1. Peraturan-peraturan ini adalah dikeluarkan oleh Jabatan Agama Islam Perak Darul Ridzuan mengenai acara kewangan dan pengakaunan.
2. Jawatankuasa Kariah, Bendahari serta Pegawai-Pegawai Masjid adalah dikehendaki mengikuti peraturan-peraturan ini selagi tidak bercanggah dengan Hukum Syara.
3. Sebarang keraguan mengenai tafsiran peraturan ini, hendaklah dirujuk kepada Jabatan Agama Islam Perak Darul Ridzuan dan keputusannya Jabatan adalah muktamad.
4. Tafsiran :-
Jawatankuasa adalah Jawatankuasa Kariah yang dilantik mengikut seksyen 67 Enakmen Pentadbiran Agama Islam 1992.
Bendahari adalah Bendahari masjid yang dilantik di bawah kaedah 3 Kaedah-Kaedah Jawatankuasa Kariah 1998 bagi mengendalikan pengurusan kewangan masjid.
Majlis adalah Majlis Agama Islam Dan Adat Melayu Perak.
Panjar Runcit adalah sejumlah wang tunai yang didahulukan kepada Bendahari untuk membuat pembelian / pembayaran runcit yang mana nilai pegangannya bagi sesuatu masa tidak melebihi RM 500.00.
5. Tanggungjawab Jawatankuasa dan Bendahari.
Adalah menjadi tanggungjawab Jawatankuasa dan Bendahari bagi menentukan segala pengurusan kewangan masjid dijalankan dengan teratur dan kemaskini. Ini termasuklah semua buku-buku akaun yang diselenggarakan oleh masjid yang diperlukan oleh peraturan-peraturan kewangan ini.
1. Hanya Bendahari atau pihak yang diberi kuasa oleh Jawatankuasa Kariah sahaja dibenarkan memungut atau menerima wang bagi pihak masjid.
2. Kuasa hendaklah diberi secara bertulis bagi tempoh tertentu oleh Jawatankuasa Kariah kepada Bendahari atau pihak yang diberi kuasa.
3. Contoh tandatangan bendahari / pegawai yang diberi kuasa hendaklah diperolehi dan disimpan untuk tujuan rekod.
1. Hanya Jawatankuasa Kariah boleh membenarkan percetakan resit untuk masjid.
2. Resit yang dicetak mestilah menurut nombor siri dan Bendahari hendaklah memberitahu keperluan resit kepada Jawatankuasa supaya resit dapat dicetak.
3. Setiap resit hendaklah dicetak dalam sekuarang-kurangnya 2 salinan, iaitu salinan asal dan salinan pejabat.
1. Buku-buku resit yang diterima daripada percetakan hendaklah disemak oleh Bendahari untuk menentukan ketepatan bilangan serta cetakannya sebelum dimasukkan ke dalam Buku Daftar Kawalan Resit.
2. Sebarang kecacatan hendaklah dikembalikan kepada pencetak bersama-sama dengan penerangan mengenainya.
3. Buku-buku resit yang diterima hendaklah disimpan di tempat yang selamat seperti di dalam peti besi atau kabinet keluli yang berkunci.
4. Buku-buku resit hendaklah disimpan mengikut nombor siri supaya mudah disemak atau diperolehi.
5. Suatu daftar kawalan resit hendaklah disediakan yang mengandungi maklumat-maklumat seperti contoh di Lampiran A.
6. Buku-buku resit hendaklah dicatat ke dalam daftar tersebut satu persatu mengikut nombor sirinya. Setiap keluaran juga hendaklah dicatat.
7. Jika berlaku pertukaran Bendahari, maka kedua-dua pegawai yang mengambil alih dan yang menyerahkan tugas, dikehendaki menandatangani borang kedudukan borang-borang hasil seperti di Lampiran B.
1. Resit hendaklah dikeluarkan pada masa urusan dibuat bagi setiap pungutan atau terimaan.
2. Pengeluaran resit hendaklah mengikut nombor siri dan karbon dua muka hendaklah digunakan.
3. Resit hendaklah dikeluarkan juga sekiranya bayaran atau pungutan diterima melalui pos dan satu daftar mel hendaklah diselenggarakan seperti di Lampiran C.
4. Resit tidak boleh dipinda atau dimusnahkan. Jika berlaku kesilapan atau kerosakan maka ianya hendaklah dibatalkan dan dibiarkan tinggal di dalam bukunya dan satu resit yang baru hendaklah dikeluarkan.
1. Jika munasabah, resit hendaklah dicatatkan satu persatu ke dalam Buku Tunai setiap kali pungutan atau terimaan berlaku. Jika tidak catatan ke dalam Buku Tunai hendaklah dilakukan pada penghujung hari tersebut.
2. Catatan ke dalam Buku Tunai hendaklah mengikut jenis hasil atau terimaan seperti di Lampiran D.
3. Bendahari hendaklah menandatangani ringkas jumlah pungutan atau terimaan seberapa kerap yang boleh, tetapi sekurang-kurangnya seminggu sekali.
4. Jika lejer diselenggarakan bagi setiap jenis hasil dan terimaan, maka catatan hendaklah juga dibuat ke dalam lejar tersebut supaya boleh diketahui pada lat masa yang tertentu jumlah sesuatu pungutan atau terimaan itu, seperti di Lampiran E.
1. Segala wang pungutan/terimaan hendaklah dimasukkan ke dalam bank apabila :
i. Wang tunai melebihi RM 300.00 atau,
ii. Jumlah pungutan (terimaan wang tunai, cek, wang pos dan kiriman wang) melebihi RM 500.00.
2. Walaubagaimanapun pada setiap akhir bulan, semua pungutan tidak kira jumlahnya, hendaklah dimasukkan ke dalam bank pada hari bekerja yang terakhir dalam bulan itu.
3. Setelah wang dimasukkan ke dalam bank, catatan nombor resit bank hendaklah dibuat ke dalam buku tunai.
4. Semua slip bayar-masuk ke dalam bank, catatan nombor resit bank hendaklah disimpan oleh Bendahari sehingga segala urusan mengenai bayaran/pungutan bagi bulan itu selesai diperiksa dan disahkan oleh pemeriksa kira-kira atau selepas disahkan dalam Mesyuarat Agong.
1. Satu penyata pungutan/terimaan dan perbelanjaan dalam bentuk yang jelas hendaklah disediakan mengikut format di Lampiran F.
2. Penyata ini hendaklah disediakan oleh Bendahari dan ditandatanganinya serta disokong dengan dokumen-dokumen di mana yang perlu.
3. Adalah menjadi tanggungjawab Pemeriksa Kira-kira menyemak dan mengesahkan penyata kewangan.
4. Adalah menjadi tanggungjawab Bendahari untuk mengemukakan penyata ini bagi pengesahan Mesyuarat Jawatankuasa Kariah .
5. Jawatankuasa berhak mendapatkan apa-apa maklumat lanjut atau keterangan yang lengkap mengenai akaun pungutan / terimaan serta perbelanjaan apabila perlu.
6. Satu salinan penyata yang telah disahkan hendaklah dihantar ke Pejabat Agama Daerah.
PERATURAN MENGENAI PEMBELIAN
1. Tertakluk kepada peraturan-peraturan ini, Jawatankuasa Kariah dan Bendahari bolehlah melakukan pembelian termasuklah pembelian barang-barang, kerja-kerja dan perkhidmatan.
2. Adalah menjadi tangungjawab Jawatankuasa serta Bendahari untuk menentukan bahawa semua pembelian untuk institusi masjid adalah paling menguntungkan dari segi harga, kualiti, kuantiti dan untuk apa barang itu digunakan dan faktor-faktor lain yang berkaitan.
Pembelian Runcit
1. Jawatankuasa Kariah bolehlah membenarkan Bendahari memegang sejumlah wang tidak lebih RM 500.00 sebagai PANJAR RUNCIT, bertujuan untuk perbelanjaan runcit.
2. Pembelian dengan menggunakan wang ini tidak memerlukan kebenaran Jawatankuasa tetapi perlulah mendapatkan resit pembeliannya sebagai bukti pembayaran dan pembelian ini hendaklah tidak lebih daripada RM 500.00 dalam sebulan.
3. Satu daftar panjar runcit seperti format di Lampiran G hendaklah diselenggarakan.
Pembelian Secara Sebut Harga
1. Bagi pembelian yang melebihi RM 500.00 bagi satu-satu item pembelian tetapi tidak melebihi RM 5000.00 maka Bendahari/Kerani hendaklah mendapatkan SEBUTHARGA daripada sekurang-kurangnya tiga (3) pembekal. Jika kurang, maka Jawatankuasa Sebutharga bolehlah memutuskan sama ada hendak menerima sebutharga-sebutharga yang kurang itu untuk dipertimbangkan atau mengadakan semula sebutharga yang baru. Lihat contoh borang SEBUTHARGA di Lampiran H.
4. Semasa membuat pertanyaan untuk pembelian, Bendahari hendaklah, jika praktikal mempelawa pembekal untuk mentender dan bukannya menyebutharga bagi membekalkan barang-barang berjenama. Apabila sebutharga dipelawa, ianya hendaklah dikemukakan dalam sampul berlakri. Masa serta tarikh tutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan.
1. TENDER mestilah dipelawa untuk membekalkan semua barang-barang yang hendak dibeli yang perbelanjaan tahunannya melebihi RM 5,000.00 bagi sesuatu jenis barangan dalam satu-satu tahun.
2. Apabila tender dipelawa, publisiti seberapa luas yang boleh mengikut keadaan tiap-tiap satu hal, hendaklah diberi mengenainya supaya semua pembekal yang tulin akan mendapat peluang untuk mentender dan dengan ini pihak masjid akan mendapat peluang pembelian yang terbaik.
3. Untuk tujuan mentender pembekal-pembekal bolehlah menggunakan borang sepertimana di Lampiran H.
i. Apabila tender atau sebutharga dipelawa, penentuan barang, kerja atau perkhidmatan yang sepenuhnya hendaklah diberi supaya firma-firma mendapat gambaran yang jelas mengenai kehendak-kehendak pihak Masjid sebelum mereka memberi jawapan. Seperti contoh, pembelian hamparan permaidani hendaklah ditentukan butir-butirnya seperti saiz, negara pembuat, campuran bahan, warna, kuantiti dan butir-butir lain yang berkaitan supaya pembekal tidak ragu-ragu tentang apa yang dikehendaki dan angkubah yang tinggal hanyalah harga.
ii. Jenama tidak seharusnya dimasukkan dalam pernyataan tawaran tender.
4. Peti Tender hendaklah disediakan untuk menerima dan menyimpan sementara borang-borang tender. Selepas sahaja diterima, tender hendaklah dimasukkan dengan tidak dibuka ke dalam Peti Tender yang padanya hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti itu akan dibuka. Dua kunci hendaklah diadakan untuk peti itu dan anak kuncinya hendaklah dipegang berasingan oleh 2 orang Ahli Jawatankuasa Kariah. Dalam tempoh perjalanan urusan tender, peti itu hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan Bendahari akan bertanggungjawab atas keselamatannya.
5. Peti Tender hendaklah dibuka hanya di hadapan Lembaga Tender.
6. Lembaga Tender hendaklah terdiri daripada tidak kurang dari 5 orang Ahli Jawatankuasa termasuk Bendahari dan seorang wakil Jabatan Agama Islam Perak.
7. Tiap-tiap satu tender hendaklah dibuka dan diberi nombor mengikut siri dan hendaklah ditandatangani ringkas oleh ahli-ahli Lembaga Tender. Kesemua tender hendaklah dijadualkan. Jadual, tender dan kertas-kertas yang berkaitan hendaklah diserahkan kepada Bendahari yang bertanggungjawab menyimpannya secara sulit sekiranya Lembaga Tender akan memutuskan suatu tarikh yang lain.
8. Sekiranya tender yang harganya paling rendah tidak diterima, maka Lembaga Tender hendaklah mempunyai cukup alasan untuk menerima tender yang lain.
9. Apabila pembelian Tender itu telah selesai, Lembaga Tender bolehlah mengikat kontrak dengan pembekal yang berjaya tertakluk kepada syarat-syarat yang telah dipersetujui mengikut syarat-syarat tender.
10. Jika suatu kontrak difikirkan tidak sesuai, maka pembekal yang berjaya itu bolehlah dibenarkan membuat bekalan terus kepada pihak masjid dengan membuat rujukan kepada tender yang berkenaan untuk tujuan pembayaran.
PERATURAN-PERATURAN BAYARAN
Kuasa Membayar
1. Jawatankuasa Kariah bolehlah membenarkan Bendahari untuk melakukan pembayaran. Adalah menjadi tanggungjawab Bendahari untuk menentukan bayaran yang tepat terlaksana.
2. Seseorang pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan dibuat tanpa kuasa yang sepatutnya akan dipertanggungjawabkan bagi amaun yang dibelanjakan itu.
3. Pegawai yang membenarkan pembayaran hendaklah berpuas hati bahawa:
i. Bayaran itu tidak melebihi wang yang ada dalam simpanan masjid.
ii. Segala maklumat mengenai pembayaran itu adalah benar dan betul.
Penyediaan Baucer
1. Baucer hendaklah disediakan bagi setiap bayaran yang dibuat. Contoh baucer ialah seperti di Lampiran I.
2. Semua baucer hendaklah disokong dengan butir-butir penuh mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, seperti tarikh nombor, kuantiti, kiraan dan kadar, untuk membolehkan ianya disemak tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen yang dikepilkan padanya. Bagaimanapun, tidaklah perlu butir-butir dalam sesuatu dokumen lain yang dikepilkan kepada baucer disalin dalam baucer.
3. Pegawai yang menandatangani baucer bayaran adalah bertanggungjawab bahawa perkhidmatan yang dinyatakan telah dilaksanakan dengan sempurnanya ,bahawa harga yang dikenakan adalah sama mengikut kontrak atau kadar yang diluluskan, bahawa kebenaran telah didapati sebagaimana yang dinyatakan, bahawa penghitungan dan pengiraan telah diverifikasi dan adalah betul dari segi hisab dan bahawa orang yang dinamakan dalam baucer itu adalah orang yang berhak menerima bayaran.
1. Bendahari yang diberi kuasa untuk membuat perbelanjaan dan bayaran adalah dikehendaki menyelenggarakan satu Buku Tunai yang menunjukkan maklumat-maklumat berikut :
i. Tarikh;
ii. Butir-butir penerima bayaran;
iii. Tujuan bayaran;
iv. Amaun yang dibayar;
v. No. baucer dan No. cek, dan;
vi. Tandatangan ringkas Pegawai yang meluluskan.
Daftar Bil
1. Bagi tujuan pembayaran bil, sebuah daftar bil hendaklah diselenggarakan yang mana mengandungi ruangan-ruangan berikut :
1. Tarikh
2. Nama Pembekal/Kontraktor
3. No. Bil
4. Tarikh bil diterima
5. Tarikh bil dibayar
6. Nombor baucer & Nombor cek
7. Tandatangan Pegawai membayar
------------------------------------------------------------------------------------------------------------
|
Tarikh Terima |
Daripada
|
No. Baucer |
Jumlah |
(Tiap-tiap buku hendaklah dimasukkan berasingan)
|
Tarikh dikeluarkan |
Kepada Siapa dikeluarkan |
Tandatangan penerima |
Baki buku yang belum digunakan dalam stok |
Catatan |
|
|
|
|
|
|
Nombor Mula |
Nombor Akhir |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
LAMPIRAN B
SEPERTI PADA .
|
Jenis Resit |
Nombor-nombor siri digunakan bulan ini
|
Nombor-nombor siri borang yang belum digunakan hingga tarikh
|
Catatan |
||
|
|
Dari |
Hingga |
Dari |
Hingga
|
|
PERAKUAN
Saya/Kami memperakukan bahawa borang-borang yang belum digunakan yang dinyatakan dalam Ruangan di atas telah disemak oleh kami dan didapati betul.
.... ..
( ) ( )
Tarikh : Tarikh :
LAMPIRAN C
CONTOH DAFTAR MEL
|
Tarikh |
Butir-butir |
No. Pendaftaran |
No. cek/kiriman pos |
RM |
Tandatangan Casyier |
No. Resit |
Catatan |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
LAMPIRAN E
CONTOH LEJER HASIL
JENIS HASIL :_________________________
|
Tarikh |
Daripada |
No. Resit |
Amaun RM |
Jumlah Harian RM |
Tanda Tangan |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lampiran F
PENYATA PENDAPATAN / PERBELANJAAN
MASJID : .
Bagi Bulan : .
PENDAPATAN PERBELANJAAN
1. RM .. 1. RM .
2. 2.
3. 3.
4. 4.
5. 5.
6. 6.
7. 7.
8. 8.
9. 9.
Baki Wang Di Bank
Baki Wang Di Tangan
________________ ___________________
JUMLAH : JUMLAH :
______________ ________________
Disediakan Oleh
(Bendahari)
Bahawa kami telah memeriksa dan menyemak Penyata Kewangan Masjid dan didapati betul.
.. .
(Pemeriksa Kira-kira) (Pemeriksa Kira-kira)
|
Tarikh |
No. Baucer |
Butir-Butir |
Amaun RM |
Tarikh |
Butir-Butir |
No. Resit |
Amaun RM |
Tanda tangan |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
MASJID .
.. .
Bila menjawab, sila nyatakan nombor ini,
...
SEBUTHARGA/TENDER BAGI BEKALAN BARANG-BARANG / PERKHIDMATAN
Kepada :
Pelawaan sebutharga dikeluarkan oleh :
. .
No. Telefon : .
Nombor Pendaftaran dengan Kementerian .
Kewangan : .. No. Telefon :
Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan pembelian Tarikh :
Ini : .
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
1. Sila beri sebutharga bagi bekalan barang-barang / perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada had-had dan syarat-syarat yang ditetapkan.
1. Syarat serahan . .
2. Tarikh Dikehendaki Diserahkan / Disempurnakan . .
3. Pengiriman ... .
4. Pembayaran ..
5. Sebutharga/Tender mestilah sampaikan ke alamat di atas tidak lewat daripada jam pada
. dan hendaklah sah selama . . hari selepas itu.
6. Sebutharga mestilah dimasukkan dalam satu sampul surat berlakri yang ditanda Sebutharga/ "Tender" No
Tandatangan .
Nama Pegawai ..
Jawatan .
|
Butiran No. |
Perihal Barang-barang / Perkhidmatan Dan Syarat syarat Khas |
Kuantiti |
Kadar |
Amaun |
|
|
Diskaun .. Tarikh Serahan Ditawarkan ..
|
|
Jumlah |
|
[Diskaun-diskaun perniagaan , tunai, bayaran, cepat dan dislaun-diskaun lain dan apa-apa bayaran tambahan (misalnya cukai dan belanja membungkus) hendaklah ditunjukkan].
Saya/Kami dengan ini menawar untuk membekalkan barang-barang/pekhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di
atas tertakluk kepada syarat-syarat berikut dan di belakang ini.
Penyebutharga/Petender :
Alamat : .
Tarikh : .. ..
Tertakluk kepada apa-apa syarat yang ditetapkan di lain-lain tempat dalam pelawaan ini, syarat-syarat am berikut hendaklah dipakai melainkan setakat mana syarat-syarat itu boleh ditolak secara tertentu atau diubah oleh petender.
1. Keadaan barang-barang.
Semua barang-barang mestilah baharu dan belum digunakan.
2. Diskaun
Tiap-tiap diskaun termasuk diskaun-diskaun perniagaan, tunai dan bayaran cepat yang diberi atas harga, mestilah ditunjukkan.
3. Bekalan Sebahagian
Sebutharga boleh disampaikan bagi satu-satu benda atau bagi sebahagian
Tender kuantiti benda-benda itu.
4. Barang-barang samanilai
Sebutharga boleh disampaikan bagi barang-barang samanilai yang sesuai
Tender dengan syarat butir-butir penuh diberi.
5. Setujuterimaan
i. Sebutharga yang rendah sekali atau mana-mana Sebutharga tidaklah
Tender semestinya disetujuterima. Tender
ii. Tiap-tiap satu butiran akan ditimbangkan sebagai satu Sebutharga yang
berasingan. Tender
6. Pemeriksaan
a. Kerajaan adalah berhak mengarahkan barang-barang itu diperiksa atau diuji oleh seorang pegawai yang dilantiknya semasa ianya dibuat atau pada bila-bila masa yang lain sebelum diserahkan.
b. Penjual hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki.
7. Perakuan Mematuhi Penentuan
Petender-petender adalah dikehendaki memperakukan bahawa barang-barang atau perkhidmatan yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut penentuan atau standard (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.
8. Penolakan
i. Barang-barang yang kualitinya rendah ataupun yang berlainan dari disetujuterima dalam sebutharga boleh ditolak.
tender
ii. Apabila diminta penjual hendaklah memindahkan barang-barang yang ditolak itu atas risiko dan perbelanjaannya sendiri, dan ia hendaklah membayar balik kepada pihak masjid segala perbelanjaan yang telah dilakukan atas barang yang ditolak.
9. Tafsiran
Sebutharga/Tender ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah ditafsirkan mengikut dan tertakluk kepada undang-undang Malaysia, dan penjual bersetuju patuh kepada bidangkuasa eksklusif mahkamah-mahkamah Malaysia dalam apa-apa jenis pertikaian atau perselisihan yang mungkin timbul mengenai sebutharga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.
10. Insuran
Tiada apa-apa insuran atas barang-barang dalam perjalanan dari negeri pembekal atau dalam Malaysia boleh dimasukkan dalam sebutharga/Tender.
BARANG-BARANG KELUARAN MALAYSIA
11. Cukai
Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.
12. Pembungkusan
i. Melainkan jika ditunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan sebagai termasuk belanja pembungkus dan membungkus.
ii. Apa-apa kehilangan atau kerosakan akibat pembungkus atau pembungkusan yang tidak cukup atau cacat, hendaklah diganti oleh penjual.
13. Pengenalan
Jika berkenaan, nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri atau tempat asal barang-barang itu hendaklah ditunjukkan.
LUAR MALAYSIA
14. Cukai
Harga hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai. Jenis-jenis cukai hendaklah ditunjukkan berasingan dalam sebutharga/Tender.
15. Matawang
Sebutharga / tender hendaklah dinyatakan dalam ringgit Malaysia.
16. Punca Bekalan
Jika barang-barang tidak dibeli terus dari pengilang sebutharga/Tender mestilah menyatakan nama dan alamat tempat-beli yang melaluinya barang-barang itu akan dibeli.
17. Pembungkusan
i. Barang-barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk diekspot ke Malaysia melainkan jika mengikut kelaziman perdagangan barang-barang itu diekspot dengan tidak dibungkus.
ii) Melainkan jika dtunjukkan berasingan, harga hendaklah diertikan sebagai termasuk belanja pembungkus dan membungkus.
iii) Apa-apa kehilangan atau kerosakan dari pembungkus atau pembungkusan yang tidak cukup atau cacat hendaklah diganti oleh penjual.