Trabajo Nro. 2

Centros de Documentación

Juan Vicente Mijares S.

Parte I

Análisis Documental y Análisis de Información

Introducción

El inicio del Siglo XXI está definido por la creciente circulación de flujos de datos e informaciones, cuya cantidad suele escapar a la capacidad de aprehensión normal de las personas, mas aún cuando se trata de áreas o sectores especializados del conocimiento. Por tanto, los procesos de gestión y toma de decisiones se ven atiborrados e influidos por dicha circunstancia, surgiendo, en consecuencia, la necesidad de discriminar con certeza dentro de grandes volúmenes de información, con el propósito de extraer, mediante adecuados procesamientos, aquellas informaciones principales, pertinentes, atinadas y útiles que permitan mejor resolver dentro de los procesos de toma de decisiones.

1. Análisis Documental.-

Se refiere a la creación de referencias documentales manuales o automatizadas y su organización. Mediante el análisis se identifica y describe a través de una descripción bibliográfica de los documentos, se determina como poder accederlos. Puede definirse como un proceso de lectura, síntesis y representación de un documento. Esta representación se realiza a través de un lenguaje documental, es decir a una seria de  términos relacionados de forma semántica y que se utilizan para optimizar el proceso de recuperación de información reduciendo la incertidumbre, la dificultad de predicción, entre las palabras que elige un analista para representar un texto o documento y las que elige un usuario para recuperarlo.

2. Análisis de Información.-

Se refiere al proceso de interpretación que el usuario realiza de una manera directa y manual de una información determinada.  El análisis de la información puede definirse como la aplicación de técnicas de procesamiento automático del lenguaje natural, de clasificación automática y de representación gráfica (cartografía) del contenido cognitivo (conocimientos) y factual (fecha, lengua, tipo de publicación ...) de los datos bibliográficos (o textuales).Esta definición corresponde al análisis asistido por computador.

Existen muchos tipos de análisis, tales como: el análisis de oportunidad, que busca establecer el mejor momento para una decisión, el análisis de valor agregado, que busca potenciar el valor del significado de informaciones aparentemente inconexas o, en el campo de defensa, el análisis de objetivos, que permite no sólo identificar un blanco, sino, además, el mejor modo de abatirlo al menor costo posible.

3. Diferencias entre Análisis Documental y Análisis de Información.-

Parte II

Planificación de un Centro de Documentación

Centro Comunitario de Documentación de Inundaciones del  Municipio Vargas del Edo. Vargas

Misión del Centro de Documentación

El Centro Comunitario tienen como misión proveer información y promover el conocimiento entre los habitantes del municipio Vargas sobre las inundaciones y desastres que pueden ocurrir en la zona o han ocurrido alli o en otras regiones con el fin de contribuir con la elaboración de sistemas de alerta temprana y gestión de riesgos. 

Visión

Ser un centro de documentación reconocido por facilitar el acceso de información y producción de conocimiento a los habitantes del municipio.

Matriz FODA para la creación del centro

I. Desarrollo de un plan general del proyecto.-

Existe en las comunidades del municipio, gran cantidad de información referida a las inundaciones en el estado, que no se encuentra en los organismos oficiales, universidades y ongs. Esta información, recopilada día a día por los habitantes, registrada adecuadamente, puede ser utilidad al momento de la creación de sistemas de gestión de riesgo. Por ello, se ha previsto la creación de este centro de documentación. El centro tiene como objetivo recopilar y mantener información actualizada al servicio de las comunidades del municipio Vargas con el fin difundir buenas prácticas y lecciones aprendidas relacionadas con el tema de las inundaciones causadas por deslaves así como gestión de riesgos.  El presente Plan desarrolla:

• Definición del Problema

• Tipo de Información que ofrecerá el centro

• Servicios del mismo

• Recursos necesarios

• Cronograma de ejecución

II. Definición del problema.-

Durante los deslaves ocurridos en el año 99 en el edo. Vargas, se puso en evidencia la poca información existente en el país y en particular en este estado, de información actualizada y de fácil acceso  que permitiera enfrentar con mayor eficacia las consecuencias de los deslaves ocurridos. Ninguno de los entes responsables de atender esta situación, así como organizaciones no gubernamentales y las comunidad varguense en general, tenía conocimientos, producto de el análisis de documentos y procesamiento de información producida en otros países que han padecido fenómenos naturales similares. Por estos motivos, se ha previsto la creación de este centro de documentación que provea de la información necesaria a la comunidad y le permita difundir las acciones que son necesarias para atender con mayor rapidez y tener el menor número de víctimas posibles durante los fenómenos que puedan producirse en el estado.

III. Tipo de Información.-

• Material documental en general, en el que estaría englobado la mayoría de la documentación. Identificar: planes de emergencia utilizados por la comunidad, información sobre refugios, acciones a seguir en caso de deslaves e inundaciones, organismos públicos y privados,  trabajos realizados por los institutos educativos del municipio,  ejercicios de simulación, informes de desastres ocurridos, legislación nacional, estudios comparativos.
• Tener bien identificado el material de tipo educativo disponible, dado que actividades de adiestramiento y capacitación son cada vez más frecuentes y requieren documentación específica para ser utilizada por los planteles educativos.
• Material audiovisual producido en el país e internacionalmente, referido al tema.
• Revistas y Boletines específicos sobre desastres, medio ambiente, protección civil, salud.
• Obras de Referencia:  material de apoyo, diccionarios especializados, algún atlas geográfico, y en este caso, materiales que aporten indicadores socioeconómicos de las comunidades a que asistirá el Centro.

IV. Los Servicios.-

Los servicios son los "beneficios" que se ofrecen al posible usuario del Centro. Serán diseñados  en función de las necesidades de información de los potenciales usuarios y sus capaciadades para acceder al tecnologías de información, y de la disponibilidad de recursos técnicos y humanos para lograr satisfacer esas demandas.

Es imprescindible preguntarse ¿a quién se va a servir? y ¿para qué es la información que será solicitada o demandada?.

En este caso los usuarios de este centro serán:

• Asociaciones comunitarias que desarrollan actividades ambientales, de prevención y trabajo comunitario en general.

• Organismos gubernamentales responsables del mantenimiento de quebradas, torrentes, y de infraestructura comunitaria

• Organismos responsables de protección civil

• Organizaciones no gubernamentales, nacionales o internacionales.

• Estudiantes de educación básica, media y universitarios

• Habitantes de las comunidades del municipio Vargas

Tipos de servicios

• Resolución de búsquedas bibliográficas a través de bases de datos propias

• Acceso a bases de datos en CDROM

• Reproducción y envío de la documentación solicitada

• Consulta directa en el Centro de la Documentación disponible

• Préstamo e intercambio de documentación con otros centros

• Consultas bibliográficas por correo electrónico

• Capacitación y asesoramiento en el manejo de las bases de datos disponibles y en el uso de servicios de INTERNET

• Elaboración y distribución de materiales de difusión de información. En la actualidad es recomendable empezar a utilizar servicios de difusión electrónicos a través de INTERNET, pero no es conveniente sustituir completamente los materiales impresos (boletines bibliográficos, índices o catálogos) por medios electrónicos, pues aún no todas las personas tienen acceso a INTERNET.

V. Recursos Necesarios.-

Humanos:

1. Un responsable o coordinador del centro, profesional con experiencia en la gestión de centros de documentación.

2. Un Estudiante de Información y Documentación para la atención a los usuarios.

Técnicos.

1. Red de Computadoras (cinco estaciones y servidor

2. Software especializado

3. Impresora Láser

4. Fotocopiadora

Físicos (mobiliario y local):

Local: accesible a la comunidad, con posibilidades de crecimiento, comodidades para el personal y para los usuarios.

Las tres áreas que debe tener el Centro de Documentación son:

• Espacio para ordenar los documentos (estanterías, exhibidores, etc)

• Sala para la atención de usuarios que utilizarán los documentos (lo ideal son 3 a 5 metros cuadrados por lector)

• Espacio para el personal del Centro

Mobiliario y equipos básicos

Para las áreas destinadas al público : estanterías, mesas, sillas, mostradores, exhibidores, etc.

Para las salas de trabajo del personal del Centro : mesas de trabajo, archivos, escritorios, sillas, estanterías,

Las estanterías

Su elección depende del tipo de documentos a conservar (libros, revistas, informes, etc).

Aire acondicionado e iluminación

Recursos Financieros

Se ha previsto presentar el proyecto ante el Fundo Intergubernamental para la Descentralización, FIDES.

VI. Cronograma (realizado trimestralmente)

Infografia

Última Actualización: 27-May-2005

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