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Gestión Documental
basada en la Digitalización
Actualmente me
encuentro trabajando en un Proyecto de Digitalización de Documentos
donde se busca implantar mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la
gestión de la información interna, partiendo desde las actividades básicas
como la gestión documental en cada Dependencia de la organización, a fin de
minimizar tiempos, esfuerzos y costos a favor de una administración más
eficiente de cara a los usuarios.
Concientes de la magnitud de ésta intención, éste proyecto concentra sus
esfuerzos en sentar bases sólidas consistentes y a la vez flexibles al
cambio, a fin de fortalecer una moderna y eficiente gestión documental, lo
cual se evidencia en las primeras fases del mismo.
Los principales objetivos del Proyecto
son:
Modernizar y optimizar
la gestión documental.
Homogenizar y unificar
los procesos de digitalización de documentos iniciados en las diferentes
Dependencias de la organización.
Mejorar la capacidad de
gestión administrativa y de planeamiento estratégico.
Fortalecer el marco, normativo y regulador existente en ésta materia.
Implantar progresivamente un Sistema de Trámite Documentario con un sistema
adecuado a la naturaleza de los procesos de gestión documental.
Modernizar y normalizar las políticas de la gestión documental en la
organización significará optimizar los tiempos invertidos en la ejecución
de los mismos, así como iniciar un proceso de concientización organizacional
para las buenas prácticas en la gestión administrativa dentro del mismo.
Resultados de su puesta en
práctica, así como los comentarios realizados por la audiencia una vez
finalizada su exposición.
De
lo antes mencionado, éste proyecto tiene por finalidad sentar bases sólidas para
optimizar y modernizar la gestión documental en la empresa, abarcando campos
como el ordenamiento y organización homogénea de los diferentes archivos. La
optimización de procesos de gestión documental, la implantación progresiva de
líneas de producción distribuidas que digitalicen los documentos de manera
homogénea con un almacenamiento centralizado, enfocando las actividades hacia la
implantación progresiva del sistema documental.
Para ello es necesario que la ejecución de toda actividad relacionada con
digitalización de documentos para la gestión documental interna, sea coordinada
de manera centralizada, dentro del marco planteado en el presente Proyecto.
Otros
Comentarios: La gestión documental facilita que la información se comparta y se
aproveche de forma más eficiente y como un recurso colectivo.
Se
reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos archivados,
fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
PRESENTACIÓN POWERPOINT
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