La motivación refleja el deseo de una persona de llenar ciertas necesidades. Puesto que la naturaleza y fuerza de las necesidades específicas es una cuestión muy individual, es obvio que no vamos a encontrar ninguna guía ni métodos universales para motivar a la gente. Todo empleado se ve influido por numerosos factores y en momentos concretos de su vida la motivación puede no ser posible o estar limitada.

Se considera que ésta funciona y se desarrolla a través de etapas, las cuales siguen un proceso que finaliza cuando el individuo logra la satisfacción de la necesidad manifestada al principio. Este proceso se compone de 6 etapas:

1.- Necesidad insatisfecha,

2.- Surgimiento de la tensión,

3.- Activación de los impulsos,

4.- Conducta orientada,

5.- Satisfacción de la necesidad y

6.- Reducción de la tensión.

Por ejemplo, en un Centro de Información y Documentación, un bibliotecario desea obtener un ascenso (necesidad insatisfecha), pues él se siente capaz de asumir mayor responsabilidad, esto se debe, a que ha recibido suficiente capacitación, por lo tanto, domina perfectamente su puesto actual y conoce las funciones del puesto al que aspira (Jefe de sección), por tal razón se siente insatisfecho de su situación actual (surgimiento de la tensión). Ahora este bibliotecario siente grandes deseos de ocupar el nuevo puesto y su energía la orienta a la elaboración de planes para lograr su objetivo (activación de los impulsos). En seguida pone en práctica lo planeado, que bien puede ser, poner más empeño en su trabajo, quedarse más tiempo del establecido en su jornada laboral, comentar con su jefe sus deseos de promoción, etc. (conducta orientada). Después de un tiempo el empleado logra su propósito y con ello desaparece la necesidad (satisfacción de la necesidad), junto con la tensión ya que, ahora él se encuentra satisfecho de su esfuerzo (reducción de la tensión).

Lograr la satisfacción de una necesidad no es fácil, por lo que en muchas ocasiones el contar con un buen liderazgo es fundamental, ya que parte del trabajo del líder consiste en buscar estrategias que permitan llevar a los subordinados a la satisfacción de sus necesidades.

Existen diversas teorías respecto a este tema, la teoría expuesta por A. H. Maslow es probablemente una de las más aceptadas, es conocida como la Jerarquía de Necesidades y se enfoca en la naturaleza de las necesidades del individuo, así como las relaciones recíprocas entre ellas. A partir de este modelo se desarrollaron diversas teorías de motivación entre las que están: La Teoría de los Dos Factores, De Higiene-Madurez o de Higiene-Motivación desarrollada por Frederick Herzberg, La Teoría X y la Teoría Y, de McGregor y la Teoría de Expectativas, de Víctor Vroom., etc.

Comparamos la Teoria X y Y:

En los Centros de Información y Documentación, se piensa que el ambiente que proporciona una aplicación de la Teoría Y, sirve para satisfacer las expectativas de los empleados y tener un alto nivel de motivación. Esto permitirá que los servicios bibliotecarios y de información sean de calidad para la comunidad.

La Teoría Y es motivante para los empleados bibliotecarios en varios aspectos:

a) define y establece responsabilidades

b) reduce la supervisión a direcciones más concretas

c) establece una adecuada exhibición de los productos y servicios a los usuarios

d) se libra del ambiente de temor de cometer omisiones durante las actividades

e) establece oportunidades de contar con actualización acerca de las responsabilidades cotidianas

f) en este contexto existen sólo finas líneas de autoridad con el fin de maximizar las responsabilidades

g) dar oportunidades al empleado para identificar sus responsabilidades con su propia autorrealización (dentro del nivel más alto de Maslow)

Es conveniente que el bibliotecólogo posea el conocimiento o comprensión de sus empleados, sus intereses profesionales y los que sean especialmente susceptibles de motivarse basados en sus deseos de estima o autorrealización.