FUENTE DE LA INFORMACIÓN
Formulación del concepto de Información y Documentos.
La palabra información es muy difícil de definir ya que, por una parte es un concepto polisémico, es decir, que se usa con significados muy diferentes, y por otra tiene muchos sinónimos, hay muchas palabras que se usan habitualmente con significados similares .
La palabra “información” puede referirse a “lo que se comunica”, a la “acción de comunicar” o incluso al “efecto de la comunicación”. En este texto se utilizará la palabra “comunicación” o la expresión “transferencia de información” para aludir a la acción de comunicar. Reservaremos por tanto la palabra “información” para el objeto comunicado, tanto en el momento de emisión como en el de la recepción. Se debe tener muy en cuenta, sin embargo, que la información que se recibe nunca es igual que la que se ha emitido ya que al modificarse el entorno, lo que aquí llamaremos logística, cambia la información comunicada.
Los informáticos definen la información como “señales que pueden ser transmitidas de un sistema a otro”. Si substituimos la palabra “sistema” por “individuo humano” obtenemos la definición que utilizaremos aquí.
Propuesta:
Definimos las informaciones como señales producidas en el cerebro de un
individuo que pueden ser transmitidas a otro.
Conviene sin embargo que tengamos en cuenta que esa es una definición muy restrictiva. Hay sistemas físicos y sistemas biológicos intercambiándose señales sin intervención de cerebros.
Los sistemas planetarios, por ejemplo, emiten señales que son recibidas por otros sistemas en forma de luz o gravedad. Esas señales –que según la definición de los informáticos podrían ser calificadas también como información- están incorporadas a ciertos componentes elementales de la materia-energía que son estudiados (analizados y clasificados) por los físicos. Un quarck, un protón y cualquiera de los componentes elementales de la materia y la energía, pueden ser considerados señales informativas ya que pueden ser transmitidos de un sistema a otro. Desde el punto de vista de la economía estas partículas elementales también podrían ser consideradas recursos escasos y susceptibles de usos alternativos ya que pueden formar parte de un átomo de uranio o de un átomo de plomo y pueden ser componentes de un planeta de un sistema solar de una galaxia de por aquí o de cualquier otra parte del universo. La asignación de esos recursos a un uso determinado, su intercambio entre sistemas, se produce con sujeción a unas leyes físicas, por lo que podríamos hablar de una “economía física”. Esa economía trataría de la energía que puede ser considerada información en su definición más amplia.
Los sistemas biológicos tienen otro tipo de información diferente, la información genética. Esa información genética es capaz de acumular energía en forma de productos bioquímicos. Los individuos vivos, animales y plantas, son subsistemas que se transmiten entre sí, además de la información física, información genética. Utilizan la energía que adquieren y acumulan para sobrevivir y reproducir la información genética. Los productos bioquímicos necesarios para la vida son escasos y susceptibles de usos alternativos. Los sistemas de asignación de dichos recursos pueden ser considerados sistemas de Economía Natural, atendiendo la propuesta de Ghiselin (1978) citada.
Los seres humanos comparten las características de todos los sistemas físicos y biológicos. Por tanto, están también sometidos a las leyes de la economía física y de la economía natural. Pero además de la actividad que realizan en respuesta a leyes físicas y biológicas, realizan otro tipo de actividades que son específicamente humanas y que consisten en la producción de informaciones por medio de informaciones.
La información consiste en estímulos que, en forma de
signos, desencadenan el comportamiento.
Charles Morris describe dos clases de signos:
® la señal que se origina en la experiencia real.
®
Un símbolo que sustituye a otro signo.
La información es cualquier entrada que cambia las
probabilidades (o las certezas) de cualquier manera. De ahí que un entrada que
aumente la incerteza sea información.
Los signos se producen externamente, afectan a los cinco
sentidos.
El lenguaje ofrece una organización de signos visuales y auditivos que transmiten información. Las dos ciencias que tratan de él son:
® semiótica: Es la ciencia de los signo. El signo puede ser:
¹ humano o animal
¹ lenguaje o no lenguaje
¹ verdadero o falso
¹ adecuado o inadecuado
¹
sano o
patológico.
®
lingüística: Es el estudio científico del lenguaje hablado.
La Information Science nace en los Estados Unidos, y su primera definición surge de las conferencias celebradas en 1961 y 1962 en el Georgia Institute of Technology. Los estudios sobre el tema han sido hasta ahora diversos e innumerables, de ellos nos interesa destacar la aportación de Borko en su trabajo "Information Science: What is it?" (1968) que cierra y completa las esbozadas por R.J.Taylor. Borko define la Information Science como "ciencia interdisciplinaria que investiga las propiedades y comportamiento de la información, las fuerzas que gobiernan el flujo y el uso de la información, y las técnicas, manuales y mecánicas, del proceso informativo para el más eficaz almacenamiento, recuperación y diseminación...", y "la Documentación es (junto con la Biblioteconomía) uno de los muchos componentes aplicados de la Information Science. La Documentación tiene por objeto la adquisición, almacenamiento, recuperación y diseminación de la información documentaria registrada, principalmente en la forma de publicaciones periódicas"(5).
Tanto Taylor como Borko aportan un concepto amplio de Information Science que incluye un nivel teórico, de ciencia pura, junto a un nivel operativo o de ciencia aplicada en el que estarían presentes todas las disciplinas relacionadas con la Documentación y la Información: Archivística, Biblioteconomía y Documentación.
La información es un recurso importante en la consecución de los objetivos de cualquier organización y que, por tanto, ha de ser administrado con criterios de economía y eficacia, aspecto que, por otro lado, aún hoy está muy lejos de ser conscientemente admitido por la mayor parte de las organizaciones, como luego veremos.
Una de las características de la terminología como campo científico es su interdisciplinariedad. Sus relaciones son muy estrechas con la lingüística, la lógica, las distintas áreas de la ciencia y de la tecnología, la información y documentación, la informática y también con la ingeniería del conocimiento.
La importancia de la información radica por una parte en que todo individuo o grupo humano está en capacidad de producirla, usarla y comunicarla, y de otra, en que es un recurso necesario para todos los procesos sociales, sobresaliendo los siguientes usos:
Para conocer el que, por qué, y el cómo del ser,
hacer y tener.
Para alcanzar identidad, autonomía e independencia.
Para dar respuestas.
Para tomar decisiones.
Para comunicar.
Para crear y recrear.
Para aumentar la certidumbre.
La ciencia de la información se ejerce a través de actividades tanto
técnicas como prácticas relacionadas con la producción,
transformación, adquisición, procesamiento, transferencia y uso de
la información.
Las siguientes son las actividades principales que se desarrollan en
el campo de la información.
Adquisición y selección de datos o información para uso de otros.
Análisis de datos o información para uso de otros.
Búsqueda de datos o información para uso de otros.
Administración de programas de información.
Estudio de necesidades de información.
Análisis y diseño de sistemas de información.
Funciones operativas en información tales como organización,
mantenimiento y conservación.
Docencia, investigación y desarrollo en información.
Enseñanza y motivación para el uso de información.
Estas actividades se materializan en instituciones, programas y
sistemas, entre los cuales cabe destacar los siguientes:
Redes
Sistemas y programas nacionales e internacionales de información.
Bibliotecas.
Archivos.
Sistemas integrados de información.
Centros y unidades de información y documentación.
Empresas comerciales de producción y comercialización de servicios
de información, bases de datos y programas de investigación y
docencia.
La información que en nuestros días se produce en ingentes cantidades, obliga a las entidades tanto gubernamentales como privadas a organizar unidades de información, pero estas no cumplen los objetivos propuestos de satisfacer la demanda de información de los usuarios en cada institución, de ahí que por fuerza de otra imperiosa necesidad las citadas unidades se ven obligadas a establecer agrupaciones con fines y objetivos comunes, que permitan acceder a un ámbito mayor de información, al mismo tiempo que la diseminación selectiva alcance niveles de profundidad que permitan desarrollar de manera más amplia los alcances de la investigación científica.
Cada unidad de información, llámese biblioteca o centro de documentación se convierte en un centro de referencia o centro de intercambio de información, en el cual se recibe y se analiza la solicitud de servicio, se identifica la disponibilidad de las fuentes y recursos aptos para absolver la consulta, se transmite la pregunta y se traduce a través del código documental de la estructura para satisfacer la respuesta y luego se la interpreta y transmite al usuario.
1) Finalidad: La información debe tener una finalidad en el momento de ser transmitida. El propósito básico es informar, evaluar, convencer u organizar la información.
2) Modo y formato: Los modos de comunicar información al ser humano son sensoriales. El hombre recibe la mayor parte de la información en formatos de material verbal o documentos. Las máquinas la reciben en el formato de patrones de energía, cintas, tarjetas e incluso en forma escrita.
3) Redundancia/eficiencia: La redundancia es el exceso de información transmitida por unidad de datos. Constituye una medida de seguridad en contra de los errores en el proceso de comunicación. La eficiencia del lenguaje de datos es el complemento de la redundancia.
4) Velocidad: La velocidad de transmisión o recepción de información es el tiempo que uno se tarda en entender un problema en particular.
5) Frecuencia: La frecuencia con que se transmite o recibe información repercute en su valor. La información que aparece con excesiva frecuencia tiende a producir interferencia, ruido o distracción.
6) Determinística o probabilística: La información determinística supone que existe un solo valor. Si la información es probabilística, se da un conjunto de resultados posible junto con sus probabilidades correspondientes.
7) Costo: Constituye un factor limitante en la obtención de información. Es necesario evaluar constantemente el valor de la información y su costo.
8) Valor: Depende mucho de otras características: modo, velocidad, frecuencia, características determinísticas, confiabilidad y validez.
9) Confiabilidad y precisión: Es más caro obtener una gran precisión y confiabilidad que bajos valores de ambas. Por tanto es posible un intercambio entre costo y precisión/confiabilidad.
10)Exactitud: Mide la aproximación de un número a lo que verdaderamente debería ser.
11)Validez: Es una medida del grado en que la información representa lo que pretende representar.
12)Actualidad: Designa la antigüedad de la información.
13)Densidad: Es el “volumen de información” presente en un informe o mensaje. Los informes largos tienen poca densidad de información. Las tablas y gráficas presentan la mayor cantidad de ella en la forma más condensada.
1) Estado estable o dinámico: La información que no varía con el tiempo pertenece a la categoría de estado estable. La que varía con el tiempo es la información con características dinámicas (entradas y salidas de computadora).
2) Lineal o no lineal: Cuando la información es una función lineal de alguna variable, la información es lineal. Gran parte de la información que usa la dirección es lineal, principalmente por ser fácil de entender y porque no dispone de otra mejor. Un ejemplo de información no lineal son los pronósticos de ventas que aumentan a un determinada tasa al año.
3)
Continua o discreta: Casi toda la información es discreta. Es
decir que se reciben informes en períodos separados de tiempo. Los sistemas de
información de tiempo real aportan información constantemente en función del
tiempo (una variable continua).
Los datos son recuperados u obtenidos selectivamente de uno o de las tres fuentes siguientes:
1) El ambiente: Hay cuatro modos de investigar el ambiente:
Ø Observación no dirigida: El que busca no tiene en mente un objetivo específico: lo único que desea es encontrar cosas que le puedan ser de utilidad en el momento presente o en el futuro.
Ø Observación condicionada: El observador concentra su atención en algún área más o menos identificada, sin efectuar una búsqueda activa. Si aparece una señal de algún tipo, el observador está listo para evaluarla.
Ø Búsqueda informal: Es una búsqueda activa, dirigida pero con poca estructuración.
Ø Búsqueda formal: Es un método sistemático, que sigue a un plan previamente establecido tendiente a obtener información específica o información relacionada con un problema concreto.
2) El sistema de almacenamiento ideado para el sistema operativo: Las probabilidades de conseguir la información deseada dependerá seguramente de cómo hayan sido clasificados los informes y su contenido al momento de guardarlos. La clasificación consiste en estructurar la materia en lotes basándose en las diferencias y semejanzas. Cuanto más refinados sean el índice y la clasificación del código, más caro será el almacenamiento de los datos. Sin embargo, al aumentar el refinamiento del índice y del sistema de clasificación, disminuye el costo de la recuperación porque los datos relevantes pueden obtenerse mejor. Respecto del sistema de almacenamiento, deben considerarse varios aspectos del problema total que plantea el MIS:
Ø Identificación de los usuarios y de sus necesidades: El usuario de la información es la figura principal en el sistema de información.
Ø Selección de datos para almacenamiento y recuperación: Las necesidades del usuario han de ser bien definidas y debe establecerse su importancia relativa.
Ø Obtención de datos: Es preciso establecer los procedimientos para reunir los datos.
Ø Tipos de almacenamiento: La selección de tales tipos se basa a menudo en la tradición, no en la economía, ni en la tecnología moderna o las consideraciones del sistema de información administrativa.
Ø Método de clasificación o indexación: El sistema deberá englobar las exigencias cambiantes y crecientes, de modo que no deberá ser rediseñado ni reconstruido varias veces.
Ø Procedimientos de recuperación: Deben establecerse procedimientos para el gerente, el especialista en información y el grupo de operación de la computadora para que colaboren en el proceso de búsqueda.
Ø Conservar perfiles de intereses de los usuarios: Debería incluirse un medio para registrar las necesidades presentes y cambiantes de los usuarios.
Ø Interpretación de datos: Exige estructuración, integración y filtración para traducir los datos en información concisa y comprensible.
Ø Difusión de información: Hay que establecer procedimientos para que la información relevante se difunda en forma oportuna y útil.
Ø Actualización de los archivos de almacenamiento: A menos que pueda aplicarse un procedimiento totalmente mecánico, representa un serio problema sacar el material obsoleto
3)
Situaciones actualizadas (operación de laboratorio u otra
controlada de manera similar).
El conjunto del conocimiento humano, de los mensajes colectivos, materializados en un soporte físico y conservados a través del tiempo, constituye el patrimonio documental. Un patrimonio integrado por documentos que los profesionales de la Documentación tratan con el objeto de garantizar su conservación y su difusión.
El documentalista actúa sobre los documentos pues estos son
el vehículo de la información. Aunque podríamos discutir los cambios que se
están produciendo en relación con los conceptos clásicos de documento,
provocados por la introducción masiva de tecnologías informáticas y de
telecomunicación, lo cierto es que de una forma o de otra hay que trabajar con
documentos y, como documentalistas, generar nuevos documentos. Los documentos
fijan el conocimiento y el saber y garantizan su conservación.
Definiciones de documento.
Documento es todo objeto que ofrece información. Es una noción compleja, difícil
de delimitar. El origen etimológico de la palabra está en el término latino
"docere", que significa "enseñar".
"todo escrito que sirve de prueba o información" (Diccionario Robert)
"todo elemento de conocimiento o fuente de información registrada, materialmente
susceptible de ser utilizada para consulta, estudio o prueba." (Union Française
d'Organismes de Documentation)
"todo mensaje -icónico o simbólico- incorporado a un soporte permanente y
empleado con una finalidad informativa" (Martínez Comenche)
"Información registrada que puede considerarse como unidad en un proceso de
documentación" Norma UNE 50-113-92/1; en tendiendo Documentación como "Recogida
y tratamiento de información registrada, de forma continua y sistemática y que
permita su almacenamiento, recuperación, utilización y transmisión".
Y aunque tradicionalmente la noción de documento ha ido unida a la de escrito,
actualmente el concepto de escritura se contempla desde una perspectiva más
amplia y es denominado documento a la conjunción de cualquier tipo de material
susceptible de vehicular información. De esta manera ya no sólo consideramos
documentos a los textos, fotos, películas, etc, sino también a los nuevos
soportes multimedia y a las nuevas formas de transmisión de información como los
archivos informáticos o las páginas web.
El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la
humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como
demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio
o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.
|
No estructurados |
Persona a persona De una a varias personas Privada De varias a varias personas |
Conversación cara a cara Grupos reducidos Personas conocidas Discusión en grupo |
|
Estructurados |
Información indirecta o audiovisual Información documental |
Una o varias personas y un medio Publicada o no publicada |
Elementos que configuran un documento:
Elementos materiales: El soporte del documento y el vehículo que lo
transporta.
Elementos gráficos: La forma en que la información se expresa en el soporte:
pueden ser letras, números, puntos o pixels, etc.
Elementos lingüísticos: El término lenguaje en un sentido amplio: lenguaje
escrito, audiovisual, pero también idioma, software, etc...
Elementos intelectuales: Es el contenido que el documento quiere transmitir.
Características de los documentos.
Características físicas: Tienen relación con los elementos materiales y
gráficos. Es imprescindible su conocimiento por parte de los profesionales
de la documentación pues de una buena conservación de los soportes derivará
una correcta conservación de los documentos. Son características genéricas,
como la naturaleza del documento (Textual, gráfica, sonora, audiovisual,
informática...); o bien otras más específicas, relacionadas con el soporte
(papel, plásticos, magnéticos, ópticos...) como el tamaño, peso, movilidad,
grado de resistencia, modo de producción, dependencia tecnológica,
periodicidad...
Características intelectuales: Se relacionan con los elementos lingüísticos
e intelectuales. Objetivo, contenido, autoría, modo de difusión,
accesibilidad, originalidad.
Tipología de los documentos.
Documentos primarios. Son aquellos que contienen información nueva y
original que no ha sido sometida a ningún tipo de tratamiento documental
posterior (resumen, selección, interpretación, etc.). Son documentos
primarios los libros, revistas, periódicos, programas de radio o televisión,
películas, páginas web o archivos gráficos o textuales de ordenador. También
son documentos primarios la literatura gris, documentos que no siguen los
canales habituales de publicación y difusión (Actas de congresos
científicos, cuadernos de laboratorio, informes científicos, informes
internos, ediciones técnicas como normas, patentes o marcas, preprints,
separatas, tesis doctorales y otros trabajos de investigación universitaria
y, en cierto modo, las publicaciones oficiales.
Documentos secundarios: Son documentos cuyo objetivo es
hacer referencia a los documentos primarios, por lo que no existirían sin
ellos. Ofrecen información factual o referencial sobre los documentos
primarios y son el resultado de las operaciones propias del análisis
documental (descripción documental, indización, resumen analítico). Son
documentos secundarios los listados de referencias de libros de bibliotecas
o librerías, las bibliografías, los índices, los boletines de programación
de televisión o la cartelera cinematográfica. Las bases de datos científicas
son también documentos secundarios y los índices de URL's realizados por los
grandes buscadores de Internet son también secundarios.
Obras de consulta o de referencia. En las clasificaciones tradicionales las
obras de referencia suelen aparecer como secundarias, lo cual tiene sentido
porque no son primarias ya que la información no es nueva ni original, sino
recopilada por diversos procedimientos a partir de fuentes variadas
previamente existentes. Sin embargo tampoco son estrictamente secundarias
porque suministran información. En ellas, no obstante, intervienen procesos
analíticos documentales que determinan la forma de presentación y acceso a
la información que transmiten.
Documento y tecnología. Edición electrónica. Documento virtual. Hipertexto.
Con la generalización del uso de la tecnología informática en todas las
esferas de la vida cotidiana los nuevos documentos se han transformado en
algo natural en nuestra vida y en nuestras actividades. El ordenador
doméstico, Internet y todas sus aplicaciones, han introducido una nueva
forma de comprender los documentos, de tal manera que el papel está dejando
de ser el soporte por excelencia. Leemos revistas y periódicos en la Red,
nos enviamos mensajes de correo electrónico, consultamos textos que están en
formato digital. Empieza a ser un lugar común la idea de que las
publicaciones electrónicas van a sustituir a las publicaciones
tradicionales...
Tipos de documentos de interés terminológico
Siguiendo a Rondeau, los documentos pueden dividirse en: documentación de
consulta y documentación terminológica.
Los primeros darán información al terminólogo o al especialista sobre los
contenidos, estructuración y desarrollo de un campo del saber dado. La
documentación fundamentalmente terminológica está formada por los documentos
científicos de los que el terminólogo va a extraer las unidades
terminológicas, los términos, y las frases peculiares de aquella
especialidad y después de registrarlas, y en su caso establecer las
equivalencias en otras lenguas —procedentes también de documentos
especializados en el campo de trabajo—, va a elaborar los diccionarios, los
léxicos o glosarios especializados, frutos del trabajo terminológico. Esta
distinción, tan fácil en teoría, en la práctica no presenta unos límites
perfectamente delineados y a menudo pueden solaparse los documentos
terminológicos y los de consulta en cuanto a su utilización por terminólogos
y documentalistas.
En relación con la función asignada a los documentos en el proceso
terminológico, se habla de documentos directivos e informativos. Los
primeros emanan de instituciones con potestad de normalización y con
autoridad en terminología, como son las instituciones nacionales e
internacionales de elaboración de normas y normalización por la propia
constitución de sus comités y autoridad de sus miembros.
La codificación de los documentos marca la separación
entre los documentos lexicográficos, tanto monolingües como plurilingües, y
el resto.
De gran importancia es considerar el modo en que se ha efectuado el registro
de la información o simplemente el soporte en el que se encuentra la
información. Diferenciaremos así entre documentos orales, escritos o en
soporte magnético.
Para Felber, la documentación contenida en los documentos especializados
utilizados en terminología, de acuerdo con su aplicación en el proceso
terminológico, puede clasificarse como:
documentación relacionada con los documentos terminológicos (documentos
bibliográficos);
documentación sobre los datos terminológicos en si mismos;
documentación sobre datos factográficos que contiene información sobre
centros de terminología, especialistas, centros de normalización, redes de
datos, etc.