MODULO:CONTABILIDADE ASSUNTO: CTIMIMPL - VS. 3.701 PROCEDIMENTOS/NECESSIDADES BASICAS P/IMPLANTACAO ================================================ OBJETIVO: Requisitos e Procedimentos Basicos para Implantacao do Modulo de CONTABILIDADE. PRE-REQUISITOS: 01. Diretorio(s) p/ estabelecimento do Modulo Contabil. 02. Para mais de 1 (um) diretorio contabil, revisao de arquivos a serem duplicados nestes diretorios, comuns ao SIRC-X e especificos da Contabilidade. ARQUIVOS: 01. Arquivos Utilizados pelo Modulo de Contabilidade: ADCUST - PARAMETROS CONTABEIS CT034757 - HISTORICO DE LCTOS PRE-FIXADOS CT085757 - RATEIO ENTRE FILIAIS CT641757 - LANCAMENTO PRE-FIXADO CTBLQ518 - BLOQUEIO DE PROGRAMAS CTCOND - RELACIONAMENTO PLANO X DEMONSTRATIVO CTCONDFB - RELACIONAMENTO PLANO DA FABRICA CTCONDLT - RELACIONAMENTO DEMONSTRATIVOS CONTABEIS CTDEFD - DEFINICAO DE ESTRUTURAS DO DEMONSTRATIVO CTGRHT - GRUPO DE HISTORICO CTHIST - HISTORICO PADRAO CTHT - HISTORICO DE LANCAMENTOS CTLOTE - LOTES CONTABEIS CTMD - MOVIMENTO EXCLUIDO CTMV - LANCAMENTOS CONTABEIS CTMV750 - EXTRATO INDIVIDUAL CTPDEM - PLANO DO DEMONSTRATIVO CTPDEMFB - PLANO DO DEMONSTRATIVO P/ FABRICA CTPDEMLT - PLANO DO DEMONSTRATIVOS CONTABEIS CTPLAN - PLANO DE CONTAS CTSALD - SALDOS CONTABEIS SI021719 - CONSULTA APLICACOES DA ROTINA DIARIA SI520727 - CAPITAL DE GIRO SIRCA000 - FILIAIS SIRCA025 - PARAMETROS DA FILIAL SIRCA031 - NL'S SIRCA032 - NUMERADOR DE LANCAMENTOS SIRCA033 - TEMPORARIO DE LANCAMENTOS SIRCA034 - TEMPORARIO DO HISTORICO DE LANCAMENTOS SIRCA036 - TEMPORARIO DE LANCAMENTOS AUTOMATICOS SIRCA041 - MOVIMENTO CONTAS A RECEBER SIRCA043 - MOVIMENTO CONTAS A PAGAR SIRCA045 - SALDO DE DEMONSTRATIVO SIRCA052 - TRANSACOES CP/CR SIRCA060 - NUMERADOR DE DOCUMENTOS SIRCA085 - TEMPORARIO GENERICO SIRCA088 - APLICACOES ATIVAS SIRCA127 - SALDOS DO CAPITAL DE GIRO SIRCA130 - INTEGRACAO CONTABIL SIRCA145 - RESUMO DEPTO/FILIAL SIRCA147 - FILA DE CONTABILIZACAO SIRCA31A - HISTORICO DE NL'S SIRCA502 - FILIAIS/DEPARTAMENTOS SIRCA518 - TABELA GENERICA DE PARAMETROS SIRCA641 - TEMPORARIO SIRCA84A - MOEDAS SIRCA84B - VALORES DE MOEDA TBCGER - CONTROLE GERAL TBDOCU - TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTO TBSIST - TABELA DE SISTEMAS 02. Principais arquivos a serem inicializados na implantacao: Arquivo Nome do Arquivo Filelist ======== ================================ ======== CTCOND RELACIONAMENTO DEMONSTRATIVO 20 CTDEFD DEFINICAO ESTRUTURAS DO DEMONSTRATIVO 46 CTPDEM PLANO DO DEMONSTRATIVO 19 CTPLAN PLANO DE CONTAS 124 SIRCA031 NLS MANUAIS 31 SIRCA032 NUMERADOR DE LANCAMENTOS 32 SIRCA033 LANCAMENTOS MANUAIS 33 SIRCA034 HISTORICOS LANC. MANUAIS 34 SIRCA036 LANCAMENTOS AUTOMATICOS 36 SIRCA31A HISTORICO DE NLS 35 TBSIST TABELA DE SISTEMAS 11 ROTEIRO: Sequencia Inicial para Movimentacao do Modulo de Contabilidade. SIRCP053-CADASTRO DE FILIAIS Completar Dados do Cadastro. SIRCP116-PARAMETROS DA FILIAL Completar. SIRCP703-PREPARACAO DOS ARQUIVOS CONTABEIS DO EXERCICIO Definir os arquivos CTSALD para o ano (exercicio) Definir os arquivos CTMV, CTHT E CTMD para os meses do ano SIRCP751-ESTRUTURA DE DEMONSTRATIVOS Definir/Revisar Estrutura do Plano de Contas, pelo Demonstrativo 99. Nao definir a Estrutura se a Empresa nao utilizar o Modulo de Contabilidade. SIRCP518-TABELA GENERICA Excluir a Definicao das Tabelas; CT703 16/01/2002 SIR705 SIR712 Revisar/Incluir Parametrizacao das Tabelas; SIR691 SIR741 SIR692 SIR750 SIR696 SIR759 SIR698 SIR765 SIR703 SIR775 SIR704 SIR776 SIR710 SIR779 SIR717 SIR781 SIR730 SIR783 SIR732 SIR784 SIR737 SIR789 SIR739 SIR790 SIR740 SIR797 SIRCP712-CADASTRO DO PLANO DE CONTAS Cadastrar o Plano de Contas SIRCP705-PARAMETROS CONTABEIS Revisar e Alterar Dados da Tabela. SIRCP706-TABELA GERAL Inicializar Livro e Pagina. SIRCP713-MANUTENCAO DA TABELA DE SISTEMAS Cadastrar Sistema CT para cada Filial. Nao cadastrar esta Tabela se a Empresa nao utilizar o Modulo de Contabilidade. SIRCP502-CADASTRO DE FILIAL/DEPTOS Revisar/Incluir Departamentos da Filial. SIRCP888-MANUTENCAO DO MENU Cadastrar os menus p/usuarios com acesso a Contabilidade SIRCP751-ESTRUTURA DE DEMONSTRATIVOS Definir a estrutura dos demonstrativos contabeis (01 a 98) SIRCP752-MANUTENCAO DEMONSTRATIVOS CONTABEIS Cadastrar os relacionamentos contabeis, fazendo a montagem de cada Demonstrativo Contabil necessario. PROCEDIMENTOS: 01. PARAMETROS CONTABEIS (SIRCP705) Definir os indicadores nesta Tabela, para identificacao da Empresa nos Relatorios da Contabilidade, Tipo de Acesso/ Atualizacao de Lancamentos (BATCH/ON-LINE), Indicadores de Contas Patrimoniais, Contas para Encerramento de Exercicio. 02. DEFINICAO DE DEMONSTRATIVOS (SIRCP751) Identificacao do Formato da Estrutura do PLANO DE CONTAS, cadastrado como Numero do Demonstrativo 99. 03. TABELA GENERICA (SIRCP518) Codigo da Tabela: AUTO Identificacao para sequencia AUTOMATICA da Conta-Redutora no Cadastramento do Plano de Contas, dando incremento automatico ao codigo da Tabela SIR712. Codigo da Tabela: CTLOTE Identificacao dos Lotes Contabeis, para uso dos programas de Integracao Contabil, permitindo desta forma a visualizacao dos lancamentos gerados por cada programa. Obs.: Os lotes cadastrados nesta Tabela deverao estar previamente cadastrados pelo SIRCP709-LOTES CONTABEIS. Codigo Tipo Extra SIRCP023 0 023 COMPENSACAO FINANCEIRA SIRCP490 0 490 CONTAS A RECEBER SIRCP491 0 491 CONTAS A PAGAR SIRCP492 0 492 ESTOQUES SIRCP493 0 493 ESCRITA FISCAL - ENTRADAS SIRCP494 0 494 ESCRITA FISCAL - SAIDAS SIRCP495 0 495 NFS SAIDA SIRCP667 0 667 OFICINA E SERVICOS SIRCP690 0 690 PRE-FIXADOS SIRCP997 0 997 CAIXA E BANCOS Codigo da Tabela: CT691 Identificacao para Contabilizacao de PIS/COFINS. Codigo da Tabela: CTPAR Identificacao por Tipo de Abertura dos Arquivos Contabeis, referentes aos arquivos de base anual. CTPLAN-PLANO DE CONTAS CTDEFD-DEFINICAO DE DEMONSTRATIVOS CTPDEM-PARAMETROS DE DEMONSTRATIVOS CTCOND-RELACIONAMENTO DEMONSTRATIVOS & PLANO CTHIST-HISTORICO PADRAO Estando relacionado nesta tabela, os arquivos passarao a ser identificados pelo sufixo do ANO do Exercicio. Codigo da Tabela: SIR712 Identificacao da Ultima Conta-Redutora cadastrada no Plano de Contas. Deve ser EXCLUIDO na implantacao do Plano de Contas. Codigo da Tabela: SIR713 Identificacao do Diretorio Contabil, para abertura dos arquivos de movimentacao mensal, utilizados pelo sistema: CTMV-Lancamentos Contabeis CTHT-Historico de Lancamentos CTMD-Lancamentos Excluidos Estes arquivos sao criados com sufixo MMAA, onde: MM identifica o Mes e AA identifica o Ano do Exercicio. Codigo da Tabela: SIR737 Identificacao dos programas de Integracao Contabil, para Impressao do Relatorio SIRCP737-LANCAMENTOS AUTOMATICOS. Codigo da Tabela: SIR741, SIR781, SIR790 Identificacao para Aglutinacao e Fechamento dos Balancetes, referentes ao Resultado Acumulado do Mes. Codigo da Tabela: SIR742, SIR783 Indicador para Totalizacao Diaria do Relatorio Diario Auxiliar Contabil. Codigo da Tabela: SIR770 Indicador para Atualizacao Encadeada de Lancamentos Manuais, em Periodos Contabeis Abertos. Codigo da Tabela: SIR779 Indicador para Estorno de Lancamentos gerados pela Integracao Contabil. Codigo da Tabela: SISTEM Esta Tabela, mais o codigo CONTAB, identificam as empresas que nao se utilizam da Integracao Contabil, para que a Virada Diaria e Mensal do SIRC-X, nao seja executado, por ser este Modulo, independente dos demais Modulos do SIRC-X. (somente utilizar se nao existir acesso a nenhum Modulo que possua a Integracao Contabil). 04. TABELA GERAL (SIRCP706) Identificacao das Filiais para Fechamento e Emissao do Livro-Diario. 05. TABELA DE SISTEMAS (SIRCP713) Identificacao das Filiais para Movimentacao e Atualizacao de Saldos e Lancamentos Contabeis. 06. DEMONSTRATIVOS CONTABEIS (SIRCP752) Parametros para geracao dos Demonstrativo contabeis. 07. SALDOS DE ABERTURA (SIRCP702) Implantacao de Saldos de Abertura no nivel Analitico. 08. ATUALIZACAO DE SALDOS DE ABERTURA (SIRCP748) Apos a Implantacao dos Saldos (SIRCP702), esta rotina devera' ser executada para CONSOLIDACAO dos saldos de Abertura, para Consulta e Relatorio. 09. DEMONSTRATIVO PARA FABRICA (SIRCP760) Parametros para Relatorio do Demonstrativo para Fabrica. OBSERVACOES GERAIS: Apos implantacao da contabilidade, alguns procedimentos devem ser adotados como basicos para o andamento correto do sistema: 01. Verificacao das ocorrencias da execucao da Rotina Diaria, que pode ser efetuada executando programa SIRCP719. Essas ocorrencias podem indicar: - Erros de parametrizacao - Erros de bases de dados - Erros do usuario - Informacoes normais de atualizacoes efetuadas Essas ocorrencias podem ser listadas e se houver necessidade, abrir Boletim de ocorrencia com a Consystem. Na execucao dos programas, sao gerados arquivos textos com as ocorrencias da execucao de cada programa, no diretorio TMP de seu ambiente (SIRCX/TMP ou Q:\SIRCX\TMP\), tendo o nome assim definido: RPPPCXP.DIA Onde R = Inicial fixa indicando Relatorio PPP = Numero correspondente ao programa executado CXP = Codigo referente caixa postal cadastrada pelo programa SIRCP053 DIA = Numero correspondente ao dia corrido do ano. Existe excessoes em que o nome e' definido da seguinte forma: RPPPHHMM.DIA Onde R = Inicial fixa indicando Relatorio PPP = Numero correspondente ao programa executado HH = Hora em que o programa foi executado MM = Minuto em que o programa foi executado DIA = Numero correspondente ao dia corrido do ano. 02. Conciliacao das contas transitorias Existem algumas contas definidas no plano de contas como base para fechamento diario da contabilizacao e devem ser zeradas automaticamente: Notas fiscais a faturar a Vista Notas fiscais a faturar a Prazo Conta transitorio Caixa/Bancos 03. Conciliacao de Contas gerais O sistema, com a implantacao da contabilidade, necessita que tenha um controle das integracoes contabeis efetuadas e com isso a necessidade de conciliacao periodica de certas contas: Saldo do estoque de Veiculos novos/usados Saldo do estoque de Pecas e acessorios Saldo do caixa Saldo das contas Bancarias Saldos dos titulos a receber (duplicata/cheque/cartao) Saldo de adiantamentos de clientes Saldos dos compromissos a pagar Saldo de adiantamentos a fornecedores Para essas contas existe manual que contem um roteiro (dicas) para conciliacao. Estes manuais podem ser consultados atraves do recurso de HELP do SIRC-X: O nome dos manuais tem como iniciais as letras "CTPC". Exemplos: Manual de conciliacao do saldo do estoque = CTPCSEST Manual de conciliacao de Compromissos a Pagar = CTPCSFOR Observacao: O programa SIRCP592 se parametrizacoes estiverem corretas, e' o programa basico para iniciar conciliacao das contas acima descritas. Outras contas devem ser tambem verificadas: Contas de receitas, custos, impostos. 04. Definicao de procedimentos especiais: Procedimentos p/Conserto de pecas/equipamentos de clientes Procedimentos p/Conserto de pecas/equipamentos do estoque Procedimentos p/Controle de estoque de servico de Terceiros Procedimentos p/Garantia de pecas/equipamentos do estoque Procedimentos p/Garantia pela Oficina (faturamento) Procedimentos p/Controle de mercadorias em demonstracao e Consignacao.