Unidad IX: Informe

El texto del informe debe ser interesante y ameno, además de comunicar el mensaje de manera objetiva y fácil de comprender. Es necesario presentar el informe con la mayor brevedad posible, para que la dirección pueda actuar con oportunidad. Un buen informe estimula la acción e influye rotundamente en una decisión que se tome.

PLANEACIÓN DEL INFORME.

Posibles lectores.

a.       Colegas técnicos. Son aquellos que trabajan en la misma  actividad.

b.      Especialistas en actividades técnicas relacionadas. Son aquellas personas que tienen sólo un conocimiento general de las actividades a las que el licenciado en administración se dedica.

c.       Gerencia en línea. Son aquellas personas que trabajan en la misma empresa que usted y que están colocados en un nivel inmediato superior en la cadena de mando.

d.      Ejecutivos. Estos lectores tienen necesidad inmediata de información de un determinado tipo. No les interesa, ni tampoco pueden comprender, los detalles técnicos; quieren hechos y un buen consejo.

e.       Profanos. Son aquellos lectores no incluidos en las categorías anteriores.

Usos posibles.

a.       Informar para uso inmediato. Cuando el informe es entregado y este es utilizado en forma inmediata.

b.      Servir de base para emprender una acción. Cuando las decisiones administrativas suelen basarse en los informes.

c.       Establecer prioridad sobre un descubrimiento. Cuando se ha hecho un descubrimiento, puede ser oportuna la publicación de los detalles de su investigación.

d.      Reservarlo para uso futuro. Cuando el informe puede ser objeto de muchos usos en lo futuro.

ASPECTOS QUE HACEN UTIL UN INFORME DE AUDITORIA.

Redacción adecuada.

Redactar significa compilar o poner orden; en un sentido más preciso, consiste en expresar por escrito los pensamientos o conocimientos ordenados con anterioridad. Redactar bien es construir la frase con exactitud, originalidad, concisión y claridad.

ü      Exactitud. Se refiere tanto al tema como a la forma de tratar algo con fidelidad. Las descripciones del informe deben coincidir con los hechos observados.

ü      Originalidad. Se refiere a que el auditor al elaborar su informe construirá frases de un modo o idea original.

ü      Concisión. Lo conciso no debe ser confundido con lo breve. La concisión requiere que cada idea sea expresada con el menor número de palabras posibles, siempre y cuando sea completa.

ü      Claridad. Implica que cualquier aseveración pueda ser comprendida y que no será mal interpretada.

Oportunidad de presentación.

El informe de auditoria tiene como finalidad la comunicación del detalle de la evaluación hecha por el auditor. Pero el informe debe presentarse oportunamente para que la dirección pueda formular adecuadamente sus planes, ejercer acciones correctivas y tomar mejores decisiones.

Selección adecuada del material.

Para seleccionar adecuadamente el material que debe contener el informe es necesario aplicar el principio  de la excepción. O sea, la necesidad de los directivos de concentrarse en aspectos donde no se logro lo previsto, más bien que en los resultados donde se obtuvo lo planeado.

Por lo que deducimos que el informe de auditoria no va a consistir en una narración de las operaciones de la empresa auditada.

LA ORGANIZACIÓN DE LA COMPOSICIÓN DE UN INFORME DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

Toda comunicación escrita, en especial la que persigue fines informativos, debe apegarse a los rigores de una composición cuidadosa. Este elemento es tan importante que un informe de auditoria administrativa quedaría frustrado en su propósito si se limitara a ser un amontonamiento caótico de datos y comentarios.

De manera simplificada puede decirse que la estructuración del cuerpo de un informe se compone de dos operaciones complementarias: la organización y la división. Desde el punto de vista de la organización, el trabajo debe exhibir una clara unidad de composición. Se podrán utilizar formas de orden para la presentación y discusión de las ideas: orden cronológico, orden especial, orden temático. Según el modelo de orden escogido, se hará la división de las partes del tema de manera que las partes esenciales destaquen claramente y que, en general, las partes no se superpongan (división redundante.)

Estructura del informe.

En la preparación del informe hay elementos que no dependen del informante (los hechos) y otros que si dependen (la reflexión.)Los hechos se pueden observar directamente, o bien, se pueden obtener de otras personas; aquí hay que cuidar bien las diversas opiniones, ya que pueden carecer de veracidad, es decir, tendrán que llevarse a cabo encuestas para comprobar la honestidad del entrevistado. También hay que ser cuidadoso en los interrogatorios, en ocasiones se dará en el informe el nombre de los entrevistados para corroborar que los datos son verídicos.

Una vez que tenemos los hechos, nos hacemos una pregunta: ¿cómo aprovechar esas fuentes de información? Para dar una respuesta hay que dar marcha a la segunda categoría  de elementos: la reflexión; en esta etapa el informante deberá anotar en hojas de trabajo todos los datos obtenidos de manera dispersa.

1.      Adquirir una noción clara del asunto (comprender, captar el problema, trazarse la idea general.)

2.      Estudiar el problema a fondo, sin omisiones.

3.      Elegir lo que tenga valor para la argumentación; esto supone trabajo de eliminación.

4.      Componer, organizar, preparar la distribución de los elementos, que es el fin de la etapa.

La estructura del texto del informe contiene:

ü      El cuerpo del informe.

ü      La conclusión.

A su vez, el cuerpo del informe contiene los hechos y la demostración. Estos elementos: hechos, demostración y conclusión, son los componentes de un informe, es decir, la estructura general. 

Material preliminar.

ü      Portada.

ü      Carta de presentación.

ü      Prefacio.

ü      Sumario.

El informe. (texto.)

1.      Propósito. Sirve para unir al autor del informe y al lector en un terreno común. Con el fin de facilitar el proceso de comunicación y al mismo tiempo, hacerla tan completa como sea posible.

2.      Periodo. Es la especificación y aclaración del tiempo de duración de la investigación realizada.

3.      Alcance. Por alcance podemos entender la profundidad de las investigaciones y las áreas que se han examinado y evaluado. El propósito de la auditoria puede ser, en primer lugar, la investigación en determinados aspectos que hayan sido solicitados por la dirección de la empresa (toda la empresa, una o más funciones, uno o más departamentos, etc.)

4.      Métodos utilizados. Es la especificación de las técnicas de obtención de información utilizadas durante la auditoria.

5.      Copia de los cuestionarios empleados. Consiste en especificar los tipos de cuestionarios que fueron aplicados.

6.      Personas entrevistadas. Abarca la mención de las personas que durante la auditoria fueron entrevistadas.

La información derivada de la auditoria administrativa, como es natural, depende del alcance que haya tenido el examen, el tipo de empresa en la que haya realizado la cantidad y naturaleza de las oportunidades de mejoría detectadas por el auditor administrativo y los deseos expresados  por la dirección (el cliente mismo)  Por esta razón el informe final de la auditoria administrativa no puede adoptar un formato uniforme.

En cualquier caso se recomienda el siguiente contenido para los informes de auditoria administrativa; si bien se deja al auditor la decisión sobre la secuencia, extensión y disposición.

1.      Deficiencias de las áreas funcionales.

Aquí se debe señalar en orden de importancia las deficiencias que afecten a cada función en particular.

2.      Deficiencias de la administración general.

Aquí se deben señalar en orden de importancia las deficiencias de los diversos elementos del proceso administrativo y que por ese motivo requieren medidas correctivas.

3.      Apreciación de la empresa.

A la dirección de la empresa auditada le interesa conocer si en alguna de sus funciones, departamentos, procedimiento o métodos existe algún indicio que señale una condición o tendencia desfavorable que repercuta  en perjuicio de la empresa. Sobre este aspecto fundamental el auditor administrativo debe dar el mayor énfasis.

Con base en el análisis de la información obtenida y de acuerdo a la aplicación de la puntuación que corresponde a cada una de las preguntas de los cuestionarios, el auditor debe evaluar cuantitativamente a la empresa, mediante la escala de apreciación. La presentación de esta técnica se hará de acuerdo con la importancia que cada  organismo social concede a sus áreas funcionales.

4.      Conclusiones y recomendaciones.

Las conclusiones deberán recoger los resultados logrados en el cuerpo del informe, en forma tal que el lector no pueda interpretar mal el sentido global del informe de auditoria administrativa.

En esta sección del informe, el auditor describirá las áreas localizadas que ofrecen posibilidades de mejoría administrativa. En algunos casos, dichas mejoras podrán efectuarse en el curso de la misma auditoria; en otros, posiblemente requieran la intervención de alguna persona especializada.

Realizará además una descripción de las conclusiones y recomendaciones para corregir las deficiencias administrativas detectadas. En esta parte, el auditor debe sugerir alguna solución tendiente a la eliminación de errores.

El auditor debe considerar, para hacer cualquier sugerencia, cuales son los recursos con que cuenta la empresa para ponerlos en práctica. Es conveniente que las sugerencias sean presentadas en esta parte del informe, de acuerdo con su posible aceptación y proponer cursos alternativos de acción para cada recomendación básica.

Frecuentemente las conclusiones resumen las ideas más importantes del trabajo.

Material complementario.

La información diversa que será útil a algunos lectores del informe, pero que no es esencial para la exposición básica, se clasifica como material complementario (anexos)

Es conveniente colocar éste al final del informe, de manera que quede fuera del curso de la lectura principal. Los lectores tienen la costumbre de buscar este material al final del informe, por lo que dará lugar a confusiones si se colocara en cualquier otra parte.

Los anexos de un informe de auditoria administrativa serán aquellos documentos que sirvan al auditor para dar mayor claridad a la información contenida en el cuerpo del informe; entre los anexos más comunes podemos mencionar como ejemplos los siguientes:

ü      Gráficas.

ü      Cuadros.

ü      Formas.

ü      Diagramas de flujo.

ü      Hojas de trabajo.

ü      Hojas de datos (entrevistas, estadísticas)

ü      Estados, exhibiciones y formas semejantes de presentación.

ü      Programas de trabajo, etc.

Es muy conveniente, desde los puntos de vista de comunicación y apreciación de avance por parte del director o del cliente, que el auditor administrativo emita informes parciales a medida que su auditoria administrativa se desarrolla. Estos informes parciales deben indicar claramente que su contenido es tentativo y que nuevos hallazgos o evaluaciones de la empresa en su conjunto, pueden modificar o sustituir las recomendaciones presentadas.

CONTROL DE LAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES.

La finalidad principal del informe de auditoria administrativa es lograr que las recomendaciones propuestas en él se sigan y se cumplan.

Todas las recomendaciones deben ser discutidas con la dirección, principalmente las que a juicio de los jefes no procedan. En estos casos habrá que conocerlas por medio de pruebas suficientemente sólidas.

Si la dirección no decide poner en acción. Alguna sugerencia en forma inmediata, esto no debe ser motivo de desaliento por parte del auditor, hay que pensar que en toda empresa es difícil realizar cambios(natural resistencia a ellos), estas limitaciones deberán superarse.

En algunas ocasiones, el mismo grupo de auditores será el encargado de implantar las recomendaciones propuestas. En estos casos se deberá conseguir la autorización y los elementos necesarios para el buen funcionamiento de las sugerencias.

Aun en los casos en que las recomendaciones presentada en el informe no se efectúen por el auditor administrativo, este deberá:

a)      Ver que las acciones correctivas se lleven a cabo finalmente y observar los resultados obtenidos con su aplicación.

b)      Convencer a la dirección de que muchas sugerencias requieren algún tiempo para lograr los resultados esperados.

c)      Convencer a la dirección de que la auditoria administrativa es una técnica que da a la empresa mucha mayor capacidad para la consecución de sus objetivos y planes establecidos.

UTILIDAD DE APLICACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA.

Como la auditoria administrativa pretende la revisión de todas las áreas de la empresa, examinando las causas y efectos, concluyendo con propuesta de soluciones a los problemas derivados del objeto de la empresa, o sea: producción, ventas, finanzas, personal: es lógico que al término del estudio se entregue a quien lo solicite (consejo de administración-dirección general), el resultado de la investigación (informe)

 La utilización de información expresada en forma numérica es sólo un aspecto para medir la capacidad de la empresa y enfrentarse a sus futuras obligaciones financieras o para lograr sus objetivos de crecimiento. La información adicional, que por lo general no es expresada en cifras, es de gran utilidad para evaluar si la empresa está administrada adecuadamente.

El informe de auditoria administrativa es útil de dos maneras:

a)      Utilidad interna. Los datos del informe dan una evaluación crítico- constructiva de la empresa en su totalidad o en sus áreas funcionales; o bien del aspecto procesal. Desde este punto de vista abarca los aspectos:

ü      Funcional.

ü      Procesal.

ü      Operacional.

b)      Utilidad externa. Representa la apreciación del medio ambiente, que abarca aspectos sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas para su debida orientación, e informa a su vez al exterior acerca de sus actividades. Desde este punto de vista abarca:

ü      La apreciación del medio ambiente.

EXPOSICIÓN DEL INFORME Y CORRECCIONES.

El éxito total o parcial de una investigación bien realizada es, sin duda, la forma o el modo con que sea expuesta al personal competente de la empresa que directa o indirectamente esté relacionado.

Es de suma importancia esa etapa, ya que es el momento en que se tendrá la oportunidad de intercambiar, discutir y corroborara las faltas y problemas encontrados en el estudio realizado y sobretodo, porque es realizado con las personas directamente responsables. Además, como producto de dicha exposición, se podrán llevar a cabo las modificaciones y correcciones al trabajo con un margen de confiabilidad muy aceptable, en sí, esta etapa representa algo así como un flujo de depuración al trabajo y además su imagen misma.

PRESENTACIÓN DEL INFORME FINAL.

Este es talvez el punto culminante de la auditoria administrativa, ya que representa el resultado de los esfuerzos realizados a través del estudio. Además, es lógico que el contenido del mismo esté debidamente comprobado y depurado; de ahí su gran importancia.

Para su elaboración, se siguen los lineamientos en cuanto a forma y contenido ya antes citados, pero además debemos considerar otros factores como:

ü      Oportunidad en la presentación.

ü      Adecuada selección del material tratado.

PREPARACIÓN DEL PROGRAMA DE IMPLANTACIÓN.

Las modificaciones propuestas pueden abarcar, desde la reestructuración de algunos factores de dichas funciones, o bien, una mala aplicación de uno o todos los elementos del proceso administrativo, etc., por lo que su implantación deberá requerir de tiempos también distintos y sobre todo, de un orden lógico en su aplicación práctica.

De ahí la importancia de preparar un programa para introducir y poner en práctica las modificaciones y mejorar en las diferentes funciones de la empresa, pues la labor del auditor administrativo no termina en el momento de entregar el informe.

IMPLANTACIÓN.

Después de haber determinado  cuando y cómo se llevarán a cabo la implantación de las recomendaciones, y sobre todo quienes intervendrán en las mismas, ha llegado el momento de poner en práctica dichas modificaciones; es la etapa en que realmente podremos apreciar los resultados reales de la auditoria administrativa y la etapa en que la empresa necesita más apoyo de la asesoría profesional.

ASESORIA Y MANTENIMIENTO.

El hecho de haber implantado una mejora en las políticas, procedimientos, estructura orgánica, etc., no quiere decir que el éxito esté asegurado o que no existirán  variaciones entre lo que se planea y los hechos presentados. La asesoría o vigilancia constante de los hechos es necesaria, y el auditor no puede eximirse en ninguna forma de ella, ya que su labor profesional es lograr mejores resultados.

ANÁLISIS FACTORIAL

El análisis factorial consiste en la distinción e identificación de los factores que concurren en los resultados de operación de una entidad para llegar al conocimiento particular de cada factor, con el objeto de determinar su contribución en el resultado de las operaciones realizadas.

En el análisis factorial se concibe la operación de una entidad como el resultado de la combinación ponderada de sus componentes genéricos, unos internos y otros externos, a los que se denomina “factores de operación”

ESQUEMA GENERAL.

1.      Medio ambiente. Conjunto de influencias externas que actúan sobre la operación de la empresa.

2.      Política y dirección. Orientación y manejo de la empresa mediante la dirección y vigilancia de sus actividades.

3.      Producción y procesos. Selección y diseño de los bienes que se han de producir y de los métodos usados en la fabricación de los mismos.

4.      Financiamiento. Manejo de los aspectos monetarios y crediticios.

5.      Medios de producción. Como: inmuebles, equipos, maquinaria, herramientas e instalaciones de servicios.

6.      Fuerza de trabajo. Personal ocupado en la empresa.

7.      Suministros. Materias primas, materiales auxiliares y servicios.

8.      Actividad productora. Trasformación de los materiales en productos que puedan comercializarse.

9.      Mercado. Orientación y manejo de la venta y de la distribución de productos..

10.  Contabilidad y estadística. Comprende el registro e información de los hechos y operaciones económicas y financieras de la empresa.

PROGRAMA DEL ANÁLISIS.

Etapa I. Planear la investigación.

ü      Definir la materia objeto de la investigación.

ü      Definir el propósito final de la investigación.

ü      Determinar el tiempo disponible para la investigación.

ü      Planear las fases y el volumen del trabajo.

ü      Determinar los medios de investigación e información y la facilidad para obtenerlos.

ü      Obtener la autorización necesaria para la orientación y el programa a que se sujetará la investigación.

Etapa II. Analizar el tema.

      Objeto de la investigación y su operación.

ü      Determinar los factores pertinentes al tema y a su operación.

ü      Averiguar las funciones de cada factor.

ü      Determinar las información mínima necesaria.

ü      Recopilar la información.

ü      Verificarla.

ü      Asegurarse de que esté completa.

Etapa III. Examinar cada factor en esta forma:

ü      ¿Hasta qué grado concuerda la operación de los factores con las funciones asignadas a éstos?

ü      ¿Qué tendencia se registra en el campo de cada factor?

ü      ¿Qué evolución ocurre en los campos relacionados?

ü      ¿Cuáles elementos del factor están estimulando la operación?

ü      ¿Cuáles elementos del factor ejercen una influencia limitadora?

ü      ¿Qué objetivos debieran lograrse en el campo de cada factor?

ü      ¿De qué medios se dispone para alcanzar estos objetivos?

Etapa IV. Combinar los hallazgos para diagnosticar sobre el total de las operaciones.

ü      ¿Cuál parece ser la capacidad óptima de acuerdo con los objetivos de la operación?

ü      ¿Cuál es la ejecución total real?

ü      ¿Cuáles son los factores limitadores?

ü      ¿Qué factores deben estudiarse con mayor detalle?

ü      ¿Qué objetivos pueden alcanzarse con el empleo de los medios disponibles?

ü      Examinar el total de los hallazgos encontrados en cooperación con otros especialistas

Etapa V. Presentar el diagnóstico.

ü      Preparar documentos para su discusión: diagramas, etc., para su presentación.

ü      Señalar claramente qué hallazgos y diagnósticos están sujetos al juicio de las personas responsables de la ejecución de las operaciones que se investigan.

ü      Exponer el desarrollo de los hallazgos.

ü      Obtener el acuerdo de las diferentes opiniones sobre cada uno de los pasos antes de avanzar al siguiente.

ü      Estimular las decisiones.

ü      No perderse de vista el hecho de que la decisión es prerrogativa de las personas responsables de la ejecución o dirección.

CARACTERÍSTICAS DE LOS CUESTIONARIOS.

MEDIO AMBIENTE.

Función asignada.

Mantener oportunamente informada a la empresa sobre los cambios que ocurren en las condiciones externas, para su debida orientación, e informar, a su vez al exterior acerca de sus actividades.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Físico.

                        Localización.

ü            Cercanía con respecto al mercado de proveedores y al de consumidores.

ü            Disponibilidad de la fuerza de trabajo y servicios de producción.

ü            Condiciones sanitarias y clima.

2. Político.

                        Legal.

ü            Fomento o restricciones a las actividades industriales.

3. Económico.

                        Mercados.

ü            Ubicación.

ü            Capacidad.

ü            Poder de compra.

                        Financiero.

ü            Disponibilidad de crédito.

ü            Tasas de interés.

ü            Formas usuales de pago.

                        Fiscal.

ü            Clase y tasas de imposición.

ü            Estímulos fiscales.

                        Actitudes hacia la industria por parte.

ü            De las autoridades.

ü            De la fuerza de trabajo.

ü            De los proveedores.

ü            De los consumidores.

ü            De los competidores.

4. Social.

                        Habilidades.

ü            Oficios tradicionales.

ü            Habilidades y conocimientos especiales.

ü            Servicio de adiestramiento.

                        Relaciones humanas.

ü            Organizaciones comerciales.

ü            Organizaciones de trabajadores.

ü            Organizaciones políticas.

ü            Organizaciones sociales.

Cumplimiento óptimo de la función.

                La empresa posee la información pertinente acerca del desarrollo y situación de las condiciones físicas, económicas, políticas y sociales que atañen a su operación, e informa al exterior, de modo conveniente, sobre sus propias actividades.

POLÍTICA Y DIRECCIÓN.

Función asignada.

                Fijar a la empresa objetivos razonables y proveerla de los medios necesarios para alcanzarlos de manera económica.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. política de la empresa.

                        Campo de acción.

ü            Clase de actividad.

ü            Esfera de actividad.

                        Razones.

ü            Tradición.

ü            Tecnología.

ü            Abastecimiento.

ü            Mercados.

ü            Conocimientos y habilidades.

ü            Conexiones financieras.

                        Medios.

ü            Tipo de empresa.

ü            Clase de fondos.

ü            Clase de las operaciones.

ü            Tipo de organización.

                        Objetivos.

ü            Proporcionar servicios.

ü            A los consumidores.

ü            A la comunidad.

ü            Valorar recursos disponibles.

ü            Aumentar ingresos.

ü            De los propietarios, accionistas, etc.

2. Organización para las operaciones.

                        Equilibrio de funciones.

                        Armonía en la cooperación.

3. Organización para la supervisión.

                        Establecimiento de la supervisión.

                        Establecimiento de la comprobación de las labores ejecutadas.

Cumplimiento óptimo de la función.

                La administración:

ü      Ha establecido una política equilibrada que involucra el campo de acción, su justificación, los medios y los objetivos que persigue.

ü      Ha instituido y opera una organización coordinada y eficiente.

ü      Mantiene esta última bajo una vigilancia conveniente.

PRODUCTOS Y PROCESOS.

Función asignada.

                Seleccionar para su producción los artículos que al mismo tiempo que presten servicios a los consumidores, rindan beneficio a la empresa, y asimismo determinar los procesos adecuados de producción.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Productos.

                        Política de producción.

ü            Definición.

                        Clase de productos.

ü            Nombre o tipo, marcas de fábrica.

ü            Características.

ü            Diseños.

ü            Usos.

ü            Características y diseño de los empaques.

                        Cantidad y costo.

ü            Número, peso o volumen de la producción.

ü            Valor anual de la producción a precios de costo.

ü            Costo unitario de producción.

                        Precios.

ü            Precios de venta i.a.b. fábrica.

ü            A los mayoristas.

ü            A los detallistas.

ü            A los consumidores.

2. Procesos.

                        Características de los procesos.

ü            Tecnologías.

ü            De ingeniería y organización.

ü            Legales (derechos y patentes)

                        Grado de transformación.

3. Investigación.

                        Tipo de investigación empleada.

ü            Para los productos principales.

ü            Para los subproductos.

ü            Para los procesos.

ü            Para utilizar los desechos y evitar mermas.

Cumplimiento óptimo de la función.

                Mediante procesos ad hoc la empresa:

ü      Elabora productos que económicamente satisfacen las demandas de los consumidores.

ü      Emplea servicios de investigación tecnológica para mejorar sus productos y procesos.

FINANCIAMIENTO.

Función asignada.

      Proveer los recursos monetario para efectuar las inversiones necesarias, así como para desarrollar las operaciones propias de la empresa.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Política de financiamiento.

                        Definición.

2. Fuentes de financiamiento.

                        Accionistas.

ü            Cantidad y valor nominal de las acciones o participaciones de capital (emitido, suscrito, en circulación)

ü            Distribución de las acciones.

ü            Cotización y tendencias de las obligaciones.

                        Tenedores de obligaciones.

ü            Cantidad y valor nominal de las obligaciones.

ü            Características de las obligaciones.

ü            Distribución de las obligaciones.

ü            Cotización y tendencias de las obligaciones.

                        Bancos.

ü            Créditos bancarios.

ü            A largo plazo.

ü            A corto plazo.

ü            Amplitud del crédito.

                        Otros créditos.

ü            Créditos de los proveedores.

ü            Créditos de los clientes.

ü            Otros.

3. Requisitos.

                        Para inversiones permanentes.

ü            Valor de adquisición.

ü            Valor neto deducida la depreciación.

ü            Valor de reposición.

                        Para operaciones de producción.

ü            Inventarios de.

ü            Materias primas y auxiliares.

ü            Productos en proceso.

ü            Fondos para sueldos y salarios.

ü            Fondos para otros gastos de producción.

                        Para operaciones de venta.

ü            Inventarios de productos terminados.

ü            Créditos a los clientes.

ü            Fondos para mercadeo, operaciones de venta y distribución.

ü            Otros.

4. Plazos y costo de los fondos.

                        Acciones y partes de capital.

ü            Política de emisión.

ü            Dividendos pagados.

                        Créditos a largo plazo.

ü            Clase de garantía.

ü            Tasa de interés.

ü            Condiciones de pago.

ü            Otras características.

                        Créditos a corto plazo.

ü            Clase de garantía

ü            Tasa de interés.

ü            Condiciones de pago.

ü            Otras características.

Cumplimiento óptimo de la función.

                La empresa, mediante una política consciente con respecto a sus necesidades monetarias y a las fuentes financieras accesibles.

ü      Está adecuadamente provista de recursos monetarios en condiciones y a costos óptimos.

ü      Hace una prudente utilización de los mismo en sus actividades.

MEDIOS DE PRODUCCIÓN.

Función asignada.

                Dotar a la empresa de terrenos, edificios, maquinaria y equipo que le permitan efectuar eficientemente sus operaciones.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Política de inversión y reposición.

                        Definición.

2. Servicios externos.

                        Medios de trasporte.

                        Medios de comunicación.

                        Energía.

                        Agua.

                        Servicios de la comunidad.

3. Servicios internos.

                        Clase de:

ü            Medios de transporte.

ü            Medios de comunicación.

ü            Energía.

ü            Abastecimiento de agua.

ü            Otros servicios internos.

4. Inversiones para las operaciones.

                        Terreno.

ü            Superficie total.

ü            Superficie cubierta por construcciones, caminos y sitios para producción y almacenamiento.

ü            Características físicas.

ü            Valor actual.

                        Construcciones.

ü            Descripción de las construcciones.

ü            Número de pisos, superficie cubierta, superficie de trabajo, antigüedad y valor actual de:

ü            Las construcciones para la producción.

ü            Las construcciones para el almacenamiento.

ü            Construcciones auxiliares.

ü            Construcciones para usos administrativos.

                        Maquinaria y equipo de producción.

ü            Máquinas y equipo.

ü            Disposición.

ü            Antigüedad y valor.

ü            Mantenimiento.

ü            Capacidad real de producción.

ü            Entorpecimientos.

                        Instalaciones.

ü            Clase.

ü            Antigüedad y valor.

                        Herramientas y equipo auxiliar.

ü            Inventario.

ü            Antigüedad y valor.

ü            Mantenimiento.

                        Otras inversiones.

ü            Clase y valor.

Cumplimiento óptimo de la función.

                Con una política cuidadosa de inventarios y de reposición que toma en cuenta los servicios externos disponibles, la empresa está dotada de los servicios internos necesarios, terrenos, edificios, maquinaria y otros bienes de producción en cantidad suficiente y calidad adecuada para una elaboración eficiente de sus productos.

FUERZA DE TRABAJO.

Función asignada.

                Seleccionar, adiestrar y organizar un personal idóneo, tratando de alcanzar la óptima productividad en sus labores.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Política de empleo del personal.

                        Definición.

2. Organización.

                        Aspectos del empleo de personal.

ü            Sistema de reclutamiento.

ü            Horas de trabajo a la semana.

ü            Sistemas de promociones.

ü            Asistencia y ausentismo.

ü            Rotación de la mano de obra.

ü            Procedimientos sobre vacaciones y días de asueto.

                        Adiestramiento industrial.

ü            Clase de adiestramiento.

ü            Organización para el adiestramiento.

ü            Puestos adiestrados.

ü            Número de trabajadores adiestrados por año.

ü            Estímulos para el adiestramiento.

                        Seguridad industrial.

ü            Organización para la seguridad.

ü            Frecuencia de los accidentes.

                        Servicios al personal.

ü            Médicos y sanitarios.

ü            Físicos.

ü            Alimentos.

ü            Provisiones domesticas.

ü            Habitación.

ü            Sociales.

ü            Biblioteca.

ü            Clubes.

ü            Otros.

3. Personal ocupado y salarios que percibe.

                        Personal directivo, profesional, técnico y similares.

                        Personal administrativo y similar.

                        Personal de ventas y distribución.

                        Especialistas, contramaestres y similares.

                        Trabajadores calificados

                        Trabajadores no calificados.

                        Otros.

                        Mano de obra directa.

                        Mano de obra indirecta.

                        Sistema de salarios.

                        Estímulos y pagos extraordinarios.

                        Horas-hombre por año.

                        Importe anual de las nóminas.

                        Otros costos de trabajo y prestaciones sociales.

ü            Legales.

ü            Contractuales.

ü            Voluntarias.

4. Relaciones industriales.

                        Entre la dirección y los trabajadores.

                        Entre la diferentes grados profesionales.

                        Relaciones  sindicales.

Cumplimiento óptimo de la función.

                Teniendo una política consciente en sus relaciones con el persona, la empresa ha organizado y mantiene en operación y dentro de una estructura equilibrada, una fuerza de trabajo adecuada para la óptima utilización de los bienes de producción, satisfaciéndose así los objetivos de la empresa en un ambiente de mutua cooperación.

SUMINISTROS.

Función asignada.

      Suministrar a la empresa una corriente continua de materiales y servicios de calidad y precios convenientes.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Política de compras.

                        Definición.

2. Clase, volumen y origen.

                        Clase.

ü            Especificaciones.

                        Cantidad.

ü            Por año, en términos físicos.

                        Costo CIF en la fábrica.

ü            Unitario de los principales artículos.

                        Costo total de los abastecimientos.

ü            Anual por artículos.

                        Procedencia.

ü            Nacional.

ü            Productor.

ü            Mayorista.

ü            Detallista.

ü            Importación.

ü            Directa.

ü            Indirecta.

3. Métodos de compra y existencias.

                        Vigilancia de los materiales.

ü            Organización para la vigilancia.

ü            Aspecto cuantitativo.

ü            Aspecto cualitativo.

                        Almacenamiento.

ü            Organización.

ü            Volumen de.

ü            Pérdidas.

ü            Deterioros.

ü            Manejo de materiales de empaque.

4. Investigación acerca de los abastecimientos.

                        Con respecto a las fuentes.

                        Con respecto a los substitutos.

Cumplimiento óptimo de la función.

                Con una política de compras consciente y con el empleo de métodos apropiados.

ü      La empresa provee a sus departamentos de producción de materiales y otros abastecimientos adecuados en cantidad, calidad, costo y tiempo, conservando inventarios a un nivel económico.

ü      Utiliza la investigación para mejorar las condiciones de los abastecimientos.

ACTIVIDAD PRODUCTIVA.

Función asignada.

                Organizar y efectuar las operaciones de producción en una forma eficiente y económica.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Método de fabricación.

                        Fabricación intermitente o por lotes.

ü            De acuerdo con pedidos de clientes.

ü            De acuerdo con existencias.

                        Fabricación continua.

ü            De acuerdo con pedidos de clientes.

ü            De acuerdo con existencias.

2. Organización para la producción.

                        Organización física.

ü            Disposición del proceso.

ü            Grado de mecanización.

                        Planeación de la cantidad.

                        Supervisión de la cantidad.

                        Supervisión de la calidad.

ü            Organización.

ü            Sistema.

                        Manejo de los materiales.

                        Mantenimiento y conservación.

                        Aplicación de normas.

                        Aspectos temporales.

ü            Número de horas de operación.

ü            Turnos.

ü            Cambios estaciónales.

ü            Tiempo proyectado.

ü            Tiempo proyectado.

ü            Supervisión del tempo.

                        Aspectos humanos.

ü            Por líneas de jerarquía y dependencia.

ü            Por departamentos.

ü            Por actividades.

3. Productividad.

                        Capacidad de producción.

ü            Potencial.

ü            Utilizada.

                        Producto en términos monetarios.

                        Costo del producto.

                        Producto en términos físicos.

                        Salarios.

                        Horas - hombre trabajadas.

                        Salario promedio por hora.

4. Servicio de investigación.

                        Servicio empleado.

ü            Interno.

ü            Externo.

Cumplimiento óptimo de la función.

        Usando los métodos de transformación apropiados, la empresa ha organizado y mantiene en operación sus departamentos de producción en condiciones de óptima eficiencia, aprovechando ventajosamente los servicios de la investigación tecnológica.

MERCADEO.

Función asignada.

      Adoptar las medidas que garanticen el flujo continuo de los productos al mercado y que proporcionen el óptimo beneficio tanto a la empresa como a los consumidores.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Política de mercadeo.

                        Definición.

2. Mercados.

                        Localización y potencialidad.

ü            Local.

ü            Nacional.

ü            Exterior.

                        Clase y potencialidad de los mercados nacionales.

ü            Industriales.

ü            Agrícolas y similares.

ü            De servicios.

ü            Para unidades familiares.

                        Situación de la competencia.

ü            Principales competidores.

3. Ventas y distribución.

                        Organización para la venta.

ü            Estructuración del cuerpo de vendedores.

ü            Propaganda y promoción de ventas.

                        Volumen de las ventas.

ü            Desglose por clase de productos.

ü            Desglose por clientes.

ü            Industriales.

ü            Agrícolas.

ü            Gubernamentales.

ü            Exportadores y exportaciones directas.

ü            Mayoristas.

ü            Detallistas.

ü            Unidades familiares.

                        Precios, plazos y condiciones.

ü            Por productos.

ü            Por tipos de clientes.

ü            Desglose del volumen de ventas por condiciones de pago.

                        Supervisión de las ventas.

ü            Clase empleada.

                        Pedidos por satisfacer.

ü            Número de clientes.

ü            Volumen en términos monetarios.

ü            Promedio de volumen de ventas por medio.

                        Distribución.

ü            Empaque.

ü            Medios de distribución.

ü            Medios de transporte.

Investigación del mercadeo.

                        Utilización.

Cumplimiento óptimo de la función.

        Con una política consciente de promoción de ventas y aprovechando las oportunidades y condiciones que presenta el mercado, la empresa realiza operaciones de venta en cantidades, precios, plazos y condiciones adecuados a las necesidades de la negociación, y hace uso de la investigación de mercados con objeto de mejorar sus actividades de promoción.

CONTABILIDAD Y ESTADÍSTICA.

Función asignada.

      Establecer y tener en funcionamiento una organización para la recopilación de datos, particularmente financieros y de costos, con el fin de mantener informada a la empresa de los aspectos económicos de sus operaciones.

Elementos del factor y componentes de los elementos.

1. Organización contable.

                        Estructura.

ü            Secciones contables.

                        Presupuestación.

ü            Clase de presupuestos.

ü            Supervisión de los presupuestos.

                        Contabilidad financiera.

ü            Sistema de contabilidad.

ü            Métodos de información.

                        Otros registros estadísticos.

                        Contabilidad de costos.

ü            Sistemas de contabilidad.

ü            Métodos de información.

2. Informes.

                        Clase de estudios contables.

ü            Balance.

ü            Estado de pérdidas y ganancias.

ü            Informe de producción.

ü            Informe de ventas.

ü            Otros.

                        Periodicidad.

ü            Mensual.

ü            Trimestral.

ü            Anual.

ü            Otra.

3. auditoria.

                        Métodos.

ü            Continuos.

ü            Intermitentes.

Cumplimiento óptimo de la función.

        La empresa.

ü      Tiene una organización eficiente para la elaboración de presupuestos, el registro de las operaciones financieras y la contabilidad de costos, produciendo informes contables y estadísticos en lapsos y forma convenientes.

ü      Asimismo proporciona los medios y facilidades para la auditoria de sus operaciones.