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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO

FACULTAD DE CONTADURÍA Y ADMINISTRACIÓN

Asignatura: Auditoria Administrativa I

UNIDAD III: AUDITORIA ADMINISTRATIVA

UNIDAD IV: EL LIC. EN ADMINISTRACIÓN Y LA A. A.

Los diferentes autores sobre el tema han aportado distintos conceptos que se plantean a continuación:

“La auditoria administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constitutivo de la estructura de una empresa, de una institución, de una sección del gobierno, o de cualquier parte de una organismo, en cuanto a sus planes y objetivos, sus métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades humanas y físicas”.

“La auditoria administrativa pretende ayudar y complementar a la administración en determinadas áreas que requieren economías y prácticas mejoradas”.

“Cualquier empresa, de cualquier índole, tiene áreas generales sujetas a investigación y que permiten obtener una evaluación de la administración”

“Una definición concisa de investigación industrial la enunciaría como un ‘análisis de potencialidad de la productividad’. En la práctica se trata de incrementar la eficiencia de operación ya sea en una empresa o en una rama industrial”

En el campo de la industria, la investigación a diferencia del análisis estadístico ordinario, trata de descubrir las fuerzas que actúan en un ámbito en el cual el resultado final de un esfuerzo depende una gran variedad de parámetros operativos, que es preciso interpretar para poderlos modificar con vistas al mejor resultado. Este método es útil para transformar los datos de operación en una teoría que se aplicará como sigue:

1. Analizar la operación total con el propósito de determinar los factores que en ella intervienen.

2. Definir las funciones de esos factores que operan con relación al resultado esperado de la operación en su conjunto.

3. Determinar el grado en que el desempeño real y objetivo de esas funciones contribuye, con su participación específica y necesaria, al esfuerzo total.

4. Investigar qué factor o parámetro ejerce, en condiciones determinadas, una influencia decisiva, favorable o adversa, en la operación.

Alfonso Mejía Fernández

“La medición de la actuación de la gerencia está en la justificación de sus operaciones y ésta en la justificación de sus operaciones y ésta no quiere decir simplemente que todas las operaciones estén respaldadas completamente por documentos, sino que la operación en su origen hayan obedecido a una finalidad específica para solucionar un problema de la administración, en relación a los objetivos.

Determinar si la gerencia se apega a cumplir los objetivos señalados es una labor que puede hacerse si se examinan las operaciones realizadas en lapsos definidos y se busca su justificación por medio de un juicio racional.

“La costumbre de evaluar las acciones de los hombres es muy antigua; constantemente estamos calificando los actos de las personas que nos rodean y mentalmente hacemos comparaciones con situaciones, imágenes o actos que se nos quedaron grabados.

De igual manera, en el área de los negocios, nos formamos un juicio acerca de la actuación de un gerente o de los procedimientos que sigue un jefe. El resultado final suele medirse por las utilidades o pérdidas que muestra un ejercicio o ciclo de operaciones.

El interés de la colectividad por todo lo que signifique bienes de producción, economía del esfuerzo humano y aprovechamiento de recursos, exigirá con mayor fuerza en el futuro, que la actuación de los administradores sea respaldada por un programa confiable de revisión administrativa que reduzca las eventualidades. Por otra parte, el sistema económico de libre empresa debe demostrar su capacidad, como sistema, para continuar con las esperanzas del desarrollo económico”

“Es necesaria una continua verificación y un control cuidadoso para asegurarse de que las prácticas y programas de la negociación alcanzan los resultados para los que se crearon y siguen manteniendo.

La auditoria administrativa constituye una oportunidad para mostrar qué es lo que un negocio está logrando. Es una ‘audiencia’ en la cual los asistentes pueden enterarse de lo que se ha logrado con respecto a lo que se ha logrado con respecto a las políticas y programas sobre los que se hace la auditoria. La auditoria administrativa suministra una oportunidad específica para el examen de todas las partes, o de determinadas partes, de las actividades, de las relaciones de empleados en el negocio.”

José Antonio Fernández Arena

La auditoria administrativa es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y la participación individual de los integrantes de la institución.

Auditar consiste en escuchar. El concepto moderno del término es más amplio y además de oír, implica la necesidad de investigar y buscar las causas y efectos. Referido a la administración, pretende evaluar las actividades de acuerdo con los principios de su disciplina.

La administración abarca toda la empresa y cubre los actos que buscan la solución a problemas derivados del objeto de la institución, o sea la fabricación, compra, venta u ofrecimiento de servicios.

En el ocaso de su vida, el padre de la administración Ing. Henry Fayol, la mencionó en una entrevista que le hizo a la publicación “Cronique Social de France”, en el año de 1925, al decir “que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias era estudiando el mecanismo administrativo, para determinar si la planeación, la organización, el mando, la coordinación y el control, están adecuadamente atendidos, esto es, si la Empresa está bien administrada”.

El Dr. James Mc. Kinsey en los años de 1935 a 1940 llegó a la conclusión de que la Empresa, debe periódicamente hacer una “Auto-Auditoria” una evaluación de la Empresa en todos sus aspectos, a la vista de un medio ambiente empresarial.

Desde el año de 1970, en el medio empresarial se menciona la auditoria administrativa con mucha insistencia, casi como una práctica venerable, abusando frecuentemente de las ventajas de esta disciplina; lo interesante es el conocimiento de la misma y su aplicación inmediata.

Además cumple con diversos objetivos que a su vez cumplan con los grupos que se enumeran a continuación:

CONSUMIDORES O USUARIOS; buenas ofertas a los que satisfacen sus necesidades con los productos o servicios de la empresa.

COLABORADORES; buen trato económico y motivacional a empleados y obreros que prestan sus servicios en la empresa. También son grupo importante los familiares o dependientes de aquellos.

GOBIERNO; cumplimiento de las tasas tributarias para permitir la realización de las actividades gubernamentales.

INVERSIONISTAS; pago de un dividendo razonable que sea proporcional al riesgo asumido.

ACREEDORES; reinversión de una cifra proporcional de la utilidad y que garantice el buen crecimiento de la institución.

Algunos autores afirman que la auditoria no debe presentar recomendaciones, que sólo debe conjuntar hechos, ayudar a la administración a evaluar desempeños y determinar que tipos de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances . El diseño de las recomendaciones es, en opinión de tales autores, responsabilidad de los encargados de áreas o especialistas en las actividades sometidas a evaluación.

La comisión de auditoria del IMPC, ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre este particular, considerando que la auditoria debe proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos los casos deben preguntarse sugerencias para mejorar la eficiencia.

De otra manera, el servicio se vería restringido, pues sin presentar recomendaciones, en lo general éste sólo sería requerido por grandes entidades que tienen potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones. En nuestro medio la tendencia es que la administración requiere no sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares, sino que exigen del auditor la presentación de recomendaciones. Así, el servicio de auditoria es más útil y más acorde a nuestra realidad.

En relación con los elementos del proceso administrativo que deben ser tomados en cuenta un examen de auditoria, la revisión debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeación, organización, dirección y control) y no debe restringirse sólo al control.

Los límites que se establezcan a una operación en una entidad, deben dar consideración a la posibilidad de realizar una operación completa y lógica que aporte sugerencias integrales y no una visión parcializada y eventualmente errónea de los hechos.

En esta etapa, se desarrollará el curso de acción que se desarrollará en una auditoria administrativa, determinando los principios que sirven para orientar y marcar la secuencia de las operaciones necesarias para efectuarla.

En primer lugar se determina las actividades indispensables de la investigación para la planeación de la auditoria administrativa, presentándose de la siguiente forma:

Con base en lo anterior se puede proceder a la planeación e integración de los recursos necesarios:

En la etapa de examen dentro de la auditoria administrativa, se considera que el primer paso a seguir es la “obtención de información”

La evaluación de la eficiencia comprende cuatro etapas fundamentales, las que tienen como fin la valorización de los datos obtenidos a la luz de las condiciones peculiares de la empresa.

1. Ponderación de Funciones: Es la asignación que se hace a cada una de ellas de un valor que técnicamente se conoce como “peso”, a fin de establecer su importancia relativa en su influencia en la eficiencia de la empresa

2. Determinación de los factores a evaluar: Habrá que tomar en cuenta la naturaleza, la importancia y condiciones de cada empresa. Así encontramos factores que apenas si tienen importancia en una función y que pueden ser preponderantes en otra.

3. Asignación de puntos a los factores a evaluar: Los pesos señalados para las funciones podrán servir directamente para medir la eficiencia de cada una de ellas. Pero con el objeto de dar mayor amplitud al juicio de los auditores y más flexibilidad a la auditoria se propone el uso de puntos. Se entiende por punto a una unidad sin valor absoluto y arbitrariamente elegida que sirve para medir con mayor precisión la importancia relativa de los factores a evaluar dentro de cada una de las funciones de la empresa.

4. Determinación de Grados: Los factores a evaluar propuestas anteriormente corresponden a elementos o aspectos cualitativos y su representación numérica variará de acuerdo a una escala de valores cuya validez irá de acuerdo con las investigaciones realizadas y el criterio utilizado en la determinación de grados.

El informe del auditor es la expresión de una opinión profesional o de la ausencia de ésta sobre los estados financieros de un cliente. Mientras que los estados financieros en sí mismos son responsabilidad de la administración, el informe del auditor, que con frecuencia se le denomina dictamen del auditor, es responsabilidad única del auditor. Por lo general el informe debe ser dirigido a la compañía bajo auditoria, a su consejo de administración, a sus accionistas o a una combinación de los tres.

Los auditores deben redactar su informe con el mayor cuidado y consideración. El informe es único aspecto del trabajo del auditor que ve el público y es probable que por este informe se juzgue la competencia del contador público y del mismo derive su responsabilidad legal.

Las normas de auditoria generalmente aceptadas proporcionan amplios criterios para redactar el informe. Las tres primeras normas relacionadas con el informe le indican al auditor que incluya en el mismo una declaración respecto a si se han aplicado en los estados financieros los principios de contabilidad generalmente aceptados, si estos principios han sido aplicados de manera consistente y si las revelaciones han sido adecuadas. Además, la cuarta norma de información exige a los auditores expongan con claridad el grado de responsabilidad que están asumiendo en relación con los estados financieros.

Como se ha mencionado, no es únicamente el diseño de una buena organización, sino la vigilancia constante para que el personal desarrolle los procedimientos a su cargo de acuerdo con los planes de la organización. La supervisión se ejerce en diferentes niveles, por diferentes funcionaros y empleados y en forma directa e indirecta.

Una buena planeación y sistematización de procedimientos y un buen diseño de registros, formas e informes, permite a la supervisión casi automática de los diversos aspectos de control interno.

En entidades de mayor importancia, la supervisión del control interno amerita un auditor interno o una unidad administrativa de auditoria interna que actúe como vigilante constante del cumplimiento de la entidad con los otros elementos de control: organización, procedimientos y personal. Así, la función de auditoria interna que vigila la existencia constante del control interno es, a su vez, un elemento muy importante del control interno.

Cuando no es posible sostener un grupo de auditoria interna, un buen plan de organización asignará a algunos funcionarios las atribuciones más importante de la auditoria interna para que efectúen reconocimientos periódicos del sistema integral de control interno de la entidad.

Dada la preparación polivalente que recibe el licenciado en administración, y el enfoque que tiene del conocimiento de la ciencia administrativa, de las diversas funciones de la empresa en forma general y de otras técnicas de apoyo, lo hace ser un profesional capacitado técnicamente para asesorar o apoyar a la dirección en aspectos de actuación administrativa, coordinación, evaluación y proposición de recomendaciones mediante informes sobre problemas administrativos.

De lo anterior , deducimos que el profesional más idóneo para llevar a cabo auditorias administrativas, es lógicamente el licenciado en administración; sin embargo, es necesario advertir ciertas características que debe cubrir.

En cuanto a las características personales, el personal de la administración debe tener inclinaciones hacia los aspectos siguientes:

Es conveniente que el auditor administrativo está bien preparado en materias básicas, que le capaciten para reconocer problemas con los que se ve confrontado y los medios que le auxilien a dar soluciones adecuadas. Algunas de dichas materias que es conveniente tener en cuenta son:

Para los auditores administrativos que deseen ampliar sus conocimientos y adquirir una categoría mas especializada (auditor por áreas), existen cursos disponibles en las áreas siguientes:

Es necesario para el profesional de la administración adquirir y formar una “cultura profesional”; el punto de partida está en la lectura, no sólo de temas técnicos de administración, sino principalmente en otros campos como:

Aunque estas materias de estudio no están relacionadas de manera directa con la auditoria administrativa, sí contribuyen grandemente a redondear sus conocimientos.

2. auditoria administrativa interna y auditoria administrativa externa y conceptualización de ambas.

auditoria administrativa externa. Usualmente, una firma de contadores públicos realiza la auditoria externa. Su propósito primordial es determinar si los registros de las transacciones financieras de una empresa presentan un estado cierto y real de su condición financiera. Es esencialmente una verificación de la exactitud de los registros y una determinación de la consistencia observada en la aplicación de las normas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados.

auditoria administrativa interna. Un grupo especializado de la asesoría técnica de la propia empresa lleva a cabo la auditoria interna. Esta auditoria verifica la exactitud de los registros de la empresa y determina si los mismos son veraces y representativos de la situación que intenta mostrar. Sin embargo, el propósito de la auditoria interna es proporcionar un medio de control interno y busca determinar la efectividad de otros controles. El uso de la auditoria interna como medio de control ha ido en aumento, particularmente en las medianas y grandes empresas.

§ Los auditores internos pueden practicar auditorias tanto financieras como operacionales.

§ Los internos pueden involucrarse en la ejecución cotidiana de sus recomendaciones.

§ Regularmente los resultados del estudio pueden ser utilizados por los emisores del mismo como por público en general.

§ La responsabilidad del auditor se limita a aquella que emerge del correspondiente contrato de trabajo.

§ Se utiliza cuando los recursos de la empresa no son suficientes para mantener un departamento de auditoria interno.

§ Superan los costos de mantenimiento en comparación con sistemas de auditoria interna.

§ No lleva un debido seguimiento en cuanto a las recomendaciones implementadas.

§ La auditoria externa se basa mas en evaluaciones financieras que en operativas.

El objetivo del auditor interno es principalmente el proporcionar ayuda a la administración. El objetivo del auditor externo es principalmente el examen de los libros y registros de contabilidad y la misión de su correspondiente dictamen para terceros y público en general.

El auditor externo protege los intereses de los accionistas de la empresa. El auditor interno ayuda a la dirección de la empresa a tener mejores controles de las operaciones que pueden incrementar las utilidades como fruto de mejores decisiones.

El auditor interno es empleado staff de la gerencia de la compañía, su situación, operaciones y campos de actividad son determinados por esa gerencia. El auditor interno es un elemento integral el control gerencial, todos sus estudios están encaminados en la ayuda, en la dirección de la compañía.

El fin del trabajo del auditor externo, es principalmente la dictaminación de los estados financieros por el periodo abarcado en su revisión; en sus revisiones se satisface de que los estados financieros de la compañía representen verdaderamente los resultados obtenidos por sus operaciones y su situación financiera actual.

El auditor interno solamente es responsable ante la gerencia general y los administradores; el auditor externo, además, es responsable ante los accionistas, socios, Estado y público en general.

El trabajo del auditor externo es principalmente lo correspondiente a acontecimientos y condiciones durante el periodo terminado en la fecha de los estados que él certifica. Su interés se basa en la exactitud histórica de las operaciones ya sucedidas

El auditor interno, en cambio utiliza principalmente las operaciones pasadas, sólo como base para la detección de nuevos casos similares y presentar recomendaciones que ayudarán en operaciones futuras.

El auditor externo trabaja de y para los estados financieros de la compañía, los cuales cubren el periodo a revisar; el auditor interno, en cambio, trabaja con las operaciones da cada día y vigila que sus controles correspondientes permitan que los registros y reportes que se elaboran sean correctos, siempre y cuando sean administrados propiamente, lo cual podrá ser comprobado por la auditoria externa.

“La principal diferencia entre el auditor interno y el auditor externo es su posición frente a la entidad para la cual trabajan”.

El auditor interno es empleado directo de la empresa y como tal, está sujeto a la dirección y control de la gerencia. El auditor externo en cambio, es contratado como contador público independiente.

En cuanto al tiempo de prestación de servicios, la revisión del auditor interno es permanente. La del auditor externo es periódica, comúnmente anual.

Las diferencias y semejanzas entre la auditoria interna y la externa aquí mencionadas, se consideran como las más importantes, mas no como las únicas que puedan existir.

6. Código de ética profesional con relación a la auditoria administrativa.

El concepto de profesionalismo, esencialmente, lleva implícito entre otros elementos, una forma de control en cuanto a la actuación de quien la practica. Tradicionalmente este control se ha realizado mediante la declaración expresa de normas de conducta y actividad, formalizadas por algunos de los integrantes en la rama de actividad de que se trate, y contenidas en los denominados “Códigos de Ética Profesionales”, mismos que debe reconocer; Generalmente se enfocan en cuanto a una preocupación hacia el interés colectivo, aunque muchas veces esto sólo sea desde un punto de vista meramente literal.

Por el sólo hecho de serlo, el administrador está obligado a observar las normas éticas de su profesión. Sin embargo, en su carácter de auditor administrativo, le son particularmente aplicables las siguientes disposiciones del Código de Ética del Colegio de Licenciados en Administración, A.C. :

Artículo 1.1. El licenciado en administración guardará el secreto profesional y no revelará por ningún motivo los hechos, datos o circunstancias de que tenga conocimiento en el ejercicio de su profesión, a menos que obligatoriamente lo establezcan las leyes respectivas.

Artículo 2.5. Cuando el licenciado en administración emita un dictamen, opinión o cualquier otra información para fines públicos, o que terceras personas hayan de tomar como referencia para hacer decisiones, deberá mantener una absoluta independencia de criterio, aún en aquellas cuestiones que puedan resultar perjudiciales para su cliente.

Artículo 4.1. El licenciado en administración no usará información, material técnico o procedimientos aún no públicos de otros colegas, sin obtener su consentimiento por escrito.

Artículo 1.5. El licenciado en administración no podrá ofrecer o prestar servicios profesionales, a cambio de honorarios que dependan de la eventualidad de los resultados de tales servicios.

Artículo 1.6. El licenciado en administración no garantizará ninguna cantidad específica por concepto de reducción de costos o aumento de utilidades derivados de sus esfuerzos.