Durante los últimos años las expectativas para el negocio Business To Business (B2B) o entre empresas, anunciaban que hacia el 2001 esta nueva forma de relación entre empresas comenzaría su apogeo. Las estrellas de estas predicciones eran los Marketplaces o Exchanges muchos de los cuales no solo no se encuentran en su apogeo, sino que han cerrado o se han visto forzados a cambiar su modelo de negocio. Estos portales agregadores de oferta y demanda sectorial han demostrado ser muy complejos de ejecutar y negociar con el entorno empresarial. Por tanto, el adquirir volúmenes transacionales significativos para gran parte de estos portales esta siendo una tarea mucho más lenta y costosa de lo previsto.

Mientras tanto, las empresas siguen teniendo las mismas necesidades de integración y reducción de costes ya identificados previamente a la introducción de los Marketplaces o incluso el EDI. Existen diversas alternativas además de los Marketplaces que utilizan las ventajas de la tecnología Internet. Una de las opciones de actuación "unilateral" para las empresas es la implementación de Extranets.

Existen múltiples definiciones para el termino EXTRANET. A efectos de este ártículo es "Un portal para usuarios conocidos con los que se mantiene una relación" y tiene las siguientes características generales:

• Es un sistema de acceso restringido basado en tecnologías Internet.

• La comunicación se da solo entre la empresa (dueña del sistema) y su entorno. Las otras empresas usuarias de la Extranet no necesariamente se comunican entre sí.

La única diferencia significativa entre una Extranet y una Intranet es que en esta última generalmente sólo acceden empleados de la empresa, mientras que a una Extranet se permite el acceso tanto a empleados como a clientes, proveedores, colaboradores, etc. De este modo, se puede pensar en una Extranet como una extensión de la Intranet a usuarios externos autorizados.

Por lo tanto, la diferencia básica entre Intranet, Extranet e Internet radica en las restricciones de acceso de los usuarios y no en la tecnología empleada. Esto hace que en algunos casos las diferencias entre una Extranet y una Intranet corporativa sean mínimas e incluso se permita a los usuarios de la Extranet el acceso a gran parte de los servicios típicamente reservados para uso interno de una empresa.

Una Extranet no es sólo una herramienta, sino que debe estar dotada de una metodología que conduzca a la empresa mas allá de sus limites tradicionales con el fin de ofrecer: información, vender/comprar, integrar procesos, colaborar, fidelizar clientes y en definitiva establecer relaciones más fluidas con el entorno de la empresa.

Tecnología

Las Extranets son posibles gracias a la ubicuidad de las tecnologías Internet. Es decir, que los estándares comunes de Internet nos permiten un acceso multiplataforma a una Extranet, desde cualquier lugar.

No es ninguna novedad el hecho de utilizar herramientas telemáticas para compartir información, basta con referirse al ejemplo EDI. Lo que Internet realmente aporta es una reducción de los costes de comunicación.

La homogeneización que representa el uso de los estándares XML difiere de las estrategias anteriores que utilizaban uno de los múltiples estándares haciendo cara y compleja la integración entre sistemas.

La propia naturaleza de Internet, red que fue originalmente creada para compartir recursos, hace también que la seguridad sea una de las prioridades de cualquier organización que se plantee el uso de una Extranet.

Modelos de Extranet

Existen dos modelos básicos de Extranet: la Interactiva y la Integrada. Así mismo, una mixta incluiría elementos de ambas.

Extranet Interactiva

Es aquella que delega funciones o procesos de la propia empresa en los usuarios del sistema. Por ejemplo, la recepción de facturas puede realizarse a través de una Extranet con lo que la empresa "dueña" del servicio ahorra en gastos administrativos, de envío e impresión, etc. Estos gastos son delegados en los usuarios de la Extranet.

Un uso típico de este tipo de Extranet es servir de nodo de información. Un nodo efectivo reemplazara gran parte de las cartas, faxes, llamadas telefónicas y demás medios tradicionales hasta ahora necesarios para la relación entre empresas. Por lo tanto, informar en "tiempo real" agiliza procesos y también redunda en ahorros.
Las barreras de entrada en una Extranet Interactiva son menores, ya que no es necesaria ninguna integración con los sistemas de los usuarios.

Extranet Integrada

Este tipo de Extranet integra el intercambio de información entre sistemas. Las barreras de entrada son superiores debido al impacto tecnológico y la necesidad de integración con sistemas externos a la empresa, pero es el sistema con mayor potencial debido a la automatización de procesos.
Un uso típico de esta clase de Extranet es como parte de un sistema de aprovisionamiento "Just In Time".

En empresas con numerosos empleados y complejos sistemas de aprovisionamiento es cada vez más común el permitir (o exigir) a proveedores de suministros no-competitivos el integrarse en este tipo de Extranet para delegarles la gestión de estas compras. Un ejemplo es la adquisición de Tarjetas de Negocio. Siempre y cuando el usuario del sistema tenga el perfil y los privilegios de compras apropiados podrá realizar el pedido que será gestionado directamente por el proveedor acordado, eliminando así errores e intermediarios innecesarios dentro de la propia empresa.

Xabier Abaroa Ruiz
e-business manager
ROBOTIKER

En nuestro próximo número: " Extranets (2): Modelos de Negocio".

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