Hochheiser, R. M. (2000). Administre su tiempo eficazmente. Barcelona: Gestión 2000, 134 p.Introducción"El
tiempo es oro". Así reza un refrán muy popular. Hay otro que dice "No
dejes para mañana lo que puedes hacer hoy". Pensemos en algo curioso y
real, mientras se habla de desigualdades en todos los ámbitos de la
vida del ser humano, hay que señalar que existe un elemento invariable
entre todos por igual y ese es, sin duda alguna, el tiempo. Todos,
absolutamente todos, disponemos de 24 horas en el día. Ni un minuto
más, ni un minuto menos. La diferencia estriba en la forma en que lo
gestionamos e invertimos. Sobre cómo distribuir el tiempo hay una
bibliografía bien variada, en diferentes fuentes y formatos. Uno de
estos, es el libro titulado "Administre su tiempo eficazmente" del
escritor Robert M. Hochheiser (2000). Para mejor comprensión y
profundización del tema, el autor divide el libro en diez acápites:
1-Elementos básicos. 2-Prioridades. 3-Paso a paso. 4-Escríbalo.
5-Siempre hay más tiempo. 6- Planificación de contingencias. 7-Saber
motivar. 8-Los ladrones del tiempo. 9-Controlar las reuniones. 10-La
perspectiva. En este trabajo se presentará un resumen de cada uno de
estos capítulos.
Primero. Elementos básicos:
En
este acápite, el autor divide el planeta en dos grupos: llorones y
vencedores. Según el autor los llorones, son aquellos que no pueden
hacer más de una cosa sin sentirse abrumados y sin tiempo. Los
vencedores, en cambio, Pase lo que pase, siempre tienen tiempo de hacer
todo lo que se proponen. Éstos controlan su tiempo, mediante una buena
planificación del tiempo. Pero ¿cómo lograrlo? En los siguientes
acápites, el autor lo explica detalladamente.
Segundo. Prioridades:Convencido
de que lo primero es lo primero, el autor plantea que es imposible
controlar el tiempo si no se establece un orden. El autor inicia este
acápite con el famoso refrán de Conde Chesterfield "No dejes para
mañana lo que puedes hacer hoy" se trata entonces, de atender al
cumplimiento de sus objetivos, atendiéndolos en orden de prioridades,
pues no todas las tareas y proyectos poseen las mismas importancia. En
este sentido, el autor recomienda unas medidas que deben ser tomadas en
cuenta a la hora de establecer prioridades:
No adoptar ninguna acción sin haber tomado la decisión consciente de hacerlo
Prestar sobre todo atención a las necesidades de aquellos que puedan favorecerle o perjudicarle.
Comportarse como un líder, no como un imitador
Actuar primero sobre las oportunidades que pueden desaparecer si no son atendidas inmediatamente
Optar por las ganancias máximas y las perdidas mínimas
Distinguir las cosas que debe hacer y las que se siente obligado a hacer o le gustaría realizar
Tercero. Paso a paso:
Quien
realmente quiera realizar una tarea, lo primero que se debe hacer es
determinar el objetivo de la misma. Ya determinado, se debe procurar
identificar las fases o pasos necesarios para su realización, pues la
realización de una tarea es mucho más fácil cuando se trazan planes a
corto plazo. Pues como ya lo dice el refrán, "un viaje de kilómetros ha
de comenzar con un solo paso" en este sentido el autor, plantea que los
objetivos se consiguen mejor progresando desde un nivel de logros,
ingresos o pericias hasta el siguiente pasos discretos, cada uno de los
cuales contiene un elemento especifico de la actividad y requiere una
cantidad de tiempo determinada. La primera fase de la gestión de este
tiempo consiste en decidir cuantos pasos son necesarios.
Cuarto. Escríbalo:
Según
el autor, el peor error que puede cometer un administrador es tenerlo
todo en la cabeza, pues lo más probable es que olvide algo. Por
fortuna, sustenta él, que hoy contamos con una herramienta muy eficaz
para nuestra ayuda: la agenda. En el mercado, encontramos hoy una gran
variedad de agendas, en diferente tamaño, color, características,
marca, tipo, y formato. No obstante, plantea el autor, que lo más
importante no es ninguna de estas características, sino su adecuación
al modo que proyecta emplearla. Mas aun sustenta él, con tener una
agenda no se resuelve el problema, sino que hay que dar el siguiente
paso: hacer buen uso de ella, y dentro de este renglón, sustenta el
autor, que lo más importante es adquirir el hábito consultarla de modo
regular. Dada la importancia de hacer un buen uso de este recurso, el
autor ofrece algunas técnicas para lograrlo:
A la hora de realizar
una tarea, utilizar el método día a día, y hora a hora, integrando las
actividades en un programa coherente.
Cuantifique todas las demás actividades.
Salvar el espacio entre los pasos
Mantener el programa de trabajo bien a la vista
Quinto. Siempre hay más tiempo:
Imaginémonos
que hemos llevado al pie de la letra lo que se ha dicho hasta aquí,
pero nos encontramos con un problema: no disponemos del tiempo
suficiente para ejecutar el programa ¿qué hacer?. ¿Llevarse el trabajo
para la casa? Según el autor, a veces es necesario, pero no
conveniente. Es por ello que el autor expone algunos modos de proceder
cuando se da esta situación:
Echar un vistazo a las prioridades
Programar el tiempo que requiere para comunicaciones telefónicas y tareas administrativas
Asegurarse de conocer muy bien de cómo utilizar realmente su tiempo, dónde puede introducir mejoras
Aprender de las experiencias
Establecer un orden de prioridades
Elaborar por separado una lista de las pequeñas cosas
Mecanografiar las cartas
Conseguir que otra persona realice el trabajo para el que usted no tiene tiempo
Trabajar mientras come
Trabajar mientras habla por teléfono o en reuniones improductivas
Sexto. Planificación de contingencias:
Lo
primero que hay que hacer mención aquí es que un plan no es completo si
no incluye qué se debe hacer cuando falle su estrategia inicial. Puesto
que ningún es perfecto, el autor expone que lo ideal es identificar los
problemas antes de que surjan. Pero como cada situación es única, no
existe un plan que pueda considerarse "típico" para contingencias. No
obstante, él sugiere unas tácticas que de aplicarlas correctamente
pueden ser muy útiles como planificación de contingencia.
- Aligerar su carga
- Añadir zonas amortiguadoras
- Anticipar en la programación
- Desempeñar primero el trabajo más importante
- Minigestionar de un período de tiempo
- Modificar los pasos
- Demorarse si la situación lo requiere
- Interrumpir el programa personal
- Ensayar si puede
- Actualizar el calendario tan pronto como se produzca cualquier cambio.
Séptimo. Saber motivar:
Convencido
de que la destreza en la administración del tiempo es proporcional a la
capacidad de lograr que otros hagan lo que nosotros queremos, el autor
en este artículo expone la importancia de una buena motivación. Un
empleado motivado, que se siente a gusto trabajando, aumenta su
rendimiento, atiende bien al público; además no se limita a realizar
sólo las labores correspondientes a su cargo, sino también promueve
otras en busca del mejoramiento de ésta, es decir, participa más en la
búsqueda de los objetivos de la empresa y hasta puede aportar ideas
nuevas. Pero ¿cómo mantener a un empleado motivado? existen muchas
formas de motivar a los empleados, a continuación presentamos algunas
formas prácticas que presenta el autor:
- Nunca desatender las necesidades de la gente
- Prometer ayudar cuando sea posible
- Recompensar económicamente, con relación con el rendimiento
- Elogiar las tareas bien realizadas
- Promover la autoestima
- Mostrarse dispuesto a ayudar
- Esforzarse por conocer a las personas con las que trabaja
Octavo. Los ladrones del tiempo.
Hay
personas que no respetan el trabajo de los demás, mientras queremos
trabajar, aparece alguien que no asimila nuestros compromisos y nos
hacen perder todo un día haciendo cuento. A este tipo de persona, el
autor lo denomina como “ladrones del tiempo”. Así que este capítulo nos
ofrece varias técnicas para emplearlas cuando otros quieren charlar
mientras usted desea trabajar.
- Concientizarlo de su situación
- Asegurarse de no ser localizado ni interrumpido
- Cortar tajantemente cuando se desea parar
- Utilizar la técnica si... pero
- Mantener la puerta de la oficina cerrada
- Hacer que el teléfono sea atendido por otra persona
- Filtrar las llamadas
- Utilizar un contestador
Ahora
bien, si por una razón u otra, estas estrategias no funcionan, el autor
recomienda otras técnicas más fuertes, que en ocasiones no son
agradables, pero que funcionan, sobre todo cuando nos enfrentamos con
una tarea apremiante en un ambiente laboral que no proporciona las
condiciones para la concentración en lo que se hace. Son éstas:
- Ir a trabajar a otro sitio
- Desconectar el teléfono
Noveno. Controlar las reuniones:
En
este acápite el autor expone su punto de vista sobre cómo dirigir con
eficacia una reunión y sacar el mejor partido de otra deficiente, él
sostiene que las reuniones constituyen un instrumento de gestión
necesario e importante para mantener implicadas e informadas a las
personas, sin embargo, un instrumento resulta inútil si no se emplea
adecuadamente, y son pocos los que saben organizar y dirigir reuniones
donde no se pierda el tiempo. Por lo que el autor sugiere una guía a
seguir a la hora de planificar una reunión.
- Establecer los objetivos de la misma
- Preparar un programa
- Establezca un limite de tiempo
- Preparar un listado de las personas que se desea que participen de la reunión
- Enviar invitación a los invitados, indicando tema y tiempo
- Comenzar a la hora fijada
- Cerrar la puerta
- Prepararse y ensayar
- Cortar cualquier intervención que se aparte del orden
- Advertir a los oradores cuando le quedan cinco minutos asignados, y luego, cuando solo dispone de un minuto
Pero
¿que pasa si el espectáculo es de otro? El autor sugiere, que la
respuesta debe ser afirmativa cuando la invitación haya sido formulada
por un jefe o un cliente que puedan molestarse u ofenderse si no
comparece, o cuando dicha reunión le brinda una oportunidad única para
hacer una puntualización o conseguir una información útil. Sin embargo,
plantea él, que si hay algo más apremiante que hacer, no se debe
asistir.
Décimo. La perspectiva:
Hasta aquí
el autor se ha referido a los elementos básicos de la gestión del
tiempo, sin embargo, quiere dejar claro que una buena administración
del tiempo no debe limitarse a la oficina, para lograrlo, en capítulos
anteriores se han presentado técnicas practicas que ayudan a
distribuirlo eficazmente, teniendo bien claro que el programa de
trabajo y el programa personal deben operar lo más separados que sea
posible, sin influir uno en el otro a no ser que haya agotado todas las
posibilidades. Pero esto no es posible, si la persona no tiene un
control de su tiempo personal, para lograrlo se requiere una buena
planificación, y la voluntad de atenerse a un programa.
Ahora
bien, por muy valiosa que sea la gestión del tiempo hay que mantenerla
dentro de una perspectiva. La forma de mantenerla es concentrarse en
los fines que se persiguen, no en programas ni en otros medios que se
utilicen para alcanzar tales fines.
Conclusión:
No
hay lugar para la duda que una administración eficazmente del tiempo
trae como consecuencia buenos resultados en todas las áreas del ser
humano. Robert M. Hochheiser, con una basta experiencia lo ha
presentado de forma clara y llana con ejemplos de la cotidianidad. Para
comprender lo que él expone en este libro, me he puesto a pensar en
personas que han triunfado en la vida, y tratando de buscar una
explicación de ello, he concluido de que el éxito se debe a varios
factores, entre lo que prevalece una buena distribución del tiempo.
La
lectura de cualquier libro aporta algo nuevo para el lector… un
aprendizaje, entonces ¿Qué puedo decir que he aprendido con lectura de
este libro? Para simplificar la cosa podríamos decir que mucho, pero
siento que es una respuesta muy vaga, así que puedo confesar que el
libro me gustó completo, sin embargo, creo que el capítulo que más me
ha ayudado es el cuarto, titulado “escríbalo” pues a decir verdad no
soy dado a usar agenda y la lectura de este libro me ha enseñado, no
solo a comprarme una, sino a anotar mis actividades y a revisarla
constantemente.
es un reconocido conferencista internacional, especialista en
liderazgo, nacido en Garden City, Michigan, Estados Unidos en 1947. Es
un reconocido experto en liderazgo a nivel internacional, orador, y
autor que ha vendido más de 12 millones de libros. Ha pasado toda su
vida aprendiendo sobre el liderazgo. Ha demostrado esta cualidad desde
muy joven. Era un líder de equipo cuando hacía deportes. Liderizaba en
la Universidad y cuando se graduó como Pastor, rápidamente emergió como
un altamente exitoso líder organizacional. Con el paso de los años,
Maxwell ha documentado consistentemente los principios de liderazgo y
comprensiones súbitas que ha ganado.
