LICENCIATURA INFORMACIÓN Y DOCUM

LICENCIATURA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Fuentes de Información

Necesidad de Información y Gestión del Conocimiento

Juan Vicente Mijares S.

Yohanna Ayala

En los últimos años, la información y la gestión del conocimiento han ocupado el interés de investigadores, directivos de empresas, instituciones y organizaciones. La obtención de ventajas competitivas basadas en el manejo de la información y la gestión conocimiento que ésta produce, se han convertido para estas en la "búsqueda del dorado" que asegure su éxito y subsistencia en el largo plazo.

Importantes esfuerzos se están llevando a cabo para conceptuar y estructurar corrientes de pensamiento que permitan una comprensión más holística del tema. No obstante, aun persiste cierta confusión en como procesar la información, instrumentar la gestión del conocimiento y buscar su utilidad para la toma de decisiones cotidianas de las organizaciones.

El procesamiento de información y la gestión del conocimiento deben concebirse como procesos vinculados al aprendizaje organizacional, como medios para asegurar la correcta asimilación de conocimientos claves indispensables para la agregación de valor y la construcción de ventajas competitivas sólidas.

El concepto o clave fundamental de la gestión del conocimiento supone un proceso de administración y tratamiento de información para su reutilización dentro de la organización. No obstante, su verdadero valor está en los mecanismos de asimilación y absorción de información para resolver problemas y generar a partir de allí nuevo conocimiento. Conocimiento es información en acción y desde esta perspectiva, la gestión del conocimiento actúa como una capa superior de inteligencia que se superpone a los sistemas tradicionales de gestión de la información.

El procesamiento de datos produce información que luego puede transformarse en conocimiento útil para la organización. Conocimiento es "Información en acción".

2.1) Dato no es Información: Un dato es un conjunto discreto, de factores objetivos sobre un hecho real. Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de transacciones. Un dato no dice nada sobre el porqué de las cosas, y por sí mismo tiene poca o ninguna relevancia o propósito. Los datos describen únicamente una parte de lo que pasa en la realidad y no proporcionan juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la acción. La toma de decisiones se basará en datos, pero estos nunca dirán lo que hacer. Los datos no dicen nada acerca de lo que es importante o no. A pesar de todo, los datos son importantes para las organizaciones, ya que son la base para la creación de información.

2.2) Información: Como han hecho muchos investigadores que han estudiado el concepto de información, lo describiremos como un mensaje, normalmente bajo la forma de un documento o algún tipo de comunicación audible o visible. Como cualquier mensaje, tiene un emisor y un receptor. La información es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, es capaz de impactar sobre sus juicios de valor y comportamientos. La palabra “informar” significa originalmente “dar forma a “ y la información es capaz de formar a la persona que la consigue, proporcionando ciertas diferencias en su interior o exterior. Por lo tanto, estrictamente hablando, es el receptor, y no el emisor, el que decide si el mensaje que ha recibido es realmente información, es decir, si realmente le informa. Un informe lleno de tablas inconexas, puede ser considerado información por el que lo escribe, pero a su vez puede ser juzgado como “ruido” por el que lo recibe.

2.3) La información no tiene contexto, o dicho de otra forma, es la expresión codificada de un conocimiento aplicable a un contexto específico. Esta condición hace imposible su aplicación directa en otro contexto.

2.4) La información se expresa a través de modelos de codificación de datos que facilitan su comprensión, por tanto, contiene solo aquellos elementos del conocimiento que pueden ser explicitados y codificados.

2.5) La absorción de la información conduce a una asimilación de la misma como conocimiento que puede ser reutilizado en otros contextos. Esta absorción se inicia en el plano individual al convertirse en parte de las rutinas de comportamiento y mas adelante, en el plano de la organización al

convertirse en rutinas organizaciones que definen estándares y procesos de trabajo.

2.6) La absorción contempla procesos motivacionales-cognitivos, orientados al individuo y su contexto cultural, que faciliten la incorporación del conocimiento en sus rutinas de comportamiento.

Podemos deducir de lo anterior que el tratamiento de información en el ámbito de la gestión del conocimiento es ante todo un proceso de aprendizaje. No obstante, un importante número de organizaciones concibe la formación y el aprendizaje como procesos aislados. Estas empresas no desarrollan estrategias para potenciar el aprendizaje organizacional, ni tampoco, consideran el aprendizaje como parte integral de los procesos de gestión de los conocimientos. Su acción se sitúa solo en el plano de los individuos y con una óptica de desarrollo personal. No existe aún una clara conexión entre aprendizaje y gestión del conocimiento, creándose de esta manera eslabones no conectados de una cadena de transmisión del conocimiento que fluye a través de la red de individuos y a través de las estructuras formales de la organización.

El aprendizaje es la clave de la absorción y transmisión del conocimiento. Es un proceso continuo que reside en los individuos y que actúa como un vehículo de transferencia de conocimiento desde fuentes internas y externas. Facilita las comunicaciones, la colaboración y las alianzas a través de las dinámicas de socialización que se puedan establecer como parte del contexto mismo del aprender.

A través de la historia de la humanidad el hombre ha buscado siempre conocer; aunque la conciencia de la nueva posición del conocimiento organizado tuvo sus inicios en los albores del siglo XIX.
Decir que hoy día el conocimiento constituye la principal fuente de ventajas competitivas sostenibles en el tiempo no es una utopía; es ya una verdad. El conocimiento fue enfocado durante muchos siglos desde una perspectiva epistemológica, relacionado sólo con el desarrollo intelectual de las personas.

Sus orígenes datan de la antigüedad clásica donde los pensadores y filósofos occidentales tuvieron como objetivo común el conocimiento de la realidad total. Con los filósofos nació el saber y la ciencia, y se abordó el conocimiento como un todo. En esta tradición clásica griega se abordó el problema acerca de lo que es el conocimiento en estrecha relación con la cuestión acerca de lo que es la realidad.

En el actual contexto competitivo el mayor valor de una empresa se centra en su capital intelectual. La gestión del conocimiento se basa en facilitar y gestionar aquellas actividades relacionadas con el conocimiento, tales como su creación, captura, transformación y uso. Su función es la de planificar, poner en práctica, operar, dirigir y controlar todas las actividades relacionadas con el conocimiento que se requiere para la gestión efectiva del capital intelectual. Se define el Capital Intelectual como material intelectual, conocimiento, información, propiedad intelectual, experiencia, que puede utilizarse para crear valor. Es fuerza cerebral colectiva.

La Gestión del Conocimiento enfoca su acción en la conversión del conocimiento individual en conocimiento organizacional, el enfoque del capital intelectual se centra en la conversión del conocimiento organizacional en la medición de los beneficios monetarios que se derivan del desempeño y la aplicación de ese conocimiento organizacional. Ambos van juntos, porque el capital intelectual necesita la generación continua y el sustento de recursos de conocimiento organizacionales para derivar ganancias mensurables del desempeño

La Gestión del Conocimiento y el Capital Intelectual mantienen estructuras, enfoques y métodos diferentes partiendo de cómo se crea, se sostiene y se explota el conocimiento en la persecución de metas organizacionales e individuales. Mientras el enfoque de Gestión del Conocimiento está más orientado a la creación y sustento de conocimiento organizacional, el de Capital Intelectual está más orientado a la explotación de conocimiento organizacional. El enfoque de Capital Intelectual parece dirigirse a entender cómo contabilizar la 'salida de conocimiento y su traducción en medición de las ganancias del desempeño producto de la aplicación continuada de ese conocimiento.

Las organizaciones deben incorporar tres prácticas sistémicas en la gestión del conocimiento, estas son:

Asociado a la gestión del conocimiento, el problema de las organizaciones consiste en consultar o acceder a la información y producir información de factores estáticos y de otro dinámico. En particular, se debe analizar la información que se maneja en la organización real, por ejemplo, datos o bases de datos, soportes de decisiones, documentos diversos, tanto en formato como en procedencia o localización y documentos electrónicos

En definitiva, la gestión del conocimiento es la piedra angular del éxito empresarial del siglo XXI.

En los últimos años, las organizaciones han mostrado un interés creciente en la adopción de modelos para la gestión del conocimiento como vía para incrementar su capacidad innovadora y la creación de ventajas competitivas. Sin embargo, a pesar de la popularidad que ha adquirido recientemente el término aun persisten vacíos conceptuales que dificultan llevar a la práctica de manera exitosa los conceptos y modelos desarrollados hasta el momento. La falta de aproximaciones prácticas al tema hace difícil justificar el porque soluciones específicas basadas en tecnologías de la información adolecen de los elementos blandos necesarios para garantizar una adecuada gestión y absorción de conocimientos en las organizaciones.

Las organizaciones requieren elaborar modelos de gestión en los que las soluciones instrumentales y tecnológicas estén muy alineadas con una comprensión sistémica de los procesos de aprendizaje de los individuos de manera que se produzca la inserción en las rutinas de la organización.

Bueno, E. (2003): "Enfoques principales y tendencias en dirección del conocimiento (knowledge management), capítulo libro, en Hernández, R. (Ed): Dirección del conocimiento: desarrollos teóricos y aplicaciones, Ediciones La Coria, Cáceres, pp. 21-54.

Davenport, T and L. Prusak (1997): Working Knowledge. How Organizations Manage What They Know. Harvard Business Press

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