientes Gopher
para casi cualquier tipo de plataforma y sistema operativo (WIGGINS, 1993). Los
clientes respetan el interface de usuario de la plataforma
sobre la que funcionan: de este modo el usuario sólo necesita unos minutos para
familiarizarse con él.
Los servidores Gopher de una o
varias instituciones pueden organizarse formando estructuras complejas. Un ítem
cualquiera de un servidor puede ser la entrada de otro servidor, distante físicamente,
residiendo en otra máquina de la red local o de
4. Ventajas del Gopher
respecto a otros sistemas
Las razones que motivaron a
l El servidor Gopher,
tras un periodo experimental, demostró ser un sistema sencillo, fiable y fácil
de mantener.
l El modelo cliente/servidor
distribuido del Gopher permite una red interna de
servidores estructurada de modo flexible. En caso necesario se puede crecer sin
necesidad de costosas migraciones.
l Los clientes Gopher,
además de estar implementados en múltiples plataformas, son intuitivos y fáciles
de usar, reduciendo al mínimo la necesidad de formación de los usuarios. Los
servidores Gopher pueden instalarse sobre
diversas plataformas, desde un ordenador ersonal (PC o
Macintosh) hasta un mainframe.
l Todo el software Gopher, tanto los clientes como los servidores y pasarelas
son gratuitos, por lo que no suponen ningún gasto de adquisición. Tampoco es
necesario adquirir ninguna plataforma como servidor dedicado si existe una
mínima disponibilidad
l El parque instalado de servidores
Gopher (más de 3.000 servidores), frente a otras
opciones, muestra la amplia aceptación que ha recibido en todo el mundo y es
una garantía de la
continuidad de su desarrollo, de la aparición de aplicaciones
relacionadas y de la constitución en una comunidad (en la mejor tradición de
gratuitamente.
l Es económico frente a sistemas
multimedia (como el World Wide Web) tanto en el uso de la
red,
como en el trabajo sobre cada documento. Estos sistemas necesitan anchos de
banda
enormes o provocan el colapso de las actuales redes y, ademas, requieren una elevada
asignación de recursos humanos muy cualificados para la preparación de
cada documento
almacenado. Es decir se adapta mucho mejor a la infraestructura
existente (especialmente
pobre en el contexto español) y a los recursos disponibles en estos momentos.
Sin embargo,
los
sistemas multimedia irán imponiendose a medida que
aumente la capacidad de transmisión
de
datos de las redes y se desarrollen herramientas que faciliten la generación de
este tipo de
documentos[3].
l Frente a otros sistemas
tradicionales como el videotexto, el Gopher presenta
ventajas
definitivas: mayor flexibilidad y rapidez en la transmisión de datos,
posibilidad de integración
de
servicios Internet y mayor facilidad de elaboración y manejo de la información.
El
videotexto, con más de diez años de antigüedad, está orientado hacia
la distribución de
información de una institución hacia su entorno. Un CWIS se dirige, en
principio, a los
propios miembros de la institución.
l Hay gran cantidad de información
accesible vía Gopher en
disposición de la comunidad universitaria un sistema interno de
información sino un "vehículo
del
Ciberespacio". Muchos usuarios utilizarían recursos Internet gracias a que
el Gopher lo
hace
fácil, reduciendo el tiempo de aprendizaje de diversas aplicaciones y
unificando el
interface de usuario para diversos servicios.
5. El futuro de los CWIS
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A nuestro juicio, el Gopher es un
sistema de transición hacia aplicaciones más potentes para el almacenamiento,
elaboración y distribución de la información. Su éxito reside en el hecho de
que se adapta extraordinariamente bien a
entornos multiplataforma (redes locales en las que existen terminales
"tontos", ordenadores personales de diversos sistemas operativos,
estaciones de trabajo, etc.), sin adoptar la filosofía del mínimo común
denominador, sino la de ofrecer a cada usuario aplicaciones cliente que emplean
toda la funcionalidad de su plataforma. Además es poco exigente en consumo de
ancho de banda y funciona en las limitadas condiciones actuales de las redes de
nuestro país.
Otro aspecto destacable es el crecimiento espectacular de la
interconexión de redes locales formando redes de redes. Este fenómeno tendrá
(ya tiene) implicaciones radicales para una serie de servicios universitarios
y, consecuentemente, para el perfil, formación y actividades del personal que
trabaje en ellos. Los bibliotecarios ya se han dado cuenta de cómo será la biblioteca
del futuro y de cómo deberá formarse el documentalista para responder a las
demandas de los usuarios y al crecimiento de la información electrónica
accesible en línea (AMAT, 1988; COHEN, 1993).
Los servicios de información universitarios (recién creados
en algunos casos) evolucionarán de modo similar al cambiar tanto el soporte de
la información como la forma de interacción con los usuarios. El correo electrónico,
los CWIS, la información distribuida, las bases de datos, etc. se integrarán en
la vida cotidiana del profesional de la información académica, tal como se ha
integrado el ordenador personal, las bases de datos locales y el procesador de
textos. La colaboración entre servicios de diferentes universidades en
proyectos comunes, como la elaboración de bases de datos compartidas o la
creación de listas de distribución electrónica de información, para los que la
tecnología ya existe,
será
habitual.
Una característica destacable del Gopher
(y de los sistemas futuros que lo sucedan) es que permite integrar en un sólo front end (una sóla aplicación para el usuario) servicios muy diversos
distribuidos por Internet, creando el "Gopherespacio"
(un espacio virtual formado por todos los ítems, menús, documentos, etc. de
todos los servidores Gopher del mundo). En el Gopherespacio hay, como en botica, de todo. Cualquier
persona que posea (o utilice habitualmente) un ordenador personal conectado a
una red local que, a su vez, esté conectada a
Actualmente,
por
hoy y en nuestro contexto, son todavía desconocidas o se realizan gracias al
voluntarismo y a la auto-formación.
Desde el punto de vista técnico, los CWIS evolucionarán
hacia sistemas hipermedia distribuidos, documentos
multimedia en los que sus partes pueden residir en máquinas distantes
físicamente, a medida que aumente la capacidad de las redes. Dichos sistemas,
de los que el World Wide Web es un avance, serán multiplataforma, integrarán
potentes motores de búsqueda (como WAIS) que permitirán utilizar perfiles
personales en la adquisición de la información en múltiples fuentes distribuidas,
incluirán motores de inferencia aplicando la inteligencia artificial a la
selección de la información y a la generación automática de hyperlinks.. Casi todas estas características ya son
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empleadas por diferentes aplicaciones. Sólo las limitaciones
impuestas por la capacidad actual de las redes y el parque existente de
ordenadores está frenando su generalización.
En resumen, el Gopher es un
sistema excelente en las condiciones actuales para la distribución y adquisición
de información en múltiples formatos. La fácil instalación y mantenimiento del
software y la existencia de servidores y clientes para múltiples plataformas
explican su éxito (más de 3.000 servidores en todo el mundo). Sin embargo, lo
consideramos un sistema de transición hacia herramientas más potentes y
versátiles en la medida en que la infraestructura de comunicaciones permita
mayores velocidades de transferencia de datos y aumente la potencia de los
ordenadores personales.
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en Snowmass Village,
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Puede obtenerse este artículo enviando por correo
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LISTSERV@UHUPVM1 (Bitnet)
o [email protected] (Internet): GET
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and GET WIGGINS2 PRV4N2 F=MAIL.
WONG, D. (1992). Campus Wide Information System Evaluation. University Computing Services.
Agradecimientos
Sin la colaboración de diversas personas no hubiera sido
posible llevar a cabo la experiencia en la que se basa esta presentación. Es
preciso mencionar a Enrique Silvestre, Enrique Navarro y Carles
Bellver del Centro de Proceso de Datos y a Mercedes Cazalilla
del Servicio de Información y Asesoramiento al Estudiante. También queremos que
conste nuestro agradecimiento a Pedro García Moreno, anterior Vicerector de Ciudad Universitaria e Infraestructura y
actual Gerente, y a José Miguel Castellet, Director
del Centro de Proceso de Datos, que apoyaron el
proyecto desde el principio.
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Sobre los autores:
Jordi Adell es profesor del Depto. de Educación de
Elvira Aleixandre es documentalista
del Centro de Documentación Europea y del Servicio de Información y Asistencia
al Estudiante de
Toni Bellver es Subdirector del Centro de Proceso de Datos de
Notas:
Nota 1
Cada día más Universidades ofrecen este servicio. Si se
desea una lista completa, véanse los listados periódicos de Judy
Hallman en el grupo de distribución CWIS-[email protected]. Para obtener una lista actualizada de
servidores Gopher instalados en todo el mundo véase
el servidor Gopher de
Nota 2
2. Para una introducción a
Nota 3
3. En este sentido, el Departamento de Educación de
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