Josmar Carrasco

Universidad Yacambu – Estudios Virtuales

Parte I

 

Análisis Documental.

 

Es una técnica de representación del contenido de los documentos en un sistema documental, realizado principalmente para que puedan ser recuperados cuando sean necesitados. Como toda representación, el análisis documental exige un código que deberá aplicarse por parte del analista a cada uno de los documentos y por el usuario del sistema a sus necesidades de información. Este código recibe el nombre de Lenguaje documental y se trata de un dispositivo léxico que correlaciona los mensajes contenidos en los documentos y las necesidades de los potenciales usuarios. Aunque alguno de los lenguajes documentales históricamente más extendidos está basado en códigos alfanuméricos abstractos, notoriamente las clasificaciones más utilizadas en Bibliotecas actualmente se trabaja con lenguajes integrados por palabras provenientes del lenguaje natural que actúen individualmente o combinadas como índice para la localización de los documentos.

 

Por otra parte también, lo podríamos definir como el proceso de lectura, síntesis y representación de un texto. En el caso de los textos periodísticos el análisis documental se realizará aplicando a los textos.

 

Análisis de la Información

 

Puede definirse como la aplicación de técnicas de procesamiento automático del lenguaje natural, de clasificación automática y de representación gráfica (cartografía) del contenido cognitivo (conocimientos) y factual (fecha, lengua, tipo de publicación...) de los datos bibliográficos (o textuales). Esta definición corresponde al análisis asistido por computador. En general, por análisis de la información se entiende la fase de interpretación que el usuario realiza de una manera directa y manual.

 

Los límites de este tipo de análisis son evidentes desde el momento que se trabaja sobre una cantidad importante de datos, y se trata además de incorporar el análisis en un sistema de producción de información elaborada o especializada.

 

Diferencias entre Análisis Documental y Análisis de la Información

 

 

Objetivos del Análisis de la Información

 

ü      Obtención de una especificación detallada del sistema de información que satisfaga las necesidades de los gerentes y sirva de base para la toma de decisiones.

ü      Definir criterios y métodos para la elaboración de planes estratégicos que sirvan para corregir problemas presentados y para tomar correctivos en otros casos.

ü      Es base fundamental para la definición de criterios técnicos y metodologías para la elaboración de planes de manejo, orientados al mejoramiento del sistema en el cual se trabaje.

 

Parte II

 

Planificación de un Centro de Documentación.

 

Para iniciar la planificación de nuestro Centro de Documentación, usaremos como ejemplo referencia la División de Criminalística (sitio donde trabajo), considerando las siguientes interrogantes:

 

1. Establecer la realización del centro de documentación, la dirección a seguir por la organización

2. Se analizar y discute sobre las alternativas posibles.

3. El presente proyecto servirá para la posterior toma de decisiones.

4. Supone mayores beneficios y rendimiento para el entorno laboral y sistematizado de la organización.

 

Lo anterior, sirve como marco de referencia para globalizar las siguientes preguntas: Nuestra Organización, es una poderosa unidad de diagnóstico, análisis, reflexión, peritaje y resultados técnicos, que coadyuvará en la toma de decisiones del sistema legal en todos los casos, en torno al que hacer actual para adecuarse a los cambios y a las demandas que impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad en los resultados.

 

Mediante la utilización de una metodología científica, en la búsqueda de indicios en un presunto hecho se determina cuales pueden convertirse en las causas probables de su ocurrencia, para así descubrir la verdad de un delito, en la actualidad este trabajo es fundamental en el reconocimiento, la identificación e individualización de las evidencias físicas o materiales con el fin de determinar la naturaleza de un hecho punible, cómo se cometió, dónde, cuándo, porque de llevó a cabo, quién lo cometió y en alguno de los casos que persona lo planifico. Por tal motivo esta serie de preguntas de preparación servirán como base para la planificación de nuestro centro de documentación.

 

1. ¿Dónde estamos hoy?  

         Análisis de la Situación, del Entorno, Interno y de las limitaciones existentes.

2. ¿Dónde queremos ir?  

         Objetivos y Metas a largo plazo  

 

3. ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?  

         Comprender el Mercado, la Competencia Negocio, diseñar las Estrategias apropiadas    

 

         Finalmente al tener claros los anteriores aspectos, procederemos a desarrollar y ejecutar adecuadamente la planificación ideal llevando a un feliz y exitoso término, el presente trabajo

 

Centro de Documentación

 

Nuestro Centro de Documentación, desarrollara, Organizara y administrara, los diferentes sistemas de información y documentos legales existentes, diseñando una gran base de datos de gestión documental legal, estructurada en forma modular. Este sistema nos permite un mayor control y calidad sobre el contenido existente, que se encuentran a disposición de los investigadores y juristas autorizados.

Características

 

El proceso documental, es el proceso por el cual pasan los datos desde que lega el documento (requisitoria, boletas, etc) hasta que está listo para ser consultado por los usuarios autorizados del sistema, el documentalista (analista) realiza el proceso documental que tenga lugar.

 

En nuestro caso particular el centro de documentación, luego de cumplir con el proceso documental respectivo procede a emitir resúmenes de cada dato solicitado, destacando que el usuario debe poseer un nivel de autorización para poder acceder a los datos de mayor relevancia, esto con el fin de cumplir con ciertas normas legales y de seguridad del sistema, de requerir el usuario algún tipo de soporte se le indicarán los pasos pertinentes para tal fin.

 

Búsqueda

 

Para nuestro centro de documentación el procedimiento de búsqueda es automatizado, con introducir los datos en un ordenador (PC), el sistema indicara al usuario la existencia del registro, número de expediente, hechos relacionados, conexiones legales, así como otros datos de interés investigativa.

 

Selección

 

Consiste seleccionar, los casos de mayor incidencia o relevancia en un lapso de tiempo determinado, y zona geográfica definida con la finalidad de colocarlos a la disposición de investigadores y órganos de justicia con la finalidad de determinar si existen conexiones comunes, es decir, factores que favorezcan su proliferación.

 

Análisis Documental

 

Para nuestro centro de documentación, se diseño un formato de emisión de los datos, tomando en consideración que existen uno diferente para cada caso en particular (personas, armas, vehículos, otros), no obstante, estos documentos secundarios poseen bien definidos los datos referenciales de cada una de las líneas de información contenida, indicando: fechas, lugares, números de expedientes, juzgados, etc. Los mismos tienen diferente nivel de acceso dependiendo el grado de autorización que posea el usuario.

 

Registro de Datos

 

         Se debe poseer en todos los casos algún tipo de documento jurídico que soporte la información contenida en los documentos secundarios que emite el sistema a los usuarios, esto con la finalidad de garantizar la confiabilidad, legalidad y vigencia, de la información que se esta aportando en caso que la misma necesite ser verificada desde su sitio de emisión, a favor o no de la persona que se vea mencionada.

Actualización del Sistema

 

Los encargados del centro de documentación, se encargan de hacer un seguimiento a cada uno de los registros emitidos en conexión con el usuario solicitante, con la finalidad de incluir o agregar datos de interés o simplemente reflejar que la información fue solicitada por dicho usuario para el fin pertinente. En nuestro caso particular, cumpliendo con las normas legales establecidas se procede a incluir los datos que son emitidos por los tribunales a nivel nacional.

 

Alcance

 

         Por la actividad propia de la institución a la cual pertenece la División de Criminalística la cual tiene inherencia nivel nacional, el centro de documentación deberá satisfacer las necesidades de usuarios (investigadores) a nivel nacional, recibiendo datos de todas partes del país con sus respectivos soportes físicos, debiendo estandarizar los diferentes métodos de trabajo. Igualmente se diseñan, apéndices del centro de documentación en diferentes partes del país, que servirán como apoyo para el registro de datos tanto digitalizados como físicos.

 

Requerimientos Técnicos

 

         Ya que nuestro centro de documentación tendrá inherencia a nivel nacional, se adecuo el sistema con bajo nivel de requerimiento de sistema de pc, no obstante, esto no indica que la confiabilidad, seguridad, eficiencia, rapidez, serán de bajo nivel, esto es con la finalidad que en cualquier parte con un ordenador básico puedan tener acceso hasta la base de datos ubicada en el nivel central y poder satisfacer sus necesidades de información científico legal.

 

Diseño del Portal Web

 

         Se realizó un diseño ajustado a las exigencias del área de trabajo, no muy cargado de imágenes, pero si lo suficientemente amigable para interactuar con el usuario, el cual contiene los elementos fundamentales para consultar, así como las funciones propias del sitio, esto lo podremos apreciar en el siguiente link:

 

http://es.geocities.com/josmarjcarrasco/info/Corte_32_62/Cntro_Document/trabajo3.pps