Los planes de acción son los medios específicos a través de los cuales se logran los objetivos. Incluyen cinco factores:

1. Los pasos o acciones específicas que se necesitan para lograr el objetivo al que apoya.

2. Los responsables de ver que se complete cada paso o acción.

3. Cuando deben tomarse esos pasos o acciones.

4. Los recursos necesarios a ser asignados para llevar a cabo cada paso o acción.

5. Cual será el mecanismo de retroalimentación para rastrear el progreso de un paso o acción y para saber cuando ha sido completado.

El aspecto más importante de los planes de acción es que constituyen el vínculo entre el plan estratégico y el presupuesto. Proveen los recursos requeridos para lograr un objetivo. Vistos todos los planes de acción juntos, la gerencia puede determinar cuantos objetivos pueden realmente lograr a lo largo de un período dado.

De no existir recursos suficientes, será necesario encontrar y asignar más, o los objetivos deberán ser cambiados. Las decisiones en esta área pueden facilitarse usando el proceso de priorización de objetivos.

Los objetivos se dividen en tres categorías:

Regular/Rutina – objetivos básicos del presupuesto anual.

Resolución de Problemas – objetivos que deben abordarse para remediar algo, como un nuevo sistema contable o un nuevo techo. Estos deben realizarse, pero pueden ser postergados si no existen los recursos o si no se puede asegurarlos.

Innovadores – iniciativas nuevas, como la introducción de un nuevo producto/servicio. Aunque estas iniciativas podrían ser altamente importantes para el futuro de la organización, deben ser priorizadas en relación con los de rutina y de remedio. Es dentro del área de innovación que las organizaciones sin fines de lucro querrán orientar sus esfuerzos de financiamientos y aportes; cubriendo al mismo tiempo los de rutina y remedio a través de los precios de los productos/servicios.

Después de desarrollar los planes de acción, será hora de revisar todos los objetivos para ser si exceden la disponibilidad razonable de recursos, ya que una vez aceptado el plan de acción por la gerencia, se convierte en la medida del rendimiento. Es mucho mejor modificar un objetivo hasta el punto en que se lo pueda lograr, antes que dejar expectativas irrealizables dentro del plan.

 

Bosquejo del Plan de Acción

No obstante, lo anterior, podemos definir un esquema que puede servir de guía en líneas generales para elaborar un plan de acción efectivo :

a. Presentación Ejecutiva del Plan

b. Definición de Objetivos del Plan

c. Definición de líneas Principales de Acción

d. Establecimiento de dependencias Jerárquicas y Responsabilidades Generales

e. Cronograma de Actividades

f. Responsabilidades y Apoyos

g. Supervisiones

h. Decisiones Estratégicas

i. Divulgación

j. Actualizaciones

Presentación Ejecutiva del Plan

Se trata del Resumen Ejecutivo dirigido al tomador de decisiones, el que pretende ubicar en su contexto general y superior a los ejecutivos superiores involucrados en el proyecto y dotarles de una herramienta de Gestión y medición de resultados.

Definición de Objetivos del Plan

Estos objetivos son diferentes a los objetivos estratégicos del Negocio, sin embargo, se debe establecer la forma como estos objetivos se relacionan y contribuyen a alcanzar los objetivos superiores.

En otras palabras, los objetivos del plan, buscan “ubicar” la ejecución y el seguimiento de la planificación en torno a las actividades del plan de Acción.


Definición de líneas Principales de Acción

Es aquí donde, se proponen mas específicamente las áreas, campos o temáticas principales del plan de acción, es decir, concretamente se define cual o que campo (s) se verán influenciados con la ejecución del plan.

Cada definición de estas líneas es muy diferente para cada negocio o institución ya que el mismo se orienta a las áreas de influencia especifica en el entorno de la empresa.

Es indispensable que el plan de acción, contemple en líneas muy especificas cuales son las dependencias o niveles jerárquicos involucrados en el cumplimiento de dicho plan.

Lo anterior con el objetivo de delimitar las responsabilidades buscando que contribuyan a la consecución de las metas propuestas.

Un plan de acción, que defina los actores y protagonistas principales, no compromete a nadie y por tanto, a ) Disminuye severamente las posibilidades de éxito y b) no sirve como herramienta de medición de la gestión administrativa de los involucrados.

Cronograma de Actividades

Todos los planes de acción contienen un cronograma detallado de las actividades, que muestre las principales tareas y sus asignaciones así como su tiempo de cumplimiento.

El cronograma debe ser tan detallado como sea posible, pero debe presentarse en forma ordenada en atención al método deductivo de asimilación de información y aprendizaje, es decir, debe ir deduciendo desde los objetivos superiores hacia las actividades principales y luego a las actividades especificas, responsabilidades, supervisión y determinación de indicadores medibles de los resultados.

Responsabilidades y Apoyos

Un plan de acción no esta completo, si solamente se define quienes serán los responsables de la ejecución de la actividades propuestas. Debe establecer claramente los recursos que servirán de apoyo al cumplimiento y la manera como esos recursos se materializaran.

Los recursos pueden ser : Materiales, económicos, humanos, legales etc.

Supervisiones

La palabra mas apropiada aquí es “Seguimiento”, el plan de acción no solo debe mostrar los indicadores medibles de los resultados, sino también, establecer bajo la responsabilidad de quien estará el seguimiento.

Esto es trascendentalmente importante en la ejecución de un proyecto, ya que orienta al tomador de decisiones o a los principales protagonistas comprometidos con la planificación estratégica para tomar decisiones oportunas que ubiquen el plan o reacomoden posiciones cuando todavía es “oportuno” sin sacrificar objetivos de gran alcance y recursos que lesiones la capacidad económica de la empresa o institución.

Decisiones Estratégicas

Las decisiones deberán tomarse “oportunamente”, tal como lo indicamos en el apartado anterior, pero no significa que deberán tomar sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren en las decisiones.

Es decir, un plan optimo, deberá definir las instancias a que acudirán los tomadores de decisiones previo a las acomodaciones o adecuaciones de los planes. Dicho de otra forma, es sumamente sano para la institución establecer instancias como ser Comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.

Divulgación

El plan deberá establecer las instancias de divulgación o bien las estrategias para dar a conocer el plan a todos los involucrados, mediante un cronograma de visitas, dirigido a quienes están involucrados en la ejecución del Plan.

Actualizaciones

También deberá establecer la forma en que las actualizaciones se realizar producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.