INTRODUCION

Raras veces el personal contratado puede completar sus actividades y obligaciones de trabajo; incluso los empleados ya experimentados tienen algo que aprender sobre la forma de operar de la organización, como por ejemplo: su personal, sus políticas, procedimientos, controles, normas, etc.

Aun cuando la capacitación y el desarrollo cuestan dinero y tiempo, las organizaciones modernas y con éxito consideran tales costos como una correcta inversión en los recursos humanos.

La diferencia entre las capacidades de un nuevo empleado y las exigencias de su puesto puede ser importante. La capacitación complementa las capacidades de los nuevos empleados. El resultado que se espera lograr es un equilibrio entre lo que puede hacer el nuevo trabajador y lo que exige el puesto.

Aunque esos esfuerzos requieren mucho tiempo y dinero, reducen la rotación del personal y ayudan a los nuevos trabajadores a ser más productivos.

Aun el personal con antigüedad necesita capacitación, ya que le es de ayuda a evitar la obsolescencia y a realizar sus tareas con mayor eficacia

Los valores humanos-sociales y económicos-productivos acortan sus distancias, y en la moderna filosofía administrativa se coinciden no solo como interdependientes sino como dimensiones de un mismo fenómeno: el desarrollo del hombre y la construcción de una sociedad sana y justa que promueva su crecimiento y realización.

Afortunadamente, bajo la anterior premisa, los modelos educativos en lo general y la capacitación en particular, han tomado el lugar que les corresponde en la practica de la administración. Hoy por hoy los empresarios se han hecho a la idea y han adoptado la necesidad de la capacitación y en entrenamiento no solo para el desarrollo de su personal sino para el propio desarrollo de la empresa, ya que si la organización cuneta con un personal preparado será más competitiva al igual que el personal con el qué cuenta.

En este pequeño trabajo se menciona de manera somera y digerible todos los conceptos que nos van a ayudar a comprender de manera practica la capacitación así como todo lo que se tiene que considerar y evaluar para llevarla acabo.

Antecedentes Históricos

Con le objeto de ubicarnos en el tiempo vamos a mencionar algunas notas históricas que, directamente e indirectamente sirven como antecedentes de lo que hoy llamamos capacitación.

Se debe de mencionar que el fenómeno de la educación es tan antiguo como el hombre mismo. El proceso de aprendizaje, eje de toda acción educativa y de entrenamiento, era claro que en los primeros intentos por enseñar e intercambiar habilidades entre los pueblos primitivos.

Los apéndices que se conocen desde 2000 años A.C., y la estructura de los gremios y asociaciones constituyen un antecedente remoto de la actual educación. Con el surgimiento de lo que podemos llamar la era industrial, primera mitad del siglo XVIII aparecen innumerables escuelas industriales cuyas mete es lograr el mayor conocimiento de los métodos y procedimientos de trabajo, en el menor tiempo posible.

Ya en nuestro siglo, el entrenamiento y la capacitación han tenido un gran desarrollo. Por el año de 1915 aparece en los Estados Unidos de Norteamérica un método de enseñanza aplicado directamente al entrenamiento militar conocido como “Método de los cuatro pasos” que son:

a) Mostrar

b) Decir

c) Hacer

d) Comprobar

Debemos indicar que en las dos guerras sufridas en este siglo dieron lugar alas técnica de entrenamiento y capacitación intensiva, cuyos métodos se han ajustados a otros campos de la acción humana, especialmente de la industria. En 940 fue cuando se empezó a entender la labor que la capacitación debería ser una función sistematizada y organizada, en la cual la figura del instructor adquiere especial importancia.

En el año de 1970 en México la Ley federal del trabajo establece como obligación de las empresas el capacitar a sus empleados, y para 1977 la capacitación para el trabajo se convierte en un derecho para el trabajador, en 1978 se origina el sistema de capacitación y desarrollo.

Capacitación del personal en las empresas

La capacitación y el desarrollo son programas que ayudan a los empleados a que se preparen integralmente como personas; además, con la capacitación, se le proporcionan al empleado conocimientos sobre todos los aspectos técnicos del trabajo. El pequeño empresario debe evaluar como se están llevando a cabo las funciones ( en caso de que ya este establecido) para determinar si necesita o no un programa de capacitación.

Se debe de entender como una inversión de la empresa, el empleado la debe de ver como la inversión que hace la organización para el desarrollo en el ámbito laboral de la empresa con la finalidad de que ocupen posibles nuevos puestos o para evitar malos hábitos en el trabajo. La capacitación favorece a la cultura organizacional de la empresa.

La capacitación de divide en:

1. Adiestramiento

2. Desarrollo

OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN

No todos los beneficios de los programas de capacitación de una organización se originan en las entidades corporativas. Los empleados ganan sobre una base personal de su exposición a las experiencias educativas; especialmente los programas de desarrollo de administradores.

La capacitación busca lograr ciertos objetivos.

Objetivo general de la capacitación:

“Lograr la adaptación del personal para el ejercicio de determinada

función o ejecución de una tarea específica, en determinada organización”.

Objetivos particulares de la capacitación:

-Incrementar la productividad.

-Promover la eficiencia del trabajador, sea obrero, empleado o funcionario.

-Proporcionar al trabajador una preparación que le permita desempeñar puestos de mayor responsabilidad.

-Promover un ambiente de mayor seguridad en el empleo.

-Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias, mediante los intercambios personales surgidos con ocasión de la capacitación.

-Promover el mejoramiento de sistemas y procedimientos administrativos.

-Contribuir a reducir las quejas de personal y proporcionar una moral de trabajo más elevada.

-Facilitar la supervisión del personal.

-Promover ascensos sobre la base del mérito personal.

-Contribuir a la reducción del movimiento del personal, como renuncias, distinciones y otros.

-Contribuir a la reducción de accidentes de trabajo.

-Contribuir a la reducción de los costos de operación.

-Promover el mejoramiento de las relaciones humanas en la organización y de la comunidad interna.

Ya definidos los objetivos de un programa de capacitación, procede ahora a señalar los niveles de la organización que deben compartir la capacitación

DEFINICIÓN DE TERMINOLOGÍA

Capacitación:

Adquisición de conocimientos, principalmente de carácter técnico, científico y administrativo,

Consiste en una actividad planeada y basada en las necesidades reales de una empresa y orientada hacia un cambio en los conocimientos del colaborador.

Es la preparación teórica que se les da al personal (nivel administrativo) con el objeto de que cuente con los conocimientos adecuados para cubrir el puesto con toda la eficiencia.

Adiestramiento

Es proporcionar destreza en una habilidad adquirida, casi siempre mediante una practica mas o menos prolongada de trabajos de carácter muscular o motriz.

Es la preparación, ya no de los conocimientos teóricos, si no de la practica que es indispensable, para que los conocimientos adquiridos durante la capacitación sean útiles.

Desarrollo

Comprende íntegramente al hombre en toda la formación de la personalidad (carácter, hábitos, educación de la voluntad, cultivo de la inteligencia, sensibilidad hacia los problemas humanos, capacidad para dirigir). Se puede entender como la maduración del ser humano.

Entrenamiento:

Preparación para un esfuerzo físico o mental, para poder desempeñar una labor.

Entrenamiento Adiestramiento

Preparación para habilidad para tareas

Una tarea motoras

Educación:

Adquisición intelectual Desarrollo Capacitación

de bienes culturales formación de la conocimientos

personalidad

Diferencias y semejanzas entre capacitación, desarrollo y adiestramiento.

En todos los casos	Adiestramiento	Capacitación	Desarrollo
Actividad planeada	Se da a nivel operativo	Es a nivel administrativo	Se da por igual
Satisfacer las necesidades de la empresa, legales y de los empleados	Conocimientos técnicos y habilidades (psicomotores)	Conocimiento técnico, científicos y administrativos e intelectuales	Conocimiento técnico, científicos y administrativos e intelectuales cono
Cambio de habilidades y aptitudes	Fácil control de las herramientas de trabajo y maquinaria	Para hacer mas aptos sus funciones de mandos, intermedios y gerenciales	Para hacer mas aptos sus funciones ejecutivas
Transmisión de conocimientos	Es un marco de seguridad	Marco de líder experto	En un marco de desarrollo integral
Mejorar el desempeño de las actividades	En las áreas requeridas para su manejo	Para un mejor funcionamiento gerencial

Propósitos de la capacitación

Con base en la experiencia practica profesional se concluye que son 8 los propósitos fundamentales los cuales sigue la capacitación.

1.-Crear, difundir, reforzar, mantener y actualizar la cultura y valores de la organización.

El éxito en la realización de estas cinco tareas, dependerá del grado sensibilización, concientización y comprensión.

2.- Clarificar, apoyar y consolidar los cambios organizacionales

las técnicas educativas modernas y la psicología humanísticas aplicadas a la vida de las organizaciones, han dejado claro que el cambio de conducta del capacitado, es indicador indiscutible de la efectividad del aprendizaje. Los verdaderos cambios de actitud en sentido evolutivo logrados invariablemente mediante procesos educativos son requisito indispensable y plataforma básica para asegurar cambios en las organizaciones. Ante la permanencia del cambio en nuestro entorno, este segundo propósito constituye una aplicación de gran demanda y actualidad.

3.- Elaborar la calidad del desempeño

Identificar los casos de insuficiencia en los estándares del desempeño individual por falta de conocimientos o habilidades, significa haber detectado una de las mas importantes prioridades de capacitación técnica, humana o administrativa . sin embargo, habrá de tenerse presente que no todos los problemas de ineficiencia encontraran su solución vía capacitación y que en algunos casos, los problemas de desempeño deficiente requerirán que la capacitación se dirija a los niveles superiores del empleado en quien se manifiesta la dificultad, pues la inhabilidad directiva es indiscutible generadora de problemas de desempeño.

4.- Resolver problemas

la alta dirección enfrenta mas cada día la necesidad de lograr metas trascendentales con altos niveles de excelencia en medio de diversas dificultades, financieras, tecnológicas , administrativas y humanas.

5.- Habilitar para su promoción

el concepto de desarrollo y planeación de carrera dentro una empresa es practica directiva que atrae y motiva al personal a permanecer dentro de ella. Cuando esta practica sistemáticamente se apoya en programas de capacitación que permiten que la política de promociones sea una realidad al habilitar íntegramente al individuo para recorrer exitosamente el camino desde el puesto actual hacia otros de mayor categoría y que implican mayor responsabilidad.

6.- Inducción y orientación del nuevo personal en la empresa

Las primeras impresiones que un trabajador o empleado obtenga de su empresa; abran de tener un fuerte impacto en su productividad y actitud hacia el trabajo y hacia la propia organización. La alta dirección y las relaciones industriales se asegurarán que exista un programa sistemático que permita al nuevo colaborador conocer y entender cuestiones como:

Ø Historia de la empresa

Ø Su misión, valores y filosofía de la empresa

Ø Sus instalaciones

Ø Ubicación geográfica

Ø Los miembros del grupo ejecutivo

Ø Las expectativas de la empresa respecto al personal

Ø Las política generales y especificas de las relaciones industriales y recursos humanos

Ø Los procesos productivos y los productos mismos

Ø Los mercados y los sistemas de comercialización de la empresa

Ø Los medios y oportunidades de crecimiento dentro de la empresa, asi como los sistemas de reconocimiento.

7.- Actualizar conocimientos y habilidades

Un constante reto directivo consiste en estar alerta de nuevas tecnologías y métodos para hacer que el trabajo mejore y la organización sea mas efectiva. Los cambios tecnológicos realizados en las empresas producen a su ves modificaciones en la forma de llevar acabo las labores. Es importante entonces, que desde el momento de planear este tipo de cambios, se consideren prácticamente las implicaciones que tendrán en materia de conocimientos y habilidades.

8.-Preparación integral para la jubilación

He aquí otra forma de entender la capacitación como responsabilidad social de la empresa.

La jubilación en México, también mal denominada retiro, es una etapa vital a la que no se otorga importancia que realmente tiene, y por lo tanto no se destinan recursos a su planeación adecuada.

Resulta obvio que estamos refiriéndonos a una fase de vida diferente que puede y debe ser altamente productiva, por lo que es preciso que los planes de capacitación consideren con anticipación razonable la preparación de los individuos en periodos de prejubilación y se les apoye, oriente y eduque en la selección y realización de sus nuevas actividades, el manejo de su tiempo, en las nuevas características de la relación familiar y la administración de su ahorro y presupuesto: .

En síntesis en poner en marcha esfuerzos institucionales en materia educativa representara estabilidad y desarrollo para la empresa y mejoramiento de la calidad de vida de los trabajadores en general.

Sistemas de capacitación

Hay una diversidad de tipos de capacitación los mas conocidos son:

a. Pre-laboral: es la que se da a los aspirantes al puesto a través de la organización.

b. Inductiva: se da a los trabajadores de nuevo ingreso para que se ambienten en su nuevo trabajo

c. En el puesto: sirve para mejorar el desempeño de un puesto, puede representar la posibilidad de recibir una promoción.

d. Para el cambio de puesto: imparte nuevos conocimiento

e. Para el desarrollo: para la superación personal del trabajador

f. Como canal de comunicación: sirve para establecer un canal de comunicación, entre todos los niveles de la organización, para adecuarse a las exigencias tanto internas como externas.

g. Fuera del trabajo: es impartida en instalaciones ajenas a la empresa y se dan de la siguiente manera:

I. Equipos de trabajo: se da en grupos que reciben instrucción, simulando situaciones de trabajo

II. Conductual: se realiza en grupos cuyo método es la resolución de juegos de negocios, simulando asuntos, análisis y solución de problemas.

III. En aula: se imparte en un centro preestablecido a propósito, conocida también como capacitación residencial o colectiva, se lleva acabo en grupos, se imparte mediante curso, conferencias, seminarios y laboratorios.

h. En el trabajo: entendida como aquellas actividades que directamente relacionadas con el trabajo cotidiano, pueden ser concebidas en forma sistemática y transformadas en un entrenamiento permanente.

i. Individual: se da de manera particular a la persona que se requiere que mejore su eficiencia en conocimientos, experiencias y habilidades que son necesarios para el desempeño de su labor.

j. Externa: es la que imparte una personas ajenas a la institución que tienen los conocimientos necesarios y que pueden ser empresas dedicadas a ofrecer este servicio o una persona en particular.

Beneficios de la capacitación

1. Beneficios para la empresa:

Þ Invertir en capital humano

Þ La adopción de criterio, conocimientos y habilidades que permitan un buen liderazgo y encauzamiento de la energía de los demás

Þ Identificación de los símbolos, valores y compromisos del personal respecto a su trabajo

Þ La capacidad y/o responsabilidad en el manejo de maquinas y equipos

Þ Cumplir con las obligaciones legales

Þ Mejorar las necesidades del personal

Þ Integración del personal de la empresa

Þ La formación de actitudes de calidad y productividad

Þ La inspiración y creatividad, que derivadas de la capacitación, abren mejores puertas para el mejor desempeño de una organización en los renglones de:

· Ahorro

· Seguridad

· Calidad

· Productividad

· Rentabilidad

· Adaptación

· Innovación

· Crecimiento

· expansión

Beneficios para los empleados

Þ Preparación

Þ Mejora su creatividad

Þ Derecho de recibir capacitación

Þ Útil para su vida

Þ Mejora su capacidad

Þ Mejora la relación con el jefe

Þ Satisfacción

Þ Saber a que atenerse a la empresa

Þ Lograr la motivación y realización

Þ Mejora la capacidad de la toma de decisiones

Þ Participar y ser integrante de un grupo

Binomio capacitación-productividad

Si bien se han hecho algunos esfuerzos por mejorar los niveles de capacitación en nuestro país elevándola a rango constitucional estructurando las obligaciones patronales respectivas, estas tentativas no han podido responder a las graves necesidades y deficiencias que en este trascendente renglón enfrentan las organizaciones.

En congruencia con lo anterior, toda la capacitación que se imparte debe de:

a) Promover el desarrollo Integral

b) Asegurar el conocimiento, aprendizaje e incorporación de los valores del trabajo

c) Crear sentido de conciencia y compromiso

d) Habilitar los aspectos técnicos-administrativos propios de cada puesto para lograr un desempeño eficaz y productivo dentro de la empresa

Principios y objetivos de la función de la capacitación y desarrollo en las empresas

1) A partir de las necesidades reales detectadas, establecer un sistema integral de capacitación y desarrollo que comprenda todos los esfuerzos y actividades educativas en un mismo plan rector de desarrollo humano y profesional en la empresa y un incremento en la productividad organizacional.

2) La creación de un ambiente en el que la capacitación y el desarrollo signifiquen un reto, un interés y crecimiento de individual, grupal y organizacional.

3) Convertir la capacitación en una filosofía y estilo de trabajo con clara dirección.

4) Brindar al personal un nuevo concepto de la productividad, así como el de trabajo en quipo y de los valores laborales

5) Definir y buscar el compromiso

6) La formación de grupos que se conviertan en agentes de cambio

7) La creación de un programa de integración humana a través del trabajo en equipo que fomente la creatividad y el diagnostico de problemas para una mejor toma de decisiones.

8) Atreves de la presencia directiva en los diversos eventos educativos, patentizar y enriquecer el liderazgo de la dirección general para motivar y reforzar las conductas de integración y productividad de todo el personal frente a la empresa.

9) Establecimiento de un programa estratégico que contemple actividades inmediatas, mediano y a largo plazo que de manera sistemática y acumulativa, formen enriquezcan y mantengan una cultura organizacional basada en la productividad.

10) Involucrar a directivos, jefes, técnicos y personal en general, en las tareas educativas de capacitación y desarrollo.

Sin duda alguna, lo planteado anteriormente pueden entenderse como confrontación respecto a lo que se ha dejado de hacer o como un punto de partida para ir resolviendo problemas socio-económicos y laborales añejos, cuya atención y solución no puede esperar mas si se desea auténticamente participar en el proceso de modernización.

Factores que obstaculizan el desarrollo:

1. Niveles muy pobres de capacitación y adiestramiento

2. Carencia relevante de estudios formales primario y secundarios en los niveles del empleado, ayudante, auxiliar y puestos equivalentes. En estos mismos niveles gran deficiencia en la capacitación y entrenamiento.

3. Un mercado de trabajo a niveles de supervisión y jefatura que ofrece posibilidades muy reducidas de encontrar personas capacitadas y desarrolladas para un buen desempeño de sus funciones.

4. A niveles ejecutivo y directivos, una lucha a veces leal y otras desleal de búsqueda y selección de ejecutivos con la suficiente preparación como lideres y agentes de cambio. No sea considerado el compromiso y efectividad en la formación del personal directivo.

Estrategias necesarias para alcanzar un mayor nivel en materia de educación en las empresas

1. Crear una cultura de capacitación

2. Realizar un proceso de diagnostico de necesidades de capacitación siguiendo un modelo científico, no se va a saber que es lo que se va a enseñar si no se conocen las carencias

3. Los programas de deben de entender como una inversión mas que como un gasto o un costo.

4. Una faceta relevante de la estrategia de capacitación es concebir y aceptar que todos están involucrados.

5. las organizaciones dependiendo de su giro y tamaño deben de entender el contenido de la capacitación con un carácter mixto, es decir, combinando esfuerzos internos (instructores y programas internos) con acciones y participación externa

6. lo que un diagnostico de capacitación manifiesta deberá agruparse en tres dimensiones educativas:

a. Técnica que responde a las necesidades del puesto y se enfoca a mejorar el desempeño del titular

b. Administrativa que proporciona a la persona una concepción de o que es el negocio, del funcionamiento de la empresa y de la necesidad de una infraestructura administrativa para el logro productivo de resultados. Que el personal sepa en que lugar esta dentro de la empresa y teniendo una visión de conjunto ubique su papel dentro de ese universo.

c. Humana que le permita conocer, practicar y vivir los principios de las relaciones humanas y de los procesos de integración, comunicación, motivación y manejo de conflictos, todo ello dentro de una línea de crecimiento personal, familiar y profesional.

Se puede concluir que el “saber” implica desarrollo en el campo de las habilidades como en lo relativo a las actitudes y valores.

Marco legal de la capacitación en México

En nuestro país la teoría integral del Derecho del Trabajo y de la previsión social esta fundada en el articulo 123 de nuestra Constitución, cuyo contenido identifica el derecho del trabajo con el derecho social.

El articulo 123 en sus enunciados generales otorga a los trabajadores los derechos a los cuales son acreedores por su trabajo, así como las contraprestaciones que los patrones tienen la obligación de dar. Para nuestro interés constituye una importante novedad la reforma constitucional del articulo 123 en su fracción XIII, en la que consigna como obligación de las empresas capacitar y adiestrar a sus trabajadores.

Articulo 123 Constitucional

Fracción XIII

Obligación de los patrones capacitar y adiestrar a sus trabajadores.

Ley federal de trabajo define:

Art. 3-Es de interés social promover vigilar la capacitación y adiestramiento de los trabajadores.

Art. 7-El patrón y sus trabajadores extranjeros tiene la obligación solidaria de capacitar a los trabajadores mexicanos en la especialidad en se trate.

Art. 25 fracción-En el documento donde se establecen las condiciones de trabajo debe estipularse que el trabajador será capacitado o adiestrado de conformidad con los planes y programas que, con base a lo dispuesto por la ley, se realicen en la empresa.

Art. 132 fracción XI y XXVIII-El patrón tiene como obligación proporcionar la capacitación y adiestramiento a sus trabajadores y participar en la integración y funcionamiento de las comisiones que deben formarse en cada centro de trabajo.

Art. 153

Capitulo III Bis: de la Capacitación y Adiestramiento de los Trabajadores

Art. 153-F- La capacitación y adiestramiento deberán tener por objeto:

i. Actualizar y perfeccionar los conocimientos y habilidades del trabajador en su actividad; así como proporcionarle información sobra la aplicación de nueva tecnología en ella.

ii. Preparar al trabajador para ocupar una vacante o puesto de nueva creación

iii. Prevenir riesgos de trabajo

iv. Incrementar la productividad

v. Mejorar las aptitudes del trabajador

Art. 153-h-Los trabajadores a quienes se les imparta la capacitación están obligados a:

i. Asistir puntualmente a los cursos

ii. Atender las indicaciones de las personas que impartan la capacitación y cumplir con los programas respectivos.

iii. Presentar los exámenes de evaluación de conocimiento y de aptitud que se han requeridos.

Art.153-V-

La constancia de habilidades laborales es el documento expedido por el capacitador, con el cual el trabajador acreditara haber llevado y aprobado un curso de capacitación.

Las empresas están obligadas a enviar a la Secretaria de Trabajo y Previsión Social para su registro y control. Listas de las constancias que hayan expedido a sus trabajadores.

Las constancias de que se trata surtirán plenos efectos, para fines de ascensos, dentro de la empresa donde se haya proporcionado la capacitación.

Si en una empresa existen varias especialidades o niveles en relación con el puesto a que la constancia se refiera, el trabajador mediante examen que practique la comisión mixta de capacitación y adiestramiento respectiva acreditara para cual de ellas es apto.

Nuevos criterios y formas administrativas en materia de capacitación y adiestramiento

Comisiones Mixtas

Oficio No. 01005 este establece los criterio y formatos para la constitución, funcionamiento y registro de las comisiones mixtas de capacitación y adiestramiento.

Planes y Programas

Oficio No. 01006, establece criterios y formatos para la formulación y registro ante la Secretaria del trabajo y Previsión Social, de los planes y Programas adiestramiento de Capacitación.

Constancias de Habilidades Laborales

Oficio No. 01007, establece criterios y formatos para la formulación, expedición y registro de las constancias laborales

Agentes capacitadores

Oficio No. 01008, establece criterios y formatos para la formulación, expedición y registro de Agentes Capacitadores.

Sistema generales de capacitación y adiestramiento

Oficio No. 01009, establece criterios y formatos para la formulación, expedición y registro de Sistema generales de capacitación y adiestramiento

Áreas esenciales donde se requiere la capacitación:

A. Área cognoscitiva: se refiere a aquellos procesos de tipo intelectual que influyen en un desempeño de una actividad. Estos procesos como la atención, la memoria, el análisis, abstracción, reflexión, nos proporciona información, sobre el mundo circundante, sus relaciones y organizaciones que es necesario en las personas.

B. Área psicomotriz: se refiere al dominio de habilidades, hábitos, destreza mental, verbal y movimientos que las personas necesitan dominar en determinadas operaciones. Por medio medio v de cursos de adiestramiento, se puede mejorar a estos procesos de tiopo de psicomotriz.

C. Área afectiva: es el conjunto de actitudes, valores y opiniones del individuo, que la hacen actuar a favor o en contra de las personas, hecho y estructuras. Por medio de su cursos de desarrollo, se puede modificar estos procesos de tipo afectivo.

Proceso de la capacitación

El proceso consiste en 5 pasos:

1. Detección de necesidades

2. Planeación

3. Ejecución

4. Divulgación

5. Evaluación

El primer paso de la capacitación es el detectar las necesidades esto sirve de base para llevar acabo las siguientes fases.

Detección de necesidades

La detección de las necesidades se logra en base a una comparación, por medio de la cual se detectan discrepancias o diferencias entre los que debería hacerse en la organización y de lo que se hace en realidad. Algunas formas de detectar las necesidades son las siguientes:

Registros de personal: esta técnica consiste en obtener de los archivos, de la empresa, todos aquellos datos que reflejan el desempeño de los trabajadores. Los datos que se obtienen de los registros son los siguientes:

Þ Asistencia

Þ Accidentes

Þ Tiempos extras

Þ Escolaridad

Þ Formación

Þ Participación sindical

Þ Promociones

Þ Cambios dentro de la organización

Índices: los indicadores de las posibles áreas, en donde existen fallas o deficiencias de trabajo, se pueden obtener por medio de datos fijos sobre: costos, horas trabajadas, niveles de producción, control de calidad, rotación de personal, calificación de meritos, promociones, cambios o transferencias, salarios.

Inventario de habilidades: instrumento que se utiliza para determinar en que áreas o tareas y que personas requieren la capacitación. El inventario consta de un cuadro de doble entrada: el personal se enlistara en la entrada de la izquierda y las tareas que realizan en la entrada de la derecha. De manera que se asigne una calificación a cada persona sobre su tarea.

Inventario de recursos humanos: cada empresa debe de conocer las características de su capital humano para poder planear las necesidades futuras de la organización. Para lograr esto, se debe de tomar en cuenta toda la información que se refiere a cada uno de su integrantes, la cual se vaciara en una forma que deberá contener los siguientes puntos:

¨ Nombre

¨ Edad

¨ Sexo

¨ Estado civil

¨ Ascensos

¨ Experiencia ocupacional

¨ Cursos recibidos

¨ Nivel de estudios

¨ Metas

¨ Idiomas

¨ Actitudes hacia el trabajo

¨ Actitud hacia sus superiores

¨ Índices de ausentismo

Quejas: nos pueden servir para detectar problemas en la organización. Por medio de quejas del personal expresa sus inquietudes e insatisfacciones por errores en la administración o en los procesos de producción. Con estos se pueden detectar necesidades a nivel organizacional, ocupacional e individual. Las quejas pueden ser con nombre o anónimas.

Clasificación de las necesidades

I. Por su accesibilidad

a) Necesidades manifiestas: son aquellas que indican un problema cuya causa se detecta a simple vista. Estas necesidades por ser evidentes, no requieren de investigación para ser detectadas. Se pueden presentar en trabajadores de nuevo ingreso, en aquellos que acaban de ser promovidos y en caso de cambios tecnológicos, administrativos u operacionales.

Las necesidades manifiestas, por ser evidentes, son establecidas sobre la base de todo el sentido común.

b) Necesidades encubiertas: son aquellas que indican un problema cuya causa no se detecta a simple vista, para detectarlas se debe de hacer un cuidadoso análisis, por medio de una investigación sistemática y exhaustiva. Cuando las necesidades de la capacitación no son tan obvias, es necesario buscar evidencias generales y síntomas de los problemas.

II. Por su ámbito:

a) Necesidades organizacionales: se refiere a las limitaciones o problemas generales que presenta la organización como estructura orgánica.

b) Necesidades ocupacionales: son limitaciones o deficiencias en conocimientos, habilidades y actitudes que tienen un grupo de personas de un mismo puesto.

c) Necesidades individuales: son aquellas deficiencias en conocimientos, habilidades, actitudes que tiene un trabajador.

Otro procedimiento para la detección de las necesidades se logra en base a una comparación, por medio de la cual se detectan discrepancias o diferencias entre los que debería hacerse en la organización y de lo que se hace en realidad. Este procedimiento se divide en tres fases y son:

Fase I. Modelo ideal (hacia una situación idónea)

Se empieza por determinar lo que debe hacerse en la organización, esto debe estar precisado en ciertos documentos en los que se señalan los objetivos. la situación ideal se puede lograr cuando en la organización, existan los recursos suficientes para el adecuado desarrollo de todas las actividades. Dichos documentos son:

1. Manual de organización: Este describe la estructura de la empresa; las jerarquías, funciones, relaciones, responsabilidades y limitaciones del puesto.

2. Manual de procedimientos: Describe los procedimientos o pasos que deben seguirse para ejecutar un puesto.

3. Manuales de políticas: Establece los limites dentro de los cuales se va a llevar acabo una actividad.

4. Reglamento interior de trabajo: Contienen el conjunto de disposiciones obligatorias para los trabajadores.

5. Contrato colectivo de trabajo: es el convenio celebrado entre una serie de trabajadores y uno a varios patrones en donde se estipula las condiciones de trabajo.

6. Análisis de puestos: es el estudio de un puesto realizado para obtener información, con el objeto de conocer las necesidades que se deben de cubrir , para que se desempeñe de la manera eficiente y eficaz.

7. Planes y programas de organización: acciones concretas de la organización.

8. Índices de producción: sirven para verificar si existen bajas en la producción.

9. Recursos materiales: que los trabajados cuenten con el equipo indispensable para el desarrollo de sus labores.

10. Actividades: descripción de las acciones de los puestos

11. Requerimientos: establecer los requisitos mínimos que los puestos exigen como indispensable para su desempeño.

12. Índices de eficiencia: obtención de los resultados que reflejen en forma cualitativa y cuantitativa los logros.

13. Ambiente laboral físico: adecuado clima organizacional

14. Medidas de seguridad: prevención de accidentes.

Fase II- Modelo real (métodos y técnicas de capacitación)

En una organización, la gama de métodos y programas es amplia y varia desde cursos y programas hasta seminarios y planes de autodesarrollo.

Los propósitos de la capacitación son las declaraciones de lo que el personal entrenado debe saber, creer, ser capaz de hacer o lograr cuando termine el programa de capacitación. Además es importante una consideración general de los objetivos a corto mediano y largo plazo de la organización, para el desarrollo de una perspectiva sobre la filosofía de la capacitación.

El uso de un método en particular deberá determinarse por la clase de comportamiento que se ha de adquirir (habilidades motoras, conceptos, habilidades interpersonales, etc.), y considerar los gastos involucrados, las habilidades y la potencia del instructor y de los participantes(su número, nivel de trabajo), y el tiempo requerido para el programa de capacitación. Por ello, es preciso seleccionar el método y las mecánicas que permitirán al participante aprender de manera efectiva.

Todos los índices de eficacia, análisis de operaciones como le análisis humano, utilizan indistinta y específicamente los siguientes métodos.

a) Observación. Tiene por objetivo el evaluar las actividades en forma objetiva.

b) Cuestionario: consiste en la realización de una serie de preguntas sobre aspectos relevantes que ayuden a la obtención de información deseada. Es aplicada al empleado que ocupa el puesto a investigar.

c) Entrevista: es la platica de manera interpersonal que se tiene con la persona que ocupa el puesto con el fin de adquirir la información necesaria.

d) Quejas: nos pueden servir para detectar problemas en la organización. Por medio de quejas del personal expresa sus inquietudes e insatisfacciones por errores en la administración o en los procesos de producción. Con estos se pueden detectar necesidades a nivel organizacional, ocupacional e individual. Las quejas pueden ser con nombre o anónimas.

e) Inventario de recursos humanos: cada empresa debe de conocer las características de su capital humano para poder planear las necesidades futuras de la organización. Para lograr esto, se debe de tomar en cuenta toda la información que se refiere a cada uno de su integrantes, la cual se vaciara en una forma

f) Conferencia: La conferencia se puede usar para presentar un tema nuevo para resumen final en cada sesión. Permite abarcar gran cantidad de material en la mínima cantidad de tiempo, no tiene interrupciones, no hay preguntas ni discusiones, permite alcanzar directamente el objeto deseado.Cuando se utiliza este método se debe motivar a los individuos haciendo que la instrucción parezca desafiante y estimulante. Se debe utilizar un lenguaje sencillo. Las desventajas es que los individuos permanezcan un grupo pasivo; no hay intercambio de ideas, ni practica, ni evaluación de reacción de grupo.

g) Mesa redonda: Método de discusión normal, el instructor y el grupo forman parte de una discusión y un intercambio de ideas y de información. El instructor dirige al grupo hacia un objetivo predeterminado. La participación del grupo es la base principal de este método. La mesa redonda exige más tiempo que la conferencia y es aceptable hasta un grupo de 25 personas, ya que si hay más se desvira la atención. Se debe estar alerta todo momento para resolver en ese instante lo que pudiera surgir.

h) Demostraciones: Es la principal técnica de capacitación para la transmisión de conocimientos sobre la operación de máquinas y equipos, ya sean de escritorio o producción fabril.

i) Dramatización: Es una técnica de capacitación ideal para la transmisión de nuevas actitudes y conductas. Se basa en representar un rol. Ideal para cargos que exigen contacto con personas, como vendedores, demostradores, etc.. Es muy utilizada para capacitar en relaciones humanas en el trabajo.

j) Representación: La representación es similar a la dramatización, en la representación el director no determina previamente el resultado. Le solicita a los actores representar sus sentimientos y cada actor trata de comportarse de acuerdo con dichos sentimientos.

k) Método de casos: El método de casos da la oportunidad de aplicar nuevos conocimientos a situaciones especificas. El problema o caso debe ser construido de modo que sea real en lo que concierne a los participantes, deberán reconocer que se relacionan con ellos y con su trabajo.

l) Grupo de discusión: Los grupos de discusión son grupos de tres a seis personas, constituidos para resolver un problema breve o para la sesión informal corta. Para utilizar está técnica se debe de dividir al grupo en grupos pequeños y se debe de nombrar un presidente y un secretario.

m) Clases magistrales: Es la principal técnica de capacitación para la transmisión de nuevos conocimientos e informaciones. Generalmente se utilizan recursos como pizarrón, retroproyector, etc..

n) Lectura programada: Es una técnica de capacitación barata, porque se basa en la lectura de textos o libros previamente indicados. No exige instructor y puede ser realizada fuera del horario de trabajo, pero exige que el mismo capacitado evalúe su aprendizaje.

o) Instrucción programada: Es una técnica de capacitación nueva que se basa en grupos de informaciones seguidas por test de aprendizaje que determina si el aprendiz vuelve al grupo anterior si no aprendió lo suficiente o si continua en el grupo siguiente.

p) Registros de personal: esta técnica consiste en obtener de los archivos, de la empresa, todos aquellos datos que reflejan el desempeño de los trabajadores. Los datos que se obtienen de los registros son los siguientes: asistencia, accidentes, tiempos extras, escolaridad, formación, participación sindical, promociones, cambios dentro de la organización

q) Índices: los indicadores de las posibles áreas, en donde existen fallas o deficiencias de trabajo, se pueden obtener por medio de datos fijos sobre: costos, horas trabajadas, niveles de producción, control de calidad, rotación de personal, calificación de meritos, promociones, cambios o transferencias, salarios.

r) Técnica de tarjetas: es una técnica en la cual un grupo de sujetos, seleccionan las actividades en las necesitan capacitación.

s) Corrillos: es una técnica en la cual se le entrega una tarjeta a un grupo de personas, la tarjeta contiene una pregunta relacionada con aspectos donde se necesita capacitación. La pregunta se contesta en un lapso de 20 min. Y después se llega a una conclusión.

t) Lluvia de ideas. Aquí se hace una pregunta con respecto a requerimientos de capacitación y los participantes dan una serie de ideas para que al final se llegue a una conclusión y un acuerdo.

u) Cuchicheo: consiste en formar parejas para dialogar simultáneamente sobre un tema o problema a resolver. Final se informa al instructor la respuesta de cada una de las parejas y en base a estas se obtiene la conclusión final.

v) Phillips 66: es una técnica que consiste en dividir al grupo en equipos de 6 personas, para analizar y discutir durante 6 minutos la información que manejen los participantes. El numero de participantes, puede ser hasta 36, la duración del ejercicio es de 30 minutos. El instructor selecciona un tema, sobre el cual los participantes tengan conocimientos, cada equipo nombrara a un secretario que anotara las conclusiones del equipo y un moderador, que motivara y controlara al equipo, al termino del tiempo el equipo plantea sus conclusiones ante el grupo. El instructor sintetiza las conclusiones expuestas y se formulan conclusiones generales.

w) Foro : consiste en que un grupo discute informalmente un tema o problema, dirigida la discusión por un coordinador. El numero de participantes es de 10 a 35 y la duración de la practica es de60 a 90 minutos. El instructor inicia el foro indicando con precisión cual es el tema o problema que se va a discutir, posteriormente el instructor formula una pregunta concreta y pide respuesta u opiniones. Al final de este ejercicio el instructor hace una síntesis o resumen de la opiniones, señala coincidencias y deferencias, y formula conclusiones.

- Es muy común el uso simultáneo de varias de estas técnicas de capacitación, pues cuando una ayuda a la otra se produce un efecto sinergético.

Ayudas didácticas

Son auxiliares importantes de la comunicación: cuando una persona (emisor) desea comunicarse con otra (receptor) debe de tener en cuenta el nivel de conocimientos, los antecedentes socio-culturales, las habilidades y las actividades del receptor. Las ayudas didácticas en la capacitación aceleran el aprendizaje; disminuyen el esfuerzo del comunicador, y el esfuerzo del receptor y se aprende mas en menos tiempo. Dicho de otra manera: las ayudas didácticas son el conjunto de técnicas que, utilizando los impulsos propios de los sentidos corporales, ayudan a una mejor comprensión de las ideas y a la unificación e interpretación de los mismo.

Tipos de ayudas didácticas

o Pizarrones: apoyo para ejemplicar o realización de ejercicios de escritorio

o Cuadros sinópticos. Muestra en forma digerible y resumida la información.

o Graficas: representación especialmente de porcentajes.

o Diagramas

o Ilustraciones: Como dibujos

o Carteles

o Diapositivas

o Filminas: transparencias impresas sobre una película e 35 mm., que tiene una secuencia fija.

o Grabaciones

o Proyecciones

o Maquetas

o Videos

o Computadoras: presentación en power point

o Descripción

o Simulación

o Rota folios

o Fotografías

Todos estos apoyos son utilizados por el capacitante para la mejor comprensión y captación de los conocimientos que se quieren transmitir. Esta es una forma muy practica y eficaz para que el capacitado de manera sencilla logre que los conocimientos se han percibidos y se le queden grabados, ya que es mas fácil recordar una imagen.

Recolección e interpretación de datos

Las posibilidades de clasificación suelen ser muy variadas:

- Estructuras afectadas

- Personal afectado

- Actividades que exigen capacitación

- Problemas de fácil solución y de difícil solución

Esta conclusión se abre a los siguientes planteos:

- Donde se quiere la capacitación

- En que puntos precisos

- Quienes la requieren

- ¿Cuando, con que urgencia?

Información final

Este informe cubrirá los siguientes puntos:

1. Introducción

2. Problemática

I. Enumeración de lo problemas

II. Tipificación de los mismo

III. Análisis causal

IV. Jerarquización

V. Ámbito de repercusión

3. Actividades que piden capacitación

4. Plan general de la misma: objetivos, insumo

5. Expectativas de mejoramiento como fruto de la capacitación

Fase III- Análisis comparativo

Al llevar acabo un análisis comparativo entre el modelo ideal y al modelo real encontramos o detectamos las necesidades de capacitación del trabajador, con lo cual podemos conocer a quien y en que se debe de capacitar.

Evaluación y seguimiento

Objetivos

q Saber como la evaluación permite elaborar programas de capacitación cada vez mas adecuados para satisfacer las necesidades de cada empres.

q Identificar cuales son los aspectos a evaluar y los métodos que pueden utilizarse para cada uno de ello.

Alcance

La evaluación nos va a permitir medir el grado del cumplimiento de los objetivos. En general la valuación nos va a proporcionar información acerca de:

q La calidad del diseño de la organización y el desarrollo de los cursos

q El cumplimiento de las expectativas de los participantes

q El grado de los conocimientos adquiridos, incremento del nivel de habilidades

q Resultado tangible

El procedimiento para la evaluación del programa de capacitación consiste en determinar desde el punto de vista metodológico, que es lo que debió hacerse considerando todos los elementos que conforman el diseño y la organización del curso se les da un paso a cada factor de acuerdo a la importancia que tenga. Así el avaluador compara lo que debió hacerse con lo que ralmente se hizo.

Aspectos a considerar para la evaluación:

Diseño administrativo

1) Diagnósticos de necesidades: si este diagnostico fue realizado y las técnicas utilizadas.

2) Objetivos del curso: claridad y la relación con las necesidades.

3) Contenido del curso: tener una estructura lógica y relación con los objetivos

4) Técnicas de aprendizaje utilizadas: utilización correcta y la adecuación de los objetivos.

5) Medición del aprendizaje: confiabilidad y validez

6) Materiales: que haya sido el adecuado y utilizado debidamente

7) Aulas: que estén en las condicione favorables

8) Selección de los participantes

9) Comunicación del evento

10) Control de los participantes

Los factores a valuar puede ser mas extensa, eso dependerá de la metodología y necesidades de la empresa hacia su personal a capacitar.

Reacción

Medir la reacción de los participantes es conocer el grado en que disfrutaron y aprovecharon la capacitación. Este aspecto es el que ha sido evaluado con mayor frecuencia. Una técnica bastante útil es la encuesta de actitudes que se formula tomando en cuenta la que se quiere investigar.

Aprendizaje

Para comprobar el aprendizaje se puede realizar las siguientes pruebas:

q Objetivas de conocimiento

q Habilidades

q Escala de actitudes

q Guías de observación de la conducta

El aprendizaje debe ser medidos de tal manera que los resultados puedan expresarse cuantitativamente.

La evaluación debe de realizarse antes y después de la capacitación, los resultados de la evaluación se procesaran estadísticamente a fin de poder establecer correlaciones. Es importante el aplicar un examen antes y después de haber recibido la capacitación para hacer una comparación de lo que sabían y loa que aprendieron.

Resultados

La medición de resultados implica conocer la relación entre los costos y los beneficios. Se determina el costo real y se compara con lo presupuestado y se obtiene la diferencia y porcentaje que representa.

Por otro lado es importante conocer la aplicación de los conocimientos o habilidades adquiridas al desempeño del trabajo y los cambios de actitud que se observen en las labores cotidianas. este análisis significa que se conoce la forma ideal en que debe de desempeñarse el puesto (análisis y evaluación d puesto) y el nivel de rendimiento o productividad del empleado participante en el curso (calificación de meritos).

En general los beneficios pueden tener repercusiones en:

La cantidad y la calidad de la producción

Los tiempos de producción

la disminución de desperdicios

La disminución de los costos de producción

La disminución de los accidentes de trabajo

La disminución de inasistencia.

Un mejoramiento del ambiente de trabajo

La creatividad del personal

Manual de capacitación

Es un documento donde se encuéntrala información tal como los objetivos y políticas del departamento de capacitación, toda su estructura, los métodos, procedimientos del como se debe de llevar las funciones del mismo.

CONCLUSIONES.

La capacitación es una de las funciones más importantes de los recursos humanos, ya que el mejoramiento y aumento de los conocimientos de los empleados ayudará a la empresa a mantener , tanto una eficacia como una eficiencia en el rendimiento del trabajo y el aumento de las utilidades.

Para todo esto hay que tener en cuenta que los resultados de la capacitación no se presentan luego, sino que son resultados a mediano y largo plazo, por lo que muchas organizaciones -especialmente en México que no se planea a largo plazo- se considera a la capacitación como un gasto no como una inversión que en un futuro nos garantizará una eficiencia organizacional.

Además de esto se puede concluir que:

· La capacitación en las organizaciones forma parte de la educación y de la formación integral de las personas. En las organizaciones, el entrenamiento de los trabajadores debe vincularse y complementarse con otras actividades que contribuyan a su formación.

· El aprendizaje en la capacitación significa un cambio de conducta, por lo que los cambios que se produzcan en los trabajadores deben ser producto de las necesidades previamente detectadas.

· La capacitación efectiva debe ser la específica enseñanza para una necesidad, por lo consiguiente, un curso debe ser siempre originado por un problema o una necesidad. Si un curso no es orientado a reducir ese problema no se justifica estrictamente su desarrollo.

Bibliografía

- Silceo Aguilar, Alfonso. Capacitación y Desarrollo del Personal. Editorial Limusa. México, 1995

- Arias Galicia, Fernando. Administración de los Recursos Humanos. Editorial Trillas. México, 1994.

- Graig L., Robert. Manual de Entrenamiento y Desarrollo del personal. Editorial Diana. México, 1975.

- Ley federal del trabajo