Depósitos Bancarios
La boleta de depósito bancario es
preparada por la persona encargada de ventas quien mantiene bajo su custodia el
efectivo. Esta boleta de depósito
no se verifica por el Departamento de Contabilidad con el informe de caja.
Verificación de informe de Caja
Por consiguiente, todos los
depósitos bancarios luego de confeccionados deben pasar al Departamento de
Contabilidad con toda la documentación que lo respalda para verificar:
a) Su
correcta preparación.
b) Que
la boleta de depósito coincida con el informe de caja diario.
c) Que
el informe de caja tenga adjunto copia de los recibos de cobro y facturas de
venta al contado.
COMPROBANTES DE CAJA
Los comprobante de vale de caja que
utiliza la empresa no están prenumerados.
RECOMENDACION
Todo documento que sustente un
retiro de efectivo debe ser prenumerado como medida de control y constancia de que
todas las transacciones han sido registradas, aprobadas y firmadas por la
persona que recibe el efectivo.
Informe de Cobros
a Los
informes diarios de caja se confeccionan a lápiz y no tienen los espacios para
la firma de preparado por y revisado por.
Los
informes diarios de caja deben confeccionarse en tinta para que no pierdan su
legibilidad por efectos del tiempo, deben ser firmados por la persona que los
prepara y pasar a la revisión de otro funcionario.
b. Los
cobros no se depositan diariamente al banco.
b. Los
cobros efectuados durante el día deben ser depositados al banco al siguiente
día hábil y el monto de la volante de depósito debe coincidir con el informe de
caja.
d. Los
informes de caja, las volantes de depósito, y los comprobantes de diario
respectivos se archivan por separado.
d. El
comprobante diario correspondiente a los cobros debe tener adjunto una copia de
los recibos de cobro, una copia de la volante de depósito con el sello o cuño del
banco, documentando así la transacción.
e. Los
recibos de cobro se prenumeran con un sello o cuño numerador.
El
uso de recibos de cobro debidamente prenumerados contribuye a fortalecer el
control interno.
1.
Depósitos
Bancarios
El efectivo recibido durante los
días feriados generalmente se mantiene en la caja fuerte de la empresa y es
depositado el primer día laborable siguiente
Recomendamos el uso de depósitos nocturnos
le brindaría mayor seguridad de la salvaguarda del efectivo recibido el día
anterior a un día no laborable. El
depósito nocturno también debe ser utilizado cuando el efectivo recibido es
significativo.
2.
Cuenta
de Suspenso
La compañía recibe cobros de los
clientes en el extranjero en una cuenta bancaria del dueño de la empresa estos
ingresos recibidos no son redepositado en la cuenta bancaria de la compañía, el
saldo de esta cuenta se mantiene en una "cuenta de suspenso" dentro del
balance y considerado como efectivo de la compañía.
Es importante que se depositen
todos los ingresos en cuentas a nombre de la empresa ya que de esta forma se
obtiene un mejor control del manejo del efectivo.
Arqueos de Caja Menuda
Existen los procedimientos
generales establecidos en boletines de política de control. Los arqueos de efectivo, entre otros
procedimientos se realizan simultáneo con las visitas que se hacen a las
agencias.
Como medida de control,
recomendamos que se practiquen arqueos sorpresivos de caja menuda por lo menos
una vez al año.
OBSERVACION
El efectivo producto de los
servicios prestados no es depositado diariamente. Tal es el caso que durante nuestra visita el efectivo de
seis días aún estaba pendiente de depositar.
RECOMENDACIONES
Dado que el efectivo es un área de
alto riesgo, recomendamos que diariamente se efectúe el depósito de los
servicios prestados.
EGRESOS DE EFECTIVO
1. OBSERVACION
Los cheques son preparados manualmente
y además no se pasan por la máquina protectora de cheques.
RECOMENDACION
Una de las características
principales del efectivo, es su alto grado de susceptibilidad y riesgo, por tal
motivo sugerimos que los cheques sean preparados en máquinas de escribir, y
pasados por la máquina protectora de cheques.
2. OBSERVACION
Al revisar los cheques emitidos por
la empresa notamos las siguientes deficiencias:
1. Los
cheques que se utilizan sólo constan de original, para efectos de registro se
utiliza una fotocopia del mismo.
2. No
se utiliza una protectora de cheques.
3. No
se les pone el sello de PAGADO a todos los documentos que sustentan los pagos.
RECOMENDACION
Para corregir las deficiencias
arriba descritas recomendamos que la empresa obtenga sus propias chequeras
debidamente identificadas con su logotipo y el número de cuenta
preimpreso. Además, todo cheque
emitido debe protegerse mediante una protectora de cheques.
Todo documento que sustente o
respalde pagos debe ser estampado con un sello de PAGADO con el fin de evitar
la duplicidad de su uso. Este
sello debe tener espacio para incluir el número de cheque y la fecha.
3. OBSERVACION
Al revisar los cheques emitidos por
la empresa hemos notado las siguientes deficiencias:
a. Por
lo general se deja un espacio significativo entre el signo de Dólar y la cifra
a pagar.
b. No
se utiliza una protectora de cheques.
c. No
se les pone el sello de PAGADO a los documentos que sustentan los pagos.
RECOMENDACION
Para corregir esta deficiencia
arriba descritas recomendamos:
a. Que
al emitirse el cheque no se deje espacio entre el signo de Dólar y la cifra a
pagar para prevenir alteraciones posteriores.
b. Que
se implemente el uso de la protectora de cheques.
c. Que
todo documento que sustente o respalde pagos debe ser estampado con un sello de
PAGADO con el fin de evitar la duplicidad de su uso. Este sello debe tener espacio para incluir el número del
cheque y la fecha.
BANCOS
OBSERVACION
En la confección de cheques
observamos que los cheques son confeccionados a mano y no se utiliza una
protectora de cheques.
RECOMENDACION
recomendamos que los cheques sean
confeccionados en máquina de escribir y que se utilice una protectora de
cheques para disminuir el riesgo de alteraciones después de estar firmados.
OBSERVACION
Los cheques firmados retornan a la
persona que los confecciona para su distribución a los beneficiarios.
RECOMENDACION
Los procedimientos de control
interno indican que los cheques, una vez firmados, no deben regresar a la
persona que los confeccionó.
OBSERVACION
Al revisar los cheques emitidos por
la empresa notamos que no se utiliza una protectora de cheques.
RECOMENDACION
Para corregir esta deficiencia,
recomendamos que se implemente el uso de la protectora de cheques.
1. Conciliaciones
Bancarias
Las conciliaciones bancarias que prepara
la empresa no se presentan en un formato que muestre los movimientos del
efectivo mensual de los ingresos y egresos, en las misma no hay evidencia de
quien la prepara y revisa. Los
mismos no cuentan con un detalle de los cheques en circulación.
Para que existía un control
efectivo de los ingresos y egresos recomendamos lo siguiente:
a. Debe
confeccionar un formato que muestre los movimientos de salidas y entradas del
efectivo ya que de esta forma la Gerencia cuenta con información más precisa para
la toma de decisiones. Vea formato
adjunto.
b. Las
personas que realizan las funciones de preparación, revisión y aprobación
deberán firmar la conciliación como constancia de que se ha cumplido con este
procedimiento.
c. La
empresa deberá confeccionar un formato para los cheques en circulación el cual
debe contener lo siguiente:
- Fecha
de emisión
- Número
de cheque
- Beneficiario
- Monto
2. Facturas
Pagadas
Las facturas pagadas no son
canceladas adecuadamente.
Es importante que las facturas que
hayan sido pagadas, deben ser estampadas con un sello que diga "Cancelado
o Pagado".
REGISTRO OPORTUNO DE LAS FACTURAS
DE PROVEEDORES
Algunas facturas de proveedores no se
registran en el mes que corresponden, las cuales mencionamos los siguientes:
a. Las
facturas # de por un importe de B/. con fecha del 3 de mayo de 1991 fue
registrada el 13 de junio de 1991.
b. Las
facturas # de por un importe de B/. del 7 de diciembre de 1990, fue
registrada en libros de enero de 1991.
La Gerencia General requiere de
información mensual precisa para la toma de decisiones. Los gastos no reportados en el período
a que corresponden pueden ocasionar un alcance por parte del Ministerio de
Hacienda.
Recomendamos que todas las facturas
de proveedores las reciba contabilidad e inmediatamente proceda con el registro
correspondiente.
Cheques sin protectora de Ck , Sin secuencia
numerica.
En la confección de los cheques del
Banco , S. A.,
no se utiliza protectora de cheques y tampoco tienen una secuencia numérica
preimpresa.
Sugerimos que se utilice la
protectora de cheques en todos los cheques emitidos por la empresa para
prevenir alteraciones posteriores, por otra parte, para un mejor control sobre
los desembolsos de la empresa, es necesario que los cheques contengan su
secuencia numérica preimpresa para evitar posibles alteraciones.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
No usa ordenes de compras.
La empresa no está utilizando
órdenes de compras para realizar las compras. Los siguientes proveedores que detallamos a continuación no
poseen órdenes de compras en los meses transcurridos de este año.
Un adecuado control interno
requiere que toda factura de los proveedores estén acompañadas de su respectiva
orden de compra, debidamente aprobada y autorizada. Por esta razón recomendamos que las órdenes de compras sean
preparadas y autorizadas por las personas responsables.
VENTAS Y CUENTAS POR COBRAR
FACTURACION MANUAL
La mayor parte de la facturación se
lleva a cabo a través del computador; sin embargo existe una libreta manual de
facturas. Esta libreta se utiliza cuando
la impresora de la computadora está imprimiendo ciertos informes al final del
mes, cuando se hacen ventas al detal o cuando se daña la computadora.
El uso de los sistemas de
facturación; manual o mediante la computadora requiere procedimientos de control
para asegurar el registro de todas las facturas mediante ambos sistemas.
La implementación de un horario de
impresión de informes ayudaría a evitar el conflicto que pueda surgir con el
uso de la impresora. La única excepción
a la regla, para emitir facturas manuales debiera ser cuando se daña la
computadora.
ESTABLECIMIENTOS DE LIMITES DE
CREDITO
La empresa adoptó la política de
conceder límites de crédito a los cliente; sin embargo, el listado de
antigüedad de las cuentas por cobrar contiene ciertos saldos mayores a los
límites de crédito; estos saldos corresponden principalmente a los clientes
viejos, con los cuales aún no se les ha fijado los límites de crédito
correspondientes.
Es importante que se actualicen y
fijen los límites de créditos y se establezcan acuerdos con los clientes
cónsonos con la realidad económica de cada uno.
EXCESO EN LIMITES DE CREDITO
Al igual que el año anterior,
observamos que algunos clientes excedían los límites de crédito al de de , se mencionan los siguientes:
Cliente Saldo Límites
Exceso
El Comité de Crédito conoce de
ciertas flexibilidades en cuanto al límite para algunos clientes en específico.
Se ha implementado el uso de límites
de crédito como medida de control, sin embargo al permitir las concesiones
dejan de funcionar los controles y algunos vendedores podrían conceder
excesivos créditos no autorizados para cubrir metas, los cuales a la postre
podrían resultar en pérdidas para la empresa.
Recomendamos que se revisen las
políticas de crédito y se extiendan los límites que consideren necesario y
evitar que en los análisis aparezcan clientes con límites de crédito excedidos.
DIFERENCIA EN AUXILIAR Y MAYOR GENERAL
DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Como se mencionó el año anterior,
al comparar los saldos del auxiliar de cuentas por cobrar con el saldo del
mayor general al de de , observamos diferencia así:
Saldo
según mayor general
Saldo
según auxiliar de c. x c.
Diferencia
Conocemos de las conciliaciones
mensuales, sin embargo éstas se preparan después de varios días de transcurrido
el mes. Es importante que se
implementen mecanismos de control a fin de evitar tener que preparar
conciliaciones todos los meses.
Mantener los auxiliares balanceados
diariamente nos permite asegurarnos de que se están cobrando los montos
realmente adeudados.
Recomendamos que los auxiliares
sean balanceados mensualmente contra la cuenta de mayor general, incorporando
el sistema de "INTERFASE" para los registros de cuentas por cobrar.
Deben
investigarse las diferencias y realizarse los ajustes. La gerencia de la empresa debe aprobar
los ajustes por las diferencias que corresponden a años anteriores.
SECUENCIA NUMERICA DE FACTURAS
Al revisar la secuencia numérica de
las facturas para los meses de octubre y noviembre de , observamos
que existen facturas de noviembre registradas en octubre y viceversa.
Toda factura debe ser registrada en
el período al cual corresponde, de forma tal, que la información financiera sea
la mas razonable. También debe
llevarse un control numérico de las facturas con el fin de evitar errores en
los registros contables de la empresa.
TIMBRES EN LA FACTURACION
Las facturas por suministros de
servicios para el período fiscal 1990-1991 carecen de timbres.
Toda factura emitida debe incluir
los timbres requeridos por nuestra legislación con el fin de evitar multas y
recargos por partes de las autoridades fiscales.
CONTROL DE RECIBOS
El reporte diario de cobros no
cuenta con una columna en donde se pueda anotar el número del recibo de cobro.
Una columna adicional en el reporte
diario de cobros en donde se anote el número del recibo de cobro, ayudaría a tener
un mejor control de la secuencia numérica de los recibos. Este proceso facilitaría la labor de la
persona que revisa este reporte.
OBSERVACION:
1. Las
facturas de crédito en los informes diarios de caja no están archivadas en
forma ordenada.
2. Solo
se escriben los últimos números de la secuencia numérica de las facturas en el
reporte del turno de caja.
3. Observamos
que no se detallan apropiadamente las facturas de tarjetas de crédito. No se identifican los diferentes tipos
de tarjetas de crédito, y solo detallan el último o los dos últimos números de la secuencia numérica de las
facturas de estas tarjetas.
RECOMENDACION:
Recomendamos que las facturas deben
archivarse en orden cronológico que redundará en beneficio de cualquier
funcionario que necesite utilizarlas.
Los informes de cobros deben
detallar los tipos de tarjetas, el número completo de factura y el monto
correspondiente.
ORDEN DE FACTURAS
OBSERVACION:
Las facturas de crédito en los
informes diarios de caja no están archivados en forma ordenada.
RECOMENDACION:
Recomendamos que las facturas se
archiven en orden cronológico que redundará en beneficio de cualquier
funcionario que necesite utilizarlos.
PLANILLA
SEGREGACION DE FUNCIONES
El Jefe de Personal es el encargado
de realizar las siguientes funciones:
a) Mantiene
los expedientes de los empleados.
b) Resuelve
los problemas obrero-patronales.
c) Prepara
los datos correspondientes a la planilla en base a las tarjetas de tiempo.
d) Revisa
las tarjetas de tiempo de los empleados.
e) Cambia
el cheque de planilla.
f) Distribuye
el efectivo dentro de los sobres de pagos.
g) Distribuye
el pago al personal.
Una adecuada segregación de
funciones reduce la posibilidad de que lleguen a cometerse u ocultarse errores
e irregularidades, ya que requiere una segregación de funciones y
responsabilidades en las diferentes etapas del procesamiento de una transacción
y establece la necesidad de efectuar una revisión independiente del trabajo
realizado.
Recomendamos que las tarjetas de
tiempo deben ser verificadas diariamente por una persona independiente al
Departamento de Personal, los sobre tiempos deben ser debidamente autorizados,
verificados con el reporte de planilla y dejar constancia de dicha
verificación, el pago de la planilla debe efectuarse por una persona de
administración.
Observamos que la Srta.
devenga comisiones
sobre las ventas mensuales. Esta
misma persona prepara el cálculo de las comisiones y lo pasa a la persona
encargada de planilla para su pago, sin que el mismo esté revisado ni
autorizado por la Gerente Administrativa ni por otra persona responsable, no
existiendo una segregación de funciones.
Un adecuado control interno requiere
que todos los informes sean revisados, aprobados y autorizados por una persona
responsable. Por tal razón, la
Gerencia es responsable de establecer controles efectivos para salvaguardar los
activos de la empresa, por lo que recomendamos que estos informes sean
revisados, aprobados y autorizados por personas responsables.
FORMULARIO 82
Los expedientes de los empleados,
en su mayoría, no incluyen el formulario 82 de la Declaración Jurada de
Deducciones Personales.
Este formulario es el que certifica
las deducciones personales del empleado y el número de dependiente declarados
para efecto del cálculo del impuesto sobre la renta. Pudiera darse el caso de que la clave de renta asignada a un
empleado no sea la correcta, debido a que no se habría incluido el número
correcto de dependientes. En este
caso, se estaría desfavorenciendo al empleado al retenérsele más impuesto del
que realmente le corresponde.
La empresa, como agente retenedor
del empleado, es la que tiene que vigilar que las deducciones efectuadas a sus
empleados sean correctas.
Recomendación: Se debe adoptar la política de actualizar
el Formulario 82, cada vez que un empleado cambie el número de dependientes
manteniendo una copia en los expedientes.
Las nuevas claves de deduciones de impuesto sobre la renta debe ser
verificada con la planilla de la Caja del Seguro Social.
TARJETAS DE TIEMPO
Existen empleados que no poseen
tarjetas de tiempo.
La ausencia de tarjeta de tiempo de
un empleado puede causar problemas para determinar las horas trabajadas y a la
vez se presta para que se estén incluyendo en planilla empleados que no laboran
en la empresa.
Se recomienda que todo empleado
bajo condiciones especiales se le confeccione su tarjeta de tiempo de tal forma
que la Gerencia apruebe la misma y así dar cumplimiento a este requisito.
ASUNTOS ADMINISTRATIVOS DE PERSONAL
a) En
los expedientes de los empleados no se observaron los controles de asistencias
e incapacidades.
b) Aún
existen algunos empleados que no se les ha llenado el formulario 82.
c) Algunas
tarjetas de tiempo no tienen la aprobación de horas extras.
Recomendamos que se exija a los
jefes de departamento que firmen los sobretiempos y se tomen las medidas
necesarias del caso para pagar el tiempo real trabajado y mantener los
expedientes y archivos de personal lo más actualizado posible.
HORAS EXTRAS
Notamos que hay personal que
trabaja horas extras y las mismas no son declaradas en la planilla de la Caja de
Seguro Social, sino que el cheque en pago de esas horas se pone a nombre de
otra persona y se detalla como servicios profesionales.
Se recomienda que la empresa
declare a la Caja de Seguro Social todos los salarios reales ganados por los
empleados, para un mejor control de los desembolsos de planilla y proporcionar
una información veras tanto financiera como fiscalmente a la Caja de Seguro
Social.
HONORARIOS PROFESIONALES
Notamos que los empleados no
reciben su salario completo por medio de la planilla, sino que a su vez reciben
honorarios profesionales.
Recomendamos incluir dichos
salarios en planilla, ya que esto puede acarrear un problema de multas con la
Caja de Seguro Social.
CAJA Y BANCOS
1. No
existe firma de revisión en las conciliaciones bancarias.
Recomendamos que se debe adoptar el
procedimiento de revisar las conciliaciones bancarias, y que sea firmada por la
persona que finalmente la aprueba.
2. Las
cajeras guardan su fondo de caja chica en una gaveta de un archivador ya que la misma se mantiene abierta sin
ninguna seguridad.
Recomendamos que se deben guardar
los fondos de caja chica de las cajeras en un lugar más adecuado y con llave
para evitar futuras irregularidades del manejo de este fondo.
3. Observamos,
también, que el efectivo correspondiente al corte de caja general e inclusive
bolsas de efectivo por cambios de turnos se guardan en una gaveta de un
escritorio, y en varias ocasiones en una gaveta sin cerradura. No consideramos seguros ninguno de los
procedimientos usados.
Recomendamos que una vez retirado
el efectivo de la caja general se realice el conteo, e inmediatamente se
coloque en la bolsa de depósito bancario y se cierre. Esta bolsa debe entregarse al custodio de la caja fuerte
donde deberá reposar hasta que se envíe al banco.
FIRMAS DE REVISADO POR
Observamos varias conciliaciones
bancarias que no reflejan las iniciales de la persona encargada de
revisarlas. Ejemplo de estos casos
son:
RECOMENDACION:
Recomendamos que todas las
conciliaciones bancarias reflejen las iniciales tanto de la persona que las
prepara como de quien las revisa como constancia de que ambas funciones se
realizan.
EFECTIVO Y CONCILIACIONES BANCARIAS
1. La
caja general presenta las siguientes situaciones:
a. Se
cambian cheques de salario de empleados cuando existe cerca una sucursal de un
banco donde se mantienen cuentas de la empresa. Estos cheques cambiados se anulan eliminando toda prueba de
pago ya que tampoco se deja constancia en la caja general de la entrega de
efectivo al empleado.
b. Se
realizan compras al contado de mercancías utilizando efectivo de caja general.
c. Observamos
adicionalmente, que las sumas recibidas durante el día por los diferentes turnos
de caja no se depositan íntegramente al siguiente día, pues el efectivo del
turno se usa para reembolsar el efectivo pagado de la caja general.
RECOMENDACION:
Recomendamos que los empleados
cambien sus cheques en la sucursal de , de tal forma
que los cheques sean cancelados y procesados por la entidad bancaria.
Las compras de mercancías al
contado por cantidades grandes se deben realizar preferiblemente con
cheques. Si los montos son
pequeños se debe usar la caja chica de B/. de fondo.
Las venta al contado y recaudos de
cuentas por cobrar de los diferentes turnos de caja se deben depositar
íntegramente en el banco, para asegurar que el total cobrado según los informes
de caja coincida con cada volante de depósito bancario.
El reembolso a la caja general de
los cheques cambiados en efectivo a directores, o autorizados por ellos, puede
hacerse a través de un cheque de la empresa que indique que es reembolso de un
depósito previo de los cheques cambiados.
2. Las
conciliaciones bancarias presentan las siguientes situaciones:
a. No
existe un formato adecuado para la presentación de la conciliación bancaria.
b. No
presenta la firma de la persona que las preparó.
c. No
existe firma de revisión de las conciliaciones bancarias.
Recomendamos adoptar el
procedimiento de preparar todas las conciliaciones bancarias a pluma y que las
firme la persona que las preparó.
De igual manera la persona que finalmente las aprueba. También sugerimos que la presentación
de la conciliación se realice en un formato adecuado.
CONCILIACIONES BANCARIAS
Las conciliaciones bancarias son
confeccionadas a lápiz y en el mismo formulario del estado de cuenta.
Recomendamos que las conciliaciones
sean preparadas en formularios que permitan revisar y verificar de una manera
más clara las operaciones del mes.
Además no existe una persona que revise mensualmente estas conciliaciones
y deje constancia de su revisión.
CAJA Y BANCOS
OBSERVACION:
Las conciliaciones bancarias
mantienen como partidas en tránsito, cartas de crédito confirmadas por el
Banco, las cuales el banco rebaja del saldo inmediatamente y la empresa los
mantiene como partidas pendientes, sin reflejar el cargo en sus libros, hasta
tanto llegue la documentación sustentatoria del banco.
RECOMENDACION:
Los montos de las cartas de crédito
confirmadas con el banco deben ser rebajadas automáticamente del saldo bancario
y registradas en la cuenta de adelanto a compras como contrapartida. El Banco debita las cuentas bancarias
tan pronto son confirmadas por lo que los libros deben ser afectados
inmediatamente para reflejar el saldo correcto y actualizado.
CONCILIACIONES BANCARIAS
OBSERVACION
Al revisar las conciliaciones
bancarias notamos que existen ciertas situaciones que deben ser atendidas por la empresa:
a. Existen
cuentas bancarias inactivas con más de un año.
b. El
muestra un saldo de $
mientras que los libros
reflejan un saldo de $ . Esta diferencia obedece a transacciones
dejadas de registrar en los libros de contabilidad.
c. Existen
cheques en circulación con antigüedad superior a un año.
d. El
muestra un sobregiro bancario de $ , mientras que en
los libros aparece con saldo a favor de la empresa por la misma cantidad.
RECOMENDACION:
Se deberá llevar a cabo una
revisión de las cuentas inactivas para determinar si conviene mantenerlas
vigentes; así mismo se deberá revisar las firmas autorizadas para que sean
actualizadas. Los cheques en
circulación de los bancos extranjeros por más de seis meses usualmente se
convierten en no negociables, por lo que se hace necesario investigarlos para
establecer la medida contable a tomar, que pudiera ser la reversión de la
partida, la eliminación contra ingresos, el establecimiento de la cuenta por
pagar o la emisión de un cheque nuevo.
CONCILIACIONES BANCARIAS
1.
Partidas
en Conciliación
a)
Iberbank
Intl. Ltd.
La última conciliación bancaria
adjunta en el expediente de este banco, era la del mes de de .
Observamos en dicha conciliación bancaria que aún se reflejan partidas
pendientes de conciliación que vienen de diciembre de . Estas partidas se reflejan como
partidas de corrección y están pendientes de investigar.
b)
Brown
Brothers Harriman & Co. N. Y.
La última conciliación bancaria
adjunta al expediente de este banco era la del mes de abril de 1991. En dicha conciliación se refleja una
gran cantidad de partidas pendientes de conciliación que vienen de 1990.
c)
HongKong
Bank - Z.L. Colón
La última conciliación adjunta al
expediente de este banco era la del mes de marzo de 1991.
Esta conciliación bancaria
reflejaba partidas pendientes que vienen de noviembre y diciembre de 1990.
RECOMENDACION:
La cuenta de efectivo es un área de
riesgo y más cuando existe un alto volumen de transacciones que se manejan a
través de esta cuenta.
Aún cuando resulte poco probable
que existan errores o irregularidades en esta área de efectivo que pudieran
tener un impacto importante en los estados financieros, la Gerencia debe tener
en cuenta que el efectivo es más susceptible a malvesación que los demás
activos. Por lo tanto,
recomendamos que se procure aclarar todas estas partidas pendientes de
conciliación que vienen de 1990.
DEPOSITOS A PLAZO FIJO
OBSERVACIONES:
El depósito a plazo fijo en el
Banco por un monto de US$ al de de , se encuentra a nombre de .
La empresa mantiene al de de un plazo fijo por la suma de US$ en el Banco .
localizado en la en el cual fue intervenido por la Comisión Bancaria Panameña.
RECOMENDACIONES:
Se deben hacer las gestiones
necesarias para que el depósito de la quede registrado a nombre de la empresa.
Tenemos entendido que la entidad interventora
del Banco ha efectuado devoluciones parciales a
los depositarios; según los registros de contabilidad no aparece recibida
ninguna de estas devoluciones parciales.
Debe mantenerse una comunicación constante con los organismos
responsables del manejo de esta institución bancaria a fin de definir la
recuperabilidad de la cuenta.
DOCUMENTACION DE APERTURA DE
DEPOSITO A PLAZO FIJO
Los expedientes de Depósito a Plazo
Fijo referencias no tenían las copias de los documentos de identidad de los
titulares.
RECOMENDACION:
Recomendamos que se de seguimiento
a estos casos y solicitar los documentos de identidad de los titulares de las
cuentas si no se han recibido o, si fuese el caso, transferir de los
expedientes cancelados la correspondiente documentación cuando se apertura un
nuevo expediente.
BANCOS
OBSERVACION:
No se deja evidencia de las
conciliaciones bancarias en las cuentas de moneda extranjera y no se registran
las diferencias en cambio de las cuentas bancarias en moneda extranjera.
RECOMENDACION:
Recomendamos que mensualmente se
preparen conciliaciones bancarias formales para las cuentas en moneda
extranjera así como el registro de las diferencias en cambio.
Las diferencias en cambio deben ser
reflejadas mensualmente en los estados de resultados, ya que las mismas
pudieran tener un impacto considerable.
Además, que le permite también a la administración seguir de cerca las
fluctuaciones cambiariás y como afecta los resultados.
EFECTIVO EN BANCOS
OBSERVACION:
La empresa mantiene tres cuentas
bancarias sin movimiento desde aproximadamente dos años, las cuales detallamos
a continuación:
CAJA MENUDA
En el fondo de caja menuda hay una mezcla
de transacciones tanto de Panamá como de BVI.
Sugerimos que cada compañía cuente
con un fondo de caja menuda y no se mezclen transacciones de otra empresa ya
que esto trae como consecuencia que se utilice el fondo de la otra empresa para
efectuar pagos que no le corresponden.
Existen casos en que los reembolsos
de caja menuda son superiores al fondo fijo, lo que demuestra que se utiliza
dinero que no pertenece a la empresa o que sea producto de cobros a los
clientes.
Para evitar esta situación,
recomendamos se aumente el fondo fijo de caja o que se establezca un límite de
desembolso por caja menuda.
CAMBIO DE CHEQUES
Actualmente se están cambiando
cheques del personal de la empresa con los cobros diarios recibidos por parte de
los clientes.
Sugerimos que la gerencia tome las
medidas necesarias al respecto, con el fin de eliminar esta situación ya que
todo ingreso de efectivo que proviene de las operaciones del negocio, deben
depositarse en forma intacta. De
esta forma se lleva un mejor control sobre los ingresos de la empresa.
ACTUALIZACION DE LAS FIRMAS
AUTORIZADAS EN LAS CUENTAS BANCARIAS
OBSERVACION:
Aún existen como firmas autorizadas
las de los señores ,
personal que dejo de laborar en la empresa.
RECOMENDACION:
Sugerimos que la empresa envíe a la
mayor brevedad posible carta a los diferentes bancos donde estas perdonas
tienen firma autorizada para su debida cancelación.
INVENTARIO Y COSTO DE VENTA
CONTABILIZACIÓN DE COSTO
La empresa no cuenta con un sistema
de contabilidad de costo. Todo
sistema de contabilidad de costo debe ser adecuado para:
a) Determinar
el rendimiento de producto y por línea de producto.
b) Identificar
separadamente los costos fijos y variables.
c) Identificar
variaciones entre los costos de producción estándar y reales.
d) Controlar
el desperdicio, duplicación de trabajos y mermas.
e) Ayudar
a tomar decisiones en la programación de futuras compras.
f) Mecanismos
adecuados para la valoración de los inventarios.
La compañía no está utilizando
correctamente el manejo del costo de venta, debido a que se está utilizando la
fórmula Inventario Inicial + Compras - Inventario Final = Costo de Ventas, sin
incluir los gastos indirectos de fabricación.
Recomendamos que la compañía
estudie o analice la posibilidad de implementar un sistema de contabilidad de
costo para que proporcionen datos razonables sobre los costos e inventarios.
1. OBSERVACION:
El inventario de piezas y repuestos
(Cuenta No.10512001) con saldo de US$ . esta documentado con
tarjetas manuales. Al efectuar una
inspección, algunas referencias quedaron pendientes de localizar. Las personas involucradas en el control
de este inventario no pudieron dar respuesta de la localización de algunas
referencias.
RECOMENDACION:
Debe mantenerse comunicación entre
los involucrados del control físico y quien mantiene el registro de las tarjetas
de inventario, para evitar que se extravíen referencias o información del
movimiento de estos repuestos.
2. OBSERVACION:
El edificio que actualmente se
utiliza como almacén tiene goteras así como el local contiguo, que próximamente
será utilizado como almacén. El
acondicionador de aire del cuarto de los equipos y materiales fotográficos no
funciona debidamente.
RECOMENDACION:
Las fallas aquí comentadas pueden
causar pérdidas económicas considerables a la empresa y deberán ser atendidas oportunamente.
3. OBSERVACIONES:
a. No
se está utilizando la opción de programa de inventario que genera el costo de
ventas, que se encuentra instalada en la computadora, sino que se lleva
manualmente.
b. El
sub-mayor del inventario de productos terminados en la oficina comercial se
encuentra actualizado hasta el mes de de .
c. El
inventario de materia prima y productos terminados no se encuentra asegurado.
d. Para
la transferencia de la producción terminada de la fábrica a la oficina
comercial se utiliza una nota escrita a mano.
e. En
el balance al
de de , dentro de las cuentas
de inventario, aparecen los saldos créditos siguientes.
RECOMENDACIONES:
a. El
inventario de mercancías es el activo de mayor susceptibilidad y posee un gran
valor tanto intrínseco como relativo, por lo que se debe considerar la
implementación del sistema computarizado de inventario-costo de ventas y debe
asegurarse.
b. Todo
documento por el cual se controle, registre o salvaguarde activos debe contener
la numeración consecutiva preimpresa y contar con las firmas de preparado por y
revisado por.
c. Es
indiscutible que los saldos negativos en las cuentas de inventario denotan
falta de control y errores en los registros contables. Recomendamos se analice esta situación
y se proceda a realizar los ajustes necesarios para corregir estas anomalías.
4. OBSERVACION:
Los documentos que sirven de base
para dar de baja al inventario no están prenumerados.
RECOMENDACION:
Todo documento debe estar
prenumerados, ya que los mismos sirven para llevar un control eficaz sobre las
salidas de almacén y para los registros contables. Además, facilita la búsqueda de diferencias entre la contabilidad
y los inventarios físicos.
5. OBSERVACION
Al revisar el listado de inventario
del mes de de del Almacén
Exportaciones notamos que el producto EAU TOILETTE HABANA 91 estaba mal valorado,
según la política del coeficiente del 45% sobre el precio de venta.
RECOMENDACION
La valoración de los inventarios
debe ser revisada manualmente y notificar cualquier diferencia para efectuar
los ajustes necesarios.
La revisión oportuna de las
transacciones ayuda a detectar los errores en la valorización y costo de
ventas, para así reflejar resultados financieros confiables, lo cual se ha
hecho por parte de la empresa.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR
1. OBSERVACION:
Actualmente la morosidad en las
cuentas por cobrar con más de 120 días asciende a la suma de US$ , sin que la
empresa cuente con una provisión adecuada para cuentas incobrables.
RECOMENDACION:
Es conveniente que se realice un estudio
de las cuentas morosas para determinar su cobrabilidad y eliminar las que no
son recuperables a corto plazo.
Sugerimos se estudie la posibilidad de aumentar la provisión para
cuentas incobrables siguiendo los parámetros establecidos por la empresa.
2. OBSERVACION:
La morosidad en las cuentas por
cobrar con más de 90 días asciende a la suma de US$ . Sin embargo, la empresa cuenta con una
provisión para cuentas incobrables por la suma de US$
.
RECOMENDACION:
Es conveniente que se realice un
estudio de las cuentas morosas para determinar su cobrabilidad y eliminar las
que no son recuperables a corto plazo.
3. OBSERVACION:
La empresa no cuenta con una
aplicación computarizada para generar automáticamente los saldos por antigüedad
de las Cuentas por Cobrar, sino que este listado es preparado manualmente por
el contador de la empresa.
RECOMENDACION:
Esta es una de las aplicaciones más
sencillas de implementar y contribuye al ahorro de tiempo y minimiza las posibilidades
de error.
4. OBSERVACION:
Las cuentas por cobrar aumentaron
desde el 31 de diciembre de 1990 a agosto de 1991 en $
; el saldo actual es de $
. Pudimos también observar
que la cuenta con
no ha tenido movimiento desde diciembre de 1990.
RECOMENDACION:
Los procedimientos de revisión y
cobro de las facturas que hacen deben ser evaluados. También se deben buscar alternativas tales como,
presentación y pago de cuentas quincenales con miras a recuperar el efectivo lo
más pronto posible, evitando así que esta cuenta llegue a niveles
desproporcionados.
SISTEMAS DE CUENTAS POR COBRAR
OBSERVACION:
El sistema de cómputo en uso en la empresa
no permite actualizar directamente el auxiliar de cuenta por cobrar, ni emitir
los estado de cuenta de los clientes.
RECOMENDACION:
Hacer las gestiones para obtener
las modificaciones necesarias para que el programa actualice el auxiliar de cuentas
por cobrar clientes y emita automáticamente los estados de cuenta de los
clientes. Esto contribuirá el
ahorro de tiempo y reducirá las posibilidades de errores en los estado de
cuenta.
CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES
Existen saldos de cuentas por
cobrar clientes en exceso del importe de límite de crédito otorgado
originalmente por la empresa.
Se recomienda revisar las políticas
de otorgamiento de crédito a los clientes con el fin de establecer límites razonables
de acuerdo con la experiencia de negocio con cada uno. Esta política ayudaría a reforzar el
proceso de cobro de los saldos a los clientes en forma más eficiente.
PROGRAMAS
CUENTAS POR COBRAR
El programa de la computadora para las
cuentas por cobrar, no permite asignar los pagos de los clientes a determinadas
facturas, sino que aplica el crédito al saldo más antiguo, sin considerar a que
factura se refiere.
Recomendamos mejorar el programa de
tal forma que permita aplicar el cobro a la factura correspondiente de esa
forma no se altera la antigüedad de los saldos del auxiliar de cuentas por
cobrar y poder llevar así un control más efectivo de los cobros.
CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS
Las cuentas por cobrar empleados
muestran saldos a cobrar a personal que ya no labora en la empresa.
Sugerimos se analice cada cuenta
con el fin de registrar a gasto en caso de que estos saldos no sean
recuperables.
COMPAÑIAS PARA LA VENTA
No se cuenta con un detalle de las
compañías para la venta, el saldo de esta cuenta viene de años anteriores.
La cuenta de compañías para la
venta viene a constituir, lo que podría ser inventario para aquellas empresas
que compran y venden productos. Sugerimos
que se analice esta cuenta, con el fin de determinar el costo de cada compañía
disponible para la venta y proceder a efectuar los ajustes necesarios para
mostrar los saldos reales en los libros de la empresa.
CUENTAS POR COBRAR CLIENTES
Las cuentas a cobrar muestran
saldos con más de 120 días de antigüedad por la suma de B/. a clientes que ya no se les factura, y
tampoco queda evidencia de que se lleven a cabo las respectivas gestiones de
cobro.
Toda venta se perfecciona hasta
tanto se logre su cobro, por tal motivo sugerimos que la empresa realice las
gestiones de cobro y determine aquellas que se consideren incobrables con el
fin de mostrar las cuentas a cobrar a su valor neto realizable.
La empresa debe establecer una
política para determinar, mediante esas pautas la cobrabilidad o no de los
saldos a clientes.
CUENTAS POR COBRAR
Observamos la existencia de cuentas
por cobrar clientes representadas mediante letras de pago, con vencimiento a 90
días, que se encontraban atrasadas hasta 30 días en adición a su fecha de
vencimiento. Estas cuentas
representan aproximadamente el 52% del total de las cuentas por cobrar.
Al no realizarse los cobros en
forma oportuna, la empresa no puede contar con la suficiente liquidez para dar
cumplimiento al pago de sus obligaciones bancarias, lo que implica gastos
financieros adicionales. No
obstante, la empresa tiene como política cobrarle a sus clientes estos cargos
financieros.
RECOMENDACION
Recomendamos evaluar las políticas de
cobro existentes con el objetivo de que las cuentas por cobrar sean recuperadas
dentro del plazo estipulado. De
este forma, la empresa dispondrá de una mejor liquidez y evitará incurrir en el
pago de intereses por sobregiro.
PROVISION PARA CUENTAS INCOBRABLES
1. OBSERVACION:
La provisión para cuentas
incobrables es aproximadamente un 2% del total de las cuentas por cobrar de la
empresa.
RECOMENDACION:
El monto de la provisión debe ser
llevado hasta el 10% del total de la cartera, cumpliéndose así con las
políticas de la empresa, después de haber realizado la depuración inicial de la
cartera.
2. OBSERVACION:
La morosidad actual en las cuentas
por cobrar con más de 90 días asciende a la suma de US$
, sin que la empresa cuente con una adecuada provisión para cuentas
incobrables.
RECOMENDACION:
Es conveniente que se realice un
estudio de las cuentas morosas para determinar su cobrabilidad y eliminar las
que no son recuperables a corto plazo.
Se debe aumentar la provisión para cuentas incobrables siguiendo los
parámetros establecidos por la compañía.
3. OBSERVACION:
La empresa no cuenta con una
provisión para cuentas incobrables, sino que registra directamente al gasto de
cuentas malas aquellas cuentas que se consideran incobrables. Al 31 de agosto el gasto por este
concepto asciende a la suma de US$
.
RECOMENDACION:
Es conveniente que se realice una
revisión de las cuentas morosas para determinar su cobrabilidad y eliminar las
que no son recuperables a corto plazo.
Sugerimos se estudie la posibilidad de crear una provisión para cuentas
incobrables siguiendo los parámetros establecidos por la compañía.
PRESTAMOS
Existen varios expedientes de préstamos
que no contenían la documentación necesaria que sirve de soporte del
otorgamiento del mismo.
La mayor parte de estos préstamos
se otorgaron durante el mes de de .
A la fecha de nuestra revisión, aún no se había recibido la documentación
correspondiente.
RECOMENDACION:
Es necesario obtener la
documentación soporte de todas las transacciones dentro de una margen de tiempo
razonable. Por otra parte, de
llegar instrucciones sin la documentación de la transacción, está de parte del
encargado del área de darle seguimiento a esta situación y solicitar dicha
documentación.
INVENTARIO
OBSERVACION:
El listado detallado y valorizado
del inventario no coincide con la cuenta del Mayor.
RECOMENDACION:
Un principio básico de control
interno requiere que se concilie mensualmente el total según el PED de
Inventarios con el saldo de la cuenta control del Mayor. Las diferencias deben ser investigadas
y corregidas oportunamente.
DIFERENCIA DE INVENTARIO
Al comparar el inventario físico,
debidamente valorado, con los registros contables, se observó una diferencia en
equipo de computadoras por B/. . Se nos explicó que esta diferencia se
debe principalmente a que las piezas son usadas al ensamblar las computadoras
no son documentadas, por lo tanto no se les da la correspondiente salida en los
libros.
Se recomienda que se prepare un
formulario de salida de inventario para cada pieza que se utilice en el
ensamble de las computadoras. Este
formulario debe estar autorizado por el encargado del departamento técnico,
para así mantener un control sobre el inventario. El formulario debe de enviarse al departamento de
contabilidad para su correspondiente registro.
CONTROL DE INVENTARIO FISICO
OBSERVACION:
La mercancía dañada no se registra
en las tarjetas de control de inventario físico del almacén hasta que no se
registren en el sistema PED de Inventarios.
RECOMENDACION:
Las mermas deben registrarse en las
tarjetas de inventario físico inmediatamente se confecciona el informe de
mercancías dañadas. Las tarjetas
de control deben mostrar el saldo real de las mercancías en existencia en el
almacén, independientemente de que se hayan registrado en el sistema PED de
Inventarios. Es importante que se
le de seguimiento a la transacción para evitar discrepancias entre las tarjetas
de control y PED.
MERCANCIAS EN CONSIGNACION
OBSERVACION:
El último inventario físico que se
realizó fué el 16 de febrero de 1991.
La mercancía se traspasa en
consignación al almacén de mediante facturas. Este último entrega mercancía en
consignación a los clientes.
Posteriormente el almacén de envía a la Oficina Administrativa el acta
donde se indica la mercancía vendida por los clientes. Este acta utilizado por contabilidad
para registrar la venta y efectuar el cobro.
RECOMENDACIONES:
El personal de la Oficina
Administrativa debe supervisar la toma física bimestral de un 10% de la
mercancía en el almacén, tal como lo requiere la política de la empresa.
La mercancía en consignación debe
ser entregada mediante facturas y registrarse la venta a través de esta.
PROVISION PARA OBSOLESCENCIA DE
INVENTARIO
1. OBSERVACION:
La empresa cuenta con un número considerable
de películas que son de difícil comercialización y lento movimiento.
RECOMENDACION:
Sugerimos que la empresa
considerara la posibilidad de crear una provisión para obsolescencia de
inventario en base a un 10% del total del inventario al final de cada período
fiscal, siguiendo así la política general establecida por la empresa. Esta provisión deberá ser establecida
después de depurar el inventario actual.
2. OBSERVACION:
La empresa cuenta con mercancía
propia, que dadas sus características, está sujeta a los avances tecnológicos
constantes y es susceptible a convertirse en mercancía de difícil
comercialización, lento movimiento y eventualmente obsoleta.
RECOMENDACION
La provisión para obsolescencia de inventario
debe ser aumentada en base a un 10% del total del inventario al final de cada
período, siguiendo así la política general establecida por la empresa. Actualmente está deficiente en US$
.
3. OBSERVACION:
Actualmente la empresa cuenta con
un inventario elevado de películas y de materiales de lento movimiento.
RECOMENDACION:
Sugerimos que se descargue del
inventario el material obsoleto, previo estudio, y se establezca una provisión
para obsolescencia con el fin de cubrir posibles pérdidas a mediano plazo. La práctica generalizada de establecer
una provisión equivalente al 10% del monto total del inventario, debería ser
aplicada también a esta empresa.
4. OBSERVACION:
La provisión para obsolescencia de inventario
que se registra en libros es el 1.5% del total del inventario.
RECOMENDACION:
La política general de la empresa
es la de mantener las provisiones de los inventarios a niveles del 10% del
total. Les recomendamos aumentar la
provisión a por lo menos el 3% del total del inventario, para en caso de
cualquier eventualidad, no se afecten las operaciones de un mes específico.
PROVISION PARA INVENTARIO
La provisión del inventario se
calcula con base al precio de venta de la mercancía, en vez del costo de la
mercancía cuando se compra. Sin
embargo, es de gran importancia que al final de cada período se evalúe y
documente formalmente la base sobre la cual se considera la mercancía obsoleta
o de lento movimiento.
El importe que resulte como parte
del análisis de la mercancía obsoleta o de lento movimiento se deberá comparar
con el saldo de la provisión registrada en libros, de forma tal que se pueda
evaluar la suficiencia o no de dicha provisión.
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1. OBSERVACION:
La empresa no cuenta con una póliza
de seguro que cubra el inventario en existencia.
RECOMENDACION:
Recomendamos se adquiera una póliza
que cubra el 100% del costo de inventario propiedad de la empresa.
2. OBSERVACION:
En dos auditorías anteriores les
hemos indicado efectuar los trámites necesarios para asegurar los inventarios y
activos de la empresa. Se nos
informó que los mismos se iniciaron en diciembre de 1990.
RECOMENDACION:
A la fecha no se ha logrado el
objetivo de asegurar los inventarios y los activos fijos de la empresa. Sería conveniente que se agilicen los
trámites para concluir satisfactoriamente esta operación, y así evitar pérdidas
significantes en caso de un siniestro.
3. OBSERVACION:
En cartas anteriores hemos
recomendado considerar la posibilidad de asegurar los activos de la empresa y a
la fecha no se ha concluido nada al respecto.
RECOMENDACION:
Hacemos enfásis nuevamente en esta situación
y los exhortamos a que logren concluir con los trámites y negociaciones para
que en caso de un siniestro, la empresa este protegida.
4. OBSERVACION:
La cuenta de gastos pagados por adelantado
está siendo utilizada para registrar aquellos gastos devengados en el período
corriente, pero que serán pagados en el período posterior.
RECOMENDACION:
Recomendamos utilizar, para estos
casos, la cuenta de gastos acumulados por pagar, y no registrar la transacción
como un gasto anticipado, ya que de esa forma se está distorcionando el sentido
y uso adecuado de esta cuenta.
5. OBSERVACION:
Al de de , no cuenta con las coberturas de seguros suficientes para
cubrir los inventarios en caso de algún siniestro:
Deficiencia
Suma Valor de en la
Asegurada los
activos
Cobertura
Inventario B/. B/. B/.
RECOMENDACION:
Recomendamos se proceda a revisar
cuidadosamente las coberturas de seguros para determinar las coberturas
adecuadas.
INMUEBLE, MAQUINARIA Y EQUIPO
1. OBSERVACION:
Los utensilios y equipos menores no
se están depreciando. Los mismos se
retiran de los libros a medida que se van deteriorando. Además, hemos observado que existen
utensilios y equipos menores cuyos valores son inferiores a US$150.
RECOMENDACION:
La política de la empresas indica que
los utensilios menores deben ser registrados a su costo de adquisición, y
depreciados inmediatamente dejándolos con un valor residual de US$1. Para aquellos medios básicos cuyo valor
sea inferior a US$150 no considerados utensilios menores debe utilizarse la
misma política.
2. OBSERVACION:
El programa que se utiliza para el
control de los activos fijos, cuando se registra una adición, calcula la
depreciación y la ajusta desde el principio del año, distorsionando así la vida
útil del bien y depreciando en exceso.
RECOMENDACION:
Debe corregirse el programa del
cálculo de la depreciación, de lo contrario las adiciones registrarse con el
código del activo principal agregándole una letra o código distinto al original.
3. OBSERVACION:
No se nos pudo suministrar una
lista de los activos fijos de la empresa con la depreciación acumulada de a
cada uno. Por lo que no
pudimos observar si el monto representa activos propiedad de la empresa, ni la
depreciación acumulada de cada uno.
RECOMENDACION:
Recomendamos se confeccione una
lista de los activos fijos de tal forma que estos reflejen cada uno de los
bienes adquiridos durante la marcha del negocio. Adicionalmente servirá para identificar los activos que queden
totalmente depreciados durante los años de operaciones facilitando el cálculo
de la depreciación del período.
Esta lista deberá detallar: la fecha de adquisición, la descripción
del bien, el costo de adquisición, depreciación acumulada a la fecha,
depreciación mensual, valor según libros.
El total del costo de adquisición y la depreciación acumulada deberá
estar en balance con el libro mayor general.
4. OBSERVACION:
La empresa lleva al activo fijo
utensilios que no representan un capital y que por su escaso valor no son
depreciados.
RECOMENDACION:
Estos utensilios y equipos menores
que no representan un capital deben ser llevados al gasto directamente, o
registrarse de acuerdo a la política corporativa que indica que se registren al
costo y se deprecien inmediatamente en su totalidad, dejando un valor residual
de $1.00.
5. OBSERVACION:
La amortización de las mejoras
correspondientes al año de 1990 y los ocho meses transcurridos de 1991 no se
han efectuado.
RECOMENDACION:
En cartas anteriores les hemos
indicado la necesidad de registrar las amortizaciones de las mejoras en el
período financiero que les corresponde, para así reflejar los resultados
operativos reales.
PROPIEDAD DE ACTIVOS FIJOS
a. En
los registros contables de la empresa existen activos que no han sido
transferido a nombre de la empresa.
ACTIVO FIJO
No se lleva un archivo o auxiliar
del activo fijo de la empresa a pesar de que se tienen tarjetas de control de
los mismos.
Se recomienda que se lleve un
auxiliar de los activos fijos que contenga los datos de factura de compra, el
porcentaje de depreciación y todos los datos que afecten a los activos fijos.
Así se garantiza el control de los
activos y proporciona información confiable y actualizada sobre los activos
propiedad de la empresa.
DOCUMENTOS Y CUENTAS POR PAGAR
OBSERVACION:
Se observa que en el listado de
cuentas por pagar existen partidas desde 1989 que están canceladas pero que
todavía aparecen en el listado.
RECOMENDACION:
Recomendamos eliminar de los
listados aquellos saldos que se hayan cancelado, de forma tal que aparezcan
sólo aquellas partidas pendiente de pago.
Este procedimiento evita que los listados sean extensos, principalmente
cuando contiene información de poca utilidad para la administración.
OBSERVACION:
La cuenta por pagar en el mayor
general incluye los gastos acumulados por pagar de:
- Seguro
Social y Seguro Educativo por pagar.
- Riesgos
Profesionales por pagar.
- Seguros
par pagar.
- Impuestos
sobre la renta por pagar.
- Impuestos
varios.
RECOMENDACION:
Es conveniente que la compañía
desglose de la cuenta por pagar proveedores del mayor general los gastos
acumulados por pagar de las cuentas por pagar para una mejor presentación de
los saldos en los estados financieros internos.
Recomendamos que se tomen las
medidas pertinentes para que la Finca No.8664-980-22 a nombre del Sr. sea traspasada a nombre de la compañía.
La empresa mantiene en su registros
dos vehículos, los cuales están a nombre del Sr. .
Es importante que el equipo rodante
sea traspasado lo antes posible a nombre de la empresa.
OPERACIONES
GASTOS
GASTOS DEUCIBLES
Durante el período observamos que
las compañías han incurrido en gastos que basado en la definición del Código
Fiscal, los mismos no son deducibles.
Nos referimos a los gastos que se incurren en gasolina, reparación,
seguros y mantenimiento de los autos de uso personal de los accionistas.
El Artículo 29 del Decreto No.60 de
1965 dice que son deducibles los gastos de conservación o de producción de
renta de fuente panameña, efectivamente pagados o incurridos en el año fiscal.
GASTO DE REPRESENTACION
Observamos que el gasto de
representación está por encima de lo permitido por el
Código Fiscal, lo que indica que el
saldo mayor del 2% es gasto no deducible.
Recomendamos que la empresa evalúe
y tome las medidas necesarias para aclarar esta situación ya que afectará para
el cálculo del impuesto sobre la renta.
PRIMA DE SEGUROS
La cuenta de seguro colectivo de
préstamos por pagar tiene un saldo de B/.
al
, al revisar pagos posteriores se observó que el seguro para los meses
de marzo, abril y mayo apenas ascendía a B/. según cheque y recibo. La prima promedio oscila en B/. y es producto del
reporte que hace la empresa de sus préstamos a la compañía de seguro.
INGRESOS
Al verificar las ventas notamos que
no se está confeccionando ningún documento que sustente dicha transacción, solo
se encuentra el depósito al banco y este carece de información necesaria para
una revisión.
Recomendamos que por cada
transacción se confeccione el documento de venta que evitaría omitir algún
registro.
INVERSION DE LOS ACCIONISTAS
Actualmente el capital pagado,
según los registros contables, no coincide con el libro de registros de
acciones.
Es importante que el registro o emisión
de acciones sean emitidas de acuerdo a la participación de cada accionista.
ASUNTOS GENERALES
LIBROS OFICIALES
a. Libros
de Actas:
La última acta transcrita al libro
de actas está fechada el 14 de agosto de 1987, sin embargo, se han efectuado
reuniones de la Junta Directiva y Accionistas con posterioridad, sin que se
hayan pasado los acuerdos y decisiones aprobados por la Junta Directiva o
Accionistas al Libro de Actas.
b. Libro
Mayor General, Diario General e Inventario y Balances:
El Diario y Mayor General no han
sido actualizados para el período 1990-1991, además, el libro de inventario y
balance se encuentra registrado hasta el año 1983.
Recomendamos se actualicen los libros
oficiales con el fin de evitar multas innecesarias por el incumplimiento de lo
dispuesto en el Código de Comercio.
Programa General de Contabilidad
Actualmente el programa general de
contabilidad cuenta con las siguientes deficiencias:
- No
permite emitir el movimiento de transacciones de una o varias cuentas durante
un período mayor a un mes.
- No
totaliza los saldos débitos y créditos sino que recoge un total de ambos, lo
que dificulta establecer el movimiento mensual de las cuentas. Además, en los libros oficiales se
registra solo el neto de los débitos créditos o viceversa.
Sugerimos se modifique el programa
general de contabilidad de manera que facilite al usuario los movimientos de
las cuentas y facilite los registros contables de la empresa.
1. LIBROS
LEGALES
A la fecha de nuestra revisión
observamos que los libros Diario y Mayor General se encuentran registrados
hasta el 31 de marzo de 1991; mientras que el libro de Balances no se ha actualizado
desde el 31 de diciembre de 1987.
De acuerdo al Código de Comercio,
en su artículo 87, es obligatorio llevar los libros de Diario, Mayor y Balances
al día. De lo contrario, a los
infractores se les sanciona con una multa de veinticinco balboas (B/.25.00) a
cincuenta balboas (B/.50.00) por cada mes de atraso en su contabilidad.
RECOMENDACION
Recomendamos que los Libros Legales
del Banco sean actualizados y se mantengan al día.
2. LIBRO
DE ACTAS
Las actas correspondientes al período
de 1991 registradas en el Libro de Actas no han sido firmadas aún por el
Presidente de la Junta Directiva del Banco.
RECOMENDACION
Recomendamos que antes de fin de
año estas actas sean firmadas por el Presidente de la Junta Directiva del Banco,
a fin de dar cumplimiento con lo establecido en el Código de Comercio.
CONCIENCIA DE CONTROL DE LA
DIRECCION
OBSERVACION
En dos cartas anteriores hemos
hecho mención de deficiencias de índole administrativa y contable, con nuestras
recomendaciones sin que las mismas hayan sido atendidas. En esta visita hemos observado que las
deficiencias perduran y que no ha habido mejoramiento en la implementación de
controles y políticas administrativas.
Ejemplo de situaciones que no han
sido atendidas son las siguientes:
1) No
existe una política definida de precios de venta en base a costos y
presupuestos de compra de mercancía para mantener niveles de existencia
adecuada.
2) Los
controles de inventarios, tanto en los pisos de venta como en los depósitos,
son deficientes.
3) Los
rendimientos de las actividades relacionadas con la actividad gastronómica y
bebida son mínimos y están aproximados a un 25% de lo que debieran ser.
4) No
hay evidencia de que se hayan establecido estrategias o planes para resolver o
mejorar las deficiencias que vienen del pasado.
5) No
se ha experimentado un crecimiento real y efectivo en sus volúmenes de ventas
de mercancías en los ocho meses transcurridos en el año 1991, comparados con el
año anterior.
Los puntos aquí mencionados
corroboran la necesidad de acciones inmediatas y determinantes pues el problema
de liquidez se agrava constantemente.
La carga financiera que La Maison le representa a Fincimex es
considerable y sigue creciendo fuera de proporciones.
RECOMENDACION
Entendemos que La Maison es para la
Corporación el equivalente del "Buque Insignia" en una flota naval y
que es el "rostro o imagen" hacia el público y que por lo tanto
requiere ciertos tratamientos económicos especiales. Independientemente de esta situación, le recomendamos
implementar con carácter de urgencia los controles necesarios para frenar el
continuo deterioro financiero y realizar los estudios necesarios de
productividad y rendimiento en todos los renglones de ingresos, incluyendo el
horario de apertura al público.
SEGURIDAD DE LAS SALVAS DE TODA LA
INFORMACION COMPUTARIZADA
1. OBSERVACION
Observamos que las salvas con toda
la información contable se deja sobre el escritorio de la computadora.
RECOMENDACION
Las salvas deberán ser guardadas al
final del día en una caja fuerte o archivo contra fuego, para que en caso de un
siniestro no se pierda la información de la empresa.
2. OBSERVACION
Los diskettes de salvas de toda la
información procesada y los programas desarrollados por la empresa no son
guardados en lugares que brinden protección adecuada en caso de un siniestro.
RECOMENDACION
El propósito principal de mantener
salvas de respaldo de la información financiera de la empresa es el de contar,
en caso de imprevistos, con la información actualizada y evitar así la pérdida
de tiempo y de recursos en su reproceso o reconstrucción. Es por ello que recomendamos mantener
actualizadas las salvas, guardarlas en un lugar seguro a prueba de fuego, y de
ser posible un juego adicional fuera de las instalaciones de la empresa.
CONTROLES ADMINISTRATIVOS
1. OBSERVACION
La falta de nombramiento de un
Vice-director limita la actuación de la Dirección y concentra todas las
aplicaciones contables y financieras en una sola persona. Esto trae como consecuencia que no
exista una segregación adecuada de funciones y fallas en los controles
internos. La función de operador
de la computadora no ha sido asignada en su totalidad a una persona. Esta situación también representa un
riesgo en el control interno administrativo y contable, puesto que no existe
contraparte de verificación en los controles existentes.
RECOMENDACION
La empresa debe contar con los
recursos humanos necesarios para lograr una segregación adecuada de funciones y
que administrativamente se encuentre capacitada para hacerles frente a las
operaciones cotidianas y al buen desenvolvimiento del negocio en conjunto.
SEGREGACION DE FUNCIONES
1. OBSERVACION
Dos funcionarios de contabilidad
tienen firma en la cuenta del banco y uno de ellos ejerce la función de
contador de ventas, también preparan las conciliaciones bancarias y las revisan
indistintamente.
RECOMENDACION
Quien prepare la conciliación
bancaria no debe estar relacionado con los cobros ni con los pagos. La gerencia debe revisar las conciliaciones
bancarias y estampar su firma como evidencia de revisión.
2. OBSERVACION
Debido al número reducido de
personal, el Departamento de Contabilidad no cuenta con una adecuada
segregación de funciones. La
contadora se encarga de recibir los cheques y/o efectivo, prepara la volante
del depósito, efectúa el depósito, prepara los cheques, tiene firma autorizada,
mantiene el control de saldo bancario, prepara la conciliación bancaria y
registra los libros mayores.
RECOMENDACION
Una segregación adecuada de
funciones evita que funciones incompatibles sean realizadas por las mismas
personas y contribuye a reducir las posibilidades de que errores o
irregularidades no sean detectadas oportunamente. El establecer una separación de responsabilidades en las
diferentes etapas del procesamiento de una transacción contribuye a fortalecer
el control interno, además de que produce una revisión independiente del
trabajo realizado por otro.
3. OBSERVACION
El especialista encargado de actualizar
el auxiliar de cuentas por cobrar, tiene también entre sus funciones, el hacer
cobros a los clientes y preparar los estados de cuenta. Es claro que este especialista está
realizando funciones incompatibles.
RECOMENDACION
Una segregación adecuada de
funciones evita que funciones incompatibles sean realizadas por la misma
persona. También contribuye a
reducir las posibilidades de que errores o irregularidades no sean detectadas. El establecer una separación de
responsabilidades en las diferentes etapas del procesamiento de una transacción
contribuye a fortalecer el control interno, además de que produce una revisión
independiente del trabajo realizado.
4. OBSERVACION
La persona que confecciona los cheques
es la que se encarga de su custodia y entrega; además prepara las facturas de
las ventas y servicios prestados, recibe los cobros, prepara la volante de
depósito y realiza los depósitos.
RECOMENDACION
Un sistema de control interno
adecuado evita la realización de funciones incompatibles por la misma
persona. Sugerimos implantar las
medidas necesarias a fin de corregir esta situación.
5. OBSERVACION
Actualmente no existe una adecuada
segregación de funciones en las aplicaciones contables que afectan las entradas
y salidas de efectivo. La persona
que prepara los cheques, tiene firma autorizada, controla la entrega de los
cheques a los beneficiarios, custodia los cheques en blanco, custodia los
cheques devueltos cancelados por el banco, retira el estado de cuenta bancario
y prepara la conciliación bancaria.
RECOMENDACION
Recomendamos se segreguen estas
funciones de forma tal que nadie ejecute funciones incompatibles, fortaleciendo
así los niveles de control interno en las operaciones de la empresa. A continuación sugerimos una
alternativa de como pueden ser segregadas las funciones:
- Los
cheques en blanco deben estar bajo llave y controlados por el Director.
- Una
secretaria debe preparar el cheque.
- La
secretaria administrativa debe controlar la entrega de los cheques firmados a
los beneficiarios.
- La
contadora debe recibir el estado de cuenta intacto del banco y preparar la
conciliación bancaria.
- El
Director debe verificar y firmar la conciliación bancaria.
6. OBSERVACION
La persona responsable de preparar
los cheques, los recibe devuelta firmados, es el custodio de los cheques
pendientes por entregar a los proveedores, y también archiva y custodia los
cheques devueltos cancelados por el banco.
RECOMENDACION
La persona responsable de preparar
los cheques no debe tener el acceso al cheque firmado, ni a los cheques
devueltos cancelados por el banco.
Se debe reasignar las responsabilidades en el departamento de contabilidad
para lograr una mejor segregación de funciones.
7. OBSERVACION
El departamento de contabilidad de
la empresa está integrado por el Gerente Económico y un Contador Asistente;
situación que no permite una segregación adecuada de las funciones de registros
contables, custodia del efectivo, conciliaciones bancarias y niveles de
verificación.
RECOMENDACION
La transición de la empresa de
laborar a base de subsidios hacia la comercialización y rentabilidad de sus operaciones,
conlleva forzosamente al establecimiento de normas y procedimientos de control
interno adicionales. Es por ello
que recomendamos la necesidad de asignar a distintas personas aquellas labores
que por naturaleza son incompatibles.
8. OBSERVACION
Las cuentas consideradas
incobrables son dadas de baja por el contador, previa consulta y autorización
del gerente, pero sin dejar constancia alguna de que se autorizó la
operación. En un sistema con la
adecuada segregación de funciones la misma persona encargada de los cobros (el
contador en este caso) no debe ser quien autorice el dar de baja las cuentas
consideradas incobrables.
RECOMENDACION
El Gerente, que es quien en
realidad autoriza estas transacciones debe firmar los comprobantes de diario
donde se dan de baja aquellas cuentas incobrables como constancia de su
aprobación y autorización.
9. OBSERVACION
La persona que confecciona los
cheques es la que se encarga de su custodia y entrega; además prepara las facturas
de las ventas y servicios prestados, recibe los cobros, prepara la volante de
depósito y realiza los depósitos.
RECOMENDACION
Un sistema de control interno
adecuado evita la realización de funciones incompatibles por la misma
persona. Sugerimos implantar las
medidas necesarias a fin de corregir esta situación.
POLIZA DE FIDELIDAD
La empresa no cuenta con
una póliza de seguro de fidelidad.
Recomendación
La poliza de fidelidad cubre a la empresa en el caso de uno de sus empleados cometa una irregularidad en detrimiento de los recursos, bienes y valores de la empresa. Debe considerarse la obtención de una póliza de fidelidad.