PLANIFICACIÓN
Introducción Aspectos Generales Definición
Paradigmas Planificación Estratégica, Planificación Normativa, Planificación Social
La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de la actividades de la organización, la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas.
La planificación es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización y busca adaptarse a ellos.
Uno de los resultados más significativos del proceso de planificación es una estrategia para la organización.
Aspecto generales e importancia de la planificación
Planificar significa que los
ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus
actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes
establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos
adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que la
organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; los
miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones
congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la
atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados pueda
controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar
prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a
tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por
otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los
eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el
cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de
habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos
que implica, entre otros.
Es el proceso de establecer metas
y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la
organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos
futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk,
s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el
logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de
decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que
hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el
punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos
para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para
llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción
para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar
la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la
mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro
deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al
futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos
organizacionales" (Terry,1987).
Paradigmas
Un paradigma se define como un modelo que está en el límite de las aspiraciones de los líderes y que es capaz de arrastrarles al más allá de la vida cotidiana que envuelve al común de la gente, es la herramienta fundamental que posibilita la solución de los problemas sustanciales que impiden el éxito de las personas y organizaciones.
Los paradigmas no se inventan, son modelos que se construyen en el propio proceso del desarrollo de las organizaciones. Las personas, en este proceso desarrollan una idea generalizada de la forma suprema y global de solucionar sus dificultades, es decir, construyen sus propios modelos que les sirve de soporte para avanzar hacia delante de acuerdo con los recursos con que disponen. Modelos que por sus características de expanden universalmente, mientras que en el mismo proceso se va engendrando el nuevo modelo que reemplazará definitivamente al paradigma anterior.
Sobre el particular, José Ramón Betancourt Tang en su libro GESTION ESTRATÉGICA: NAVEGANDO HACIA EL CUARTO PARADIGMA, de un modo muy didáctico señala lo siguiente: "¿Por qué hablamos del Cuarto Paradigma?. Para saber el por qué, quisiera mencionar los cuatro paradigmas que se han manejado en la historia de la Gerencia, en lo que respecta a estrategias organizacionales.
1) El primer paradigma lo hemos llamado ¡Dios quiera que...!. Este paradigma que invoca el Gran Poder de Dios, estaba basado en el deseo de que "ojalá las cosas funcionen como esperamos que funcionen". Lo hemos llamado ¡Dios quiera que...!, debido a que era un modelo basado en simples deseos, pero sin acciones concretas que llevaran a obtener los resultados. Se esperaba que ocurrieran cosas como: ¡Dios quiera que alcancen los recursos!, ¡Dios quiera que no pase nada malo!, ¡Dios quiera no cambien las cosas!, ¡Dios quiera que todo salga bien!, ¡Dios quiera que la empresa sobreviva!. En sus inicios, la mayoría de las organizaciones cuando todavía son organizaciones pequeñas, tal como ocurre con muchos negocios familiares, funcionan de acuerdo a este modelo aún en la actualidad.
Clase de Planificación
Existen diversas clasificaciones acerca de la
planificación. Según Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de
planificación. La planificación estratégica y la planificación operativa. La
planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de
la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden
aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y
los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una
organización, la meta general que justifica la existencia de una organización.
Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su
horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La planificación estratégica
Es planificación a largo plazo que enfoca a la
organización como un todo. Muy vinculados al concepto de planificación
estratégica se encuentran los siguientes conceptos: a) estrategia, b)
administración estratégica, c) cómo formular una estrategia.
La planificación operativa consiste en
formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la
organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la
organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según
Wilburg Jiménez Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos
en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación Operativa,
b) Planificación Económica y Social, c) Planificación Física o Territorial.
Según el período que abarque puede ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo,
c) de largo plazo.
Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de
un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de
alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).
Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de
programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales,
dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía
eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o
desarrollo regional rural.
Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.
Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y
menos de cinco.
Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco
años" (W. Jiménez C., 1982).
Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área
funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de
Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Según el alcance, los planes se pueden clasificar como:
Los procedimientos son reglas que establecen la
forma convencional de organizar actividades para cumplir una meta. Ejemplo:
cierre de un ejercicio comercial.
Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en
forma eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y
acciones para realizar actividades repetitivas.
Planificación Normativa
De acuerdo a Jorge Ahumada, “la planificación o programación es una metodología para la toma de decisiones, para escoger entre alternativas que se caracterizan porque permiten verificar la prioridad, la factibilidad y compatibilidad de los objetivos y permite seleccionar los instrumentos más eficientes”.
Bajo esta definición, la planificación normativa se caracteriza por:
De acuerdo a la tesis economicista de la ONU, la planificación, como programación, responde a una idea simple para acertar y ordenar las inversiones de capital e imprimir más fuerza y regularidad al crecimiento económico.
El modelo normativo representa la forma como debería funcionar un sistema, entendido éste como el conjunto de funciones semejantes que la sociedad tiene que desempeñar para asegurar su supervivencia.
Bajo este concepto, el sistema social está estructurado en lo económico, lo político, lo social y lo cultural, y el desarrollo se alcanza con el crecimiento económico.
"Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.
Se contemplan dos formas de considerar a la planificación como proceso:
Lo indicado anteriormente constituye modalidades de la planificación normativa y de la planificación centralizada y bajo ese esquema, se han elaborado planes con obligatoriedad en todos los sectores de la sociedad (en sistemas socialistas) y planes que han tenido un carácter imperativo para el sector público e indicativo para el privado (en sistemas capitalistas).