Artigo publicado na G&O Número 3

Detalhamento de Projetos

 A arte de planejar um projeto inclui várias técnicas e procedimentos que vem se consolidando conforme o avanço da ciência de gerenciamento de projetos. Dentre estes procedimentos, um particularmente suscita discussões e sempre é objeto de discussões na lista e-plan.br:

 Trata-se do nível de detalhamento de um projeto.

 Teoricamente o processo de detalhamento de um projeto se dá pelas “quebras” sucessivas do projeto em atividades com um tempo de execução cada vez menor. A forma de quebrar o projeto é definida e define a EAP – Estrutura de Análise de Projeto (não confundir com EDT – Estrutura de Decomposição de Trabalho – a famosa WBS). É pela definição da EAP que se vai decompondo o projeto, logicamente, por um processo de dedução, onde à partir do todo se chega às partes. Existem várias técnicas para se construir uma EAP visando os mais diversos objetivos. Mas este não é o objeto desta análise.

 Por que é necessário detalhar um projeto?

 Se considerarmos que um projeto é o encadeamento de suas atividades, que a sua duração é definida pelo seu caminho mais longo (CPM) e que o seu risco está ligado à quantificação das incertezas das atividades e de seu encadeamento (PERT), vê-se que quanto mais bem definidas suas atividades melhores serão as condições de análise e melhor será a informação propiciada para a tomada de decisão. Quanto mais detalhado um projeto também melhor será a sua condição de previsão, otimização e de simulação de alternativas.

 Uma pergunta que sempre é feita nas aulas e palestras que tive oportunidade de ministrar é: ”Quando parar?”. Um projeto pouco detalhado oferece um espaço limitado para análise e mascara os índices de produtividade e os atrasos. Um projeto detalhado demais torna-se incontrolável e “pesado” demais, “afogando” o planejador com dados desnecessários e muitas vezes mentirosos. Em quantos níveis então esta decomposição é adequada ou necessária? A resposta é a resposta clássica do consultor: depende.

 Existem vários fatores condicionantes, dos quais cito dois de ordem técnica:

 1 – Informação: Não há como detalhar uma atividade se você não possui informação suficiente para tal. O método executivo, o plano de ataque, os recursos disponíveis devem estar bem caracterizados para garantir um bom detalhamento. Para isso é necessário um escopo “fechado”, um projeto básico bem definido (se possível um projeto executivo) e a participação dos profissionais ou empresas executoras. É por esta razão que o planejamento experimenta ao longo de sua “vida” um detalhamento crescente.

 2 – Estrutura de planejamento e controle: O detalhamento do projeto exige cada vez mais o aumento dos recursos de planejamento (engenheiros, técnicos, medidores, computadores, tempo). Portanto se a gerência do projeto não pretende investir em planejamento, não haverá como detalhar um projeto, fazer sua manutenção e garantir seu controle. Existe um axioma que diz “se voce não pode controlar, não deve detalhar”, nem sempre é verdadeiro mas já é um indicativo.

 E cito mais dois de ordem gerencial:

 1 – Necessidade do Cliente: Muitos planejamentos (talvez a maioria dos que existiam antigamente) tem o detalhamento definido pelo nível de informação solicitado pelo cliente. Fazem parte desta categoria os cronogramas de concorrência e os cronogramas “para inglês ver”. Como normalmente o nível de informação solicitada pelo contratante é menos detalhada que a necessidade do contratado, uma boa parte dos planejamentos ficam menos detalhados do que deveriam ser, ou ainda, se criam dois planejamentos, um para o cliente, outro para “o campo”. Este projeto pouco detalhado oferece a comodidade se comprometer o menos possível com prazos intermediários e de mascarar eventuais atrasos no projeto.

 2 – Atuação na Execução: uma boa parte dos projetos “falham” porque são planejados pelos planejadores e executados pelos executores. Simples e fundamental. Como nos projetos de engenharia a tomada de decisão na execução se situa cada vez mais no nível de encarregado de turma (pois o engenheiro de obra está cada vez mais voltado para a parte administrativa), um planejamento que se proponha atuar decisivamente na execução deve estar detalhado até o nível deste encarregado. Isto é válido especialmente para projetos “curtos” onde o tempo para tomada de decisão é exíguo.

 Poderia continuar citando outras ordens e outros fatores, mas bastam estes por hora para a nossa reflexão.

 Percebe-se que a resposta “depende" dada acima requer a conjugação destes e de outros fatores, ficando a cargo da equipe de planejamento e do “sentimento” dos profissionais o nível adequado de detalhamento que normalmente variará ao longo da existência do projeto.

 Pensando neste sentimento, nós da lista e-plan.br fizemos um levantamento do nível de detalhamento que os planejadores da lista costumam atuar. O resultado pode ser visto no quadro abaixo:  

 Em discussão recente na lista, eu tive a oportunidade de propor dois índices de detalhamento de projetos baseado nas conclusões e na experiência reunidas por nós.

Índice de Detalhamento - ID

 Este índice mede o tamanho da sua atividade média em função da duração do projeto e pode ser calculado da seguinte forma:

 ID% = (Tamanho Médio da Atividades / Duração do Projeto) x 100

 Onde:

 Tamanho Médio das Atividades = Soma das Durações das Atividades /  Número de Atividades

 As durações devem ser consideradas na menor unidade de tempo do projeto e nas atividades consideradas devem ser excluídos os marcos de projeto ou qualquer outra cuja duração for igual a zero.

 No levantamento feito na lista e-plan.br foram encontrados os seguintes resultados:

Índice de Detalhamento por Ligações – ID(L)

 Este índice pressupõe que quanto mais detalhado está um projeto maior será o número de ligações término-início, que é o que se verifica empiricamente.

Desta forma:

 ID(L)% = (Número de Ligações Término-Início / Número Total de Ligações) x 100

 No levantamento feito na lista e-plan.br foram encontrados os seguintes resultados:  

 É necessário dizer que estes índices são apenas proposições para uma quantificação que permita criar um parâmetro para aumentar a sensibilidade do planejador quanto o nível de detalhamento adequado ao projeto e não pode se afirmar ainda que estes constituam indicadores “firmes” para, por exemplo, serem exigidos em contratos e concorrências que envolvam o desenvolvimento e a apresentação de planejamento.

 Calcule os índices para os seus projetos e envie seus resultados para que nós possamos “engrossar” as estatísticas e assim atingir um dos principais objetivos da nossa lista: gerar e distribuir conhecimento!

Luiz Augusto P. Silva -  Técnico em Edificações e Engenheiro Civil com Pós-Graduação em Engenharia Econômica, com 19 anos na área de engenharia de planejamento, orçamento e controle. Atualmente é consultor na Petrobras pela STEI.

Nota Importante: Os conceitos dos índices de detalhamento tiveram a contribuição dos membros da lista, detacadamente do Fabio Teixeira de Melo e do Angelo Valle.