TEMA 8

8.1 ENTORNO DE TRABAJO

Sea cual sea la aplicación que se utilice, el modo de arrancarla será similar, aunque dependa del sistema operativo que se esté utilizando. Al hacerlo, aparecerá la ventana de la aplicación con los elementos característicos de cualquier ventana y otros particulares de este tipo de software.

Filas, columnas y celdas

Los documentos de trabajo de las aplicaciones de hojas de cálculo se denominan genéricamente libros, y están formados por varias hojas. Aunque inicialmente un libro tiene 3 hojas, tanto el número de hojas como su nombre pueden modificarse según se interese.

La intersección de una columna y una fila genera una casilla, que es el lugar en el que se introduce y almacena información. Cada celda se identifica por su dirección, constituida por la letra o por letras de la columna y el número de la fila.

De todas la celdas existentes, sólo una está activa.

8.2 INTRODUCCIÓN DE DATOS

Activar las celdas de una hoja

La información de una hoja de cálculo se almacena en las celdas; para poder escribir en una de ellas, es necesario activarla previamente. La activación de una celda se puede realizar mediante el teclado o el ratón. En el caso del ratón bastará con hacer clic sobre la celda deseada, si ésta no estuviera visible, habría que utilizar las barras de desplazamiento horizontal y/o vertical.

Utilización de direcciones de celdas en fórmulas

Las fórmulas pueden hacer referencia a valores numéricos con los que realizar automáticamente el cálculo pero, lo que es más importante aún en una hoja de cálculo, también pueden operar con los datos introducidos en diferentes celdas. La gran ventaja de utilizar referencias de celdas es que al modificar el contenido de alguna de ellas, el programa realizará automáticamente el cálculo de todas las fórmulas que tengan la referencia de dicha celda.

Los operadores aritméticos que se pueden utilizar en una fórmula y el orden en el que el programa realizará los cálculos son los habituales.

- Primero se aplican las potencias, cuyo operador es ^.

- Después se calculan los productos y divisiones (* y /), según su orden en la fórmula, comenzando por la izquierda.

- Por último, se ejecutan las sumas y diferencias (+ y -).

- Para alterar el orden de prioridad se utilizan los paréntesis.

Cálculo manual o automático

A veces el programa no actualiza los resultados al introducir nuevos valores. Según la aplicación que se esté utilizando, del modo de desactivar el recálculo automático es diferente:

- En Excel, hay que activar la opción Manual existente en la ficha Calcular del cuadro de diálogo Opciones, que se activa al seleccionar la opción de mismo nombre del menú Herramientas.

- En OpenOffice Calc, hay que desactivar la opción Cálculo automático del menú Herramientas/Contenido de las celdas.

8.3 RANGOS

Las operaciones que se realizan en una hoja de cálculo pueden afectar sólo a la celda activa o a un bloque de celdas; así surge el concepto de rango como conjunto de celdas seleccionadas para realizar sobre ellas una operación determinada.

- En Excel hay que utilizar el carácter fin de admiración (!).

- En OpenOffice Calc hay que utilizar el carácter punto (.).

Seleccionar un rango

La selección de rangos puede realizarse mediante el teclado o mediante el ratón, siendo este último el método más utilizado. En ambos casos las celdas seleccionadas quedarán resaltadas en vídeo inverso.

Para seleccionar un rango mediante el teclado, hay que activar una celda de una de sus esquinas, pulsar la tecla Mayús y, sin soltarla, desplazar el cursor, mediante las teclas de movimiento, hasta la celda situada en la esquina opuesta.

La mayoría de las aplicaciones permiten seleccionar varios rango a la vez, para aplicar sobre ellos una misma acción; tan solo hay que mantener pulsada la tecla Control mientras se seleccionan los rangos.

Copiar, mover o borrar un rango

Las operaciones de copiar o mover un rango se pueden realizar, como en la mayoría de las aplicaciones, mediante las opciones Copiar/Pegar y Cortar/¨Pegar del menú Edición (Excel) o del menú Editar (OpenOffice Calc).

Rellenar un rango de celdas

En algunas ocasiones, puede interesar llenar un rango de celdas pertenecientes a una fila o a una columna, con una serie correlativa de valores numéricos o fechas. El modo más rápido de hacerlo consiste en utilizar el botón Autollenado, situado en la esquina inferior derecha del rango seleccionado.

Eliminar celdas, filas o columnas

Además de poder borrar el contenido de las celdas, también se pueden eliminar las propias celdas, e incluso filas o columnas completas. La diferencia entre ambas posibilidades es que al borrar el contenido de las celdas, estas quedan vacías, mientras que al eliminarlas desaparecen tanto los datos como las propias celdas, con lo que se provoca un desplazamiento de las restantes celdas para ocupar el espacio dejado por estas.

Para eliminar celdas, filas o columnas hay que:

- Seleccionar las celdas adecuadas.

- Seleccionar la opción eliminar del menú edición (Excel) o la opción borrar celdas del menú editar (OpenOffice Calc).

- Activar la opción correspondiente en el cuadro de diálogo y hacer clic sobre el botón Aceptar.

Copiar fórmulas en un rango

Una de las operaciones que permiten comprender la verdadera potencia de una hoja de cálculo es la de copiar una fórmula en un rango de celdas, es posible repetir una misma operación con valores situados en distintas celdas. A continuación, se indican los dos mas frecuentes:

- Mediante las opciones copiar/pegar. Las opciones copiar y pegar del menú edición (editar) también pueden realizarse para copiar una fórmula en un rango; los pasos a realizar:

* Activar la celda que contiene la fórmula que se desea copiar.

* Seleccionar la opción copiar del menú edición.

* Seleccionar el rango de celdas en las que se desea copiar la fórmula.

* Seleccionar la opción Pegar del menú Edición.

- Mediante el botón Autollenado: la fórmula introducida en una celda puede copiarse en un rango de celdas contiguo mediante el botón Autollenado de la celda.

8.4 FUNCIONES

Las funciones no son más que fórmulas, más o menos complejas, que todas las aplicaciones "hojas de cálculo" traen incorporadas para que el usuario pueda realizar operaciones complicadas.

Introducir funciones

Si se conoce la sintaxis de la función que se quiere introducir, su introducción en una celda se realiza como cualquier otro dato, tan sólo hay que extremar la precaución en escribir correctamente su nombre y especificar adecuadamente sus argumentos.

Introducir funciones con un asistente

Puesto que el número de funciones de la hoja de cálculo es muy elevado, resulta imposible conocer la sintaxis de todas ellas. Para evitar este inconveniente, la mayoría de las aplicaciones disponen de un asistente o un autopiloto que ayudan a introducir cualquier función desconocida.

8.5 REFERENCIAS A CELDAS

Referencias relativas

Al visualizar las fórmulas o funciones copiadas de un rango, se aprecia que todas ellas son diferentes. La explicación a este hecho es la siguiente: cuando se introduce la dirección de una celda en una fórmula o función, lo que realmente se está haciendo es indicar la posición relativa del dato con el que este debe operar respecto a la celda en la que sea introducida la fórmula.

A estas referencias que aparecen en las fórmulas se las denomina celdas relativas.

Referencias relativas

En algunas ocasiones, interesa que la referencia a una celda no se modifique cuando se copie la fórmula que la contiene.

Este tipo de referencias que se mantienen constantes al copiar la fórmula se denominan celdas absolutas.

Referencias mixtas

Al copiarse, mantienen fija una coordenada de la celda y permiten que varíe la otra. Dependiendo de la coordenada que se mantenga fija al copiar la fórmula, las referencias pueden escribirse de dos modos:

* $2h, la fila se mantendrá fija mientras que la columna variará cuando sea necesario.

* 2$h, mantendrá fija la columna mientras que la fila variará cuando sea necesario.

8.6 MODIFICAR EL ASPECTO DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Cambiar el tipo, tamaño y atributos de la fuente

Tanto el tipo de letra como su tamaño de atributos pueden ser modificados rápidamente mediante los botones existentes de la barra de herramientas de la aplicación que se esté utilizando.

Modificar el ancho de una columna

Es muy frecuente que un dato no pueda visualizarse completo debido a que el tamaño de la celda sea inferior al propio dato; este inconveniente puede solucionarse aumentando el ancho de la columna.

Modificar la altura de una fila

Aunque el programa modifica automáticamente la altura de las filas dependiendo del tipo y del tamaño de la fuente utilizada para sus datos, también se puede realizar esta operación de forma similar a la indicada para el ancho de las columnas.

8.7 VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LA HOJA

Vista preliminar

Permite comprobar cuál será el resultado que se obtendrá si se imprime, en ese momento, la hoja de cálculo. También es útil para saber cómo se van a distribuir los datos en las distintas páginas de impresión, si conviene modificar la orientación de la página de impresión.

8.8 GRÁFICOS

Crear un gráfico

- Seleccionar el rango de celdas que contiene los datos que se desea representar.

- Seleccionar la opción gráfico del menú Insertar.

- Proporcionar la información necesaria al asistente o el autopiloto en los cuadros de diálogo que aparecerán durante el proceso, hasta finalizarlo.

Modificar un gráfico

Consiste en activar el cuadro de diálogo formato de..., haciendo doble clic sobre el elemento en cuestión, y modificar en él las características que se desee. Las opciones de este cuadro de diálogo dependerán del elemento a modificar y del programa que se esté utilizando. Cada programa tiene un modo específico para modificar.

8.9 INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN

Transferencia de un rango de datos

- Activar la ventana de la hoja de cálculo, abrir el libro y seleccionar el rango de celdas que contiene los datos que se quieren copiar.

- Seleccionar la opción copiar del menú edición.

- Activar la ventana del documento de texto y situar el cursor en el punto adecuado.

- Seleccionar la opción pegar del menú edición.

Transferencia de un gráfico

- Seleccionar el gráfico.

- Seleccionar la opción copiar del menú edición.

- Activar la ventana de documento de texto.

- Seleccionar la opción pegar del menú edición.

8.10 CÁLCULO DE UN VALOR

- Seleccionar la opción buscar objeto del menú herramientas.

- Especificar los datos necesarios en el cuadro de diálogo y hacer clic sobre aceptar.