República Bolivariana de Venezuela
Dirección de Estudios Virtuales
Universidad Yacambú
Licenciatura Información y Documentación
 

Trabajo Elaborado por :

Lourdes Torres

Profesora Norma González

¿Cómo analizaría usted la orientación de las normas y su aplicabilidad en los diferentes procesos de recolección, tratamiento, protección, destrucción, difusión y comercialización de la información documental?

INTRODUCCIÓN

Hoy el conocimiento es uno de los activos más valiosos. Gestionarlo implica, en gran medida, catalogar, consultar, acceder e integrar información y documentación que en la mayoría de las ocasiones, se encuentra dispersa y bajo soportes no informatizados. Por este motivo, la gestión de la documentación se ha convertido, al mismo tiempo, en una necesidad y en un problema para las mayoría de las organizaciones:

La administración de un Sistema de Gestión de Documentos citando a García-Morales Huidobro, Elisa. implica el "desempeño de una serie de funciones con respecto a los documentos en sus diferentes etapas de vigencia por parte de los distintos elementos y personas de la organización relacionadas con la producción, uso, almacenamiento y eliminación de los documentos."

Desarrollo

El análisis de la información y el tratamiento documental, lo podemos establecer como un proceso integrador, cíclico y sistémico que responde a una serie de necesidades metodológicas, propias de todas las ciencias. Se analizan las exigencias de cada uno de las fases para su realización. Ambos procesos son componentes esenciales de la práctica cotidiana de los trabajadores de la información.

Los documentos son testimonio de unas actividades donde la información que contienen es una fuente potencial de antecedentes para la gestión administrativa, la investigación científica o técnica. La conservación de documentos en archivos, centros de información, entre otros,  tiene como fin la posibilidad de su consultas. El motivo de estas consultas, estará condicionada por la edad de los documentos, es decir, el tiempo transcurrido desde su producción: mientras más joven sea un documento, las consultas tendrán una mayor finalidad administrativa. Mientras más tiempo haya transcurrido desde su producción, la finalidad científico cultural, su valor histórico, será mayor.

Desde el punto de vista legal, son numerosas las normativas al respecto:

El articulo 28 de la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela establece el derecho al acceso y control de la información, derecho a acceder a la información o a los datos que se encuentren en un registro publico o privado, uso y finalidad. Y a solicitar ante un tribunal la actuación, rectificación o destrucción  de la información en caso de que esta fuese errónea.

Artículo 28. Toda persona tiene el derecho de acceder a la información y a los datos que sobre sí misma o sobre sus bienes consten en registros oficiales o privados, con las excepciones que establezca la ley, así como de conocer el uso que se haga de los mismos y su finalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualización, la rectificación o la destrucción de aquellos, si fuesen erróneos o afectasen ilegítimamente sus derechos. Igualmente, podrá acceder a documentos de cualquier naturaleza que contengan información cuyo conocimiento sea de interés para comunidades o grupos de personas. Queda a salvo el secreto de las fuentes de información periodística y de otras profesiones que determine la ley.

Por lo tanto, cada acto administrativo crea un documento. De la misma forma, no existe acto administrativo si no está formalizado en un documento. Acto administrativo y documento quedan relacionados, sin que sea posible disociarlos, en una única entidad dual (acción realizada y formalización de esa acción) cuya manifestación es el documento.

Ley sobre Simplificación de Tramites Administrativos:

En el capitulo I de la presunción de la buena fe, literal 10 se establece:

10. Los órganos y entes de la Administración Pública, en sus respectivas áreas de competencia, deberán realizar un inventario de los documentos y requisitos cuya exigencia pueda suprimiese de conformidad con la presunción de buena fe, aceptando en sustitución de los mismos las declaraciones juradas hechas por el interesado o un representante con carta poder.

En el capitulo II de la simplicidad, transparencia, celeridad y eficacia de la actividad de la administración, literal 23:

23. No se exigirá la presentación de copias certificadas o fotocopias de documentos que la Administración tenga en su poder, o de los que tenga la posibilidad legal de acceder, en virtud del principio de colaboración que debe imperar entre los órganos de la Administración Pública, en sus relaciones interorgánicas y con las demás ramas del Poder Público. A tal fin, se deberán implementar bases de datos de fácil acceso, también para los ciudadanos como para los mismos órganos y entes públicos.

31. Los órganos y entes de la Administración Pública realizarán un inventario de los documentos que pudieren tener vigencia indefinida o de aquellos cuya vigencia pudiere ser prorrogada, a fin de modificar dichos lapsos, según el caso y siempre cuando el mismo no esté establecido en la Ley.

El objeto de todo sistema documental de archivos es asegurar la conservación para servir de testimonio, es decir, para que cuando un documento se consulte tengamos la seguridad que es prueba fehaciente del razonamiento u hecho que nos transmite. Por lo tanto el sistema archivístico debe asegurar que los documentos conservados sean documentos íntegros y auténticos, que reflejen fielmente la actividad y todo el proceso de ella derivado. Los documentos electrónicos presentan una mayor dificultad que los documentos tradicionales para asegurar esa integridad y esa autenticidad por dos razones fundamentales: 1.- por la facilidad de manipulación y acceso. 2.- Por la constante evolución tecnológica que, en cortos períodos de tiempo, hace obsoletos los medios disponibles.

El uso del documento electrónico no está todavía generalmente extendido en Venezuela, aunque poco a poco se va ampliando a distintas esferas administrativas, sobre todo aquéllas que necesitan el procesamiento masivo de datos: contabilidades y registros.

Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas:

Adaptabilidad del Decreto-Ley.
Artículo 3. El Estado adoptará las medidas que fueren necesarias para que los organismos públicos puedan desarrollar sus funciones, utilizando los mecanismos descritos en este Decreto-Ley.

Eficacia Probatoria.
Artículo 4. Los Mensajes de Datos tendrán la misma eficacia probatoria que la ley otorga a los documentos escritos, sin perjuicio de lo establecido en la primera parte del artículo 6 de este Decreto-Ley. Su promoción, control, contradicción y evacuación como medio de prueba, se realizará conforme a lo previsto para las pruebas libres en el Código de Procedimiento Civil.

La información contenida en un Mensaje de Datos, reproducida en formato impreso, tendrá la misma eficacia probatoria atribuida en la ley a las copias o reproducciones fotostáticas.

Hasta ahora en Venezuela, pocos procedimientos de la Administración se realicen íntegramente por medios electrónicos, para la producción y reproducción de documentos.

Conclusiones:

Todo esto me lleva a reflexionar que un fondos documental corresponde a las diferentes etapas del Ciclo de Vida de un mismo documento, constituido por archivos de gestión, archivos centrales administrativos, archivos intermedios y archivos centrales o históricos. Todos ellos van a funcionanar bajo un mismo marco legal, un mismo conjunto de procedimientos y valores establecidos por la institución a que pertenecen. Un marco legal o normativo mínimo que establezca la estructura, los principios de transferencia de una edad a otra, el régimen de servicio en cada fase y el régimen funcional de los profesionales de archivos que atienden el sistema.

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