Trabajo 4

DESCRIPCIÓN DE UNA ACTIVIDAD DE LA CUAL SOY DUEÑO O CO-DUEÑO

 

por Jorge E. Echezuría Perozo

C.I. V-13.548391

Maestría en Gerencia de las Finanzas y de los Negocios

Fase 1 – Sección A (cr071)

28/02/2007

 

• Actividad:

 

Una de las actividades que realizo dentro de las labores y/o funciones que ejerzo dentro de la Biblioteca Central de la Universidad Simón Bolívar es la redacción y publicación del producto de información: La Biblioteca Informa (BIB Informa), que es un breve boletín informativo, transmitido a toda la Comunidad Universitaria USB a través del correo electrónico de la Unidad, y que llega a las cuentas de todos los profesores, estudiantes y empleados, según sea el caso; también, el Departamento de Prensa de la USB hace una mención de estas breves notas en su resumen diario USB En Breve, tomando como fuente a BIB Informa. Además, toda la información transmitida en un trimestre académico se reúne en sólo artículo que es publicado en el periódico de la Universidad, de periodicidad trimestral: El Papel de la Bolívar, en donde se incluye una información más amplia de los servicios que ofrece la Biblioteca Central USB.

• Procesos:

 

1) El proceso para la generación y publicación de la nota informativa: BIB Informa, puede darse bien sea a solicitud específica de alguna sección, dependencia o departamento de la Biblioteca, o por origen natural para publicitar algún servicio, producto o evento. Debido a que este boletín ya tiene algunos formatos estipulados, pueden darse dos situaciones:

®    Si funciona el formato, se reedita el mismo y se publica la nota a través de su envío a las listas masivas de correos electrónicos.

®    De no existir un formato preestablecido para la nota, se procede a redactarla, se espera la aprobación por parte de la Dirección de la Biblioteca, y luego se envía a las listas masivas de correos electrónicos de la Universidad.

Después, este boletín puede servir de fuente para la redacción y publicación de USB en Breve, que es el resumen y/o compilado diario de diversas notas informativas generadas por o de la Universidad, la cual es enviada también a toda la Comunidad Universitaria a través de las listas masivas de correos electrónicos.

(Ver Flujograma Proceso 1)

 

2) El proceso para la generación y publicación del BIB Informa en la publicación impresa trimestral de la USB: El Papel de la Bolívar, es un poco más sencillo y casi directo. Primero el Dpto. de Prensa de la USB solicita la información a la Biblioteca Central; se procede a redactar y/o compilar las notas nuevas o generadas en el trimestre anterior y que aún tengan vigencia, luego se espera la aprobación por parte de la Dirección de la Biblioteca del texto, y:

®    Si es aceptada la nota, se envía a través de un correo electrónico al encargado de Prensa USB.

®    De no ser aceptado el texto propuesto, se procede a su reedición, se espera nuevamente la aprobación de la Dirección, y se envía al encargado de Prensa USB una vez terminada la nota.

(Ver Flujograma Proceso 2)

• Estructura:

 

La Unidad de Biblioteca Central está adscrita al Vicerrectorado Académico de la Universidad Simón Bolívar, y se maneja bajo una estructura organizativa de subordinación y coordinación. La Dirección de la Biblioteca está subordinada al Vicerrectorado Académico USB y trabaja en coordinación con la Comisión de Biblioteca (cuerpo de Profesores/Asesores) y el Comité Técnico (Jefes de los Departamentos); luego, todos los departamentos están bajo la supervisión de la Dirección y trabajan coordinadamente todos como un gran equipo de trabajo para llevar a cabo una excelente gestión de la Unidad.

(Ver Organigrama bibUSB)

 

• La Gente:

 

 

El cuadro expone las dependencias de la Unidad con sus respectivos Jefes de Departamentos, y en total la Biblioteca Central USB cuenta con el apoyo de treinta y cinco (35) empleados administrativos, incluyendo los del cuadro, y sesenta y un (61) Preparadores de Apoyo, que son estudiantes activos de la Universidad, que prestan ayuda remunerada, a todos los Departamentos que intervienen en la gestión de la Biblioteca.

 

Yo, Jorge E. Echezuría Perozo, Licenciado en Bibliotecología, pertenezco al staff de la Biblioteca y estoy a cargo de su Sala de Recursos Electrónicos, perteneciente al Departamento de Recuperación de Información.

 

Todos los que laboramos en la Biblioteca Central USB estamos en una continua búsqueda de la optimización de los servicios que ofrecemos, para lograr así la excelencia; para ello toda persona perteneciente al equipo tiene la oportunidad de proponer, desarrollar, planear y ejecutar ideas convertidas en proyectos, con la posibilidad de establecerse en un futuro como nuevos servicios y/o productos de información. También resalta la disposición, a nivel personal o institucional, en el constante perfeccionamiento profesional o desarrollo personal a través de nuevos estudios: carreras, cursos, talleres, capacitaciones, etc.

• Tecnología:

 

Para el desarrollo de las diferentes actividades que se realizan dentro de la Biblioteca Central USB se utilizan hardware y software computacionales, (PCs, laptops, impresoras, scanners), medios de comunicación (teléfonos, fax, correo interno, emails), herramientas web y en línea, dispositivos electrónicos de almacenamiento (CDs, PenDrives), reprografía (fotocopiadoras).

• Impulsos:

 

El impulso más importante la filiación con la Institución, con la Unidad: Biblioteca Central USB; y por ende, la identificación con cada tarea o actividad asignada en cumplimiento con la misión y el alcance de la visión de la organización, en pro de la excelencia. Lo que hace que continuamente se busque optimizar los procesos que implican la realización de todas las actividades involucradas en la labor diaria.

• Frenos:

 

El sentido seudo-piramidal de la Unidad, hace que a veces los procesos sean un poco lentos, pues la Dirección asume la responsabilidad y autoridad total en muchas de las actividades realizadas y sus consecuencias. No obstante, el uso de las TICs apoya mucho en la realización de estas tareas específicas dentro de la Biblioteca, además de que el factor humano está siempre dispuesto a solventar cualquier problema que se presente.

• Intimidades:

 

Si bien es cierto que las relaciones laborales generan relaciones personales, y hasta de corte íntimo, en estos momentos dentro del equipo de la Biblioteca Central USB no se conoce de algún caso particular en este sentido. Sin dejar de mencionar las amistades surgidas dentro de la Unidad, o que vienen instituidas por existir antes de entrar al staff bien sea porque las personas realizaron estudios en una misma Universidad, o porque algunas personas fueron recomendadas por otras que ya laboraban en la Biblioteca.

• Factores externos:

 

No existe una restricción externa y categórica para la realización de esta actividad; sólo podría ser un posible impedimento la falta o falla de recursos telecomunicacionales; sin embargo, esto puede ser solventado realizando las tareas de manera personal.

• Motor del cambio:

 

Establecimiento de un cronograma fijo y menos cambiante, entre la Biblioteca Central y Prensa USB, con respecto a las fechas y pautas de entrega del texto a publicar en el periódico trimestral de la USB: El Papel de la Bolívar. También, más libertad de decisión para con el encargado de la redacción de las notas informativas, a fin de acelerar el proceso y evitar demoras en el envío y publicación de las informaciones, tanto las emitidas directamente por la Biblioteca como las de Prensa.

 

• ARTÍCULOS DE REFERENCIA:

 

1) ESCOLAR, CORA. El Proceso de "Gestión de Datos": Construcción, medición y evaluación de los datos. En: Cinta de Moebio No. 14. Septiembre 2002. Facultad de Ciencias Sociales. Universidad de Chile.

Disponible en: http://www.moebio.uchile.cl/14/escolar.htm ó http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=10101404

[Consulta el: 2007, Febrero 27]

 

Este artículo expone una lista de reflexiones respecto a procesos de “gestión de datos” suscitados en instituciones gubernamentales y que pueden aprovecharse, por cada una, las limitaciones, oportunidades, fortalezas y potencialidades de una actividad en específico.

Estas herramientas de información pueden considerarse grandes mecanismos de decisión y acción, pues como describen situaciones puntuales sobre las sociedades, ayudan a la realización de tareas dentro de las mismas, debido a que participan activamente en los procesos de producción y retroalimentación del algún ordenamiento social. No se espera con esto rescindir de la acciones y maquinaria en sí que involucran dichos sistemas de información, sino de poner esclarecer y hacer valer su utilidad social previo análisis de sus potencialidades y límites, implicado en todo proceso de construcción de información.

 

2) FONT GRAUPERA, ELENA. GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA UTILIZACIÓN DEL PROCESO ANALÍTICO JERÁRQUICO PARA LA TOMA DE DECISIONES DE NUEVOS PRODUCTOS. En: ANALES DE DOCUMENTACIÓN, N.º 3, 2000, PÁGS. 55-66.

Disponible en: http://www.um.es/fccd/anales/ad03/AD04-2000.PDF

[Consulta el: 2007, Febrero 27]

 

Dejando de lado la presencia en el mercado de un gran número de programas computacionales para automatizar el uso de diferentes modelos que ayudan en los procesos de toma de decisiones, es sumamente importante y necesario que a estas herramientas se les provea de excelentes datos, y por ende, información, para que su labor de realice de la manera más eficiente posible, en busca de excelentes resultados. Para lograr esta meta es imprescindible que coexista una relación directa con el Sistema de Información de la empresa, y así el modelo sea sustentado por los datos e información original procedente tanto de fuentes externas como internas a la organización, originando un manejo eficaz y eficiente de los recursos de información. Estos recursos son determinantes en la toma de decisiones, lo que su gestión eficiente garantizaría unos resultados eficaces de las técnicas y herramientas usadas para todas las actividades empresariales que generen acciones y resultados específicos.