FUENTE DE INFORMACIÓN
Necesidad de información y gestión del conocimiento.
Metidos en la rutina diaria, y en el día a día, lo habitual es no disponer de
tiempo para poder pensar en la repercusión que tienen algunos conceptos, y que en realidad lo aplicamos de forma
cotidiana sin una dirección ni organización adecuadas. Por ejemplo la Gestión
del Conocimiento.
Si nos paramos a analizarlo un poco nos damos cuenta que existen dos clases de
conocimientos, en tácito (conocimiento que está en la mente de las personas, y
el explícito, conocimiento que está disponibles en la organización).
El conocimiento tácito es aquel que obtienen las personas de su saber y de la
experiencia adquirida. El conocimiento explícito es aquel que obtenemos de los
datos procesados, filtrados y organizados.
Si profundizamos un poco más nos damos cuenta de que una buena gestión del
conocimiento cuenta con tres elementos básicos y fundamentales: las personas,
las organizaciones y el negocio.
A pesas de que últimamente todos estamos mas sensibilizados con este concepto
deberíamos analizar en detalle cuáles son los propósitos y beneficios que nos
puede aportar a nuestra organización.
El propósito que se persigue con la implantación de un sistema de
gestión del conocimiento es disponer de la información requerida en el momento y
lugar adecuados. De esta forma que aparentemente es muy simple, obtendremos mayor
competitividad, ahorro de costos, efectividad y una cosa muy importante, una
unidad de criterio tanto interno como externo.
Es de vital importancia detectar el origen y como gestionar el conocimiento
dentro de nuestra organización de esta forma y estableciendo una serie de
procedimientos aumentaremos el valor de nuestra compañía y fomentaremos su
crecimiento.
En definitiva, una buena gestión del conocimiento aporta a las organizaciones:
el ahorro de tiempo, tan necesario en nuestros tiempos, la potenciación de
profesionales consiguiendo la fidelización de los mismos con la empresa, y
aportando al negocio la flexibilidad y valor añadido constante.
Existen en el mercado herramientas tecnológicas que permiten
aunar los conocimientos de nuestra organización. Estas herramientas se
caracterizan por su fácil manejo y completa integración con sistemas CRM, así
como su conectividad (Internet, Intranet). Todas ellas proporcionan
enciclopedias robustas, basadas en tecnologías Web, que distribuye el
conocimiento (Políticas de Empresa, Marketing, Competencias, etc...)
En la sociedad actual la información y el conocimiento se van convirtiendo en
elementos fundamentales para el progreso económico, factores del proceso
productivo y también componentes esenciales para el bienestar personal. Y es que
las personas necesitamos construir conocimientos que nos permitan dar las
respuestas más adecuadas ante las circunstancias que se nos presentan en cada
momento, para lo cual necesitamos disponer de una información adecuada, sin la
cual no podemos elaborar el conocimiento.
Pero información y conocimiento son dos cosas distintas (datos - información -
aprendizaje - conocimiento):
- La información son datos que podemos tener a nuestro alcance y comprender. Sus
características básicas son:
- Es de naturaleza intelectual, inmaterial, aunque se registra y presenta en
soportes físicos.
- No es escasa, cada vez es más abundante, hasta se puede considerar que es
ilimitada.
- Puede ser compartida sin disminuir su utilidad para ninguna de las personas
que la utilizan.
- Se enriquece con el intercambio de ideas entre sus usuarios..
- No es apropiable, o no debería serlo (aún hay casos de censura).
- La información no exige un uso excluyente, la pueden utilizar varias personas
a la vez, salvo cuando su valor está precisamente en la privacidad y
exclusividad.
- No se destruye con el uso.
- A veces tiene una vigencia corta, sufre la obsolescencia con el paso del
tiempo.
- El conocimiento siempre es una elaboración personal, fruto de las asociaciones
que nuestro cerebro es capaz de hacer a partir de su experiencia, de la
información que ya tenemos, y de la que hemos seleccionado y analizado. El
conocimiento se elabora para dar respuesta a alguna cuestión de nuestro interés.
Por lo tanto siempre supone más que la información de la que hemos partido para
construirlo, tiene una funcionalidad. Tipos de conocimiento:
- declarativo (qué es)
- procedimental (cómo hacer algo)
- condicional (cuando aplicarlo, control...)
Las personas construimos continuamente conocimientos útiles para afrontar las
situaciones que se nos presentan a partir de la información de que disponemos en
la memoria y de la que podemos encontrar en nuestro entorno. En la sociedad
actual, que pone a nuestro alcance cantidades ingentes de información de todo
tipo, una de las competencias básicas de todos los ciudadanos debe ser saber
aprovechar esta información para construir conocimientos, y para ello deben:
- Saber determinar la información que necesitamos en cada situación.
- Saber buscarla y encontrarla (enciclopedias, Internet, bibliotecas...)
- Analizarla, relacionarla, valorarla, seleccionarla y ordenarla en función de
lo que pretendemos
- Aplicarla para elaborar los conocimientos que necesitamos
. El desarrollo
de la inteligencia no puede realizarse aislado del entorno inmediato.
En la sociedad de la información la competitividad de las organizaciones está en
función de lo que saben (su conocimiento acumulado), de cómo utilizan lo que
saben y de su capacidad para aprender cosas nuevas (crear nuevo conocimiento).
De ahí la importancia de la gestión del conocimiento ( y de los activos
inmateriales como el know how, el capital intelectual ) en las instituciones. Por
ello conviene:
- Que el personal se apropie de los instrumentos tecnológicos y socio-cognitivos
necesarios para el manejo de la información de su entorno laboral y que los
utilice de manera autónoma y colaborativa para gestionar mejor la información y
que esté a disposición de los demás cuando sea necesario.
- Que se establezcan buenas estrategias y prácticas organizacionales para la
construcción del saber y la memoria organizacional, que permitan al personal
obtener el conocimiento necesario en un tiempo correcto.
Entre las tecnologías de la información que proporcionan la infraestructura
básica para la gestión del conocimiento se encuentran entre otras: las redes,
los sistemas de información, herramientas inteligentes de búsqueda (intelligent
agents), de minado de datos (data mining), almacenamiento masivo de datos (data-warehousing),
herramientas para el desarrollo en Internet, etc.
Todas estas herramientas se utilizan para desarrollar sistemas que posibilitan
la gestión del conocimiento, permitiendo el desarrollo de plataformas tales
como:
Sitios web
Existen varias razones que hacen de Internet un medio idóneo para el intercambio
global de información, sirviendo como primer acercamiento a la implementación de
un sistema de Gestión del Conocimiento. Entre estas razones se encuentran las siguientes:
Bajo coste de implementación de un sitio web.
Interfaces intuitivas amigable para el usuario, y que promueven el uso cada vez
más generalizado de Internet.
Homogeneización en el acceso a bases de datos distribuidas, desde cualquier
lugar del mundo, y usando distintas arquitecturas como base, derribando con ello
las barreras en el espacio y en los recursos necesarios para acceder al medio.
Intranet
Por las mismas razones explicadas en el punto anterior las intranets se perfilan
como medios básicos para compartir datos dentro de una comunidad concreta,
destacando frente al web, su rapidez en el acceso y procesamiento de la
información, y su adaptabilidad a las necesidades de cada comunidad educativa en
concreto.
Las intranets permiten además definir diferentes dominios lógicos de seguridad,
ofreciendo una mayor o menor accesibilidad y transparencia dependiendo de la
información concreta.
Plataformas de trabajo en equipo
Dentro de este apartado se encuentran entre otros: el correo electrónico, las
conferencias de audio/video, herramientas para acceder a documentos y otro tipo
de información.
Cambios procedurales y organizativos
Son necesarios para integrar y armonizar procedimientos y servicios.
Ejemplo de dos aplicaciones fundamentales que permiten el paso de la Información
a través de buen sistema de Gestión de Conocimiento son la
biblioteca y la administración.
Una "biblioteca del conocimiento" permitiría obtener información actualizada de
temas tales como libros, proyectos terminados, proyectos en fase de ejecución,
etc. Y todo ello con un enfoque de conexión entre los distintos elementos que
permitiría que un usuario determinado pudiera obtener un conocimiento mas amplio
del que incluso en un principio pudiera estar buscando.
En conclusión el concepto de Gestión del Conocimiento es complejo, estando relacionado con una disciplina que trata
de cubrir no sólo el conocimiento individual, sino también el de los equipos y
organizaciones en su conjunto.
Como primera aproximación es importante distinguir entre dos conceptos que
aparecen a menudo entremezclados: información y conocimiento.
El termino "información" alude a cualquier expresión verbal, numérica, gráfica o
de otro tipo que posee un significado determinado dentro de un contexto
concreto, y cuyo objetivo es comunicar algo.
En cambio el "conocimiento" se podría definir como la capacidad para actuar, en
base al uso de una cierta información, y como consecuencia de
la capacidad de comprender e interpretar la naturaleza de algo, un cierto
fenómeno, las leyes que regulan un cierto comportamiento. La aplicación de ciertas habilidades o capacidades complementarias.
Por tanto el conocimiento puede servir como base para determinar:
Cómo actuar en determinadas circunstancias.
Cómo llevar a cabo un trabajo a partir de ciertas instrucciones o
especificaciones.
Cómo elaborar una estrategia para conseguir un determinado resultado.
En base a estas dos definiciones se podría establecer la siguiente comparación:
Conocimiento -
Información
Para la existencia de un conocimiento debe existir un sujeto que conoce.
La información existe por sí misma, no requiere de la existencia de un sujeto
que la posea.
El conocimiento proporciona algunas
habilidad para quien lo posee.
Aunque sea ventajoso tener acceso a una determinada información, esto no implica
una habilidad para quien la accede.
La transmisión del conocimiento implica mas o menos tiempo dependiendo de la
complejidad del proceso de enseñanza-aprendizaje, en el cual la experimentación
juega un papel fundamental.
La transmisión de información es inmediata, y solo requiere el soporte adecuado.
En base a estas dos definiciones se podria establecer la siguiente comparacion:
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Conocimiento |
Información |
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Para la existencia de un conocimiento debe existir un sujeto que conoce. |
La información existe por sí misma, no requiere de la existencia de un sujeto que la posea. |
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El conocimiento proporciona alguna habilidad para quien lo posee. |
Aunque sea ventajoso tener acceso a una determinada informacion, esto no implica una habilidad para quien la accede. |
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La transmisión del conocimiento implica mas o menos tiempo dependiendo de la complejidad del proceso de ensenanza-aprendizaje, en el cual la experimentación juega un papel fundamental. |
La transmisión de información es inmediata, y solo requiere el soporte adecuado. |
Una vez hecha esta distinción de términos, podría definirse el concepto "Gestión del Conocimiento" como un conjunto de actividades y prácticas orientadas a la adquisición más eficiente de:
con el objetivo de obtener los mejores resultados en el desarrollo de las actividades de una determinada organizacion.
Un sistema que soporta un desarrollo eficiente de las actividades que conforman la gestión del conocimiento incluye aspectos tales como:
Los sistemas de gestión del conocimiento incluyen los siguientes niveles:
Actividades que conllevan los procesos de gestión del conocimiento: