http://www.superbancaria.gov.co/home/normas/cir007/cir007.htm

6. MECANISMOS DE CONTROL Y PREVENCION DE LAVADO DE ACTIVOS

6.1 Responsabilidad de las entidades vigiladas

Todas las entidades vigiladas, independientemente de que pertenezcan a un mismo grupo financiero, están en la obligación de implementar un Sistema Integral para la Prevención de Lavado de Activos (SIPLA).

Este Sistema Integral debe comprender medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realización de cualquier operación en efectivo, documentaria, de servicios financieros y otras, sean utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

6.2 Presupuestos para el adecuado cumplimiento del presente instructivo

Para el adecuado cumplimiento del presente instructivo, las entidades vigiladas, sus representantes legales, directivos, administradores, empleados y revisores fiscales tendrán en cuenta, entre otros, los siguientes presupuestos:

- Se hace necesario implementar medidas de control para la prevención de actividades delictivas no sólo con respecto a transacciones en efectivo en moneda legal o extranjera, sino también con respecto a las documentarias y frente a toda clase de servicios o productos financieros y del sistema asegurador.

- Los activos ilícitos son aquellos que provienen de cualquier delito, como por ejemplo, secuestro, extorsión, hurto de vehículos, piratería terrestre, asaltos bancarios o narcotráfico.

- Es deber de los directivos de las entidades vigiladas colaborar con la Administración de Justicia no solo atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades, sino auxiliándolas oficiosamente en la lucha contra el delito.

- La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Nacional y en los Artículos 63 del Código de Comercio, 275 del Código de Procedimiento Penal y 288 del Código de Procedimiento Civil.

- Es necesario contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector financiero y asegurador, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad en las operaciones.

- Se debe asegurar el estricto y oportuno cumplimiento de las normas legales encaminadas a prevenir y detectar el "lavado de activos", particularmente de las contenidas en los artículos 102 a 105 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, a efecto de proteger la imagen y la reputación nacional e internacional del sistema financiero y asegurador colombiano.

6.3 Mecanismos de control

6.3.1. Conocimiento de clientes y conocimiento del mercado

El conocimiento de los clientes y del mercado le permite a una entidad protegerse adecuadamente del lavado de activos a través de sus operaciones.

a. Concepto de cliente

Son clientes de una entidad vigilada, aquellas personas naturales o jurídicas con las que se establece y/o se mantiene una relación contractual para la prestación de cualquier servicio y/o suministro de cualquier producto propio de su actividad.

b. Conocimiento del cliente

1. Reglas generales.

De acuerdo con las características particulares de los diferentes productos o servicios que ofrezca, cada entidad deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado de todos sus clientes, en cuanto a su identificación y la determinación de su actividad económica, a efecto de definir su perfil financiero.

Cuando se considere necesario la Superintendencia Bancaria establecerá, por tipo de producto, servicio ofrecido o entidad vigilada, los requisitos mínimos de información y documentación necesarios para la vinculación de clientes.

El conocimiento del cliente debe empezar por el registro de entrada al sistema y el cumplimiento de los requisitos que determine la entidad para cada uno de los productos o servicios a través de los cuales se puede vincular. Es necesario que la entidad indague, por los medios que considere más eficaces, acerca de datos personales y comerciales relevantes.

Todos estos datos deben verificarse, estar soportados adecuadamente y actualizarse cuando menos una vez al año.

La política de conocimiento del cliente supone el cumplimiento de los requisitos específicos establecidos en normas de carácter general para acceder a cualquier producto o servicio, particularmente el de las normas proferidas por el Banco de la República que reglamentan los aspectos cambiarios.

2. Régimen de excepciones

Se exceptúan, exclusivamente del cumplimiento de las reglas particulares establecidas en los distintos Títulos de la Circular Básica Jurídica para la vinculación de clientes (diligenciamiento del formulario de vinculación), las siguientes operaciones:

 Aquellas realizadas entre entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria, incluyendo las operaciones interbancarias, únicamente con respecto al recaudo de la información de la entidad vigilada con que se contrate. Para estos efectos, no constituye operación interbancaria, la utilización de la red de un establecimiento de crédito para la promoción y gestión de las operaciones autorizadas a la entidad usuaria de la red, en cuanto se refiere al recaudo de la información del cliente o usuario según el caso.

 Aquellas operaciones realizadas con entidades públicas del orden nacional, departamental y municipal, salvo las realizadas con empresas industriales y comerciales del Estado y/o sociedades de economía mixta que no estén vigiladas por la Superintendencia Bancaria, respecto de las cuales se deberá continuar dando aplicación a lo aquí dispuesto.

 En adelante las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria que desarrollan operaciones de redescuento no estarán obligadas a obtener la información con respecto de los clientes beneficiarios del crédito en operaciones de redescuento, pues la misma debe ser recaudada por parte del establecimiento de crédito que desembolse o entregue los recursos.

El régimen de excepciones contenido en el presente literal, no releva a las entidades vigiladas de la obligación general que tienen de conocer a todos sus clientes y de desarrollar los demás aspectos del SIPLA, por cuanto lo aquí dispuesto se refiere exclusivamente a la obligación de recaudar la información especifica señalada en distintos Títulos de la Circular Externa 007 de 1996. En tal sentido se entiende que la totalidad de entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria continúan obligadas a poner en práctica claras políticas de conocimiento e identificación de todos sus clientes, conforme lo dispone el numeral 1 del presente literal.

3. Conocimiento del cliente por parte de grupos financieros

Las entidades vigiladas por la Superintendencia Bancaria vinculadas a un mismo grupo financiero, podrán desarrollar el cumplimiento de las instrucciones en materia de Requisitos para la Vinculación de Clientes contenidas en la presente Circular, a través de la entidad del grupo que establezca una relación contractual y vincule por primera vez al cliente, siempre y cuando se dé estricto cumplimiento a cada una de las siguientes reglas:

 El grupo deberá diseñar un formato único de vinculación de clientes que contenga, cuando menos, la totalidad de requisitos de información exigidos por la Superintendencia Bancaria para los distintos productos ofrecidos por el grupo y que permita recaudar la información completa de los clientes independientemente del tipo de entidad de que se trate. El formato deberá indicar claramente que se recauda información general del cliente para efectos de una eventual vinculación del cliente con otras entidades del grupo financiero o para la posible contratación de otros productos ofrecidos por el mismo y deberá contener una cláusula en la que el cliente manifieste autorizar de manera expresa que se suministre la información entre las distintas entidades del grupo.

 El formato único deberá ser remitido a la Superintendencia Bancaria (Unidad de Control para el Manejo de Efectivo y Cambios) con 15 días hábiles de antelación a la fecha en que se empezará a circular

 La entidad vigilada que recaude la información deberá cumplir con la totalidad de los requisitos generales exigidos en el presente instructivo en materia de conocimiento del cliente. En tal sentido, deberá recaudarla y mantenerla actualizada en los términos aquí dispuestos.

 En el evento en que el cliente se vincule a otra entidad vigilada perteneciente al mismo grupo financiero, la entidad que haya recaudado la información deberá estar en capacidad de remitirla a cualquiera otra del mismo grupo de manera actualizada, en condiciones tales que pueda ser verificable.

 A partir del momento en que el cliente se vincule a otra u otras entidades del grupo éstas adquieren la obligación de cumplir de manera adecuada con las normas generales sobre conocimiento del cliente y demás requisitos del SIPLA. Por lo tanto, la entidad deberá mantener actualizada la información del cliente en los términos establecidos en el presente literal.

 Con el fin de evitar la duplicidad en la información sobre los clientes vinculados al mismo grupo, se podrá disponer que el formulario físico con sus respectivos anexos documentales repose en la sede de la entidad vigilada del grupo que haya recaudado por primera vez la información del cliente y coordinar la circularización o suministro de los datos, a las distintas entidades del grupo, en archivo sistematizado, medio magnético o cualquier otro mecanismo idóneo. En el evento en que la información se comparta entre entidades del grupo de manera sistematizada, éste (el grupo financiero) deberá contar con suficiente desarrollo tecnológico y con una base de datos homogénea que contenga cuando menos la información y datos del cliente exigida por la Superintendencia Bancaria y que permita a las distintas entidades del grupo cumplir adecuadamente con las disposiciones generales y especiales sobre conocimiento del cliente que les apliquen.

La Superintendencia Bancaria verificará el cumplimiento de lo aquí dispuesto mediante visitas de inspección que realice a las entidades vigiladas.

c. Conocimiento del mercado

Cada entidad deberá diseñar y poner en práctica mecanismos de control que le permitan alcanzar un conocimiento adecuado del mercado correspondiente a cada clase de producto o servicio que ofrezca, para determinar las características usuales de las transacciones que se desarrollan dentro del mismo y compararlas con las transacciones que realicen quienes negocien con esos productos o servicios.

d. Compra y venta de inversiones

Cuando las entidades realicen operaciones simultáneas, sucesivas o fraccionadas de compra y venta de inversiones de cualquier naturaleza, deberán identificar al comprador y la actividad económica del mismo, de conformidad con las instrucciones contenidas en los artículos 102 a 107 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

Cuando la operación consista en una transacción de acciones de filiales o acciones recibidas en dación de pago o por cualquier otro medio, se deberán atender las instrucciones anotadas anteriormente, sin perjuicio de la obligación de los eventuales inversionistas de dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 88 del mencionado Estatuto.

6.3.2. Control de operaciones

a. Segmentación del mercado

Con el fin de lograr un adecuado control de las operaciones que realizan, las entidades vigiladas deben adoptar parámetros de segmentación, o cualquier otro instrumento de similar eficacia, por niveles de riesgo, por clase de producto, o por cualquier otro criterio, que les permita identificar las operaciones inusuales.

Una adecuada segmentación debe permitirle a la entidad determinar el rango en el cual se desarrollan normalmente las operaciones que realizan los clientes y las características del mercado.

b. Consolidación de operaciones por cliente

Para determinar las operaciones inusuales es necesario consolidar, dentro de cada mes calendario, todas las operaciones de un mismo cliente.

Las operaciones débito y crédito no deben sumarse entre si.

c. Señales de Alerta

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, cada entidad deberá definir en su Manual de Procedimientos un listado de señales de alerta.

Estas señales de alerta deben considerar la naturaleza específica de cada entidad, las diversas clases de productos o servicios que ofrece, los niveles de riesgo o cualquier otro criterio que a juicio de la entidad resulte adecuado.

d. Desarrollo tecnológico

Para facilitar la detección de las operaciones inusuales, las entidades vigiladas deben implementar niveles de desarrollo tecnológico que aseguren la mayor cobertura y alcance de sus mecanismos de control.

El nivel de tecnología implementado por las entidades vigiladas deberá permitirles hacer un cubrimiento de operaciones realizadas en todas sus oficinas, con el fin de consolidar la información relacionada con transacciones efectuadas por un mismo cliente.

6.3.3 Detección de operaciones inusuales y determinación de operaciones sospechosas

a. Concepto

Son inusuales aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica de los clientes, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.

b. Detección de operaciones inusuales

El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la entidad,

El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo a los lineamientos determinados por la entidad y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales.

c. Determinación de operaciones sospechosas

La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes y los mercados, debe permitir, conforme el buen criterio de la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa.

Con todo, la entidad podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, la entidad con buen criterio estime en todo caso irregular o extraña, a tal punto que escapa de lo simplemente inusual.

6.3.4 Control de transacciones en efectivo

a. Monto de las transacciones sujetas a registro individual

De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, toda institución financiera debe dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información relativa a transacciones en efectivo cuyo valor, a partir de la entrada en vigencia de la presente circular, sea igual o superior a las siguientes sumas:

- Instituciones Financieras: Diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o diez mil dólares (US$10.000) o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República.

- Casas de Cambio plenas y cambistas: Setecientos cincuenta dólares de los Estados Unidos de América (US$750) o su equivalente en otras monedas.

- Casas de cambio Especiales o fronterizas: El equivalente a quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$500) en la moneda del país vecino.

Este monto será actualizado anualmente por la Superintendencia Bancaria.

b. Determinación de transacciones múltiples como una sola operación

Aquellas transacciones que se realicen en una o varias oficinas, durante un (1) mes calendario, por o en beneficio de una misma persona, que en su conjunto igualen o superen las cuantías que se indican a continuación, deberán considerarse como transacción única.

- Instituciones Financieras: Cincuenta millones de pesos ($50.000.000) ó cincuenta mil dólares (US$50.000) ó su equivalente.

- Casas de cambio plenas, cambistas y fronterizas: Un mil quinientos dólares de los Estados Unidos de América (US$1.500) o su equivalente en otras monedas.

Estas transacciones múltiples deben incluirse dentro de los reportes consolidados que trimestralmente dirigen las entidades financieras a la Superintendencia Bancaria sobre operaciones en efectivo.

c. Organización interna de la información

Las instituciones financieras y las casas de cambio de todo tipo están obligadas a conservar debidamente organizados por orden cronológico y a disposición de las autoridades, los formularios establecidos en el numeral 1. del artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

La información contenida en esos formularios deberá organizarse internamente por orden alfabético o número de identificación, en forma centralizada, de manera que permita atender requerimientos de las autoridades y pueda ser utilizada eficientemente por cada entidad para la detección de operaciones inusuales o sospechosas.

d. Clientes exceptuados del registro individual

Aquellos clientes que por el giro normal de sus negocios realicen múltiples transacciones en efectivo, habiéndose establecido que sus actividades son lícitas, pueden ser excluidos del diligenciamiento del formulario individual.

En estos casos, se debe mantener un registro especial sobre las características específicas y el volumen de los negocios de estos clientes, en el que consten las razones por las cuales fueron exonerados.

Las entidades financieras deben incluir en sus Manuales de Procedimientos los requisitos generales que deben cumplir estos clientes.

Este régimen de excepción debe basarse en el estricto conocimiento del cliente.

6.3.5 Capacitación

Las entidades vigiladas están en la obligación de desarrollar programas de capacitación dirigidos a todos sus funcionarios, con el fin de instruirlos en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de prevención de lavado de activos, y particularmente para indicarles cuáles son los mecanismos de control desarrollados por la entidad y su aplicación y cumplimiento.

Esos programas de capacitación deben ser constantemente revisados y actualizados por la entidad, de acuerdo con sus necesidades internas y la legislación vigente.

6.4 Reportes

6.4.1 Relativos a las transacciones en efectivo

El control a las transacciones en efectivo debe permitirle a la entidad detectar operaciones inusuales además de ser un sustento estadístico que le proporciona a la Superintendencia Bancaria un elemento adicional en la determinación de sus políticas de supervisión.

El reporte consolidado de transacciones en efectivo dirigido a la Superintendencia Bancaria no exime a la entidad financiera ni a las Casas de Cambio de la detección de las operaciones inusuales o sospechosas relacionadas con efectivo, ni de su reporte a la Fiscalía General de la Nación.

a. Reporte consolidado a la Superintendencia Bancaria

Toda institución financiera y casa de cambio de cualquier índole deberá remitir un informe global trimestral sobre el número de transacciones en efectivo, a la Unidad Especial para la Prevención de Lavado de Activos, mediante el diligenciamiento de la proforma F.0000-11 conforme las instrucciones contenidas en la página 273 del anexo 1 de la Circular 100 de 1995.

b. Reporte consolidado en los casos en que se celebren contratos de uso de red

Cuando se celebre un contrato de uso de red entre un establecimiento de crédito y alguna entidad autorizada en la Ley 389 de 1997 y el Decreto Reglamentario 2805 del mismo año, el reporte trimestral consolidado debe ser remitido por la entidad usuaria de la red y a nombre de quien fueron efectuadas las transacciones en efectivo, puesto que en un estricto sentido legal estas transacciones no fueron realizadas por el establecimiento de crédito que prestó su red de oficinas sino entre el cliente y la entidad usuaria. El hecho de que la transacción se realice a través de la red de oficinas de un tercero no modifica la realidad jurídica de la misma que solo vincula al cliente y a la entidad usuaria.

En efecto, de acuerdo con lo señalado en el artículo 5º de la Ley 389 de 1997 (cuya aplicación se extiende por virtud de lo dispuesto en el artículo 1º del Decreto Reglamentario 2805 de 1997) la red de oficinas de los establecimientos de crédito puede ser utilizada bajo la responsabilidad de la entidad usuaria de la red. De otra parte, en el artículo 5º del citado Decreto se dispone que el establecimiento de crédito actúa bajo la exclusiva responsabilidad de la entidad usuaria de la red y por lo tanto aquél no asume obligación alguna relacionada con la ejecución de los negocios celebrados en su nombre.

El contrato de uso de red en este contexto debe entenderse como aquella convención que otorga a la entidad usuaria de la misma el beneficio de agilizar la realización de sus negocios a través de las oficinas de un tercero, evitando así la necesidad de invertir dinero en infraestructura para la promoción y gestión de su actividad. Sin embargo, resulta claro que la totalidad de las operaciones que se realizan por conducto de ese tercero se entienden realizadas por la entidad usuaria, es decir que, en un sentido legal las transacciones en efectivo se llevan a cabo y vinculan directamente a aquél que utiliza la red de oficinas y no al que la presta. Por lo tanto, la relación contractual que existe entre el cliente y la entidad usuaria no se desdibuja por el hecho de que la misma sea efectuada por conducto de un establecimiento bancario que simplemente ha prestado su red de oficinas, sino que, por el contrario, se debe mantener una clara separación corporativa de modo tal que el cliente conozca sin lugar a duda que la transacción la realiza directamente con la entidad que actúa como usuaria de la red y que es con ésta (y no con el establecimiento que presta su red) con quien se genera un vinculo contractual.

Dentro de este contexto, no surge una relación contractual entre el cliente y el establecimiento bancario por virtud de la cual pueda interpretarse que éste le ha prestado un servicio suyo, pues el servicio se lo presta la entidad usuaria, sólo que la transacción se realiza por conducto de la red de oficinas de un establecimiento de crédito.

c. Clientes exceptuados del registro individual de transacciones en efectivo

De acuerdo con lo establecido en el numeral 2. del artículo 103 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, las entidades financieras y las Casas de Cambio están en la obligación de informar mensualmente a la Superintendencia Bancaria los nombres de todos los clientes exonerados de llenar el formulario de transacciones en efectivo.

Esa información debe remitirse a la Superintendencia Bancaria de acuerdo con las instrucciones impartidas en el anexo I Parte I de la Circular 100 de 1995.

6.4.2 Reporte de transacciones sospechosas a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y a la Fiscalía General de la Nación

a. Aspectos generales

Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite previa y debidamente reglamentado en el Manual de Procedimientos, para hacer el respectivo reporte tanto a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda como a la Fiscalía General de la Nación.

Para efectos de ambos reportes no se requiere que la institución vigilada tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que maneja provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que la entidad considere que las operaciones son sospechosas.

Bajo el entendido de que el reporte de operaciones sospechosas que se efectúe ya sea a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda o a la Fiscalía no constituye denuncia penal, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad.

b. Contenido del reporte

1. Reporte a la Fiscalía General de la Nación.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Fiscalía General de la Nación mediante formato especial, de acuerdo a las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 Anexo II, utilizando la proforma B.0000-01.

2. Reporte a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda.

El reporte de transacciones sospechosas deberá remitirse a la Unidad Especial de Información y Análisis para el Control del Lavado de Activos del Ministerio de Hacienda, exclusivamente en medio magnético, de acuerdo con las instrucciones impartidas en la Circular 100 de 1995 Anexo II, conforme a la proforma B.0000-01.

Los documentos originales de soporte se conservaran con las debidas seguridades, a efecto de hacerlos llegar de manera completa y oportuna a la Fiscalía cuando ésta los solicite.

c. Reporte de operaciones rechazadas por la entidad

En aquellos casos en que de conformidad con el ordenamiento jurídico la entidad se abstenga de realizar una transacción que se estime como sospechosa, subsiste la obligación de reportarla a la Fiscalía General de la Nación, de acuerdo con las instrucciones impartidas en esta Circular y con el fin de contribuir a la protección del sector financiero y asegurador en general.

6.5 Código de conducta

Las "reglas de conducta" a las que hace referencia el numeral 2o. del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, deben estar contenidas en un Código de Conducta de imperativo cumplimiento, de manera que sus postulados se observen en cada acto, por convicción y como manifestación de un propósito preventivo.

El Código de Conducta debe contener los criterios que sean necesarios para resolver los "Conflictos de Interés" y anteponer la observancia de unos principios éticos al logro de metas comerciales, comprometiendo con ello a toda la entidad.

Sin perjuicio de las funciones sancionatorias que competen a esta Superintendencia, las entidades deben contemplar procedimientos sancionatorios adecuados frente a la inobservancia del Código de Conducta.

Corresponde a la Junta Directiva adoptar el Código de Conducta, disponer su acatamiento y difusión, y aprobar oportunamente las actualizaciones que sean pertinentes.

6.6 Manual de procedimientos

6.6.1 Generalidades

Los mecanismos de control adoptados por la entidad vigilada deben consagrarse en un manual de procedimientos específicos, aprobado por la Junta Directiva, que considere la naturaleza jurídica y las características propias de cada entidad y de sus diferentes productos. Debe constituir un listado de órdenes claras, como desarrollo de la política institucional de la entidad contra el lavado de activos.

6.6.2 Contenido básico

Todos los aspectos mencionados en esta Circular deben estar contenidos en este Manual. Adicionalmente se deben incluir los siguientes:

- Políticas coordinadas de control y canales de comunicación entre la oficina principal y sus sucursales y agencias

- Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en el manual.

-Instancias de reporte y consulta para los funcionarios de la entidad con relación a sus actividades preventivas del lavado de activos.

- Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la entidad para protegerse del lavado de activos, como programas de capacitación interna; funciones y categoría del oficial de cumplimiento; funciones de la auditoria y de la revisoría fiscal; responsabilidades de cada empleado en la detección y reporte interno de operaciones inusuales y sospechosas; sanciones y correctivos por el incumplimiento de los procedimientos; conservación de registros.

- Todos los demás que la entidad vigilada considere pertinentes.

6.6.3 Actualización

Los manuales de procedimientos deben ser actualizados constantemente, de acuerdo con las necesidades de la institución. Cualquier modificación a los mecanismos adoptados deberá ser informada a la Superintendencia Bancaria.

El no pronunciamiento por parte de la Superintendencia Bancaria acerca del contenido de esos manuales no implica que estos se estimen como suficientes.

6.7 Auditoria sobre los mecanismos de control

6.7.1 Oficial de cumplimiento

a. Concepto

Las entidades vigiladas tienen la obligación, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 3. del artículo 102 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, de designar un oficial de cumplimiento.

Este funcionario debe ser designado por la Junta Directiva, ser de alto nivel administrativo, tener capacidad decisoria, estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita

cubrir las diferentes áreas de gestión y contar con el efectivo apoyo de las directivas de la entidad.

Adicionalmente la Superintendencia Bancaria podrá formular observaciones cuando estime que el cargo y nivel de responsabilidad que éste ocupa no le permiten cumplir de manera idónea sus funciones.

b. Función

La función del oficial de cumplimiento, de acuerdo a lo dispuesto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero es verificar la adecuada observancia de la totalidad de los procedimientos específicos diseñados por la institución con el fin de prevenir el lavado de activos. También le corresponde reportar al competente las posibles faltas que comprometan la responsabilidad de los funcionarios.

De manera particular, debe vigilar todos los aspectos relacionados en esta Circular, en la ley y los que determine la entidad.

La designación de un oficial de cumplimiento no exime a la entidad ni a los demás funcionarios de la obligación de detectar y reportar internamente las operaciones inusuales, determinar las sospechosas y disponer su reporte a la Fiscalía.

El Oficial de Cumplimiento deberá presentar informes a la Junta Directiva sobre la efectividad de los mecanismos adoptados.

Las entidades vigiladas deberán informar a la Unidad Especializada para la Prevención de Lavado de Activos de la Superintendencia Bancaria, el nombre, cédula de ciudadanía y cargo del funcionario designado como oficial de cumplimiento.

6.7.2 Auditoria interna

El diseño y aplicación de los mecanismos de control es responsabilidad de la administración de cada entidad.

Esos mecanismos deben ser evaluados por la auditoría interna con base en los procedimientos de auditoría generalmente aceptados, para verificar su aplicación.

6.7.3 Revisoría Fiscal

De conformidad con lo señalado en el numeral 3. del artículo 207 del Código de Comercio y en el Numeral Cuarto, Capítulo Tercero, Título Primero de la presente Circular, a la Revisoría Fiscal le corresponde, entre otros, los deberes de velar por el cumplimiento de la ley y de colaborar con las autoridades.

En consecuencia, dicho órgano deberá instrumentar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de lavado de activos se consagran en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero y en la presente Circular y reportarlos a la Junta Directiva.

6.8 Conservación de documentos

Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades, las entidades deben conservar los documentos relativos a la prevención de lavado de activos por un período no menor de diez (10) años.

Esta disposición es aplicable también en los casos de fusión de entidades.

6.9 Plazos

6.9.1 Reporte consolidado de transacciones en efectivo a la Superintendencia Bancaria

Las entidades vigiladas deberán enviar la información de que trata el literal a. del numeral 6.4.1. del presente capítulo dentro del plazo establecido en el instructivo de la Proforma F.0000-11 contenido en el Anexo I de la Circular Externa 100 de 1995 de la Superintendencia Bancaria.

6.9.2 Clientes exentos de llenar el formulario de control de transacciones en efectivo

Dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes inmediatamente siguiente al de entrada en vigencia de la presente circular, deberá ser enviado a la Unidad Especializada para la Prevención de Lavado de Activos, un listado con los nombres de todos los clientes que en ese momento estén exonerados (literal b. numeral 6.4.1. del presente capítulo) de llenar el formulario.

Para su actualización, dentro de los diez primeros días hábiles de cada mes las entidades deberán remitir a esta Superintendencia, al área antes mencionada, los nombres de los nuevos clientes exonerados, y los que dejaron de serlo, durante el mes inmediatamente anterior. En el evento en que no haya novedades que reportar, así deberá expresarse mediante comunicación que será enviada a la Superintendencia en el mismo plazo.

Una vez determinados en el Manual de Procedimientos los criterios de selección de estos clientes, la lista de los mismos no podrá incorporar personas que no cumplan los correspondientes requisitos.

6.9.3 Reporte de transacciones sospechosas a la fiscalía

El reporte de las transacciones sospechosas detectadas en cada mes calendario, debe ser entregado a la Fiscalía General de la Nación dentro del mes calendario siguiente en un informe consolidado.

En el evento de que una entidad vigilada no detecte operaciones sospechosas deberá informarlo a la Fiscalía en el mismo plazo.

Los mecanismos de control implementados por la entidad deberán permitirle detectar las operaciones inusuales a más tardar dentro de los quince (15) días siguientes a su ocurrencia.

6.9.4 Informes sobre actualización de manuales de procedimiento

Todas las entidades deberán enviar a más tardar dos meses después de la entrada en vigencia de la presente circular, a la Unidad Especializada para la Prevención de Lavado de Activos, una carta en la que se informe sobre el número del Acta de la Junta Directiva en la que se haya aprobado la actualización de los manuales de acuerdo a lo dispuesto en la presente Circular.

Las entidades que se creen después de entrada en vigencia esta Circular, deberán informar a más tardar un mes después de iniciar operaciones, el número del Acta de Junta Directiva en la cual se haya adoptado el manual de procedimientos.

La información sobre posteriores actualizaciones de esos manuales deben hacerse llegar a la Superintendencia dentro de los cinco (5) días siguientes a su adopción.

Los manuales deben permanecer en cada entidad a disposición de esta Superintendencia.

6.10 Práctica Insegura

La Superintendencia Bancaria podrá calificar como práctica insegura la realización de operaciones con entidades financieras, nacionales o extranjeras, que no se protejan adecuadamente contra el lavado de activos.