UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
SISTEMA UNIVERSIDAD ABIERTA
Nombre: Rodríguez Santoyo Leonardo
No. de Cuenta: 9535185-0
Grupo: 9202
Asignatura: Contabilidad Básica II
Profesora: L. C. Verónica Medina Viruega
UNIDAD II. CUENTAS DE ORDEN.
La contabilidad al ser un medio de control e información ha tenido con el curso del tiempo la necesidad de mejorar procedimientos para proporcionar un mejor control e información a las diversas épocas por las que ha cruzado la humanidad.
Esta información financiera no sólo satisface con mostrar razonablemente la situación financiera (Activo, Pasivo y Capital) de una entidad a una fecha determinada, ni sus resultados (ingresos y egresos) por un periodo determinado. Esta información se complementa con lo ya conocido con el nombre de Notas a los Estados Financieros. Esta información adicional aporta nuevos elementos de juicio para analizar e interpretar los estados financieros y tomar decisiones, pero en el seno de una entidad también es factible que se susciten situaciones y ciertos eventos como pueden ser:
a) Recibir algún bien, en garantía del pago de un crédito concedido.
b) Disponer en el almacén de mercancías propiedad de terceras personas de quienes se reciben con la finalidad de ser vendidas y de ser así, obtener un premio mejor conocido con el nombre de COMISIÓN.
c) Aceptar la responsabilidad de pagar la deuda de una tercera persona en el supuesto de que ella no la pueda liquidar.
d) Contar con una demanda laboral o de algún cliente, cuyas cantidades demandadas están sujetas a una resolución legal.
e) El aseguramiento del activo bajo diferentes riesgos por sumas que los garanticen en caso de acontecer algún siniestro.
f) Aplicación en libros de una depreciación y amortización diferente a la estipulada por las autoridades competentes.
Algunos de estos eventos ante la realización de ciertos acontecimientos pueden alterar la situación financiera y resultados de la entidad, en tanto que otros tienen un carácter totalmente informativo.
Por lo anterior, para analizar e interpretar los estados financieros, estos deben contener toda la información adicional como la ejemplificada en los incisos anteriores. Para ello, es necesario controlar dicha información, lo cual es posible haciendo uso de cuentas conocidas bajo el nombre de CUENTAS DE ORDEN.
Las cuentas de orden, al no afectar directamente la situación financiera y resultados, por tanto, no pueden clasificarse dentro del grupo de cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.
Teniendo por base los cuatro casos concretos en que deben de establecerse cuentas de orden, para su presentación en el Balance general se clasifican:
Valores ajenos
Valores contingentes
Cuentas de registro
A este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes ajenos que se reciben.
A este grupo lo forma el importe total de los derechos y obligaciones contingentes, así como la emisión de las obligaciones.
A este grupo lo forma el importe total de las operaciones, las cuales, ya asentadas, su registro se duplica con fines de control desde un punto de vista distinto.
Para facilitar su movimientos y su interpretación, las cuentas de orden se clasifican teniendo por base las mismas reglas que rigen a la cuenta de activo, pasivo y capital; de lo anterior, resultan los siguientes grupos:
Cuentas de orden del activo
Cuentas de orden del pasivo
Cuentas de orden de resultados deudores (egresos)
Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos)
Una vez suscitadas las situaciones o eventos que dan origen a su control a través de las cuentas de orden, el registro o procesamiento que implique deberá cumplir con la teoría de la partida doble: A TODO CARGO LE CORRESPONDE UN ABONO.
Por tanto, para registrar la existencia de alguna de las situaciones o eventos para las que fueron creadas las cuentas de orden, se cargará a una cuenta de orden, y se abonará a otra cuenta de orden.
El movimiento de las cuentas de orden es directo o paralelo cuando en un asiento, tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de balance.
El movimiento de las cuentas de orden es cruzado cuando en un asiento interviene como deudora, una cuenta de orden, y como acreedora, una de balance o una de resultados; y cuando en otro asiento aparezca como acreedora una cuenta de orden, y como deudora, una de balance o de resultados. Después del segundo asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos iguales.
Existen en nuestro medio diversidad de entidades de giros divergentes y por ende, con características muy específicas, lo cual hace imposible enumerar las situaciones o eventos que requieren para su control e información de cuentas de orden.
En los renglones siguientes se presentan con rasgos totalmente enunciativo varias situaciones y eventos que implican el uso de las cuentas de orden.
En el caso de la situación se presente con el fin de garantizar en una forma material y más directa el cumplimiento de algún crédito, existe por medio de la cual una tercera persona firma comprometerse a pagar la obligación contraída por el deudor principal. A esta responsabilidad se le conoce como AVAL.
Si bien es cierto que quien adquiere el carácter de Aval no asume una responsabilidad inmediata y efectiva de pago, sí es de utilidad expresar en los estados financieros el monto de los créditos sobre los cuales tiene la entidad una responsabilidad solidaria de pago.
El otorgar crédito es una práctica común en las operaciones comerciales. Este crédito en frecuentes ocasiones se hace constar en documentos como letras o pagarés los cuales se controlan a través de la cuenta, documentos por cobrar.
1. Las cuentas de orden empleadas para estos efectos, poseen el mismo saldo sólo con naturaleza contraria.
2. El saldo de estas cuentas de orden informan del valor de los documentos descontados y pendientes de ser cobrados por la institución bancaria, virtud de no llegar aún su fecha de vencimiento.
3. La cuenta, documentos por cobrar, informa exclusivamente de los documentos en poder de la entidad, quien a su vez directamente cobrará.
1. El saldo de documentos representa invariablemente el valor de los documentos por cobrar, tanto por la entidad, como por aquella con quien se hubieses descontado o endosado.
2. El valor de los documentos descontados y endosados, que se encuentran pendientes de cobrar y que por lo mismo aún se tiene el pasivo contingente, lo refleja el saldo de documentos descontados y endosados.
3. Finalmente, la diferencia de las cuentas, documentos por cobrar menos documentos descontados y endosados, informa de los documentos en poder de la entidad y por tanto, el activo real, por lo que se refiere a este derecho, el cual coincide con el saldo de la cuenta de documentos por cobrar. De esta manera su presentación en el balance general, es como se indica a continuación.
ACTIVO
CIRCULANTE
Documentos por cobrar 60,000.00
Documentos descontados y endosados 20,000.00 40,000.00
Otro caso de pasivo contingente se presenta cuando se recibe de algún empleado, una demanda laboral. La suma demandada en este caso, normalmente se sujeta a un trámite para estudiar si carece de fundamento o procede total o parcialmente. Ante esta incertidumbre, la contabilidad no puede permanecer a la expectativa hasta su resolución final, por lo tanto, este tipo de evento debe ser controlado para mostrarse en los estados financieros y proceder a su análisis e interpretación, tomar en consideración los efectos que pueden traer consigo las demandas en caso de proceder.
Dentro de nuestro medio son comunes las operaciones consistentes en recibir de otra entidad mercancías para ser vendidas, obteniendo un premio denominado COMISIÓN
En estas operaciones quien remite las mercancías es llamado COMITENTE.
Quien recibe las mercancías para venderlas y obtener una comisión, es conocido con el nombre de COMISIONISTA.
En estas circunstancias, al recibir mercancías el comisionista, no puede registrarlas en cuentas del balance en tanto que no constituyen recursos propios sino del comitente. Pero por otra parte, si se tiene la necesidad proporcionar información sobre el valor de estas mercancías del comitente, se hará conveniente emplear las cuentas de orden.
El asegurar los activos de una entidad ante diferentes riesgos, tiene como finalidad el protegerlos, así como procurar que su reposición por causar de algún siniestro, sea para quien solicita el seguro, al menor costo posible. En virtud de ello, como paso preliminar para contratar seguros, es indispensable efectuar un estudio de los Activos y sus valores actuales de reposición, datos que acompañados de otros tantos, permiten determinar las sumas por asegurar, contratando de esta manera seguros, que serán “seguros” valga la redundancia. Por medio de los seguros, los activos se protegen por un tiempo determinado, especificándose en un documento que contiene el detalle de lo que se asegura, conocido con el nombre de Póliza de Seguro.
La suma asegurada no representa un valor que modifique la situación financiera, y resultados de la entidad; pero sí, la suma hasta por la cual la compañía de seguros pagará en caso de algún siniestro. Por lo anterior es conveniente tener información de las sumas aseguradas durante la vigencia de las pólizas de seguros, para vigilar que los activos siempre se encuentren protegidos.
El cálculo de la depreciación implica un asiento que se refleja por una parte, en Cuentas de Resultados, por una partida que disminuye la utilidad o incrementa las pérdidas y por otra, una aplicación en la cuenta complementaria correspondiente.
Esta depreciación para efectos contables y por tanto de información para la entidad, puede calcularse siguiendo cualquier procedimiento y haciendo uso de los porcentajes considerados como más convenientes. Pero para efectos fiscales la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, autoriza sólo la aplicación de determinados porcentajes.
Ante esta situación, las entidades que contablemente utilizan porcentajes diferentes a los autorizados, se ven en la necesidad de controlar y de tener información de la depreciación que fiscalmente pueden aplicar, para así, correr los ajustes correspondientes y determinar la utilidad o pérdida para efectos fiscales.
La existencia de las Cuentas de Orden se hace evidente ante la necesidad social de contar con estados financieros ricos en información para medir las consecuencias de las decisiones y optar por la más favorable.
Por otra parte es de tal importancia la información de las cuentas de orden que existen principios de contabilidad que contemplan su presencia en los estados financieros Estos principios son:
Las cuentas de orden, por el principio de la entidad, justifican su existencia en tanto que este principio establece que toda entidad al elaborar sus estados financieros, sólo deben informar en ellos, de los bienes, valores, derechos y obligaciones propios de la entidad a la cual se refieren.
Por lo que respecta al principio de realización, las cuentas de orden también se justifican en virtud de que tal principio expresa, que las operaciones realizadas por una entidad, al afectar a la entidad deben ser cuantificadas para posteriormente reflejarlos en los estados financieros de acuerdo al principio de entidad.
LARA Flores, Elías. Segundo curso de Contabilidad. (7ª. ed), México, Ed. Trillas, 1990, 317 pp.
TORRES Tovar, Juan Carlos. Contabilidad II. México, Ed. Diana, 1982, 326 pp.