UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN
Asignatura: Auditoria Administrativa I.
UNIDAD VII: OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN
UNIDAD VIII: EVALUACIÓN CUANTITATIVA
VII. Obtención De La Información.
Es la etapa de examen que se realiza dentro de la auditoria administrativa con la ayuda de cuestionario, entrevistas y observaciones.
Entrevistas de comprobación de hipótesis. Se celebran durante la recolección de datos y en la interpretación. Es preciso multiplicar los sondeos aislados formulando preguntas concretas a personas seleccionadas al azar e interrogando detalladamente a especialistas y técnicos que hayan estudiado problemas similares a los que deseamos comprobar.
En los casos en los cuales se hayan elegido el sistema de entrevistas, habrá que tomar en cuenta que es una conversación, pero desarrollada en forma metódica, la cual deberá adaptarse a un plan. A esta clase de entrevistas se les denomina de fondo y tienen como fin la recolección de datos en forma analítica
Las reglas que se pueden mencionar son los siguientes:
2. Cuestionarios.
El cuestionario de ninguna manera constituye una prueba, sino que únicamente debemos considerarlo como un instrumento y que toda la información a través de cuestionarios, deberá ser completada y verificada por medio de la observación, ya sea de hechos o de registros.
La validez de cualquier examen va en relación directa con la precisión de los medios utilizados para obtener la información.
3. Observación directa.
I. Obtención de la información:
a) Cuestionarios.
b) Entrevistas.
c) Listas de confrontación o verificación.
d) Observación directa de los hechos y registros.
e) Entrevistas preliminares.
f) Entrevistas de fondo.
II. Ordenar y depurar la información.
a) Eliminación de información no confiable.
b) Eliminación de información obsoleta.
c) Entrevistas para sondeos rápidos.
d) Entrevistas de posición.
e) Entrevistas de comprobación de hipótesis.
III. Analizar la información evaluando
a) Medio ambiente.
b) Fines y políticas.
c) Bondad de los fines y las políticas.
d) Adecuación de la estructura orgánica.
e) Cumplimiento de los procedimientos.
f) Eficiencia del personal.
g) Lo adecuado de los recursos materiales.
h) Grado en que se logró la misión del organismo.
i) Coordinación entre las funciones del organismo.
IV. Investigar la causa de las deficiencias.
V. Buscar soluciones.
VI. Discusión de posibles mejoras
a) discusión de problemas con los supervisores
b) Entrevistas de comprobación de hipótesis.
c) Entrevistas de posición.
4. - Metodología para obtener información
Para la obtención de datos, durante la auditoria administrativa se demanda el uso de documentos y técnicas adecuadas para la revisión correcta de la empresa.
Entre los documentos y técnicas auxiliares son los siguientes:
I. Organigramas.
a) De tipo estructural.
b) Funcional
c) Departamental.
d) Lineal y de posiciones con detalle de actividades.
II. Diagramas de proceso sobre:
a) Productos.
b) Hombres,
c) Flujos.
d) Operaciones.
e) Formas.
f) Procedimientos.
III. Diagrama de tiempos, hombres y máquinas
IV. Diagrama de disposición de:
a) Máquinas.
b) Equipo.
c) Edificio.
d) Piso.
e) Lugar de trabajo.
f) Facilidades adicionales.
V. Diagramas comparativos utilizando:
a) Gráficas de Gantt.
b) Interrelaciones.
c) Línea y asesoramiento.
VI. Diagrama de combinación.
a) Descripción de actividades y formas utilizadas.
VII. Diagrama gráficos de:
a) Programas de trabajo.
b) Lineales.
c) Barras.
d) Mapas.
e) Especiales.
VIII. Diagrama de manejo de formas.
IX. Diagramas extras.
X. Estudio de tiempos.
XI. Películas de movimiento en el trabajo.
XII. Hojas.
a) Entrevistas
b) Observaciones.
c) Estadísticas.
XIII. Hojas de instrucciones, operaciones y rutas.
XIV. Lista de verificación y de realización de trabajo.
XV. Muestreo y medición del trabajo.
XVI. Simplificación del trabajo.
XVII. Investigación de operaciones.
XVIII. Cuestionarios.
XIX. Informes, anexos y presentaciones similares
XX. “Therblings”, símbolos, claves, etc.
XXI. Papeles de trabajo.
Uno de los pasos más importantes en la evaluación es la ponderación de las funciones esto es, la asignación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como “peso”, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa.
Por lo anterior entendemos como “peso” la importancia que una función tiene, en relación con las demás de la empresa, expresada en porcentaje.
Dentro de cada función habrá diversos factores a evaluar, y para su determinación habrá que tomar en cuenta la naturaleza, importancia y condiciones de cada empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderantes en otra.
Se puede establecer una subdivisión basada en los niveles jerárquicos con el objeto de evaluar no solamente las funciones sino también la eficiencia a diferentes niveles en cada función.
Sirve para medir con mayor precisión la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las funciones de la empresa.
Tal factor tiene más puntos en comparación de otros, indicaremos que es más importante para la obtención de la eficiencia en su función y en que proporción vale más.
El número de puntos que se asignen a cada factor a evaluar y el que corresponda a cada función, varían de una empresa a otra ya que estas influyen de diferente forma en cada empresa en particular.
Los factores a evaluar corresponden a elementos o aspectos cualitativos y su representación numérica variará de acuerdo a una escala de valores cuya validez irá de acuerdo con las investigaciones realizadas y el criterio utilizado en la determinación de grados.
Ciertos grados corresponden a un estado de deficiencia y que los grados superiores corresponden a elevada eficiencia o excelencia en la actividad.
El valor de cada grupo servirá para ponderar los puntos asignados a cada factor, según su realización sea más o menos mala o menos buena.