MODULO:CAIXA E BANCOS ASSUNTO: CBIMIMPL - VS. 3.501 PROCEDIMENTOS/NECESSIDADES BASICAS P/IMPLANTACAO OBJETIVO: Definir os requisitos e os procedimentos basicos necessarios para a implantacao do modulo de CAIXA & BANCOS. PRE-REQUISITOS: Estabelecer primeiramente os seguintes pontos: 01. Pessoal que vai operar o sistema; 02. Se as funcoes do modulo serao centralizadas em um unico setor da empresa ou serao divididas com outros setores. Ex: Pagamentos de compromissos serao registrados pelo pessoal de CONTAS A PAGAR e Recebimentos de Titulos serao registrados pelo pessoal de CONTAS A RECEBER; 03. Periodo para treinamento do pessoal envolvido com as funcoes do modulo; 04. Responsavel por verificacao de ocorrencias de rotinas de atualizacao, e verificacao do andamento operacional do modulo; e 05. Definir/otimizar o fluxo dos documentos financeiros e da area comercial (registro de NFs de compra/venda) para serem registrados no sistema de forma que sejam registrados na data em que de fato ocorreu o movimento. Esse procedimento e' importante pois este modulo e' totalmente integrado com os outros modulos e sem o registro correto das movimentacoes nos mesmos, resultara' em atraso neste modulo. Apos estabelecidos os pontos acima, seguir os seguintes procedimentos 01. Necessidades basicas para implantacao a. Ter saldo contabil de cada conta bancaria atualizada para a implantacao no sistema. Sera' desejavel se esse saldo estiver de acordo com o saldo bancario; b. Ter saldo contabil da conta CAIXA atualizada para implantacao no sistema; c. Obter a relacao dos cheques (com numero inicial e final) para o cadastro dos cheques disponiveis para utilizacao; e d. Definir quais as movimentacoes que ocorrem diariamente para efetuar a parametrizacao no sistema, defindo origem, tipo de documento utilizado e tipo de atualizacao no CAIXA & BANCO e qual contabilizacao deve ser efetuada. PROCEDIMENTO: 01. Verificacao cadastros basicos a serem efetuados. Abaixo procedimentos a serem executados para implantacao de Caixa Bancos, devendo verificar os cadastros basico para a empresa e entao verificar/cadastrar os necessarios para Caixa e Bancos. A.CADASTROS GERAIS: PROCEDIMENTO ARQUIVO PROGRAMA Cadastrar a Filial SIRCA025 SIRCP053 SIRCP116 Cadastrar Departamentos SIRCA501 SIRCP501 Cadastrar Deptos da Filial SIRCA502 SIRCP502 Cadastrar o Modulo Caixa e Bancos TBSIST SIRCP713 Cadastro tabelas gerais SIRCA518 SIRCP518 Cadastro de Usuarios SIRCA017 SIRCP079 Cadastro de Menus SIRCA100 SIRCP157 Cadastro de Menu/programas SIRCA101 SIRCP158 Cadastro de Usuarios/programas SIRCA102 SIRCP159 B.CADASTROS CAIXA/BANCOS PROCEDIMENTO ARQUIVO PROGRAMA Cadastrar Parametros Cxa/bcos SIRCA722 SIRCP967 Cadastrar Transacoes Cxa/bcos SIRCA720 SIRCP956 Cadastrar Tipo docto p/transacao SIRCA723 SIRCP966 Cadastrar Portadores (bancos) SIRCA003 SIRCP003 Cadastrar Taloes de cheques SIRCA729 SIRCP968 Definir Lay-out cheques (modchq) SIRCA518 SIRCP917 Se utilizar cob.escritural, cadastrar ocorrencias bancarias para o banco SIRCA229 SIRCP573 Cadastrar Saldo de Bancos SIRCA728 SIRCP969 Cadastrar Saldo de Caixa SIRCA725 SIRCP969 OBS: Os saldos de caixa e de bancos devem ser implantados antes de iniciar a operar Caixa e Bancos. C.OUTROS ARQUIVOS DEFINIDOS PARA CAIXA/BANCOS Movimentos de Caixa Bancos SIRCA730 SIRCA731 Situacao dos Caixas SIRCA724 Cadastro de Cheques SIRCA727 SIRCA729 Pendencias de Compra/vda a vista SIRCA734 Pendencias CR/CP SIRCA733 Aplicacoes Ativas SIRCA088 Temporario para sircp977 SI641977 (copiar do arquivo sirca641.* zerado) 02. Parametrizacao dos modulos para direcionar as integracoes com Caixa/Bancos: COMPRAS DE ESTOQUE (SIRCP309) Definir/atualizar movimentacoes que devam gerar integracao com o modulo CAIXA & BANCOS ( transacao para Caixa/Bancos) para compras a vista. VENDAS DE ESTOQUE (SIRCP309) Definir/atualizar movimentacoes que devam gerar integracao com o modulo CAIXA & BANCOS (transacao para Caixa/Bancos) para vendas a vista. ESCRITA FISCAL (SIRCP309) Definir/atualizar movimentacoes de entrada/saida que devem gerar integracao com o modulo CAIXA & BANCOS (transacao para Caixa/Bancos) CONTAS A PAGAR (SIRCP124) Definir transacoes que devem ter integracao com o modulo CAIXA & BANCOS e atualizar indicador de numerario para 'S'. CONTAS A RECEBER (SIRCP124) Definir transacoes que devem ter integracao com o modulo CAIXA & BANCOS e atualizar indicador de numerario para 'S'. CADASTROS GERAIS Verificar cadastro de filiais (SIRCP053/SIRCP713). Verificar cadastro dos bancos e as indicacoes de conta movimento na contabilidade (SIRCP003). 03. Parametrizacao do modulo CAIXA & BANCOS a. Cadastrar o modulo CAIXA & BANCOS para a empresa (SIRCP713) informando codigo 'CB' e data de inicio. b. Cadastrar transacoes de Caixa/Bancos (SIRCP956); c. Cadastrar a contabilizacao definida para cada transacao (SIRCP830); d. Cadastrar tipo de documento por transacao (SIRCP966) e. Cadastrar transacoes basicas para funcoes automaticas dos modulos de CONTAS A RECEBER e de CONTAS A PAGAR (SIRCP518 -Tabelas Genericas): CONTAS A RECEBER: TABELA CODIGO SEQ EXTRA CONTEUDO ------ -------- --- ----- -------- SIR996 TRSADTRC 0 RAB SIR996 TRSRECCX 0 RCX SIR996 TRSRECCB 0 RCB CONTAS A PAGAR: TABELA CODIGO SEQ EXTRA CONTEUDO ------ -------- --- ----- -------- SIR995 TRSADTPG 0 ADT SIR995 TRSPAGCX 0 PCX SIR995 TRSPAGCB 0 PCB OBS: As informacoes acima se referem as definicoes de transacoes a serem utilizadas automaticamente em programas de CAIXA & BANCOS com integracao com programas de CONTAS A RECEBER e CONTAS A PAGAR: TRSADTRC = Transacao p/ adiantamento de cliente TRSRECCX = Transacao p/ recebimento no caixa TRSRECCB = Transacao p/ recebimento no banco TRSADTPG = Transacao p/ adiantamento de fornecedor TRSPAGCX = Transacao p/ pagamento no caixa TRSPAGCB = Transacao p/ pagamento no banco f. Cadastrar os parametros basicos do modulo por filial (SIRCP967): - Data da implantacao - Tipo de documento para cheque emitido pela empresa - Transacao p/ efetuar deposito bancario de valores recebidos - Transacao para depositos de numerario em transito, caso a empresa nao queira utilizar saldo em caixa, devendo transferir valores recebidos e nao depositados para numerario em transito a ser depositado no dia seguinte. - Transacao para deposito em banco referente duplicata nao aceitas num pagamento de diversas duplicatas em banco. - Transacao para pagamento no caixa - Transacao para pagamento no banco - Definir se a empresa tera: . Saldo em caixa . Transferencia de numerario entre filiais . Controle da sequencia de cheques emitidos . Quantidade maxima de caixas em aberto g. Caso a empresa utilize cobranca escritural devera' cadastrar transacoes basicas para cobranca escritural (SIRCP956 -transacoes e SIRCP518 - tabelas genericas): TABELA CODIGO SEQ EXTRA CONTEUDO ------ -------- --- ------- -------- CBESCR DOCBXACB 0 CES CBESCR DOCETNCB 0 CEE CBESCR TRSBXACB 0 CRB Onde: DOCBXACB = Codigo documento para movimento de baixa de cobranca escritural. DOCETNCB = Codigo documento para movimento de estorno de baixa de cobranca escritural. TRSBXACB = Codigo da transacao de baixa de cobranca escritural. 04. Procedimentos para conciliacao saldos com a CONTABILIDADE Diariamente, apos ser executada a rotina diaria de contabilizazacao, devera' ser efetuado a verificacao abaixo: a. Verificar se o saldo de cada conta bancaria, existente no modulo CAIXA & BANCOS confere com o saldo da conta contabil correspondente, efetuando as consultas abaixo: - Consultar saldo bancario para a data desejada (SIRCP973) - Consultar razao contabil da conta correspondente (SIRCP717) para a data desejada. b. Verificar se o saldo do caixa confere com o saldo contabil da conta correspondente, efetuando consultas abaixo: - Consultar saldo do caixa para a data desejada (SIRCP973) - Consultar razao contabil da conta correspondente (SIRCP717) para a data desejada. c. Verificar se o saldo do faturamento diario (a vista) e' zero, efetuando consulta abaixo: - Consultar razao contabil da conta correspondente (SIRCP717) para a data desejada. d. Observacao. Caso encontre divergencias entre saldo do modulo de CAIXA & BANCOS e CONTABILIDADE, deve ser efetuada conciliacao de movimento a movimento, emitindo relatorio de Movimentos de Caixa/Bancos (SIRCP914), Extrato Bancario (SIRCP974) e o Razao Contabil (SIRCP791), a fim de identificar as divergencias e as regularizacoes necessarias. OBSERVACOES GERAIS: Para facilitar a implantacao do modulo, a COMSYSTEM envia a EMPRESA a ser implantada, arquivos referente as transacoes basicas do modulo e arquivo referente a contabilizacao correspondente, cabendo a EMPRESA efetuar a verificacao, podendo ser alterado e/ou adicionado novas transacoes. Ao efetuar verificacao das transacoes com integracao, definir as alteracoes necessarias na parametrizacao contabil direcionado para Caixa/Bancos. Exemplo: Baixa entrada de venda a vista no CONTAS A RECEBER sem Caixa/Bancos lancamento contabil e': D - CAIXA C - CLIENTES Com Caixa/Bancos, lancamento contabil e': D - FATURAMENTO DIARIO C - CLIENTES Essa alteracao e' devido o lancamento complementar que e' feito no Caixa/Bancos para recebimento de Venda a vista e recebimento de entrada de Venda a vista que tem lancamento contabil: D - CAIXA C - FATURAMENTO DIARIO