I. Antecedentes.-

El Grupo Social CESAP es una organización privada dedicada a la promoción y ejecución de programas sociales en comunidades populares venezolanas, tanto rurales como urbanas. Estos programas promueven la participación de la comunidad en la identificación y priorización de los problemas que los afectan, así como el diseño y ejecución de las posibles soluciones. El Grupo, está integrado por 22 asociaciones civiles, autónomas jurídica y administrativamente y que juntas, han diseñado estrategias y líneas de acción común que se desarrollan a través de distintos programas.

En el año 1994, siete de las 22 asociaciones del Grupo, establecieron un convenio de préstamo con el Banco Interamericano de Desarrollo para el establecimiento de un igual número de fondos de crédito para microempresarios en siete ciudades del país. De esta forma se creo en estas siete asociaciones el Programa de Apoyo a Microempresas.

II. La actividad.-

Para acompañar el proceso descrito en el último párrafo anterior, el Grupo creó una instancia nacional denominada AUGE – Apoyo Unidades de Gestión Económica, quien es responsable del diseño de las Normas y Procedimientos que regirán los fondos de crédito así como de su seguimiento, formación de los asesores microempresariales de las asociaciones y asesoría financiera.

Esta Unidad, depende directamente de la Dirección Ejecutiva del Grupo y tiene las siguientes funciones:

Apoyar a las distintas asociaciones en la ejecución de sus fondos crediticios,
Evaluar y proponer a las juntas directivas de cada asociación, las políticas crediticias: destinatarios de los créditos, montos a otorgar, plazos, intereses, garantías, etc,
Realizar auditorias de procedimientos a las asociadas y recomendar las correcciones que sean necesarias,
Evaluar la gestión crediticia de cada asociación,
Recomendar la política financiera para los fondo de cartera no utilizados,
Diseñar y ejecutar los planes de formación para el personal de las asociaciones que se desempeñan en el Programa.

III. Estructura Organizativa.--

El Grupo Social CESAP cuenta con una Presidencia y una Dirección Ejecutiva. De esta Dirección depende AUGE dentro de lo que se ha denominado Unidad de Fortalecimiento Institucional. Esta Unidad es de apoyo y no tiene incidencia directa sobre las decisiones que cada asociación ejecuta.

IV. Tecnología.-

Cada una de las siete asociaciones cuenta con los equipos necesarios para el procesamiento y archivo de los datos requeridos por el programa de crédito que ejecutan en sus respectivas ciudades. Además cuentan con un sistema automatizado para el registro de la cartera que contiene toda la información que se genera en el proceso: desde la solicitud de crédito, el otorgamiento, las condiciones, y el proceso de cobranza. El sistema genera listados detallados de la gestión de la asociación, créditos otorgados por cada asesor, ubicación geográfica, actividad productiva, situación económica de la microempresa antes del otorgamiento del crédito, situación social del microempresario y todo el proceso de las cobranzas. De esta forma cada asociación puede obtener al momento un estado de su cartera de crédito.

Esta información es enviada via correo electrónico a AUGE para su consolidación y posterior seguimiento. En los actuales momentos esta consolidación es realizada de forma manual, pues no se ha adquirido el software que permita dicha consolidación.

V. Recursos Humanos.-

AUGE está bajo la responsabilidad de un coordinador a tiempo completo. No tiene personal administrativo a su cargo. En las asociaciones pueden existir entre 3 a 5 personas, dependiendo de la cobertura geográfica de cada cartera. El responsable nacional tiene experiencia el manejo de préstamos, pero carece de los conocimientos referidos a la generación de información, así como del manejo financiero de los fondos.

En las asociaciones existe en promedio, personal con experiencia en programas similares, En cada asociación existe por lo menos; tres asesores de negocio, quienes son los que atienden directamente a los microempresarios, un asistente administrativo, responsable de la trascripción de datos en el sistema, un administrador y el coordinador del programa.

VI Los Procesos.-

Se describen a continuación los procesos que se llevan a cabo en AUGE y no los que se desarrollan en cada asociación.

Anualmente, cada asociación realiza un plan de negocios del programa de crédito. Este plan contempla el nro. de créditos que se prevé otorgar y el monto de Bs. requerido.
Este Plan es realizado con apoyo de AUGE y en su realización participan el Coordinador Ejecutivo de cada asociación y los empleados pertenecientes al programa. Cada asesor expone de acuerdo con el comportamiento de su cartera del año anterior, las metas que prevé alcanzar. Una vez realizado esto, se diseña el Plan el cual es presentado ante la Junta Directiva de la asociación para su aprobación.
AUGE presenta ante la Dirección Ejecutiva del Grupo, su Plan de Seguimiento a los Planes presentados por cada asociación.
Trimestralmente, este Plan es revisado comparando la ejecución versus lo planeado, realizando las correcciones necesarias.
Paralelamente, AUGE realiza auditorias de los procedimientos, con el fin de evitar desviaciones o incorporar mejorar que son luego difundidas al resto de las asociaciones.
Mensualmente, AUGE recibe información sobre la gestión crediticia de cada asociación. Esta información es analizada y sistematizada, siendo presentada luego al Consejo Directivo del Grupo.
El Consejo recomienda cambios en la política crediticia y en los procedimientos y los presenta ante cada Junta Directiva de las asociaciones para su estudio y eventual aprobación e implementación.

VII. Impulsos necesarios.-

Adquisición del software que permita la consolidación de la información
Contratación del personal especializado en el manejo de fondos que permita un mejor aprovechamiento de los recursos.
Mayor incidencia en los procesos de cada asociación, así como la definición de las líneas de mando entre el Consejo Directivo del Grupo y las Juntas Directivas de las asociaciones.
Fortalecer el sentido de organización corporativa sin restar importancia a la autonomía de cada asociación.

VIII. Frenos.-

Desconocimiento del área informática que dificulta la toma de decisiones al momento de la adquisición de tecnología.
Limitado recursos financieros para la contratación de personal que no estará directamente laborando en el trabajo de campo. Existe una cultura organizacional que se opone a la contratación de asesores, consultores, etc.
La descentralización y autonomía puede ser un obstáculo al momento de la toma de decisiones.

IX. Intimidades.-

Cada asociación tiene el temor no declarado ni puesto en evidencia, de que la corporación quiera disponer de los fondos no invertidos en los programas de crédito. Según mi observación personal, el rechazo a acatar directrices emanadas desde el Consejo Directivo del Grupo, tiene su origen en este temor.

X. Factores Externos.-

Hasta hace unos años, El Grupo Social CESAP era una de las pocas organizaciones que ofrecían financiamiento a microempresas. Hoy día, existen numerosas organizaciones sociales que lo ofrecen. Adicionalmente, la promulgación de la Ley de Microeconomía Popular así como la creación de entidades públicas que ofrecen financiamiento en condiciones más favorables, representan una amenaza para la sostenibilidad del programa.

XI. Motor del Cambio.-

Se propone realizar:

1. Diagnóstico funcional que permita descubrir:

Puntos fuertes del Grupo y sus asociaciones en lo que se refiere a la actividad crediticia. Con esto se persigue medir “cuan amenazada” por los factores externos está la actividad. Entre los puntos fuertes tenemos: posicionamiento de la organización como proveedora de un buen servicio, personal entrenado en el tema, recursos suficientes para el otorgamiento de crédito, entre otros.
Puntos muertos: aquellas prácticas que la organización reconoce debe sustituir por nuevas prácticas: aumento de los montos que se otorgan, disminución de las tasas de interés, entre otros.

2. Diagnóstico Tecnológico que permita optimizar lo existente antes de cambiar de los sistemas existentes. Esto, tomando en cuenta lo limitado de los recursos financieros.

3. Desarrollar conjuntamente con el personal directivo (Consejo Directivo del Grupo y Juntas de las asociaciones) una visión de conjunto, corporativa, que disminuya los temores existentes de centralización y perdida de la autonomía.

4. Incorporar al personal de los Programas de cada asociación en las reflexiones realizadas por las instancias directivas para el desarrollo de la visión corporativa.