PLANIFICACIÓN
Profesora:
Leonor Dillon
La ocupación actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por
las instituciones y transformarlos en acciones organizacionales a través de la
planificación, la organización, la dirección y el control. Este
procedimiento administrativo formado por estas 4 funciones fundamentales,
constituyen el proceso de la administración. Un esquema de estas funciones
fundamentales de la administración es:
La Planificación, Se determinan los objetivos en los cursos de acción que van a
seguirse.
La Organización, Se distribuye el trabajo entre los miembros del grupo y se
establecen y reconocer las relaciones necesarias.
La Dirección, Llevada por los miembros del grupo para ejecutar las tareas
prescritas con voluntad y entusiasmo.
El Control, de las actividades para que se conformen con lo planificado.
La esencia de la administración es alcanzar una meta
formulada. Se requiere definir los objetivos o metas de la organización,
estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una
jerarquía completa de Planes para coordinar las actividades. Planificación, un habitual denominador de todos los individuos y organizaciones de
éxito, donde se establecen metas identificables, realista, retadoras y luego
formulan planes para alcanzarlas.
Si no se busca un propósito o resultado final, no hay justificación para la
planificación. En la planificación es importante decidir o estar identificado
con los objetivos que se van a alcanzar.
La Planificación se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo
debe hacerse?). Esto origina las preguntas: ¿Cuales serán los componentes
necesarios del trabajo?, ¿ las contribuciones y como lograrlos?. En esencia, se
formula un plan o un patrón de las futuras actividades, esto requiere la facultad
de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia adelante. El siguiente paso
es alcanzarlos.
Planificación. Definición y Origen
Aunque
probablemente siempre haya habido planificación sólo hasta este siglo ha
adquirido carácter científico.
La idea de planificar en la sociedad surge con
fuerza en la segunda mitad del siglo XVIII,
Frederick W. Taylor y Henry Fayol (1899 y 1916 respectivamente), clásicos de
la dirección moderna quisieron sustituir el empirismo en las empresas por un
método científico en el que la planificación interviniera como función e
instrumento de la dirección.
El primero dedicó bastante atención al estudio de los tiempos y el segundo
concentró su interés en la eficacia y la productividad industrial. Concluyó
que administrar era prever, organizar, ordenar, coordinar y controlar. Propuso
una lista de 14 principios generales: división del trabajo, autoridad,
disciplina, unidad de mando, unidad de dirección, subordinación de los
intereses particulares al interés general, remuneración, centralización,
jerarquía, orden, equidad, estabilidad del personal, iniciativa y unión del
personal.
Así surgieron las funciones básicas de las instituciones: planificar,
organizar, dirigir, coordinar y evaluar.
A principios de este siglo se menciona la palabra
"planificación" en la literatura científica, cuando los clásicos Taylor y
Fayol estudian el fenómeno de la organización. La revolución científica y tecnológica dio vida al estudio sistemático del
trabajo y a los principios de la organización y planificación.
El proceso de planificación permite establecer un sentido de dirección, de
rumbo y un ambiente propicio para una gestión empresarial, institucional o
social, informada e innovadora, dentro de un espacio delimitado por las
características institucionales o grupales y la dinámica del entorno.
En la definición de Planificación se pueden citar y evaluar
varios Autores:
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas
metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para
el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos
para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer
para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción
para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo,
evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y
escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry,1987).
" Actuar en el presente con una visión de futuro, buscando los medios para lograr los cambios deseados y posibles". Ruth Saavedra Guzmán
"La planificación consiste en concebir un mundo deseado, así como los medios reales para llegar a él". Rusell Ackoff
"Es la aplicación del conocimiento científico y técnico a la acción en la esfera de los asuntos públicos". John Friedmann
En gran parte de las definiciones que los autores plantean en torno a la planificación se encuentran las siguientes características mas o menos comunes:
Metodología, logro de los
objetivos, objetivos coherente, proceso social, cambia situación que
resultan insatisfactoria, elige alternativas que se ajustan a los valores,
entre otros.
Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de
previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y
de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el
futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al
futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de
causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal
u organizacional son elementos necesarios de todo plan.
El proceso de planificación incluye cinco pasos
principales (Cortés, 1998):
1) definición de los objetivos organizacionales
2) determinar donde se está en relación a los objetivos
3) desarrollar premisas considerando situaciones futuras
4) identificar y escoger entre cursos alternativos de acción
5)
puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
Se determinan y establecen los
objetivos, en empresa o puntos de trabajos. Se
realiza tanto en un largo plazo como en un corto plazo. Con los
objetivos definen los resultados esperados y se determina
lo que se tiene que hacer en definitiva, a qué dar prioridad y qué se
puede lograr mediante estrategias, políticas,
procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
Desarrollar premisas
en la planificación, es establecer,
difundir y obtener consenso para utilizar condiciones
en la planificación críticas,
pronósticos, políticas básicas aplicables y planes existentes de la
compañía, son apreciaciones sobre el medio ambiente en el cual se llevará a
cabo el plan. El principio básico de las premisas de planificación es: cuanto más
comprendan las personas encargadas de la planificación y estén
de acuerdo en utilizar premisas de planificación,
será más coordinada la planeación de la empresa.
Determinación de cursos alternativos en la planificación,
es conseguir y examinar desempeños alternativos de acción, en especial aquellos que
no se manifiestan claramente.
En la Evaluación, se determinan la rentabilidad, periodos de
recuperación, reembolso y desembolso, riesgos, entre otros.
sobresaliendo los que se ajusten a los objetivos y a las metas.
Todas las empresas deben observar las siguientes etapas a la hora de planificar:
a) Definir su misión, entendiendo esta como una combinación de la historia de
la empresa, las preferencias de los directivos el entorno del mercado, sus
recursos y sus ventajas competitivas. Para definirla hay que tener en cuenta
los siguientes aspectos:
· Las áreas o sectores donde va a desarrollar su actividad y los objetivos que
desea alcanzar.
· Quién será el público objetivo; es decir, el mercado.
· El grado de integración vertical o nivel de satisfacción de las necesidades
de autoabastecimiento.
· Sus relaciones con el mercado.
· El área geográfica para desarrollar sus actividades.
b) Identificación de las unidades estratégicas de negocio. Una Unidad
Estratégica de Negocio se
define por:
· El mercado objetivo que atiende o desea atender
· Las necesidades que satisface.
· La tecnología que emplea.
c) Valoración de la cartera de productos. Las empresas deben tener en cuenta
el ciclo de vida del producto; es necesario realizar una o varias
investigaciones en cada fase del producto, y debemos hacer dos investigaciones
en la salida de un nuevo producto; una antes de lanzarlo y otra después.
d) Valoración de nuevos negocios. Las Empresas deben identificar oportunidades
y para ello se hace necesario analizar el mercado. El crecimiento intensivo
consiste en desarrollar oportunidades dentro de las actividades actuales,
creando productos nuevos parecidos y penetrando en nuevos mercados. Este
crecimiento necesita de investigaciones que aporten información sobre la
aceptación del producto en el mercado. El crecimiento integrado guarda
relación con la adquisición de proveedores , distribuidores, competidores:
· Hacia atrás.
· Hacia delante.
· Horizontal.
También tenemos el crecimiento diversificado, que consiste en encontrar
oportunidades fuera de los negocios actuales. Debemos tener en cuenta en todo
momento que la detección de nuevas oportunidades supone investigar el
mercado.
Clases de Planificación y Características:
La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que
pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para
describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que
la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez Castro la
planificación puede clasificarse, según sus propósitos en tres tipos
fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa, b)
Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial. Según
el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c)
de largo plazo.
Planificación Económica y
Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la
determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para
atender dichas necesidades, referentes al desarrollo económico y al
mejoramiento social del país.
La planificación estratégica es un plan integral de acciones tendientes a
consolidar mecanismos de participación, racionalizando recursos, optimizando
mecanismos de acción, cohesión social, estableciendo procedimientos de
seguimiento y evaluación, dando respuesta a las variables socioeconómicas y de
los que se espera generen cambios sustanciales en el futuro inmediato del mundo,
en función de los desafíos, amenazas, fortalezas y oportunidades. La planificación
estratégica es a largo plazo que enfoca a la organización como un todo.
Los administradores consideran a la organización una unidad total y se
preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las metas
organizacionales.
Se debe seguir el principio del compromiso el cual afirma que los
administradores deben comprometerse fondos para la planificación sólo cuando
puedan anticipar, en el futuro próximo, un rendimiento sobre los gastos de
planificación como resultado del análisis de planeación a largo plazo.
Proceso dinámico lo suficientemente flexible para permitir -y hasta forzar-
modificaciones en los planes a fin de responder a las cambiantes
circunstancias .
Es el componente intermedio del proceso de planificación, situado entre el
pensamiento estratégico y la planificación táctica.
Trata con el porvenir de las decisiones actuales, observa la cadena de
consecuencias de las causas y efectos durante un tiempo, relacionadas con una
decisión real o intencionada que tomara la dirección.
Es identificar y llevar a la practica los objetivos a largo plazo de la
empresa.
La esencia de la planificación descansa en algunas opiniones fundamentales o
filosóficas sobre el papel real de la administración de una empresa. Es evidente que el mundo de los negocios ha cambiado y el
cambio ha sido radical, no solo con la reformulación de nuevos conceptos, sino
también con la creación de nuevos contenidos. Ahora el contenido está dotado
de una gran carga de aspectos intangibles, abriendo paso a la industria más
productiva, la empresa del conocimiento. La disciplina administrativa debe
entonces desarrollar un cuerpo teórico y práctico que reconozca las
especificidades del nuevo paradigma de organización empresarial, los
adelantos administrativos han dado paso a una concepción de la organización, a
fin de adaptarse al entorno, tiende más a la horizontalidad, ha atenuado la
presión rígida de la autoridad, tiende a la desburocratización, privilegia el
recurso humano sobre el recurso material o de capital, busca respuestas
rápidas y certeras al mercado y configura las relaciones de su estructura en
función del elemento tecnológico, en medio de la valoración creciente del
conocimiento (valor intangible) como verdadera fuente de valor, que tiende a
restarle importancia más no presencia a los activos fijos (valores tangibles).
Peter Drucker, uno de los más reconocidos pensadores en temas administrativos
y gerenciales, ha sido testigo de la transición de paradigmas empresariales.
Planificar es prever y decidir hoy las acciones que nos
pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer
predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para
que ese futuro ocurra. Para planificar hay que conocer muy bien el entorno y
adecuarse a él. Todas las
organizaciones son diferentes, tienen sus propios valores, cultura,
prioridades, etc.
Entre las principales Ventajas de la planificación se
observan:
Contribuye a actividades ordenadas y con propósitos
Señala necesidades de cambios futuros
Considera la complejidad de las variables que afectan a la acción que se desea
emprender
Proporciona una base para el control
Fomenta el logro de los objetivos
Obliga a la visualización de un todo
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos
de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción
frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil.
Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa
es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados
deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una
organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de
acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
El proceso de planificación así entendido, debe comprometer a la mayoría de
los miembros de una organización, ya que su legitimidad y el grado de adhesión
que concite en el conjunto de los actores dependerá en gran medida del nivel
de participación con que se implemente. La planificación es entonces un proceso que se realiza a nivel individual,
grupal, empresarial e institucional, durante un tiempo denominado horizonte de
planificación y en un espacio, con unos métodos, instrumentos y recursos
determinados.
Bibliografía:
Cortés, H. (1998). Gerencia
Efectiva. Caracas: HCZ Consulting.
Jiménez C.,W.(1982). Introducción al Estudio de la Teoría Administrativa.
México:FCE
Stoner, J. y otros. (1996). Administración . México: Prentice - Hall
Interamericana.
Terry G. y Franklin S. (1987). Principios de Administración . México: CECSA.
http://www.ucla.edu.ve/dac/compendium/compendium10/paradigma.htm
http://personales.com/venezuela/merida/gepsea/plapro.htm
http://members.tripod.com/~gepsea/planificacion.htm