Los temas que constituyen el presente trabajo abarca aspectos que todo estudiante ya sea de administración o de informática debe saber, para conocer y saber interpretar los estados financieros, sus clasificaciones, y sus presentaciones. Pienso que son muy importantes estos conocimientos en cualquier estudiante de esta carrera, ya que son indispensables para la aplicación de nuestra profesión.
Este trabajo tiene como objetivo, el aprender las diferencias y significado entre los Activos y Pasivos, también el analizar sus clasificaciones; igualmente el conocer la presentación en estados financieros las negociaciones en moneda extranjera y posteriormente se verán las aplicaciones de los principios de contabilidad.
Se entiende por el término “Activo” el conjunto de recursos propiedad de una entidad; el Activo es el conjunto de bienes y de derechos con el que cuenta una entidad económica para obtener sus objetivos. El término “Pasivo” representa el conjunto de obligaciones de una entidad, a favor de personas ajenas a ella, quien le proporcionaron recursos en calidad de préstamo; el Pasivo, por su parte, es el total de adeudos contraídos por la entidad, para allegarse recursos financieros y adquirir así, los bienes necesarios para su operación.
· ELEMENTOS DEL ACTIVO: Los elementos del Activo son: Caja y Bancos, Inversiones en Valores, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Pagos Anticipados, Activo Permanente y Activo Diferido. Dentro de las Cuentas por Cobrar se excluye el tratamiento específico de las cuentas: Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Diversos, e IVA por Acreditar, debido a que estas cuentas se estudiaron pormenorizadamente en los volúmenes de Contabilidad Básica.
· ELEMENTOS DEL PASIVO: Los elementos del Pasivo son: Pasivo a Corto Plazo, Pasivo a Largo Plazo y Pasivo Diferido. Dentro del Pasivo se excluye el tratamiento específico de las cuentas: Proveedores Nacionales, Documentos por Pagar, Acreedores Diversos e IVA por Pagar, toda vez que dichas cuentas se trataron analíticamente en los volúmenes de Contabilidad Básica.
La forma más utilizada en México en la presentación del Estado Financiero es la horizontal o en forma de Cuenta. Esta representación tiene como fundamentos la ecuación contable básico. Activo = Pasivo + Capital. La distribución de los elementos del Balance, bajo esta forma, presenta, del lado izquierdo del formato, a todas las cuentas que conforman el Activo de la entidad, y, en el lado derecho, las cuentas que integran su Pasivo y Capital.
La otra forma de presentación, es en forma de reporte, tiene como fundamento la igualdad siguiente: Activo - Pasivo = Capital Contable, aunque también puede basarse en la fórmula anterior. La distribución de sus elementos contempla en primer término, a todas las cuentas que integran el Activo de la Entidad, posteriormente se presentan los elementos que componen su Pasivo, y por la diferencia aritmética se obtiene el Capital Contable.
La clasificación del Activo se hace atendiendo al grado de “Disponibilidad” que tiene cada uno de sus elementos, entendiéndose por esto: la mayor o menor facilidad que tiene cada uno de ellos para convertir su valor a dinero. A mayor facilidad en este tipo de conversión, los activos tendrán mayor grado de disponibilidad, a mayor dificultad para lograr esta conversión los activos tendrán menor grado de disponibilidad.
La clasificación del Pasivo se realiza atendiendo al grado de “Exigibilidad” que tienen las deudas de la entidad. Existirá mayor grado exigibilidad, cuando la entidad disponga de más tiempo para cubrir sus deudas.
El Activo Circulante contiene a los recursos productores de ingresos de las entidades y que por lo tanto poseen Mayor grado de Disponibilidad, ya que en el corto plazo (periodo no mayor de 1 año) convierten su valor a dinero. Como ejemplo de ello y considerando su grado de disponibilidad, tenemos:
1. Caja
2. Bancos
3. Acciones y Valores a la Vista (inversiones a corto plazo)
4. Clientes.
5. Documentos por Cobrar.
6. Deudores diversos.
7. Mercancías o Almacén.
8. Pagos anticipados a Corto Plazo (rentas, intereses, propagandas, papelería y útiles, primas de seguros, etcétera.).
El activo no circulante concentra el resto de los recursos de una entidad, es decir, aquellos que presentan menor grado de disponibilidad (convertibilidad de su valor a dinero en un plazo superior a un año). Dentro de esta clasificación se tienen los bienes que la empresa adquiere con la finalidad de usar y no de comerciar, así como pagos anticipados cuyos beneficios se recibirán a través de varios años. Como ejemplo de estos recursos se tiene a:
1. Documentos por cobrar a largo plazo.
2. Terrenos.
3. Edificios.
4. Equipo de Oficina o Mobiliario y Equipo.
5. Equipo de Reparto.
6. Equipo de Transporte.
7. Maquinaria.
8. Depósitos en Garantía (a mas de un año).
9. Acciones y Valores a Largo Plazo.
10. Patentes y marcas.
11. Crédito Mercantil.
12. Pagos anticipados cuya vigencia sea superior a un año (Gastos de Organización, Gastos de Instalación, etcétera).
El pasivo a Corto Plazo es la clasificación es la clasificación que recibe también el nombre de Pasivo Circulante o Flotante, y concentra aquéllas deudas con mayor grado de exigibilidad, es decir, las de vencimiento menor a un año. Como ejemplos de estas obligaciones, tenemos:
1. Proveedores.
2. Préstamos Bancarios a Corto Plazo.
3. Documentos por Pagar.
4. Acreedores Diversos.
5. Dividendos por Pagar.
6. Impuestos por Pagar.
7. Cobros Anticipados (intereses y rentas a corto plazo).
El Pasivo a Largo Plazo se denomina también Pasivo Fijo o consolidado, y contempla a todas las obligaciones cuyo vencimiento supera el término de un año, es decir, aquellas que para la entidad tienen menor grado de exigibilidad. Dentro de esta clasificación tenemos los conceptos siguientes:
1. Hipotecas por Pagar o Acreedor Hipotecario.
2. Documentos por Pagar a Largo Plazo.
3. Préstamos Bancarios a Largo Plazo.
4. Obligaciones por Pagar.
5. Cobros Anticipados con vigencia mayor a un año.
LA COMPAÑÍA S.A. DE C.V.
Estado de Situación financiera al 31 de diciembre de 1997
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ACTIVO |
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PASIVO |
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Circulante |
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14,241,000 |
A Corto Plazo |
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4,492,000 |
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Caja |
791,000 |
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Proveedores |
2,992,000 |
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Bancos |
950,000 |
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Acreedores Div. |
1,500,000 |
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Clientes |
1,500,000 |
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Doc.s por cobrar |
1,000,000 |
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A Largo Plazo |
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900,000 |
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Mercancías |
10,000,000 |
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Doc.s por Pagar |
900,000 |
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Suma del Pasivo |
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5,392,000 |
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No Circulante |
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3,655,000 |
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Epo. De Oficina |
1,755,000 |
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CAPITAL |
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Epo. De Reparto |
1,900,000 |
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Capital |
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12,504,000 |
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Suma del Activo |
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17,896,000 |
Suma P. y C. |
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17,896,000 |
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C. P. Leonardo Rodríguez
Contador
Como es lógico concluir, el registro de transacciones en monedas extranjeras involucra una serie de situaciones y problemas complejos, uno de los cuales es justificar la adecuada selección del método seguido y el tipo de cambio utilizado, en vista de que, potencialmente en ambos casos existen alternativas, lo que hace complicados estos aspectos.
El objetivo es regular el registro de las transacciones en monedas extranjeras, la Comisión de Principios de Contabilidad ha considerado necesario establecer un pronunciamiento a este respecto, el cual tiene el carácter de obligatorio, actualizable, tendiente a conciliar intereses y a constituir un justo medio apegado al marco general de los Principios de Contabilidad, establecidos en su boletín intitulado Esquema de la Teoría Básica de la Contabilidad Financiera.
Los comerciantes, industriales, agricultores, etc., por lo regular u ocasionalmente necesitan mercancías, materia prima, maquinaria, herramienta e implementos que, por varios motivos, no siempre les es posible adquirir en el mismo país en donde radican, sino en mercados del extranjeros.
Son las ventas realizadas de productos nacionales en países extranjeros, este tipo de operaciones rigen la economía de una nación: la exportación es primordial en una economía, pues proporciona las divisas extranjeras indispensables para la importación.
Con este nombre se conocen en el mercado internacional, las compras efectuadas en países del extranjero.
Al adquirir obligaciones y derechos en monedas extranjeras la transacción debe registrarse al tipo de cambio oficial en ese momento. Al cierre del período contable de la entidad o cuando la obligación o el derecho sean liquidados, la transacción debe contabilizarse al tipo de cambio oficial vigente a la fecha de cierre o de la liquidación de la misma, según el caso. La diferencia que exista con el registro inicial, se aplicará directamente a resultados.
Para fines del Boletín B-5 de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados se dividen en Técnicos y Económicos.
En el primer grupo se encuentran los tipos de cambio histórico, contractual, provisional, y de cierre, los cuales están referidos a una fecha o período y se relacionan estrechamente con la técnica aplicable a la conversión de estados financieros. Normalmente estos tipos de cambio están expresados en función de los económicos.
En el segundo grupo están los tipos de cambio oficial flotante, preferente y el resultante de cotizaciones del libre mercado (o de mercado libre); generalmente se refieren a un valor representativo de la paridad de dos monedas en un punto clave de conversión, siendo además el resultado de los tipos de cambio que rigen en determinado momento en un país y están influidos por las restricciones del mercado en cuanto a la liberalidad para efectuar transferencias de efectivo de un país a otro.
La devaluación de una monada extranjera. Cuando su tipo de cambio disminuye, respectivamente, en relación al peso mexicano, en el mercado internacional de la moneda.
La perdida derivada de la conversión de monedas extranjeras que, constantemente estén sufriendo cambios en su paridad oficial (en la mayoría de los casos devaluándose), debe considerarse como un resultado de operación.
La utilidad o pérdida resultante de las fluctuaciones en el tipo de cambio de monedas extranjeras flotantes, que se incurra en el período contable relativo a su liberación, debe registrarse como una verdadera revaluación o devaluación. Las subsecuentes variaciones del nuevo tipo de cambio alcanzado, deben tratarse como resultado de la operación normal de la entidad.
Dentro de los tipos de cambio en vigor en la época en que ocurra este evento, se debe seleccionar el apropiado en vista de las circunstancias.
Existen varios procedimientos para registrar las operaciones relacionadas directamente con las compras efectuadas en mercados del extranjero, y son los principales:
Tipo de compra
Tipo fijo
Tipo variable
La importación de mercancías, por ser la operación más común y frecuente en empresas comerciales, se ha juzgado conveniente tomarla como base para explicar el desarrollo de los procedimientos; a continuación se indica en que consiste cada uno de ellos y los casos en que es conveniente implantarlos.
Este procedimiento consiste en registrar la compra o venta de mercancías al tipo del día en que la misma se haya efectuado, y las remesas de dinero que posteriormente se hagan, cargarlas a la cuenta de Proveedores extranjeros, pero al mismo tipo de cambio de la compra, pasando la diferencia que haya entre éste y el tipo del día de la remesa de la cuenta de cambios.
El procedimiento de tipo fijo, consiste en abonar o cargar la cuenta de proveedores extranjeros a un tipo fijo arbitrario, previamente establecido, y en registrar la diferencia entre el tipo fijo y real en una cuenta complementaria.
El procedimiento de tipo fijo es conveniente implantarlo cuando las variaciones o fluctuaciones no sean fuertes o bruscas ni frecuentes, o sea cuando la moneda extranjera guarda con relación a la moneda nacional cierta estabilidad.
El tipo fijo se establece, para hacer los abonos y cargos a la cuenta de Proveedores extranjeros, por las compras, remesas de dinero, devoluciones sobre compras, etc., debe ser una cantidad cerrada, con objeto de facilitar el cálculo de las equivalencias; y, lo más apegada posible al tipo real, con el fin de que el saldo de la cuenta de Proveedores extranjeros coincida, en gran parte con el pasivo real.
En el procedimiento de tipo fijo, la cuenta y las subcuentas de proveedores extranjeros únicamente deben contener columnas para movimiento y saldo en moneda nacional, no así para movimiento y saldo en moneda extranjera, ya que, para determinar este último, basta dividir el saldo en moneda nacional entre el tipo fijo establecido.
Este procedimiento consiste en registrar las operaciones en moneda extranjera —compras, gastos de compra, devoluciones sobre compra, remesas de dinero, etc.—, al tipo de cambio del día en que se hayan efectuado dichas operaciones.
El procedimiento de tipo variable es conveniente implantarlo cuando el tipo de cambio de la moneda con la que se opera sufre frecuentes variaciones o fluctuaciones; es decir, cuando la moneda extranjera no guarda, en relación con la moneda nacional, cierta estabilidad.
Las operaciones efectuadas con proveedores del extranjero no se deben registrar en la misma cuenta en donde se anotan las transacciones celebradas con proveedores nacionales, si no en una cuenta colectiva denominada “Proveedores extranjeros”, cuyo movimiento es preciso que se lleve, tanto en moneda extranjera, como nacional.
Para conocer simultáneamente el saldo en moneda extranjera y en monada nacional, es necesario que tanto la cuenta colectiva Proveedores extranjeros, como las subcuentas que formen su mayor auxiliar, contengan dos columnas de valores, una para los importes en moneda extranjera y, la otra, para el equivalente en moneda nacional.
Cualquier restricción cambiaria o de otro tipo en relación con las monedas extranjeras involucradas en los estados financieros, debe revelarse claramente en el cuerpo de los mismos o en sus notas.
Los efectos presentes y futuros que, la revaluación o devaluación de una moneda extranjera hayan originado o vayan a provocar en la situación financiera y en los resultados de la entidad, deben revelarse claramente en los estados financieros o a través de sus notas.
La utilidad o pérdida derivada de la revaluación o devaluación de una moneda extranjera, debe mostrarse en el estado de resultados como partida extraordinaria del periodo contable relativo, compensada con el efecto del impuesto al ingreso global gravable y de la participación al personal correspondiente.
En el caso de los estados financieros que vayan a circular en el extranjero, se deben señalar en su encabezado la moneda están expresados. Asimismo, en todos los casos en que se emitan estados financieros de entidades mexicanas en una moneda diferente al peso mexicano, se debe mencionar la moneda en que se han formulado.
A través de las notas en los estados financieros, debe revelarse el monto de los activos y pasivos monetarios en divisas extranjeras, mostrando si la posición es larga, corta o nivelada, así como las bases de su registro fundamentalmente en cuanto al tipo de cambio utilizado.
Los principios de contabilidad son conceptos básicos que establecen la delimitación e identificación del ente económico, las bases de cuantificación de las operaciones y la presentación de la información financiera cuantitativa por medio de los estados financieros.
Los principios de contabilidad que identifican y delimitan al ente económico y a sus aspectos financieros, son: la entidad, la realización y el periodo contable.
Los principios de contabilidad que establecen la base para cuantificar las operaciones del ente económico y su presentación, son: el valor histórico original, el negocio en marcha y la dualidad económica.
El principio que se refiere a la información es el de: revelación suficiente.
Los principios que abarcan las clasificaciones anteriores como requisitos generales del sistema son: importancia relativa y consistencia.
A continuación se verán ejemplos de cómo se aplican en algunas de las cuentas:
La observancia de los Principios de contabilidad debe estar presente en el tratamiento de Caja y Bancos a través del Proceso Contable. Destaca de manera particular en el concepto que nos ocupa, el principio de Realización, por virtud de la cual las transacciones se consideran realizadas cuando se formalizan y no cuando se liquidan. Esto explica el hecho de que la Contabilidad consigna las Transacciones Financieras con base en lo devengado y no con fundamento en los movimientos de efectivo.
En el caso de Cuentas por Cobrar en el Proceso Contable, Destacan en este concepto, de manera particular los siguientes:
1. Valor histórico original. Las Cuentas por Cobrar deben valuarse de conformidad con el valor pactado al momento de celebrarse la transacción.
2. Realización. Debe modificarse el valor pactado cuando se espere cobrar una cantidad menor a la pactada en virtud de deducciones concedidas.
3. Periodo contable. Las Cuentas por Cobrar deben considerarse en la contabilidad en el ejercicio en que se realicen. Los costos y gastos se identificarán con el ingreso que originaron independiente de la fecha en que se paguen.
4. Revelación suficiente. Los intereses devengados deben reflejarse en la contabilidad a su vencimiento, independientemente de que hayan sido cobradas o no.
En el caso de pagos anticipados también deben de estar presente los principios de contabilidad. Destacan de manera particular los siguientes:
1. Realización. Las transacciones celebradas con otras entidades deben considerarse en la contabilidad realizadas, aun cuando, los servicios correspondientes estén pendientes de recibirse.
2. Revelación suficiente. La información financiera debe consignar los derechos adquiridos por concepto de desembolsos que corresponden a servicios que aún no se reciben.
Los principios de contabilidad están presentes en el tratamiento del Pasivo a Corto Plazo. Destacan los siguientes:
1. Valor histórico original. Las Cuentas por Pagar deben de valuarse de conformidad con el valor pactado al momento de celebrarse la transacción.
2. Realización. Debe modificarse el valor pactado cuando se espere pagar una cantidad menor a la convenida en virtud de deducciones obtenidas.
3. Periodo contable. El Pasivo a Corto Plazo debe considerarse en la contabilidad en el ejercicio en que se realice. Los costos y gastos se identificarán con el ingreso que originaron, independientemente de la fecha en que se paguen.
4. Revelación suficiente. Los intereses devengados deben reflejarse en la contabilidad a su vencimiento, independientemente de que hayan sido pagados o no.
Las reglas de Valuación hacen referencia a la aplicación de los principios y a la cuantificación de los conceptos de los estados financieros.
El boletín de a comisión de Principios de Contabilidad intitulado: Esquema de la Teoría Básica de la Contabilidad Financiera establece que: “Las operaciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica, se consideran por ella realizados: a) cuando ha efectuado transacciones con otros entes económicos, c) cuando han ocurrido eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta y cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios”, las que se registran: “…Según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente…” (principios de realización y de valor histórico original).
Las reglas de presentación se refieren al modo particular de incluir adecuadamente cada concepto en los estados financieros.
El estado de cambios en al situación financiera debe de presentar los aspectos de financiamiento y de inversión de todas las operaciones importantes que afectan la situación financiera de una entidad económica durante un periodo determinado.
Como parte del estado de cambios en la situación financiera es conveniente mostrar la variación en el capital de trabajo, analizando los cambios en los rubros de activo circulante y pasivo a corto plazo, en el mismo orden en que aparecen en el balance general para que sean identificados con éste.
Además del capital de trabajo generado o utilizado por sus operaciones y de los cambios habido en los conceptos que forman el capital de trabajo, deberán mostrarse individualmente otras transacciones importantes de financiamiento o de inversión tales como:
a) Exhibición de capital social.
b) Conversión de pasivos a largo plazo en capital social.
c) Obtención de pasivos a largo plazo.
d) Emisión de obligaciones para la adquisición de inmuebles, planta y equipo.
e) Ventas de inmuebles, maquinaria, y equipo deducidas de los gastos que fueron inherentes a la operación.
f) Recursos netos provenientes de ventas de activos no circulantes (identificando separadamente conceptos tales como inversiones a largo plazo, intangibles) que no son parte de las operaciones normales de ventas de la entidad económica.
g) Dividendos en efectivos o en especie, excepto dividendos en acciones.
h) Retiros de capital social.
i) Recursos aplicados a compras de activos no circulantes (identificando separadamente conceptos tales como inversiones a largo plazo, propiedades o intangibles)
j) Liquidación de pasivos a largo plazo.
Si existen utilidades o pérdidas significativas por la venta de activos no circulantes (inversiones a largo plazo, inmuebles, maquinaria, equipo, patentes, marcas etc.) ésta deberá deducirse o aumentarse de la utilidad neta del año y presentarse por separado después del total de recursos generados por las operaciones normales.
La medición o cuantificación contable no obedece a un modelo rígido, sino que requiere de la utilización de un criterio general para elegir alternativas que se presentan como equivalentes, tomando en consideración los elementos de juicio disponibles. Este criterio se aplica al nivel de las reglas particulares.
La operación del sistema de información contable no es automática ni sus principios proporcionan guías que resuelvan sin duda cualquier dilema que pueda plantear su aplicación.
Por esta relativa incertidumbre es necesario utilizar un juicio profesional para operar el sistema y obtener información que en lo posible se apegue a los requisitos mencionados en el boletín de los Principios de Contabilidad.
Este juicio debe estar adecuado por la prudencia al decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre las alternativas propuestas, debiéndose optar, entonces, por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable.
En este trabajo vimos lo que es el criterio prudencial, las respectivas reglas de valuación y las de presentación, también se analizaron los principios de contabilidad aplicables con algunos ejemplos; también algo de mucha utilidad para nosotros que son las transacciones en moneda extranjera con sus distintos procedimientos y presentaciones, y lo más importante, los conceptos y diferencias de los activos y pasivos con sus distintas presentaciones y clasificaciones.
Todos estos conocimientos adquiridos son importantes ya que nos explican la función de cada uno de estos apartados y el por que de ellos, y aunque en la practica a veces no es necesaria esta información, lo es para nuestra formación como profesionistas.
PAZ Zavala, E. Introducción a la Contaduría. (5ª ed.), México, Ed. ECASA, 1993, 357 pp.
ELIZONDO López, Arturo. El proceso contable 3, contabilidad de activo y pasivo. México, Ed. ECASA, 1993.
INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PÚBLICOS. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. (3ª ed.), México, IMCP, 1986, 492 pp.
LARA Flores, Elías. Segundo curso de contabilidad. (7ª ed.), México, Ed. Trillas, 1990, 317 pp.
GRUPO EDITORIAL ARGOS. Enciclopedia Focus. “Tomo II”, Barcelona, Argos, 1966.