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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

Asignatura: Auditoria Administrativa I.

UNIDAD V: DIFERENTES ENFOQUES DE LA A. A.

UNIDAD VI: PLANEACIÓN DE LA A. A.

A) Concepto

Es el examen comprensivo y constructivo de la estructura de una empresa, de una institución o cualquier otra parte de una organización, en cuanto a los planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas.

Para Leonard la auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías prácticas mejoradas.

Aportaciones

· Hace el uso de las técnicas de auditoria administrativa como: gráficas de organización, gráficas de proceso, gráficos de distribución de formas, simplificación de trabajo, investigación de operación etc. Vislumbra la auditoria administrativa como un servicio de asesoramiento integral a la dirección de la empresa.

Método

B) Metodología

El propósito y las finalidades de la auditoria administrativa, son sacar a la luz irregularidades o deficiencias en cualquiera de los elementos examinados e indicar posibles mejoras en las operaciones. Para Leonard las tareas de la auditoria administrativa, se convierte en un servicio especializado prestado a la dirección superior, empleando el método científico, en otras palabras se trata de un servicio de consultoría de dirección perteneciente a la empresa.

Su alcance, puede comprender una determinada función o actividad, departamento o grupo de departamentos, división o grupos de divisiones, o la empresa en su totalidad.

Las áreas de investigación puede incluir una apreciación de los métodos de pronosticación, planeación de entregas medidas de actuación, costos de ingeniería, de proyectos, estimación y fijación de precios, comunicaciones, equipos electrónicos de procesos de datos efectividad de los directivos involucrados. Lo anterior implica cubrir en forma integral el área de control interno administrativo u operativo, o sea el campo de la función control de la dirección superior.

A) Planes y objetivos: en numerosas empresas la administración no da pleno cumplimiento a los principios de organización. Antes de que el auditor pueda valorar la eficiencia de una operación, es necesario entender los planes y objetivos generales de la empresa.

B) Estructura orgánica: es vital una planeación constante de la estructura orgánica, para satisfacer los objetivos y futuras necesidades de ella. Las deficiencias en la estructura son:

Al revisar el organigrama de una empresa, el auditor debe empezar por cerciorarse de si refleja o no la situación verdadera, actual de las funciones orgánicas. Debe de analizar cada uno de los elementos para determinar si el organigrama precisa los niveles de autoridad y responsabilidad.

C) Políticas: La política está claramente expuesta. La expresión de una política es necesaria para la toma de decisiones, de producción, finanzas, personal, compras, etc. Al cotejar políticas el auditor tomará en cuenta la totalidad de los elementos que incurren; por ejemplo, la evaluación de políticas de ventas involucrará calidad, diseño, estilo, número y variedad de productos.

D) Sistemas y procedimientos: Debe de tener en cuenta su propósito y su forma de decidir sobre sus meritos respecto a la forma en que sirve la empresa. El sistema y procedimiento debe estar proyectado de tal forma que se obtengan los resultados deseados, debe de determinar lo que se está haciendo, dónde, cuándo, cómo, y por quién; cada uno debe ser estudiado y evaluado.

E) Métodos de control: Son medios por los cuales la dirección obtiene ciertos resultados para conseguir una acción coordinada y hacer que el trabajo se realice en la forma proyectada. Comprendiendo el desempeño real contra lo esperado, trátese de objetivo, norma, etc.

El auditor está obligado a hacer un estudio, tanto de los registros como del procedimiento, y siempre que sea necesario hacer las recomendaciones oportunas para que se hagan revisiones.

F) Formas de operación: Por lo que respecta a la mano de obra hay que determinar la fuerza de trabajo básica para satisfacer calidad, adecuada, producción, etc.

La operación de toda la empresa implica mantener una adecuada relación entre las diversas funciones, para conseguir resultados. Otros factores son los cambios en la economía del país, ya que afectan la operación.

G) Recursos humanos y materiales: La evaluación comprende una revisión para determinar la capacidad y los puntos débiles y fuertes de la gente. Para ello el auditor llevará el examen de las condiciones de trabajo programas de adiestramiento, evaluación del trabajo, calificación de méritos, desarrollo de actividades.

En la auditoria administrativa de personal habrá que atender al sistema que se sigue para llevar registros y a la preparación y trámite de los informes. El auditor buscará causas de descontentos en el empleo en el empleo, falta de observancia de políticas y procedimientos, coordinación deficiente, etc., su propósito será revelar cualquier debilidad, error, deficiencia.

A) Concepto

Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los, objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Este autor propone la realización de la auditoria administrativa, combinando un análisis de objetivos, de los recursos y del proceso administrativo.

B) Metodología

a) De servicio. Se enfocan a satisfacer las necesidades de los consumidores, ofreciendo buenos productos o servicios.

b) Protección de los intereses económicos personales y sociales de los empleados y obreros de la empresa, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción mediante buenas relaciones humanas y públicas, esto con respecto al objetivo social.

c) Económico. Protección de los intereses económicos de la empresa, de los acreedores y sus accionistas, logrando la satisfacción de está grupo mediante la obtención de utilidades.

Función ejercida por los niveles jerárquicos más altos de la empresa, quienes se encargan de revisar los avances de la empresa enfocados en cuantos a los objetivos, basando su análisis en el desarrollo de las políticas.

La integración data a la estructura de las partes necesarias de acuerdo con el esquema de la organización, por lo que obtendrá buenos empleados, fondos suficientes y su adecuada inversión y sistemas y procedimientos acordes con la magnitud de la empresa.

Como resultado de la organización, la empresa quedará fragmentada en funciones dentro del concepto general administrativo .

Los objetivos institucionales y el mecanismo de operación requieres del proceso administrativo, que consistirá en panear, implementar y controlar.

Proporciona una opinión profesional, obtenida, como resultado de estudio e investigación y evaluaciones de carácter profesional, quedando bajo la responsabilidad de la persona que tenga la autoridad de la unidad u organización social, la ejecución de las sugerencias que se proporcionen; entendiendo que la responsabilidad no se puede delegar y es inherente a la función de la dirección Puede implantar y ejecutar sus recomendaciones, previa autorización del responsable de la función.

La función de la auditoria administrativa consiste en el análisis y dictamen de las actividades que lleva a cabo una unidad administrativa, para verificar que se ajusten a los objetivos y políticas establecidas, así como comprobar la utilización racional de los recursos técnicos, materiales y financieros, y el aprovechamiento del personal operacional y evaluar las medidas de control

Planeación. Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades encaminadas dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas.

La finalidad consiste en poder prever, anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran, y que por ausencia de estos no limiten el curso de acción a seguir en pro de los objetivos esperados.

· Determinación de los recursos que se utilizarán (se ajustarán las características del objetivo, a la capacidad y experiencia del personal que le auxiliará)

Para la elaboración de los programas específicos de auditoria, antes de iniciar la auditoria es necesario, recopilar y recabar información, de los manuales de organización y operación, catalogo de formas, proyectos, fundamento legal, planos, y programas, informes, etc., con el objeto de contar con elementos que sirven de base para la elaboración de programas específicos de revisión.

Concluida la investigación preliminar se procederá a un análisis de la documentación e información recabada, a fin de detectar el área o áreas que puedan representar alguna problemática y necesidad de revisión más detallada. Una vez conocido el problema en origen y magnitud a estudiar y los objetivos a cumplir, deberá un programa específico.

Antes de iniciar la auditoria, se diseñarán los instrumentos necesarios que facilitan el desarrollo del estudio. Ejemplo: Cuestionarios, guías de entrevista, listas checables etc.

Aquí comienza la auditoria puesto que se inicia con la ejecución de los programas para obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

Iniciando la presentación, del examen se debe de hacer especial énfasis en los fines y aspectos constructivos de la auditoria, indicando el resultado que arroje la investigación que será en beneficio del área auditada. Es necesario que esta presentación se pregunte al responsable o director de la unidad, si tiene interés en que alguna área en particular sea revisada con mayor profundidad o detalle o porqué.

En esta etapa es donde se aplican las técnicas de investigación, para la capacitación y análisis de la información, documentación, formas y aspectos operativos a saber.

a) Cuestionarios (respuesta cerrada, abierta o selectiva; general de auditoria; funcional; análisis de condiciones de trabajo, de procedimientos y de formas).

a) Verificación (comprobar físicamente si se cumplen los objetivos, políticas y procedimientos).

Terminada la investigación el auditor procederá a formular conclusiones, en el siguiente orden:

· Concentración de los datos obtenidos en la investigación, que le fueron proporcionados, a fin de estudiarlos y proceder a su clasificación.

· Clasificación de los datos, para que le sirvan de guía para formular conclusiones.

· Determinación de la solución. O sea la conclusión a que ha llegado el auditor, después de evaluado los resultados de las investigaciones que efectuó. Una buena solución será obtenida observando los siguientes puntos:

B) Organización (estructura orgánica; funciones; niveles de autoridad y responsabilidad; manual de organización).

C) Integración (elemento humano; recursos materiales, técnicos y financieros).

E) Control (medidas de control que aseguren los resultados; registros y controles operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manual de operación).