PROCEDIMIENTOS PARA INDEXAR Y RELACIONAR ARCHIVOS CON ACL

 

Hay veces en la auditoria que uno recibe la información en varios archivos, el ejemplo que boy a mostrar es un inventario de una compañía automotriz muy importante en nuestro país:

 

• La información se nos fue suministrada en dos arribos en formato dbf, los archivos se llaman INVENTARIO.DBF Y ARTICULOS.DBF.

 

• INVENTARIO.DBF:  Es la base de datos de todo el inventario y contiene todo lo necesario para trabajar utilizando los siguientes campos: Código de Artículos, Cantidades en Existencia, Costos Unitarios, Costo Total y Precio de venta entre otras cosas necesarias para realizar nuestro trabajo.  Como pueden observar el INVENTARIO.DBF tiene una limitación y es que no tiene un campo que diga descripción.

 

• ARTICULOS.DBF:  Es la base de datos en donde están los campos: Código de Artículos y Descripción de Artículos.

 

El procedimiento que vamos a efectuar primero es delimitar los campos de los dos archivos.

 

Una vez delimitados los campos en ACL de los dos archivos procedemos a analizarlos de la siguiente manera: 1. El archivo de inventario no tiene la descripción, 2. El archivo de Artículos es el que tiene la descripción y nosotros necesitamos la descripción en el archivo de inventario.  Para nuestro juicio el archivo primario es el inventario, ya que tiene toda la data y el archivo secundario es articulos, ya que es el que tiene la descripción.

 

Como pueden observar ambos archivos tienen dos campos en común CODIGOS DE ARTICULOS, por lo que haremos el siguiente procedimiento:

 

1. Nos vamos al archivo secundario ARTICULOS.DBF procedemos a indexar el archivo haciendo referencia al campo en común CODIGO DE ARTICULOS y le ponemos para nuestro ejemplo INDEXADO1:

 

2. Nos vamos al archivo INVENTARIO procedemos a relacionar el inventario haciendo referencia al archivo indexado INDEXADO1 así:

 

Después se da click a relate y después a done y listo.

 

3. Una vez  relacionado el archivo procedemos a llamar campo que necesitamos para trabajar llamado DESCRIPCIÓN que está en el otro archivo ARTICULOS desde default_vieu, como pueden observar uno le puede dar clic a los dos archivos ARTICULOS  e INVENTARIO, antes cuando no estaban relacionados no se podía:

 

Luego se le da clip en ARTICULOS.DESCRIPCIO y le da aceptar.

 

Con esto el archivo de INVENTARIO está listo para poder trabajar y se ve de esta manera:

 

 

 

Nota:  Esta es una alternativa para no tener que utilizar el comando join, ya que el mismo es la verdadera pesadilla, ya que exige muchos parámetros y ambos archivos tienen que tener la misma longitud entre otras cosas.

 

El beneficio de relacionar archivos indexados es que no hay que ordenar los archivos en común.  El proceso de ordenar archivos implica la creación de un archivo adicional ocupando espacio en disco.