INTRODUCCIÓN A LA BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"
UCLA
Red de Servicios Bibliotecarios y de Información de la UCLA
INTRODUCCIÓN A LA BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVOLOGÍA
UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL "LISANDRO ALVARADO"
UCLA
Red de Servicios Bibliotecarios y de Información de la UCLA
La Red de Servicios Bibliotecarios y
de Información ( REBIN )
de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado"
UCLA, es una unidad de servicios. Es un recurso auxiliar de apoyo a la
docencia, la investigación y la extensión y a la Comunidad Regional y
Nacional.
Tiene como
objetivo proveer de sistemas de información a investigadores, docentes,
estudiantes y comunidad en general. Entre otras, se plantea Planificar,
Coordinar, Dirigir, Supervisar y Evaluar, todas aquellas actividades
relacionadas con la información requerida para llevar a cabo los programas de
enseñanza, investigación y desarrollo de la Universidad, así como orientar
acciones dirigidas a apoyar el proceso instrucción al, que de respuesta en forma
oportuna, por medio de procedimientos adecuados, al desarrollo integral del
individuo.
Cada uno de los Decanatos de la UCLA posee una Biblioteca principal y alguna Biblioteca secundaria.
Para este segundo trabajo me voy a centrar en la automatización de una sola unidad, en este caso en la Unidad de Procesos Técnicos, ya que ella tiene procesamiento mixto, es decir, una parte que se debe hacer manual (catalogación y clasificación, así como el forrado y etiquetado) y una vez procesado, se ingresa en un sistema automatizado llamado Alejandría, donde se escanea la portada, la tabla de contenido y luego se asocia al sistema, para luego ser consultada vía Web o simplemente hacer el préstamo automatizado del documento.
Catalogación:
Consiste en describir las obras sobre unas tarjetas o fichas, con el propósito
de identificar cada libro. Cada obra es descrita por triplicado, pues se
elaboran tres tipos de tarjetas, autor, título y materia.
Estas tarjetas son colocadas por alfabeto en tres tipos de ficheros, los cuales
están a la disposición del público. Si el usuario sólo conoce el nombre de la
obra que necesita consultar, puede recurrir al fichero de título; o bien, si
desea encontrar varias obras que hablen de un mismo tema, podrá revisar el
fichero de materia.
Clasificación:
La biblioteca utiliza sistemas de clasificación para colocar ordenadamente en
los estantes todas las obras. Los sistemas de clasificación más usados son tres:
el de Melvil Dewey, la Clasificación Decimal Universal y el Sistema de la
Biblioteca del Congreso de Estados Unidos. En el caso de la UCLA se utiliza el
sistema de la biblioteca del congreso.
Las bibliotecas que han adoptado esta clasificación anotan, en cada tarjeta de
los ficheros, el número que corresponde a cada libro; además, incluyen en la
parte inmediata inferior a él, una clave formada por el apellido del autor, el
número de obras del mismo que contiene la biblioteca y la inicial del título de
la obra.
Forrado y etiquetado; se coloca sellos de la bibliotecas, etiqueta y código de barra de Alejandría, y se procede al forrado manualmente.
Hoy en día, resulta un contrasentido el
disponer de una biblioteca o un centro de documentación de cualquier tipo y no
disponer de un sistema de consulta, referencia, control y administración. Un
contrasentido porque aunque se haya invertido, gastado mucho tiempo, esfuerzo y
dinero, recopilado información costosa, valiosa por su contenido y dificultad
para reunir, si los usuarios potenciales no pueden disponer de ella cuando la
necesitan, en el momento en que la necesitan, con la agilidad con que lo
necesitan, la información pierde su poder, su valor y su utilidad y el centro de
documentación su razón de ser.
Antes podía pensarse en un trabajo organizado mediante fichas artesanalmente .
Hoy, esta posibilidad resulta impráctica, inmanejable. Las fichas manuales son
excesivamente inoperantes y costosas en tiempo y en dinero. Ni hablar acerca de
las dificultades para su mantenimiento, organización, clasificación y
producción.
En casi todas las bibliotecas y centros de documentación el material ingresa y se renueva en forma continua. O se proponen nuevas maneras de organización y de consulta. Se espera todas las características de un sistema moderno: lectores ópticos, interfases gráficas, recuperación de hipertextos multimedia, consultas automáticas desde los hogares, etc.
En REBIN se ha venido trabajando
con la automatización de los servicios bibliotecarios desde 1988, al
participar activamente en diversos proyectos nacionales, muy especialmente los
financiados por CONICIT, permitiéndole disponer de una infraestructura de
hardware básica para el almacenamiento de información en bases de datos
automatizadas y cooperando ágilmente con la implantación de estas tecnologías
en las bibliotecas de la Institución. Actualmente todas las bibliotecas de la
UCLA han realizado el registro automatizado de su material
bibliohemerográfico, logrando conformarse una gran base de datos electrónica,
así como la capacitación de todo el personal en el área de informática.
Además de las bases de datos en formato electrónico, por medio de la unidad de
procesos técnicos en las
Bibliotecas de la UCLA han logrado la automatización de los Servicios de
Publicaciones Periódicas, Circulación y Préstamos, compartir recursos informacionales a texto completo de la producción intelectual de la UCLA,
tales como: Boletín Medico de Postgrado, tesis de grado y trabajos de ascenso,
incorporación de publicaciones adquiridas por compra al exterior en formato
electrónico, las cuales pueden ser consultadas desde cualquier punto del
campus universitario a través de la red UCLA
Actualmente la base de datos
consolidada del Sistema de Información de las bibliotecas, tiene
registrada un
total de 32.380 Títulos de Libros, 1.499 Títulos de Revistas, 5.150 Tesis y
Trabajos de Ascenso, 518 Videos, 18.016 Usuarios y 264.433 Préstamos
Automatizados realizados, entre otros. El número de consultas a la base de
datos, solamente en lo que va de año asciende a 474.090, las cuales son
realizadas desde cualquier parte del mundo, vía Internet.
Las publicaciones seriadas pueden ser inventariadas a nivel monográfico, en el momento mismo en que llegan, usando lectores de códigos de barra que identifican la publicación a partir de la etiqueta que se coloca en el proceso del forrado. Así puede registrarse automáticamente. Esa misma etiqueta puede usarse para registrar con un lector óptico el uso de las distintas publicaciones, en servicios de consulta o fotocopias, en bibliotecas de estanterías abiertas o cerradas. Los usuarios pueden estar enterados de las últimas adquisiciones a través de Web sin que el personal de la biblioteca tenga que hacer actividades especiales para ello. A través de la automatización tenemos:
Se administra la información de referencias.
Se administra la información de usuarios.
Se maneja y aplica el reglamento de la biblioteca.
Se ejecuta la función de préstamo y administra la información correspondiente.
Se elabora reportes y estadísticas.
Se emite carnets.
Se
Imprime etiquetas de documentos.
Se
Importa y exporta datos de y hacia otros sistemas.
Se proporciona un catálogo electrónico inteligente, local y remoto.
Entre los pasos mas relevante para la automatización tenemos:
El Registro de la cota:
La cota de un documento representa su
ubicación en un lugar de la unidad de información, nos es útil para ordenar y
localizar el documento en su respectivo lugar así como para ubicar el material
que trata de una misma materia, en el caso de aquellos servicios de información
que utilizan un sistema de clasificación por contenido como el Sistema de
Clasificación Dewey o la Clasificación del Congreso (LC), donde se asignan los
números en función de la materia principal o relevante.
La cota pude contar de varios elementos, como son: 1. La ubicación en una sala,
colección o servicio, 2. El número de clasificación, 3. El número de Cutter, 4.
El año de edición, 5. El volumen en caso de los documentos en más de uno.
La cota en es un Campo obligatorio, donde no se permite el ingreso de dos cotas
idénticas.
Registro del apellidos del autor del
documento
Registre en este Campo el o los apellidos del autor personal principal del
documento analizado.
Nota: Si el documento no tiene autor, debe colocar con guión (-), en el Campo
apellidos.
Campo nombres del autor del documento
Registre en este Campo el o los nombres del autor personal principal del
documento que se analiza.
Los autores secundarios o coautores, y otras menciones de responsabilidad, tales
como compiladores, editores, traductores, ilustradores, etc.
Campo título del documento
En este Campo se debe ingresar el título original, que debe ser tomado de la
portada o la fuente principal de información. Se deben respetar las normas
ortográficas.
Campo país de la editorial
El Campo de País de la Editorial le presenta al administrador el nombre del país
relacionada con la editorial del registro que está en la pantalla.
Campo edición
Se registra en este Campo el número de la edición del documento que se analiza. El
número de edición debe ingresarse en números arábigos, con el sufijo de los
números ordinales, seguido de un espacio y la abreviatura “ed.” . Si es
necesario se consigna a continuación del número de edición y en forma abreviada, la
información de las características asociadas a la edición del documento
analizado.
Campo fecha de publicación texto libre
Registre en este Campo la fecha de edición del documento analizado. Se Utiliza la fecha de edición, la fecha de publicación, la fecha
de copyrigth, o la fecha de impresión, en este orden. La información de éste
Campo se usará con fines catalográficos.
Campo URL
Se registra en este Campo la dirección electrónica del documento que se analiza.
Esta información debe consignarse fielmente, por cuanto servirá para establecer
la conexión electrónica con el documento, cuando se active el icono respectivo
en el módulo de consulta.
Ejemplo
http://www.hacer.ula.ve
Campo ISBN
Se registra en este Campo el Número Internacional Normalizado para Libros
(International Standard Book Number - ISBN) del documento analizado, que
usualmente traen los libros para propósitos de identificación internacional.
Esta información debe consignarse omitiendo la sigla ISBN y reemplazando los
espacios que separan los distintos componentes del número ISBN por guiones. El
Campo se desactiva para los tipos de publicaciones que no lo utilizan, por
ejemplo las tesis.
Campo diseminación
Se registra en este Campo la información sobre la difusión que puede darse al
documento analizado y que determina la diseminación que de él puede hacer la
unidad de información. por defecto le ha asignado a las monografías una
diseminación de tipo GENERAL, lo cual significa que el acceso al documento es
público, libre o general.
Campo volumen
El Campo Volumen se usa para registrar el número que identifica a cada uno de
los volúmenes (volumen propiamente tal, fascículo, tomo, etc.) dentro de una
colección.
Campo tipo de impresión
El Campo Tipo de Impresión se usa para introducir o presentar información sobre
el tipo de formato del documento analizado: CDROM, Fotocopiado, Impreso.
se Selecciona del combo disponible para este Campo el tipo de formato que
corresponda al documento que se analiza.
Campo etiqueta
Es el código que identifica unívocamente a cada ejemplar del documento
analizado. asigna un código temporal, al momento de ingresar un nuevo ejemplar,
el mismo puede ser cambiado por la unidad de información. Es importante resaltar
que la etiqueta de identificación es de uso obligatorio.
Normalmente este código se introduce a través de un lector óptico que lee e
interpreta los códigos de barra de la etiqueta adherida al documento. verificará
que no haya, dentro de una misma base de datos, documentos con el mismo código.
En caso de que el lector óptico no funcione, el usuario puede introducir el
código del documento a través del teclado. El código del documento es el número
que aparece en la etiqueta del documento debajo del código de barras.
Nota: No debe confundirse el Campo código con el Campo cota que es la
identificación del documento dentro del esquema clasificatorio de la unidad de
información
Campo estado del ejemplar del documento
Viene a ser la condición que tiene el ejemplar, contempla las condiciones: En
Catalogación, Normal, Mutilado, Perdido y En Adquisición.
Campo propietario
Es el nombre de la persona o institución dueña del ejemplar, por defecto asume
que es la unidad de información y automáticamente registra el nombre de la
institución donde está instalada, por lo que sólo debe consignarse la
información del propietario cuando difiere del nombre de la institución.
Campo sala
Es el lugar físico de ubicación del ejemplar, en una sala, servicio, etc.
Campo inventario
Es el número de inventario que le corresponde al ejemplar que se está
analizando.
Campo préstamo
Es el tipo de préstamo que tendrá el ejemplar: Interno o Externo.
Campo tipo de préstamo de ejemplares
Es el tipo de material para préstamo, que viene dado en función del tipo de
material catalográfico, se debe seleccionar un tipo de la lista desplegable:
Monografía, Audio, video, Tesis, etc.
Estos son los principales campos utilizados por la unidad de procesos técnicos en la incorporación de un sistema automatizado