EL CAMBIO Y SU GESTIÓN
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SON CON DUEÑOS
Estructura:
El Organigrama Formal (y/o) el informal de la actividad objeto de estudio
Tecnología:
Equipos, Sistemas, mecanismo para el sistema manual
La
Gente:¿Quienes son? Profesiones, formación carácter
Impulsos:
¿Que cosas hacen posibles para mejorar esta actividad
Frenos:
¿Que cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad?
Intimidad:
¿Que cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista?
Motor
de cambio: Conjunto de estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el
proceso
1.-¿En que consiste esa Actividad?
Estoy al mando del departamento de sistemas de un grupo de empresas del estado que producen, comercializan y consumen alimentos para pollo, aves y cerdo, función de una de sus compañías, además de la planta beneficiadora de pollos, y una planta que desde hace 1 año se encuentra funcionando en la ciudad de Barquisimeto, que se dedicara a la elaboración de producto balanceado para todo tipo de animales.
Dentro de mis funciones es brindar soporte a toda la infraestructura tecnológica que acá se encuentra, entre ellas la de administrar el sistema informático que es bastante complejo ya que son varias las empresas que acá operan al mismo tiempo. Se brinda soporte a todas las áreas de la compañía y a todo tipo de usuario (De Escritorio o portátil). El trabajo que se desarrolla dia a dia acá va desde el desarrollo de software para cubrir alguna necesidad en especifico, así como también instalación y soporte a toda el área de redes y enlaces para acceso a la Internet, soporte a usuarios finales en la áreas de contabilidad, a las distintas gerencias, ventas , crédito y cobranza cuentas por pagar, tesorería presidencia, analista de cuenta, caja, compras, áreas de despacho y de producción. Dentro de las tareas y una que considero la mas importante es la administración de los servidores ya que en los mismo se encuentra la vida de la compañía, labor se basa en realizar respaldos permanente a las base de datos que hay se encuentran. Finalmente el departamento evalúa y gestiona la compra de software y hardware que en alguna área lo necesite, que vas desde( Servidores, PC, portátiles, impresora etc) o algún software de gestión administrativa que se requiera.
Los soportes que se brinda va desde asistencia a sitio o a través de llamadas telefónicas, llevando una bitácora de las actividades realizadas diariamente. Como administrador del sistema estoy encargado de diseñar reporte gerenciales que faciliten en un momento determinado la toma de decisiones.
Algunos del los Servidores en el que soy con-dueño
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2.-Estructura: El Organigrama Formal (y/o) el informal de la actividad objeto de estudio
3.-Tecnología: Equipos, Sistemas, mecanismo para el sistema manual
En el grupo de empresa en el cual trabajo la mayor parte de los procesos se encuentra automatizados, en la planta la mayoría de los usuarios tiene un pc de escritorio accesando desde estos las aplicaciones administrativas, igualmente los hacen los gerente de las distintas áreas, esto se logra a través de una red de área local de mas de 50 equipos. En mi caso particular tengo 4 equipos entre los cuales podemos mencionar el servidor de principal el cual gestiona toda la parte de permisología y acceso a las aplicaciones que el se encuentra, otro es el servidor de respaldo como su nombre lo indica, hay se encuentra un Backup de todas las operaciones diarias de la compañía, mi PC personal en el cual hago los desarrollos, reportes etc. un área con un pc para la reparación de todos los equipos que presentan falla, impresoras, UPs, monitores etc.
4.-La Gente:¿Quienes son? Profesiones, formación carácter
El gerente de operaciones: Carlos Lozano, es el líder del equipo de Gestión administrativa y forma parte de la junta directiva de la compañía, es licenciado en administración, con postgrado en Gerencia y Estadística del Tecnológico de Monterrey (México), y es la persona encargada de gerenciar y administrar gran parte de la actividades que acá se realizan, la persona que toma decisiones de las gerencias que tiene a su mando. Es una persona bastante amigable, sabe exigir a su grupo sin parecer autoritario y es muy estricto en el manejo del tiempo y de los recursos.
Por el Equipo de Sistemas:
Soporte Sistemas: Lennin Fernández: T.S.U en informática tiene 2 meses y medio en la compañía es el encargo de brindarle soporte y respaldo a todas los usuario y actividades diarias del departamento, se esta acoplando al sistema de trabajo y a la rutina diaria. Es bastante joven y de buen carácter.
Jefe de sistemas: Jorge Matheus(yo): T.S.U en informática con estudios en la universidad Santa María 4 año académico aprobado en Tecnología de la información, tengo 5 años trabajando en la compañía, comencé como soporte técnico, luego fui ascendiendo hasta lograr lo que soy hoy, me considero una persona bastante responsable en la labor que desempeño dia a dia.
5.-Procesos: Listado Paso a Paso
Para realizar mis actividades diarias en el departamento debo seguir los siguientes pasos:
1.Revisar diariamente los respaldos hechos por el sistema manejador de base de datos que se encuentran en el servidor principal
1.1 abrir el manejador de base de datos : (Sql Server 2000)
1.2 Revisar los Respaldos Fecha y hora de elaboración.
1.3 Revisar el visor de suceso para verificar si no hubo ninguna anomalía, y si existiese tomar los correctivos necesarios.
2.En cuanto a lo que a desarrollo de sistema se refiere.
2.1.- hay la necesidad de desarrollar un software que cubra las necesidad de determinado departamento (ejemplo tesorería)
2.2.- Se diseñan las base de datos que guardaran la información. se validan los datos etc.
2.3.- Se estima el tiempo en que puede tardar el desarrollo del mismo (1) una semana 15 días etc. dependiendo de la magnitud y la urgencia del caso.
2.4.- Comienzo de Desarrollo del sistemas, validando los datos ingresados al mismo y configurando las pantallas y los posibles menú que tendrá.
2.5.- Se realizan las pruebas necesarias en el laboratorio para descartar alguna falla inicial.
2.6.- Una vez puesto a punto se empaqueta y se instala en la unidad solicitante.
3.-En la caso del soporte técnico a los usuarios se atiende la solicitud vía telefónica o en el sitio, dependiendo de la magnitud y del problema.
3.1 Si el problema es a nivel de Hardware se lleva al Dpto. para una revisión general, se verifican todas la piezas y parte para cerciorarse de su buen funcionamiento, si hay que cambiar y existe la pieza en stock se remplaza si no se solicita el repuesto al Dpto. de compra para tramitar la compra del mismo.
3.2 Si es un problema que no requiere el reemplazo de ninguna pieza se devuelve al Dpto.
3.3 Se Realizan el servicio técnico requerido.
4.- Actualización de Antivirus corporativo.
4.1 Una Vez por semana se realiza la actualización de todos los antivirus.
5.-En la compañía hay una variedad de software administrativo que controlan el flujo de la información.
5.1 Esa información es vital para la toma de decisiones. La gerencia solicitante hace el requerimiento del reporte.
5.3 Se hace un estudio detallado de la información que apararécera en los mismo, una vez estudiado el caso se diseña el reportes
(Storage Procedure) a nivel de SQL Server y ese a su vez a crystal Report.
6.-Impulsos: ¿Que cosas hacen posibles para mejorar esta actividad
Sin duda alguna el mantenerse actualizado en esta área es de vital importancia, a través de cursos, seminarios la propia Internet y especializaciones. No solo a nivel personal considero se debe estar actualizado, también la infraestructura tecnología es de mucha importancia y es la base para que todo marche bien (Hardware y Software).De esta manera el flujo de información es rápido, y eficiente lográndose de esta forma las metas propuestas.
7.-Frenos: ¿Que cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad?
Una de las cosas que frenan los cambios a nivel tecnológico en la compañía es la falta de un presupuesto anual en en esta materia, los imprevistos en esta área son casi diarios y el mas afectado en todo esto es el usuario final que se ve atado de manos por la falta de un equipo en particular.
La parte de informática es tomada considero yo, en segundo plano, ya que la mayoría del flujo de caja va destinada a la compra de materia prima e insumo para las distintas planta que acá operan, que son sumas mil-millonarias. Los cambios que se dan prácticamente surgen cuando un área de ve casi colapsada, algo que considero que no debería pasar en una empresa tan grande. Dando esto como consecuencia retrazado en alguna de las operación por falta de algún insumo en particular.
8.-Intimidad: ¿Que cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista?
El Gerente de Operaciones, es el yerno del Presidente de la Compañía: En algunos casos esto hace que la obtención de recursos resulte más fácil que para otras áreas.
9.-Factores Externos: Elementos al medio ambiente (interno y externo de la organización) que afectan la actividad.
1.-Regulación del pollo Beneficiado.
2.-La entrega de Dólares por parte de Cadivi.
3.-El Incremento y el algunos momento falta de materia prima para la elaboración del producto que comercializamos.
4.-Poco personal para le volumen de maquina que acá se encuentra operativas.
5.-Falta de insumos y equipos en algunos caso para el Dpto.
10.-Motor de cambio: Conjunto de estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso
Una de las estrategia que hemos tomado acá es la compra en pequeñas cantidad de suministros para el departamento, de esta forma se mantiene un stock mínimo.
Mantenimiento preventivo a todas las áreas que a tecnología informática se refiere, dando de esta manera un estimado de vida útil a la maquinas Disco Duros etc.
11.-Artículos de Internet
Getion del Cambio: Interesante articulo que describe el modelo organizacional en esta era, se habla también de proceso de reingeniería como un cambio dramático dentro de los procesos. Al igual se habla de las organizaciones que son un ente compuesto para lograr una meta o un fin. La cultura organizacional es un pilar de suma importancia para el desarrollo de una organización, ya que la cultura organizacional tiene mucha influencia el la habilidad de toda organización para ser capaces de adaptar cambios. La cultura existente contiene creencias y valores que muy a menudo no son los indicados para el cambio a un nuevo ambiente organizacional.
http://www.gestiopolis.com/dirgp/adm/cambio.htm
Para que sirve la Gestion de Cambio: Puntos clave para lograr el existo orgnizacional en el proceso de cambio.
Asimilación de las nuevas tecnologias de la comunicación
Procesos de mejora de la calidad.
Reestructuraciones
Funciones
Absorciones
Analogía Sobre la gestion del Cambio: El cambio continuo es una realidad, ocurre aunque no nos demos cuentas. pero se plantea la necesidad de hacerlo de una manera en que el impacto sea lo menos duros, mas cuando se intenta cambiar la cultura de la empresa. Claramente un cambio suave de minimiza el impacto negativo y da pie a que los efectos positivos se logren y puedan llevar a cabo.
http://www.nichiai.com/cms/index.php?id=16&L=3
Última actualización:
11/08/2005
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