AMPLIACIÓN
Microsoft lanzó en 1982 un programa de hoja de cálculo llamado Multiplan, muy popular en sistemas de CP/M, pero que en sistemas con MS/DOS perdió renombre con respecto al Lotus 1-2-3. Esta situación promovió el desarrollo de una nueva hoja de cálculo. La primera versión de Excel fue introducida para Macintosh en 1985 y la primera versión de Windows, Excel 2.0 salió al mercado en Noviembre de 1987. Lotus no lanzó 1-2-3 para Windows a tiempo y en 1988 Excel empezó a ganar terreno a 1-2-3. Gracias a eso Microsoft se puso entre los "grandes" del software informático.
Excel fue originalmente desarrollado para el Apple Macintosh en 1984 y por el reconocido Bill Gates, como continuación de Multiplán. Microsoft Excel fue una de las primeras aplicaciones de hoja de cálculo en utilizar una interfaz gráfica con menús "pull down" y manejo con puntero de ratón. Cuando Microsoft lanzó el sistema operativo Windows en 1985, Excel fue una de las primeras aplicaciones para esta plataforma. Durante cerca de tres años Excel fue la única aplicación de hoja de cálculo en entorno Windows, hasta el verano de 1988.
Problemas e incompatibilidades
Uno de los problemas de esta hoja de cálculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900, es decir, no puede manejar años en formato fecha anteriores a dicho año. Esto viene desde las antiguas versiones de 16 bits.
Además, a causa de un error grave en la versión 2007, no muestra correctamente los resultados en ciertas operaciones de multiplicación. Un conocido Bug que puede traer graves consecuencias con los usuarios.
El 22 de Septiembre de 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de números, para los que el producto sea 65535 , Excel muestra como resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Además , si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534.
Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel, que el problema existe al mostrar seis puntos flotantes específicos entre 65534.99999999995 y 65535, y seis valores entre 65535.99999999995 y 65536. Cualquier cálculo realizado con uno de estos valores se mostrará de modo incorrecto. El valor del cálculo almacenado y pasado a otra celda es correcto, sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto en memoria. Este error se introdujo con los cambios realizados a la lógica de información en pantalla de la versión 2007, y que no existe en las versiones anteriores. Microsoft, comprometió una solución al problema para el 9 de Agosto de 2007.
Introducir datos
Los datos que se introducen en las celdas de una hoja de cálculo pueden ser textos, valores numéricos, fechas, fórmulas o funciones. El modo de introducir cada uno de ellos es similar: activar la celda, escribir el dato y pulsar la tecla Intro. Sin embargo, conviene tener en cuenta ciertas cuestiones.
- Los valores numéricos no pueden contener ningún valor alfanumérico, excepto + y -.
- Las fórmulas deben escribirse precedidas del signo =, aunque algunas hojas de cálculo también permiten + o -.
- Las fechas deben introducirse con alguno de los formatos aceptados de el programa.
- Al introducir el nuevo dato en una celda, se eliminará el existente.
- Si el dato introducido es mayor que el tamaño de la celda, puede no visualizarse al completo en la pantalla.
- Algunos incorporan una función que permite introducir los datos sin necesidad de tenerlos que escribir de forma completa.
- Si durante la introducción de un dato se comete un error, no deben utilizarse las teclas de movimiento para situar en el y corregirlo, habrá que utilizar la tecla Retroceso.
Modificar datos: editar
Aunque es posible corregir errores durante la introducción de datos, en muchas ocasiones habrá que modificar los existentes en las distintas celdas de un libro. Una vez activada la celda correspondiente, hay dos opciones para modificar su dato:
* Introducir un nuevo dato, que sustituirá automáticamente el existente en la celda.
* Modificar parcialmente el contenido de la de la celda.
Cuando se edite una celda cuyo contenido es una fórmula o una función, el programa las marcará con diferentes colores para poder realizar las modificaciones de forma mas sencilla.
Nombrar un rango
Existe otra forma de hacer alusión a un rango que la de escribir las referencias de las celdas situadas en sus esquinas; consiste en asignarle previamente un nombre y, posteriormente, utilizar dicho nombre para hacer referencia al rango. El modo genérico de nombrar un rango es:
* Seleccionar un rango de celdas
* Seleccionar la opción definir, del menú insertar/nombre.
Ordenar un rango de datos
* Seleccionar el rango de datos que se quiere ordenar.
* Seleccionar la opción ordenar del menú Datos.
* Indicar la columna, a utilizar como criterio de ordenación
* Hacer clic sobre el botón aceptar
Insertar celdas, filas o columnas
Es frecuente tener que agregar un conjunto de celdas, e incluso una o varias filas o columnas. Aunque se podría plantear desplazar ciertos rangos de datos hasta conseguir dejar libres las celdas necesarias, es mucho mas práctico insertar las celdas, filas o columnas que hagan falta.
Para ello, hay distintas posibilidades:
* Activar las celdas adecuadas y seleccionar la opción Filas o Columnas del menú Insertar.
* Activar las celdas adecuadas y seleccionar la opción Celdas del menú insertar.
Ocultar filas y columnas
Si por cualquier motivo interesa ocultar una fila o una columna, bastará con activar alguna de las celdas y seleccionar la opción Ocultar, del menú Formato/Fila para ocultar la fila, o del menú Formato/Columna para ocultar la columna. Para volver a visualizar una fila o columna oculta, habrá que seleccionar la opción mostrar del menú Formato/Fila, pero conviene seleccionar previamente algunas celdas adyacentes.
Alineación de los datos
Al introducir los datos en las celdas, estos quedan alineados horizontalmente en ellas según su naturaleza. Así, los textos quedan alineados a la izquierda, mientras que los números, fechas y horas, quedan a la derecha. Para modificar la alineación horizontal de un dato, lo mejor es utilizar los botones de alineación existentes en la barra de herramientas.
Sombrear celdas
Un modo de resaltar algunos datos consiste en sombrear las celdas que los contienen. Lo más rápido para sombrear celdas consiste en seleccionarlas y elegir el color deseado del cuadro asociado al botón existente en la barra de herramientas de cualquier aplicación.
Imprimir los datos de la hoja
Todas las aplicaciones ofrecen flexibilidad a la hora de imprimir los datos de una hoja, y permiten obtener solo los datos, algunos datos junto a gráficos, solo un gráfico, e incluso también es posible imprimir las fórmulas introducidas en una hoja.
Como en cualquier otra aplicación, el modo más rápido de obtener impresa una copia de todos los datos de la una hoja consiste en utilizar un botón existente en la barra de herramientas. Si se quisiera imprimir un gráfico de forma independiente, se podría optar por seleccionarlo e imprimirlo activando la opción Selección del cuadro Imprimir.
Pegado especial
Si a la hora de pegar la información que se está transfiriendo se utiliza la opción pegado especial del menú edición, se podrá elegir un tipo de objeto concreto para que la información se comporte con las características de este. En este caso, la información pegada quedará incrustada o vinculada, por lo que, al hacer doble clic sobre ella, se ejecutará automáticamente la aplicación con la que se haya creado, y desde la que se podrá modificar.