Naturaleza, Conceptos y Clasificación de Costos. Diferentes Enfoques de Contabilidad y su Relación con la Administración.

1. – Diferentes enfoques de la contabilidad.

1.1 Financiera

Es aquella que tiene por objetivo medular, registrar, controlar, e informar respecto de la naturaleza y estado en que se encuentra la Entidad en un momento determinado, por medio del Documento de Posición Financiera y de mostrar el resultado de las operaciones efectuadas, en el estado del resultados.

1.2 Gerencial

Los costos desde el punto de vista Gerencial sirve para la previsión y planeación de operaciones para los siguientes periodos contables y coordinar los planes hechos por los departamentos como ventas y producción, así como precisar y analizar su reciprocidad.

También son para decidir las alternativas que más convengan, los distintos modos de actuación, etc.

La contabilidad de costos realiza un papel muy importante en la dirección de las empresas, ya que sirve de base para fijar las normas o políticas de operación o de explotación de las mismas, entre éstas figuran básicamente: el destino de una organización (por ej. : Si se debe cerrar una fábrica, o si se debe seguir operando con pérdida, si ciertas piezas son preferibles fabricarlas o comprarlas) todo esto debe estar basado en información objetiva de los hechos y también su debida interpretación, que debe de ser apropiada y acertada ya que gracias a esto se puede apreciar que tan capacitado está el directivo.

1.3 De costos

Son los costos "reales", históricos o de inversión, los que registra la contabilidad, pues el costo de sustitución, una vez materializado, se convierte en costo de inversión, y en este caso, dentro del proceso productivo representa las unidades técnicas medidas en dinero.

Se considera como unidad productora ya organizada en plena marcha, sus productos terminados son llevados al mercado para su venta, y los ingresos respectivos son recibidos por la empresa.

También se hacen inversiones en materia prima, servicios técnicos, trabajo calificado trabajo común.

2. – Objetivos de los diferentes enfoques.

 El objetivo de la contabilidad de costos, es el control de las operaciones y de gastos, información amplia y oportuna, y que el fin principal que es la determinación correcta del costo unitario; de este se pueden obtenerse una serie de subobjetivos, entre los que destacan: fijación de precios de venta, normas o políticas de operación o explotación, valuación de artículos terminados, en proceso, determinación del costo de producción de lo vendido, decisión sobre comparar o fabricar, básicamente.

3. – Costos.

3.1 Conceptos

Significa la suma de esfuerzos y recursos que se han invertido para producir algo.

Un segundo significado se refiere a lo que se sacrifica o se desplaza en lugar de la cosa elegida; en resumen el costo de una cosa equivale a lo que se renuncia o sacrifica con el objeto de obtenerla.

Como podemos observar, el primer concepto no se aplicó al aspecto productivo, expresa los factores técnicos e intelectuales de la producción o elaboración, y el segundo muestra las consecuencias obtenidas por la alternativa elegida.

3.2 Definiciones

La contabilidad de costos es utilizada para:

1.      El control de operaciones y de gastos.

2.      También para la recopilación de información más frecuente, amplia, oportuna,  cabal, e indicativos para la planeación y el control presupuestales

3.      El resultado correcto del costo unitario, esto permite: la fijación de los precios de venta, valuación de la producción terminada y en proceso, cambios de políticas, elección de alternativas, y ayuda a la planeación de utilidades.

Según el autor, la contabilidad de costos es: “Un área de la contabilidad que comprende el análisis, registro, acumulación, distribución, predeterminación, información, control, e interpretación de los costos de producción”.

 3.3 Clasificaciones

1.      Costo de inversión:  es el costo de un bien, que constituye el conjunto de esfuerzos y recursos invertidos con el fin de producir algo; la inversión está representada en: tiempo, esfuerzo o sacrificio, y recursos o capitales.

La producción de un bien requiere un conjunto de factores integrales, que son:

a)      Cierta clase de materiales.

b)      Un número de horas de trabajo-hombre, remunerables.

c)      Maquinaria, herramientas, etcétera, y un lugar adecuado en el cual se lleve a cabo la producción.

Finalizando, el costo de inversión representará los factores técnicos medibles en dinero, que interviene en la producción.

2.      Costo de desplazamiento o de substitución:  en la teoría económica moderna el costo significa desplazamiento de alternativas, o sea que el costo de una cosa es el de aquella otra que fue escogida en su lugar. Si se eligió algo, su costo estará representado por lo que ha sido sacrificado o desplazado para obtenerlo.

3.      Costo incurrido:  Es la inversión puramente habida en un período determinado. O sea que sólo refleja valores de inversión efectuados exclusivamente en un lapso; indicando que el costo incurrido no incluye valores de producción que correspondan a otro ejercicio, como puede ser el inventario inicial de producción en proceso.

4.      Costos fabriles y no fabriles:  El costo de producción o de fabricación está formado por tres elementos básicos: materia prima, sueldos y salarios, y otros gastos de fabricación o producción. El costo de fabricación sirve para determinar el valor de elaboración de los productos terminados, de los que están en proceso de transformación, de los vendidos. El costo no fabril se aplica a todas las inversiones que no corresponden a la producción de algún artículo, lo cual indica que no se realizan actividades de transformación. El análisis del costo es un examen de gastos, como son las compras, los gastos sobre compras, sobre ventas, los de administración, y otros gastos que pueden existir en empresas dedicadas a vender un producto o a prestar un servicio.

5.      Costo Total:  Es toda la inversión necesaria para producir y vender un artículo; este costo se puede dividir en: costo de producción, costo de distribución, y costo administrativo, pero además, toda empresa puede tener otros gastos, impuestos sobre la renta, y reparto de utilidades a los trabajadores, que también integran el costo total, desde el punto de vista de la entidad o empresa.

A.     COSTO DE PRODUCCIÓN

a)      Materia prima: Es el elemento que se convierte en un artículo de consumo o de servicio.

b)      Sueldos y salarios: Es el esfuerzo humano necesario para la transformación de la materia prima.

c)      Gastos indirectos de producción: Son los elementos necesarios, para la transformación de la materia prima, además de los “Sueldos y Salarios Directos”, como son: el lugar donde se trabaja, el equipo, las herramientas, la luz y fuerza, etcétera

d)      Costo Primo: Es la suma de los elementos directos del costo, o sea el conjunto formado por la materia prima directa y por los sueldos y salarios directos, por lo que su nombre adecuado sería Costo Directo.

e)      Costo de transformación de o de Conversión: Esta integrado por la acción de los sueldos y salarios directos, y los gastos indirectos de producción.

B.     COSTO DE DISTRIBUCIÓN

Está integrado por las operaciones comprendidas, desde que el artículo de consumo o de uso se ha terminado, almacenado, controlado, hasta ponerlo en manos del consumidor. Incluye, naturalmente, los gastos financieros de distribución.

El nombre de la cuenta con que se controla este costo es gastos de venta.

C.      COSTO DE ADMINISTRACIÓN

Son las partidas normales, propias y consuetudinarias, no encontradas en los costos de producción, y Distribución; o sea esta formado por las operaciones habidas desde después de la entrega de bien de servicio o de uso al cliente, hasta que se admita en la caja o se deposite en los Bancos, el importe, aprecio de venta del bien respectivo, así como las demás partidas no incluidas en los Costos de Producción y de Distribución.

El nombre de esta cuenta con que se controla este costo es Gastos de Administración, con sus gastos financieros correspondientes.

D.     OTROS COSTOS

Comprende todas aquellas partidas no propias ni indispensables para el desarrollo de las actividades de la Empresa, las cuales no son consuetudinarias, ni normales, y por lo tanto difícil de predecir, ya que no se sabe cuales serán y cuando acontecerán, pero una vez sucedidas sí forman parte del costo total de la Entidad. Ejemplo de estos costos son: Los casos fortuitos o de fuerza mayor, como una huelga, un incendio, un temblor, una inundación, etc.

E.      IMPUESTOS SOBRE LA RENTA Y REPARTO DE UTILIDADES A LOS TRABAJADORES

En el caso de haber utilidades, estas partidas, también forman parte del Costo Total.

6.      Precio de Venta: Este se determina sumándole o restándole al Costo Total el por ciento de utilidad o pérdida probable.

Para poder estimar el precio de venta, no es posible precisar con certeza el renglón de Otros Costos, por no conocerse, ya que no se sabe si habrá este tipo de gastos, ni su monto, pero si se puede hacer una estimación. De una forma similar ocurre con el Impuesto sobre la Renta y el Reparto de Utilidades a los Trabajadores.

7.      Costo de adquisición de lo vendido y costo de producción de lo vendido: Estas hablan de las expresiones “Costo de lo vendido” o como “Costo de Ventas” que según el autor son términos erróneos ya que en términos menos técnicos quieren decir “lo que costó el haber vendido”, es decir el Costo Total, y no se quiere decir eso.

 Con base en anterior, las expresiones "costo de ventas y costo de lo vendido" están mal utilizadas, la que comerciante, para vender la mercancía, debe primero adquirirla, teniendo entonces un costo de adquisición, además debe realizar gastos de venta, de administración, y quizá otros gastos, impuestos sobre la renta y reparto utilidades a los trabajadores, hasta lograr la cobran, lo cual indica que con ese cúmulo de gastos se está en presencia del COSTO TOTAL, o sea que el costo de lo vendido o de ventas es el costo total, o "lo que costó el haber vendido". Pero el significado a la expresión "costo de lo vendido o de ventas", equivocadamente se le identifica con expresión correcta, en el caso del comerciante con "costo de adquisición de lo vendido" y con referencia al industrial con "costo de producción de lo vendido".

8.      Costo unitario de producción de producción, sus componentes

A.     GENERALIDADES

Se conoce como Costo Unitario de Producción al valor de un valor de un artículo en particular.

Los objetivos del costo unitario son principalmente los siguientes:

·        Valuar los inventarios de productos terminados y en proceso.

·        Conocer el costo de producción de los artículos vendidos.

·        Tener base de cálculo en la fijación de precios de venta, así poder determinar el margen de utilidad probable, y

·        Base para la toma de decisiones.

En general, el conocimiento del costo unitario es fundamental para el empresario, pues sobre él descansan los planes de operación de la empresa.

B.     COMPONENTES DEL COSTO UNITARIO DE PRODUCCIÓN

Los elementos del costo de producción son: materia prima directa, labor directa, labor directa, y gastos indirectos de producción.

Estos tres elementos se clasifican dé acuerdo con la forma en que intervienen en el producto elaborado, y así se distingue que unos elementos son preponderantes respecto a otros por su cantidad y valor, localizados en una unidad productiva, y otros, aun cuando sean importantes e indispensables, no es posible encontrar su importe preciso en dicha unidad elaborada; por lo tanto, a unos se les llaman cargos directos y a otros, cargos indirectos.

Los cargos indirectos son aquellos elementos que complementan el artículo producido, cuya cantidad y valor no es posible precisar dentro de cada unidad elaborada (este caso tiene sus excepciones, como sucede con materiales de poco valor que sí se pueden identificar en la unidad terminada, pero resulta costosa o impráctica su localización). Los cargos indirectos, pueden ser: Las materias primas principales y los salarios pagados en la elaboración de un producto, identificables en éste. También son la depreciación, gastos de mantenimiento, rentas, gastos de previsión social, reparación de equipo, luz y fuerza (en algunos casos es considerada como materia prima indirecta), etcétera, todos ellos referidos a erogaciones propias de la producción no identificables en cuanto a su valor y cantidad en la unidad elaborada.

4.     Relación con la administración.

Como función dentro de la administración, la Contabilidad de Costos provee una gama de información para la toma de decisiones, como son: compra, venta, volúmenes de producción, publicidad, propaganda, control interno, etc.

La contabilidad de costos sirve además a la Administración, para la ejecución de planes, así como la comparación de resultados reales y predeterminados (estimados y estándar) a fin de que el valor de cada plan pueda ser distinguido, respetado o cambiado para hacer frente a condiciones futuras.

La Contabilidad de Costos atiende a los siguientes propósitos dentro del campo de la administración de empresas:

a)      La correcta determinación de los costos unitarios se relaciona con: la evaluación de los inventarios, costo de producción de lo vendido, con los resultados, y con una lista de decisiones como son comprar o producir, qué producir, qué no, etc.

b)      Ayuda a perfeccionar la administración de la fábrica mediante oportunos y apropiados informes financieros.

c)      Evita que pasen inadvertidas muchas circunstancias mediante un adecuado análisis, estudio y comparación de los costos.

d)      Proporciona medidas de eficacia en la explotación, al establecimiento de costos predeterminados y su comparación con los rendimientos reales, lo que permite conocer las variaciones o desviaciones y concretar responsabilidades por resultados deficientes.

e)      Ayuda a la uniformidad en los métodos de costo de los diferentes fabricantes de un mismo ramo.

f)        Facilita la verificación de antecedentes y actuación relativos a producción, distribución, y administración con motivo de la revisión de cuentas por contadores ajenos a la empresa, tal vez designados por accionistas, banqueros, u otras personas interesadas.

g)      Determina un control sobre las funciones de producción, distribución, y administración mediante el empleo de presupuestos, así como de costos predeterminados.

h)      Simplificación de los procesos industriales, de distribución y administración, mediante el adecuado estudio de los distintos elementos que integran  el de costo.

Sistemas de Costos.

1. – INTRODUCCIÓN.

Los sistemas de contabilidad para determinar los costos de producción, de un artículo en particular, no pueden ser diferentes a aquellos puntos de vista de la contabilidad, ya que ésta debe adaptarse a la empresa; o sea que el sistema de costos de producción que se implante, deberá ajustarse a la forma elaboración y necesidades de control de la industria en cuestión.

 Un sistema es el conjunto métodos, reglas e relaciones que hay que seguir y su aplicación.

2. – ESTADOS FINANCIEROS EXTERNOS E INTERNOS.

Los estados financieros periódicos que se presentan a los accionistas de una empresa son los principales eslabones de comunicación entre esta y de aquéllos. Se les llama Estados financieros externos y deberán útiles, oportunos y tener un grado elevado de credibilidad. En otras palabras, los estados financieros externos deben ser veraces, contener los puntos de mayor interés para los accionistas y ser razonablemente fáciles de entender para ellos. Sin la información financiera, los accionistas no sabían decidir racionalmente dónde colocar su capital entre las miles de empresas que lo necesitan, o si continuar invirtiéndolo en una empresa determinada.

 La administración requiere estados financieros internos como guía para el mejor uso del capital y para obtener una retroinformación que resulta esencial para el control de la situación financiera de un funcionamiento de la empresa. Sin la formación que proporcionan los estados financieros internos, la administración no podía conocer con precisión los resultados financieros de sus decisiones.

3. – APLICACIÓN DE LOS COSTOS.

Los procedimientos de costos, en el caso de las industrias, se emplean principalmente en separar el valor de los materiales directos, labor de empleados en cada orden de fabricación.

También para catalogar por clases, líneas, etc., por grupos de artículos similares y determinar el valor total de producción y dividido entre el número de productos determinar el costo unitario ahorrando gran cantidad de tiempo.

4. – CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS.

En el caso de la industria, esta se clasifica es dos grandes grupos, que son: Las Industrias Extractivas, e Industrias de la Transformación.

Industria Extractiva, es aquella que tiene por objeto obtener el producto de la propias naturaleza como lo pueden ser: la industria petrolera y la minera (recursos no renovables); también los son la agricultura, ganadería, pesca, explotación de los bosques (recursos renovables).

Industria de Transformación, es aquella que modifica las características físicas y/o químicas de la materia prima, por medio de adición o cambio o unión de materiales, hasta obtener un producto manufacturado.

Empresas comerciales, son aquellas que sirven de intermediarias entre productores y consumidores de satisfactores.

Empresas de Servicios, son aquellas que venden asesoría, asistencia, transporte, publicidad, implantación de sistemas.

Las industrias de la transformación, por su forma de producir, el autor las divide en dos grupos:

1.      Las que producen por medio de ensambles o unión de varias partes, hasta la obtención de un artículo al que se le considere como producto elaborado.

2.      Las que sujetan la materia prima a un proceso constante de elaboración o transformación, agregándole otros materiales. Estas Industrias tienen la característica de que su producción es continua, y que se refiere a un período uniforme para toda la masa de producción.

Las primeras trabajan a bese de órdenes de producción y las segundas por procesos productivos.

5. – MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE COSTOS.

En cuanto a los procedimientos, estos están divididos en dos:

·        Por órdenes de producción.

·        Por procesos productivos.

1. Procedimiento de control por órdenes de producción.

Este procedimiento se caracteriza por la posibilidad de subdividir la producción, de acuerdo con las necesidades graduales establecidas por la dirección de la empresa.

Antes de iniciar este procedimiento se tiene que emitir una “Orden de Producción” específica para los departamentos productivos, que establezca la cantidad de los artículos a elaborarse según el pedido del cliente, o simplemente para la existencia en el almacén de artículos terminados.

Cada orden constituye un documento en el que se acumularán los costos de las materias primas, costo de trabajo, gastos indirectos de producción, etc., para que al terminar se determine el costo unitario del producto.

2. Procedimiento de control por clases

Este procedimiento es una condensación del de órdenes de producción, o sea por “clase”, a un grupo de productos similares en cuanto a su forma de elaboración, presentación y costo. Se utiliza en industrias que producen múltiples artículos catalogados por clases, línea, etcétera, teniendo en la ventaja de economizar tiempo y gastos de operación.

  3. Procedimiento de control por procesos

Este procedimiento es el que se emplea en aquellas industrias y cuya producción es continua, en masa, uniforme, existiendo uno, varios procesos para la transformación del material. El costo unitario se obtiene dividiendo el costo total de producción acumulado, entre las unidades producidas; y así por cada tipo de unidades similares o iguales.

En caso de que quede producción en proceso, es necesario determinar la fase en que encuentra dicha producción, para poder valorizar la totalidad de la misma.

En las empresas que trabajan basándose en procesos, las unidades que producen se miden en kilos, litros, etcétera. Ya que se diferencian de las que operan por órdenes de producción, y es que resulta imposible identificar en cada unidad producida, en proceso de transformación, los elementos del costo directo o primo.

4. Procedimiento de control por operaciones

Este procedimiento es una variante del procedimiento por procesos, solo que más analítico; es aplicable en aquellas industrias en la que el proceso productivo puede ser susceptible de dividirse, y entonces se le denomina Procedimientos por Operaciones.

6. – TÉCNICAS DE VALUACIÓN Y ANÁLISIS.

Las técnicas de valuación de costos de producción, en cuanto a la época en que se determinan o se obtienen, se dividen en costos históricos (Costos reales) y costos predeterminados.

1. Técnica de costos históricos o “reales”

Los todos históricos o "reales", son aquellos que se obtienen después de que el producto ha sido manufacturado.

 La técnica de valuación pertenece a la que grupo de hechos consumados, y no necesita aclaración adicional.

2. Técnicas de costos predeterminados

Son a aquellos que se calculan antes de hacerse o determinarse el producto; y según sean las bases que se utilizan para su cálculo, se dividen en costos estimados y costos estándar.

A) TÉCNICA DE COSTOS ESTIMADOS

Los costos se calculan sobre bases empíricas antes de producirse el artículo, o durante su transformación, y tiene por finalidad pronosticar el valor y cantidad de los elementos del costo de producción. Actualmente, el costo estimado sirve como base para valorar la producción vendida, la producción terminada, y las existencias en proceso todo esto necesario para efectuar los ajustes correspondientes de los costos estimado a los costos históricos.

B) TÉCNICA DE COSTOS ESTANDAR

El costo estándar indica lo que debe costar un artículo, con base en la eficiencia de trabajo normal de una empresa; por lo que al comparar el costo histórico con el Estándar, las desviaciones indican las deficiencias o superaciones perfectamente definidas y analizadas.

En el caso de los Costos Estimados, a la diferencia entre éstos y los históricos, se le dio un nombre genérico: variación;  por no ser muy exacta la técnica, y ajustarse al Costo Histórico, pero el Costo Estándar es de alta precisión, es una meta a lograr, es una medida de eficiencia.

Los costos estándar se dividen en dos grupos:

a)      Costos Estándar Circulantes o Ideales: Son aquellos que representan metas por alcanzar en condiciones normales de la producción, sobre la base de la eficiencia.

b)      Costos Estándar Básicos o Fijos: Representan medidas fijas que solo sirven como índices de comparación y no necesariamente deben ser cambiados aun cuando las condiciones del mercado no han prevalecido.

Casos en los que es aconsejable la utilización de la Técnica de Valuación Estimada

Cuando los costos estimados representan un enorme adelanto en el Control Interno, en las tomas de decisiones, auxilio a la Administración por excepciones y en la obtención de utilidades, no siempre se pueden emplear, ya que su implantación y costo debe estar en concordancia con la utilidad, servicio, o rendimiento que se espera de la técnica, independientemente de que se recomienda su empleo en los casos siguientes:

a)      Cuando las operaciones de fabricación no son complejas.

b)      Cuando los artículos a fabricar son poco numerosos, de estilos, tamaños, o formas similares, y repetitivos.

c)      Cuando la experiencia indica pocas y no elevadas variaciones tanto un periodo a otro.

d)      Generalmente, después de tener la experiencia del costo histórico.

e)      Cuando sus costos de implantación y administrativos sean económicamente justificables.

Distinción entre los Costos Estimados e Históricos.

1)      Los estimados se obtienen “antes” de elaborado el producto o durante su transformación, los históricos “después” de producido el artículo.

2)      Los estimados se basan en cálculo sobre “experiencias adquiridas” y un conocimiento amplio de la industria en cuestión.

Los costos históricos son un computo final, conociéndose tardíamente las deficiencias del costo.

3)      Para la obtención de un costo estimado es básico considerar cierto volumen de producción y determinar el costo unitario estimado.

Los históricos son datos resultantes.

4)      Como característica especial, es que al hacer la comparación de los costos estimados con los “Costos Reales”, se deberán ajustar los estimados a la realidad.

Los costos históricos, no requieren de ajustes.

5)      El costo estimado indica lo que puede constar producir un artículo.

El costo histórico indica lo que costó o se invirtió.

BIBLIOGRAFÍA

DEL RIO González, Cristóbal. Costos para Administradores y Dirigentes. México, Ed. ECASA, 1985.

TRACY, John A. Fundamentos de Contabilidad Financiera. (Luis Porragas Ruiz), México, Ed. Limusa, 1979.