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Estructura del Trabajo
Antecedentes de
Unidad Especifica en Estudio – Recaudación Instituciones Públicas
BENEFICIOS DE
Organización Elegida:
CANTV
Unidad Específica
Recaudación Instituciones Públicas
Antecedentes de
Visión:
Ser el proveedor preferido
de servicios integrales de Telecomunicaciones de Venezuela, y satisfacer
plenamente las necesidades especificas de nuestros clientes, siempre bajo
exigentes patrones de ética y rentabilidad.
Misión:
Dominar el mercado explorando nuestra ventaja “como proveedor de todos los servicios” y ofreciendo soluciones integrales de Telecomunicaciones. Unidad Especifica en Estudio – Recaudación Instituciones Públicas
A
continuación se detallará la visión y misión del área especifica que
tomaremos para éste estudio:
Visión:
Atender los asuntos administrativos que se deriven de la relación comercial
con nuestros clientes. Así como también ser asesores administrativos en
materia de procesos y procedimientos que faciliten un ambiente adecuado ,
para lograr los objetivos, con márgenes de riesgos aceptables y manejables.
Misión:
Formular políticas, estrategias, dirigir y controlar la gestión de
cobranzas, asi como el control de la facturación de la cartera de clientes y
el procesos administrativo de proyectos, con el fin de garantizar y proteger
los ingresos de
SOLUCIÓN EN
Desarrollo de una aplicación Web “Portal de Recaudación de Instituciones
Públicas”
Análisis
de la situación propuesta
Descripción general de la situación propuesta
Se plantea el desarrollo de una aplicación Intranet la
cual permita al personal de
Se requiere que el
sistema cubra los siguientes objetivos:
De
1. Permitir al
personal de
Información dinámica: data que debe ser obtenida de los
legacies. Facturación actualizada para el caso de Instituciones Públicas una
vez al mes y Recaudación actualizada todos los días. Específicamente se
plantea generar:
Condiciones que aplican para la extracción de la
información dinámica del sector Instituciones Públicas:
· Facturación una vez al mes (la cartera de Telco
factura una vez al mes en ciclo 4 – facturación automática, Movilnet
factura cada tres días, Cantv.Net factura diariamente y Facturación Manual
factura cada tres días)
· Recaudación actualizada diariamente
· Los clientes de Gobierno en su mayoría se manejan a
través de sumarias. Hay pocos clientes en ruta correo.
Información estática: información cuyo nivel de
actualización es menor y debe ser manejado manualmente. Información de
contenido para el cual debe definirse un proceso de actualización manual.
· Quienes somos?
· Organigrama
· Visión
· Misión
· Línea de tiempo
· Requisitos para acuerdos de pagos
· Noticobranzas. · Glosario de Términos (evaluar su forma de presentación)
2. Generar de forma automática reportes gerenciales:
Informe Gerencial y Conciliación Telco del Cliente.
3. Manejar perfiles de acceso a través de los cuales
se controle los niveles de acceso a la data.
La información que se visualizará a través de la
aplicación estará dirigida a los niveles gerenciales y a los niveles
operativos (Gerente General, Gerentes, Coordinadores, Supervisores,
Analistas de Recaudación), permitiendo a cada nivel visualizar la situación
de la cartera de clientes gobierno bajo su responsabilidad. Se plantea que
las gráficas a mostrar sean iguales cambiando solo el contenido en base a la
data correspondiente a cada nivel. Por ejemplo: el Gerente General, Gerente
de Recaudación y Coordinador Instituciones Públicas, visualizarían desde el
mayor nivel de data: Situación de la cartera de clientes Gobierno, teniendo
la posibilidad de visualizar en adelante los niveles inferiores: situación
de la cartera de clientes asignada a cada supervisión (Centralizada,
Descentralizada, Regiones, Municipales), situación de la cartera asignada a
los analistas de recaudación y situación de cada cliente.
De igual manera se plantea generar información de los
clientes dirigido a los niveles supervisorios que requieran obtener
información y generar reportes de la situación de un cliente en particular
de forma expedita.
Los perfiles definidos para la aplicación son:
· Perfil Gerente
· Perfil Coordinador /
Supervisor
· Perfil Analista de Recaudación
· Perfil Consultor de Ventas
· Perfil Analista · Perfil Administrador
4. Generar alarmas automáticas que notifiquen vía
correo electrónico al analista de recaudación, supervisor de recaudación,
coordinador de recaudación y consultor de ventas, la situación de aquellos
clientes para los cuales , en función a su línea de tiempo, debe ser
activada la gestión de cobro.
De igual manera se plantea activar una función tipo
semáforo que permita visualizar cuando un cliente está por debajo, en o por
encima de su línea de gestión. Es importante que en la pantalla en la que
se visualiza la información detallada para un cliente seleccionado se
muestre un semáforo en el cual se especifique de forma gráfica la situación
del cliente en base a su línea de gestión.
5. Incorporar en el sistema PRIP un módulo que permita
al personal de
El objetivo es que el personal de
6. Incluir en el portal una opción que permita asociar
a cada cliente el segmento a nivel de Recaudación que le corresponda:
Centralizada, Descentralizada, Regiones y Municipales.
7. Incluir en la aplicación un módulo que permita la
administración de los perfiles de acceso y usuarios del sistema. De igual
manera debe permitirse al personal de
8. Debe proveerse una opción que permita al personal de
9. Se deben definir interfases con las filiales, a fin
de automatizar el proceso de recepción de la información de Facturación,
Recaudación y Deuda.
Específicamente se requiere:
§ Definir interfases con la filial Movilnet, de manera
que sean transmitidos en forma automática (actualmente es manual) los
archivos de:
Pagos : se debe generar en forma Diaria. Esto es con la
finalidad de tener actualizado en el Portal, la información referente a
Facturación y Saldo : se debe generar cada vez que se
culmine el proceso de cada uno de lo ciclos de facturación que se procesan
dentro de la filial. Los ciclos son procesados cada tres (3) días.
§ Definir interfases con la filial Cantv.Net, de
manera que sean transmitidos en forma automática (actualmente es manual) los
archivos referentes a:
Pagos : se debe generar en forma Diaria. Esto es con la
finalidad de tener actualizado en el Portal, la información referente a
Facturación y Saldo : se debe generar diariamente (una
vez que se culmine el proceso de cada uno de lo ciclos de facturación) que
se procesan dentro de la filial.
En lo que respecta a la facturación para el caso
Facturación Manual el archivo de lo facturado será emitido por ciclo de
facturación (cada tres días); en relación a los pagos estos se manejarán
temporalmente a través de un archivo Excel emitido por el personal de
10. En cada una de las pantallas que incluya gráficos o
tablas debe proveerse la opción de trasladarlos a Excel o imprimirlos.
Para
nuestro caso aplicado en Cantv se realizará una Intranet, donde podemos
acotar que:
Para casi cualquier empresa de hoy en día, y muy especialmente en un futuro
muy cercano, la intranet va ha ser un recurso indispensable. Dada la gran
cantidad de datos que genera cualquier empresa, se están quedando obsoletos
los actuales métodos de inserción y consulta de datos. Una intranet puede
resolver estos y otros problemas.
Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de
información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales,
planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de
marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios,
promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma
inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos,
panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier
actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la
empresa como los métodos tradicionales.
Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada
división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también
una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder
rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más
eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los
trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en
general, se realiza de una forma más rápida y eficiente. Se
aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido a
cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de
privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su
seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo
necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos
de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos
de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo
que la productividad de la empresa mejora.
BENEFICIOS DE
Los
beneficios que se generarán con el desarrollo de éste portal tenemos:
Adicionalmente tenemos:
Luego de
evaluar los beneficios y/o oportunidades las bondades de
Desarrollo de
El desarrollo del sistema SIVIEC abarcará las siguientes
fases:
Análisis Funcional
Diseño general y presentación del prototipo
Desarrollo:
Pruebas:
Implantación
Monitoreo Post-producción
A continuación se especifica el alcance y plan general de
cada fase.
Análisis Funcional:
en esta fase se realizará el levantamiento de información detallado de los
procesos actuales, para definir el documento funcional del sistema a
desarrollar.
Dada la criticidad de esta fase se estima un mes para la
realización de las sesiones de trabajo, construcción del documento y
aprobación del mismo.
Es de suma importancia en esta fase identificar todos los
procesos involucrados, áreas afectadas y perfiles de acceso que se crearán
para controlar el uso de la aplicación por parte del personal de la empresa.
Finalizado el documento funcional éste debe ser aprobado
por
Diseño general y
presentación del prototipo
A partir del documento funcional aprobado, se generará el
documento de diseño el cual contendrá la siguiente información:
·
Diseño de los procesos a desarrollar: se especificarán los módulos
que conformarán el sistema e interfases requeridas.
·
Especificaciones técnicas: de acuerdo a nuestra experiencia como
consultores en el ramo tecnológico, en principio consideramos que la
aplicación puede ser desarrollada bajo las siguientes consideraciones:
- Lenguaje
de programación: Java
- Modulos
introdocumentados
-
Plataforma requerida: una vez aprobado el documento funcional se realizará
el capacity planning, lo cual permitirá determinar el tipo de servidor y la
capacidad en disco requerida para ofrecer a los clientes un servicio de
excelente tiempo de respuesta y disponibilidad.
-
Estimación del tiempo requerido para el desarrollo
La elaboración del diseño general y el capacity planning
se realizará en un lapso de 10 días hábiles.
Desarrollo: el
tiempo de construcción del sistema será especificado en forma detallada a
partir del diseño general. Se estima para este tipo de desarrollos un tiempo
máximo de 4 meses, no obstante la estimación real se entregará en la fase de
diseño general.
Aprobado el diseño general y la estimación del tiempo de
construcción, iniciaremos el desarrollo del sistema en los tiempos
acordados.
La experiencia del pool de desarrolladores con el cual
contamos nos permite garantizar la emisión de códigos depurados, con mínimo
nivel de errores detectados en la fase de pruebas.
Pruebas:
Se estima una período de pruebas de un mes y medio (45
días) contados a partir de la culminación del desarrollo total del sistema,
para garantizar la efectividad del sistema.
La fase de pruebas contempla:
Generación de casos de pruebas. En los casos de pruebas se
considerarán todos los procesos que ofrezca la aplicación, haciendo énfasis
en pruebas de seguridad para el ingreso del sistema (clave del usuario),
pruebas de estress para determinar el porcentaje de disponibilidad del
sistema y los tiempos de respuesta al acceder simultáneamente la cantidad de
accesos estimado.
En los casos de prueba debe contemplarse:
Pruebas módulo de Facturación
Pruebas módulo de Recaudación y Control
Pruebas módulo Atención al Cliente
Pruebas de estress.
VENTAJAS
U OPORTUNIDADES DE NOS BRINDA
Al ofrecer una solución Web para cualquier
Empresa, en especifico la tomada como ejemplo para éste trabajo – Cantv
(Portal de Recaudación Instituciones Públicas), podemos decir, que en la
actualidad se manipulan muchas hojas en excel y esas hojas electrónicas
envejece, sin ser vista ni mencionada, un competidor puede atraer clientes a
través del uso innovador de nuevas tecnologías que facilitan la búsqueda de
Portales y son los suficientemente dinámicos para garantizar que se repitan
las visitas. Por ello, al escoger una solución de comercio electrónico, la
manera para evitar que el Portal termine en la vastedad electrónica es
asociarse con una organización que pueda proporcionar a su actividad
comercial los beneficios de una estrategia de negocios de Internet
bien pensada.
Si bien, muchas compañías conciben la
necesidad de un Portal, muy pocas entienden que Internet es el medio de
difusión de la televisión y la radio del futuro. De hecho, se espera que el
video en línea sea el segmento de más rápido crecimiento de Internet en un
futuro muy cercano. Ya sea que una compañía quiera colocar su video
corporativo en línea o utilizar su Portal como medio para transmitir sus
comerciales de televisión o radio, existen muchos factores tecnológicos que
se deben tomar en consideración. WSI proporciona a sus clientes las últimas
tecnologías de este campo en rápida expansión. WSI ofrece lo último
en la difusión de medios
y se especializa en la compresión de medios con movimiento para aplicaciones
basadas en
DESVENTAJAS O AMENAZAS DE
UNA WEB SITE
Seguimos tomando por supuesto como ejemplo
Ciertas investigaciones han demostrado que cuando las personas visitan un Portal y encuentran información igual a la que encontraron en su última visita, lo más probable es que nunca regresen. ¡La gente quiere información nueva! Desde la invención de la prensa escrita, los seres humanos han tenido la expectativa de recibir información nueva cada día. La gente no lee el periódico de la semana pasada, ni siquiera el de ayer, quieren las noticias de hoy. Internet puede suministrar información que se actualiza cada segundo y adaptarse de manera única a cada usuario. Irónicamente, la mayoría de las compañías tratan a su Portal como si su contenido estuviera grabado en tablas de piedra. Nunca cambia. Para concluir podemos decir, que adicional a lo nombrado anteriormente podemos resaltar que la seguridad en la web es una de las amenazas constantes de los hackers, por ello se deben de evitar infiltraciones, teniendo para ello unos firewall certificados por empresas reconocidas.
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Cantv.Net: Filial de CANTV
Capacity Planning: Capacidad que requiere el portal (cantidad de
usuarios, conexiones, entre otros)
Factura Manual: Cuando al cliente se le requiere vender un servicio y
que inmediatamente se lo instalen, el mismo lo factura manualmente.
Legacies: Sistemas alternos al sistema principal de CANTV llamado
Siscom2k
Movilnet: Filial de CANTV
PRIP: Siglas del nombre del portal propuesto “Portal de Recaudación
de Instituciones Públicas”
Rec/Fac: Es un indicador que se utiliza para medir al cliente,
significa: recaudación entre facturación Telco: Se refiere a la facturación, Recaudación, Deuda en la propia de los clientes con servicios propios de CANTV (ejemplo: telefonía fija, teléfonos CANTV Listos, entre otros.
http://www.geoscopio.com/servicios/index2.htm
http://www.cambiosonora.com/vernota.asp?id=44347 http://www.empresas-polar.com/espanol/apec_leg_es.html http://www.revistainterforum.com/espanol/articulos/110203efoque-web-pymes.html http://www.prompt-ven.com/webdesign.htm
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