辦公室即時通訊軟件

企業版提升安全保護

April 02, 2003 

 

即 時 通 訊 軟 件 （ Instant Messenger ） 的 最 大 優 勢 在 於 「 即 時 性 」 ， 除 可 用 於 玩 樂 閒 聊 外 ， 還 適 合 辦 公 室 使 用 ， 它 具 備 促 進 企 業 內 部 溝 通 的 優 點 ， 有 助 身 處 異 地 的 人 員 協 同 工 作 ， 所 以 不 少 大 型 企 業 均 樂 於 採 用 。

多 家 科 技 公 司 看 好 這 個 新 興 市 場 ， 紛 紛 開 發 企 業 版 即 時 通 訊 軟 件 ， 打 算 在 這 個 全 新 的 領 域 裏 分 一 杯 羹 。

即 時 通 訊 軟 件 脫 去 便 服 ， 穿 上 了 上 班 裝 束 ， 正 式 進 入 辦 公 室 工 作 。

過 去 ， 諸 如 AIM 、 ICQ 、 Yahoo Messenger 、 MSN Messenger 等 即 時 通 訊 軟 件 均 被 視 為 閒 聊 玩 樂 的 工 具 ， 部 分 公 司 甚 至 禁 止 員 工 在 辦 公 室 使 用 ， 以 免 影 響 正 常 工 作 。

不 過 ， 自 從 企 業 版 即 時 通 訊 軟 件 面 世 後 ， 公 司 管 理 層 漸 漸 對 這 種 新 興 通 訊 工 具 改 變 看 法 。 即 時 通 訊 軟 件 的 即 時 性 ， 有 助 加 強 公 司 內 部 溝 通 ， 同 時 能 夠 提 高 協 同 工 作 成 效 ， 特 別 適 合 員 工 人 數 眾 多 的 大 型 企 業 使 用 。

彌 補 電 話 電 郵 不 足

作 為 公 司 裏 的 通 訊 工 具 ， 即 時 通 訊 軟 件 的 出 現 正 好 彌 補 電 話 與 電 子 郵 件 的 不 足 之 處 。

電 話 擁 有 即 時 對 話 的 優 點 ， 可 是 卻 沒 有 電 子 郵 件 能 夠 傳 送 文 字 、 圖 片 和 檔 案 的 好 處 ， 而 且 電 話 撥 號 也 不 一 定 可 以 立 即 找 到 對 方 ， 有 些 時 候 甚 至 需 要 多 次 致 電 才 能 達 到 聯 絡 的 目 的 ， 十 分 費 時 失 事 。

電 子 郵 件 跟 電 話 比 較 起 來 ， 除 了 沒 有 即 時 對 話 的 優 點 外 ， 在 大 部 分 情  下 均 佔 有 優 勢 。 例 如 ， 辦 公 室 人 員 傳 送 電 子 郵 件 時 毋 須 考 慮 對 方 是 否 身 處 電 腦 旁 邊 ， 只 要 對 方 稍 後 檢 查 電 郵 ， 就 可 以 收 到 有 關 信 息 。

此 外 ， 在 辦 公 室 的 工 作 環 境 裏 ， 電 子 郵 件 可 以 提 供 「 白 紙 黑 字 」 形 式 的 信 息 備 份 供 參 考 之 用 ， 這 樣 在 進 行 協 同 工 作 時 ， 雙 方 就 更 容 易 掌 握 工 作 詳 情 ， 並 且 能 夠 避 免 因 言 語 對 答 造 成 誤 解 而 延 誤 工 作 。

閃 動 提 示 閱 讀 郵 件

即 時 通 訊 軟 件 擁 有 電 話 與 電 子 郵 件 擁 有 的 所 有 優 點 ， 能 夠 知 道 誰 在 線 上 ， 然 後 即 時 傳 送 信 息 ， 而 且 也 不 限 於 語 音 對 話 形 式 ， 還 可 以 傳 送 文 字 、 圖 片 和 檔 案 ， 甚 至 進 行 視 像 通 訊 或 多 方 會 議 ， 就 算 對 方 並 不 處 身 電 腦 面 前 ， 也 可 以 在 熒 光 幕 上 留 下 信 息 ， 軟 件 懂 得 以 閃 動 形 式 提 示 用 戶 ， 只 要 對 方 返 回 電 腦 前 面 即 可 閱 讀 。

另 一 方 面 ， 即 時 通 訊 軟 件 也 設 有 完 整 的 通 訊 紀 錄 功 能 ， 能 夠 儲 存 用 戶 之 間 的 所 有 文 字 對 答 ， 在 協 同 工 作 時 也 能 減 少 彼 此 間 的 誤 會 。

數 據 傳 送 加 密 保 護

不 少 人 對 企 業 版 即 時 通 訊 軟 件 存 有 疑 問 ， 既 然 市 面 上 已 有 免 費 的 軟 件 ， 為 何 公 司 還 要 額 外 付 費 才 能 使 用 這 種 服 務 ﹖

事 實 上 ， 很 多 辦 公 室 人 員 現 正 使 用 普 通 版 的 即 時 通 訊 軟 件 作 為 業 務 上 的 溝 通 工 具 ， 可 是 他 們 卻 面 臨 種 種 無 法 解 決 的 問 題 ， 例 如 信 息 的 安 全 性 未 能 得 到 保 障 ， 而 且 公 司 對 這 種 員 工 自 行 安 裝 的 軟 件 也 難 於 控 制 ， 無 法 知 道 員 工 把 它 視 為 一 種 玩 樂 工 具 ， 還 是 用 於 工 作 方 面 。 跟 普 通 版 不 同 的 是 ， 企 業 版 軟 件 特 別  重 信 息 安 全 保 護 ， 在 傳 送 資 料 前 會 先 將 數 據 進 行 加 密 ， 到 達 了 接 收 一 方 之 後 再 解 密 還 原 ， 讓 黑 客 較 難 取 得 信 息 內 容 。

部 分 提 供 企 業 版 即 時 通 訊 軟 件 的 科 技 公 司 會 提 供 兩 個 方 案 供 客 戶 選 擇 ， 其 一 是 租 用 供 應 商 的 伺 服 器 ， 其 二 是 自 備 伺 服 器 來 運 行 整 套 通 訊 系 統 。

前 者 的 缺 點 是 公 司 內 部 信 息 需 要 經 過 互 聯 網 送 到 服 務 供 應 商 的 伺 服 器 ， 然 後 才 會 轉 送 給 接 收 信 息 的 一 方 ， 雖 然 資 料 經 過 加 密 ， 但 亦 難 免 讓 黑 客 有 機 可 乘 ， 而 後 者 的 優 點 則 在 於 整 套 通 訊 系 統 安 裝 於 防 火 牆 之 內 ， 確 保 信 息 不 會 傳 送 到 互 聯 網 上 ， 這 樣 就 能 保 證 重 要 的 商 業 資 料 不 會 外 泄 。

當 然 ， 要 建 構 內 聯 網 式 的 通 訊 系 統 ， 其 費 用 會 較 租 用 服 務 供 應 商 的 系 統 昂 貴 得 多 ， 但 對 於  重 保 護 機 密 的 公 司 而 言 ， 這 卻 是 省 不 了 的 費 用 。

使 用 權 限 免 遭 濫 用

企 業 版 軟 件 設 有 完 整 的 員 工 使 用 權 限 管 理 功 能 ， 管 理 層 可 按 需 要 調 整 不 同 部 門 的 人 員 可 使 用 哪 一 類 功 能 ， 例 如 營 業 部 的 員 工 可 以 傳 送 信 息 給 內 聯 網 外 的 客 戶 ， 而 一 般 會 計 文 員 卻 只 能 透 過 內 聯 網 通 訊 ， 而 且 所 有 通 訊 內 容 均 會 儲 存 於 資 料 庫 內 ， 除 可 供 職 員 翻 查 紀 錄 外 ， 也 可 讓 管 理 層 參 考 ， 這 樣 就 能 避 免 系 統 遭 到 濫 用 。

過 去 ， 普 通 版 軟 件 由 於 不 設 防 毒 功 能 ， 導 致 不 少 電 腦 病 毒 入 侵 公 司 ， 這 曾 經 是 令 系 統 管 理 員 頭 腦 不 已 的 問 題 ， 而 由 於 企 業 版 軟 件 已 預 設 防 毒 功 能 ， 所 以 能 夠 防 止 內 聯 網 被 病 毒 侵 害 。

大 公 司 紛 涉 足 市 場

目 前 ， 提 供 企 業 版 服 務 者 主 要 是 幾 家 早 已 涉 足 普 通 版 即 時 軟 件 市 場 的 科 技 公 司 ， 例 如 美 國 在 線 的 AIM 、 雅 虎 的 Yahoo Messenger 和 微 軟 的 MSN Messenger 等 ， 其 中 美 國 在 線 和 雅 虎 已 於 去 年 推 出 有 關 服 務 ， 至 於 微 軟 方 面 則 於 去 年 底 公 布 開 發 代 號 為 Greenwich 的 企 業 版 即 時 通 訊 系 統 ， 並 預 算 於 今 年 中 上 市 。 此 外 ， IBM 的 Lotus 軟 件 系 列 也 設 有 一 套 Sametime 3.0 即 時 通 訊 系 統 ， 該 系 統 並 沒 有 涉 足 消 費 者 領 域 ， 主 攻 企 業 用 戶 市 場 。

從 功 能 上 比 較 ， 幾 家 科 技 公 司 的 即 時 通 訊 軟 件 服 務 內 容 大 同 小 異 ， 各 自 標 榜 安 全 性 和 協 同 工 作 等 優 點 ， 對 於 企 業 用 戶 來 說 ， 選 擇 能 夠 輕 易 整 合 公 司 網 絡 平 台 的 通 訊 系 統 相 信 是 首 要 考 慮 條 件 ， 當 然 價 格 也 是 決 定 性 的 重 要 因 素 。

不 同 公 司 選 擇 不 同

貴 價 企 業 版 （ 內 聯 網 ） 員 工 人 數 眾 多 的 大 型 企 業 ， 系 統 安 裝 於 內 聯 網 內 ， 可 避 免 機 密 資 料 外 泄 ， 而 選 用 企 業 版 也 方 便 管 理 ， 系 統 穩 定 性 也 較 高 。

廉 價 企 業 版 （ 租 用 服 務 ） 中 小 型 企 業 ， 對 系 統 預 算 開 支 不 高 ， 租 用 服 務 能 減 輕 硬 體 和 技 術 支 援 等 開 支 ， 同 樣 具 備 企 業 版 易 於 管 理 的 優 點 。

免 費 普 通 版 小 型 公 司 和 SOHO 一 族 ， 毋 須 擔 心 資 料 傳 輸 安 全 問 題 ， 就 是 系 統 出 現 毛 病 也 可 以 用 其 他 溝 通 方 式 代 替 。