REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBÚ
LIC. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Facilitadora:
Prof. Griselda González
Realizado
por: T.S.U. Joaquina Moreno
Septiembre
2008
INTRODUCCIÓN
La gestión de información
comprende las actividades relacionadas con la obtención de la información
adecuada, a un precio adecuado, en el tiempo y lugar adecuado, para tomar la
decisión adecuada.
La gestión de la
información se vincula con la generación y la aplicación de estrategias, el
establecimiento de políticas, así como con el desarrollo de una cultura
organizacional y social dirigida al uso racional, efectivo y eficiente de la
información en función de los objetivos y metas de las compañías en materia de
desempeño y de calidad. Se requiere,
además, de la incorporación de nuevos valores a los productos y servicios de
información, así como de una diseminación muy bien dirigida, con el fin de que
ellos lleguen a aquellos individuos y secciones cuya actividad de generación o
aplicación del conocimiento y de toma de decisiones es más importante para la
empresa.
Sin embargo, en este
contexto, las nuevas tecnologías, brindan una herramienta importantísima para
poder redefinir totalmente los procesos. La clave para el aprovechamiento de la
tecnología en la mejora de procesos es el tratamiento de la información, ya que
las nuevas tecnologías ayudan claramente a redefinir cualquier proceso que esté
sustentado en la información.
Identificar
dentro de su Organización o Departamento:
1.- El líder en el proceso de gestión de la
Información.
La Universidad
Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) es una institución pública de cobertura nacional, la cual a través del
ejercicio innovador, pertinente, eficaz y eficiente de sus funciones de
docencia, investigación y extensión.
En esta Universidad el departamento encargado liderizar el proceso de
gestión de la Información es la Unidad de Biblioteca y Documentación; la cual es la encargada de garantizar la adquisición,
distribución, custodia y divulgación del material bibliográfico y no
bibliográfico.
Dentro de esta Unidad el gestor de la Información está bajo la
responsabilidad directa del Especialista en Información Jefe, siendo esta, la
persona responsable de preservar, conservar y difundir la información, garantizando así, el fortalecimiento interno del
talento humano, a través de la gestión de la información y conocimiento, por
supuesto, coordinadamente con el Coordinador de Biblioteca, en busca del
fortalecimiento de los sistemas de Información.
2.- Funciones inherentes a esta gestión
El Especialista en
Información Jefe controla las actividades técnicas y administrativas de la
unidad, planificando, coordinando y evaluando los servicios de almacenamiento y
suministro de información especializada, a fin de ofrecer y garantizar
información actualizada a la comunidad universitaria en general.
FUNCIONES, ACTIVIDADES
Y/O TAREAS
Controla y supervisa las
actividades técnicas y administrativas de la unidad.
Asesora y asiste técnicamente a unidades y
organismos dedicados a la investigación, promoción y divulgación bibliográfica,
entre otros.
Participa en la elaboración de estudios de
necesidades de funcionamiento bibliográfico.
Estudia y analiza programas y metodología de
información especializada.
Estudia y analiza la adquisición e implementación
de sistemas de procesamiento de información especializada.
Evalúa programas de recolección y almacenamiento de
información especializada.
Dicta talleres, seminarios, charlas relacionadas
con el área de desempeño.
Orienta a los usuarios que requieren información
sobre las normas, flujo de alimentación, base de datos referenciales, entre
otros.
Investiga sobre nuevas publicaciones e información
de interés para la Institución.
Elabora el proyecto de presupuesto de la unidad.
Supervisa la ejecución del plan de adiestramiento
del personal de la unidad.
Planifica estrategias orientadas a la determinación
de necesidades de información y tipos de usuarios.
Orienta programas para definir la extensión del
manejo de la información y de los servicios existentes en cuanto a la
satisfacción de las necesidades detectadas.
Diseña planes, programas y proyectos dirigidos a la
promoción del suministro de información y a la promoción del uso efectivo de la
información.
Participa activamente en programas cooperativos en
el ámbito nacional e internacional dirigidos a la consolidación y desarrollo de
sistemas y servicios de información.
Promueve la generación de productos y servicios
informacionales y referenciales que faciliten la accesibilidad y disponibilidad
documental.
Desarrolla estrategias orientadas al acceso permanente
de redes académicas, sistemas y bancos de datos nacionales e internacionales.
Cumple con las normas y procedimientos en materia
de seguridad integral, establecidos por la organización.
Mantiene en orden de equipo y sitio de trabajo,
reportando cualquier anomalía.
Elabora informes periódicos de las actividades
realizadas.
Realiza cualquier otra
tarea afín que le sea asignada.
3.- Determinar:
a) Visión:
El Centro de Documentación en el marco de la gestión de información
documental y del conocimiento, se consolidará como la unidad responsable de
garantizar el acceso, suministro y preservación documental, bibliográfica
e informativa automatizada pertinente, oportuna, novedosa, actualizada y de
calidad que constituyen evidencias sobre el
desarrollo de Educación Superior; cumpliendo as’i con los objetivos de la
Universidad.
b) Misión:
Esta dependencia adscrita a la Subdirección de Extensión, le
corresponde ser el órgano depositario de divulgador del material documental
proveniente de las diferentes fuentes del conocimiento, así como toda la reproducción
intelectual de la Universidad para coadyuvar al logro de una elevada calidad académica,
estimulando la utilización de la documentación mediante la orientación, información
y accesibilidad de la misma a los usuarios de la Biblioteca, a fin de apoyar
las funciones de docencia, investigación y de extensión.
c) Valores:
Son un conjunto de creencias que nos dictan la
forma de conducta más aceptada socialmente y constituyen
un elemento primordial para el logro de las metas y objetivos.
Servicios al público: Proporcionar un servicio basado en el respeto,
ofreciendo libertad en el acceso a la información para así satisfacer las
necesidades de los usuarios.
Calidad
de Servicio: En
constante búsqueda de la excelencia en cada una de nuestras actividades,
programas y servicios, escuchando las necesidades de nuestros usuarios, lograda
a través de un alto nivel técnico.
Comportamiento
responsable: Aplicable a la totalidad de nuestras actividades,
con los usuarios, con las personas que integran el Servicio de Biblioteca, el
resto de los agentes que componen la comunidad universitaria, los proveedores y
colaboradores y sociedad en general, además de potenciar aspectos tales como la
motivación, la mejora del rendimiento y la formación permanente.
Integración: La integración del personal ayuda
notablemente a la participación mejorando continuamente las relaciones para conseguir el logro los objetivos del
Servicio de Biblioteca.
Libertad
intelectual: Respetamos la
diversidad de ideas, diversidad de documentos, la libertad y el derecho a la
información; protegiendo la privacidad de los individuos.
Comunicación: Fomentamos la comunicación asertiva tanto interna
como externamente.
Trabajo
en equipo: Colaboramos con toda la comunidad
universitaria y con otras bibliotecas, fomentando el trabajo en equipo.
Vocación de Servicio y
Profesionalismo: Estamos siempre dispuestos a satisfacer las necesidades de información,
trabajando en forma eficiente y eficaz.
Innovación:
Buscamos, evaluamos e implementamos nuevos métodos en
todos los procesos para mejorar nuestros servicios y productos adaptándonos a
los continuos cambios aplicando las nuevas tecnologías de la información.
d) Objetivos de la unidad o Dpto.:
Disponer de un acervo documental,
bibliográfico e informativo al servicio de las diferentes áreas de estudio, dinamizando
de los procesos investigativos.
Servir de infraestructura informativa que
gestiona, compila, selecciona, adquiere, analiza, disemina, procesa y difunde
información, documentos bibliográficos y audiovisuales, con servicios organizados
y eficaces.
Fomentar la investigación como eje
fundamental de la Institución con el propósito de contribuir al mejoramiento
permanente del sistema educativo.
Facilitar a los usuarios innovaciones tecnológicas
aplicadas a la información y a la comunicación para acceder a las nuevas
modalidades de formación pedagógica.
Servir
de apoyo bibliográfico y documental a las actividades académicas, investigación
y Extensión de la Universidad.
Velar por el resguardo y
preservación física del patrimonio bibliográfico y no bibliográfico.
4.- Esquematización:
a) Estructura jerárquica
b) Organigrama Estructural
5.- Cuáles son los recursos tecnológicos
disponibles (equipos, programas) que apoyan al proceso de gestión de la
información y que importancia tienen en el logro de los objetivos del Dpto. o
unidad.
Un (01) servidor
Diez (10)
equipos de computación IBM Pentium 4, sistema operativo XP profesional y
herramientas Office 2007, con acceso a internet y con red intranet.
Dispositivos de red.
Dos (02) impresoras multifuncionales.
Dos (02) impresoras laser.
Software Bibliotecario
Alejandría con plataforma MS SQL Server con tecnología de Base de Información.
Alejandría es una plataforma que facilita el
desarrollo y la implantación de sistemas de teleinformación bien diseñados
desde el punto de vista de Arquitectura de Información, que nace de la fusión
del conocimiento de ciencias de la información (bibliotecología, archivología,
gestión documental, redes de información, etc.) con el conocimiento de
tecnologías de la información (sistemas, software, bases de datos, informática,
computación, tecnologías Web, etc.).
La plataforma de Alejandría se construye sobre una tecnología, llamada Tecnología de Bases de Información,
desarrollada por HACER Sistemas en
interacción transdisciplinaria con
varias universidades venezolanas. Esta Tecnología define el concepto de base de información y otros
complementarios, un conjunto de herramientas que permiten implementar
estructuras y relaciones de información y un conjunto de métodos para el
desarrollo de aplicaciones basado en las buenas practicas de la industria
(CMMI, RUP, SWEBOK).
La tecnología de Bases de Información define el
concepto de motor de gestión de información. Este motor contiene la
inteligencia que procesa los requerimientos de información que son comunes a la
mayoría de las aplicaciones de teleinformación.
La Metodología Alejandría para
el Desarrollo de Aplicaciones integra un marco de trabajo que ha probado
su éxito a través de la implantación de más de doscientos proyectos que
funcionan como servicios que usan las tecnologías WWW en condiciones de Intranet,
Extranet o Internet.
Alejandría Bibliotecas se ha convertido en la solución más versátil para
el manejo de información en bibliotecas y centros de documentación. La
flexibilidad de diseño de Alejandría
Bibliotecas, basada en novedosas características y funcionalidades, le
permite adaptarse a las necesidades de sus clientes sin importar el tamaño y
volumen de sus operaciones.
Alejandría
Bibliotecas ofrece un mundo de posibilidades para los usuarios:
Alejandría
Pro
1ra. Alejandría
Z39.50
OAI-PMH
Módulo de Catalogación
Catálogo Público (OPAC)
Módulo de Préstamos
Módulo de Adquisiciones
Diseminación Selectiva de Información (DSI)
Estadísticas
Descripción
del sistema:
Alejandría
Pro: Un
sistema escalable de acuerdo a sus necesidades. Ofrece toda una amplia
gama de funcionalidades, destinadas a satisfacer cualquier requerimiento de
medianas y grandes bibliotecas y centros de documentación.
Z39.50: Toda la
información a su alcance.
Es un
protocolo de comunicación estándar que se usa para la comunicación transparente
entre sistemas de información bibliotecarios. En la actualidad ha sido
incorporado por las mejores bibliotecas del mundo y por los fabricantes de
sistemas de calidad internacional.
Hacer
Sistemas ha desarrollado el único software latinoamericano Z39.50, reconocido
por la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.
El Servidor Z39.50 de Alejandría permite integrar la red de
bibliotecas incorporadas a Alejandría con la red Z39.50 que conforman las
mejores bibliotecas del mundo.
El Cliente Z39.50 de Alejandría es un buscador de información que
constituye la puerta de entrada a los servidores Z39.50; y que puede adquirir
la interfaz de cualquiera de sus bases de información.
Alejandría World Library le permite, sin necesidad de tener instalada la
solución Alejandría pro Bibliotecas, conectarse con el mundo soportado en el
protocolo de comunicaciones Z39.50.
OAI-PMH: Para compartir metadatos. Es un protocolo que hace
fácil convertir la biblioteca en el repositorio de metadatos certificado por
OAI.
Módulo de
Catalogación: Se
contempla el manejo de estándares y facilidades para la catalogación de
múltiples tipos de documentos, materiales bibliohemerográficos, referencias de
Internet y objetos de información. Control completo de autoridades y generación
en línea de tablas invertidas. Se combina el paradigma clásico de gestión
automática de bibliotecas con los paradigmas modernos de bibliotecas virtuales
y bibliotecas digitales.
Catálogo
Público (OPAC): La configuración para la consulta del catálogo público se adapta
completamente a las necesidades de cada institución, personalizando las
características del sistema, las propiedades estéticas, las formas de consulta,
las ayudas y la recuperación de información. El OPAC se integra con el servidor
y el cliente Z39.50.
Módulo de
Préstamos: Se incluye un conjunto muy completo
y avanzado de funcionalidades para el manejo del servicio de préstamo en sala y
préstamo circulante de los ejemplares autorizados para ello. Manejo de todas
las políticas de la institución. Eficiente servicio de devolución, reserva y
renovación. Múltiples reportes. Préstamos Interbibliotecarios. Códigos de
barras para usuarios y materiales.
Módulo de
Adquisiciones: Alejandría
Pro Bibliotecas permite el registro de adquisiciones en el sistema contemplando
las compras, canjes y donaciones; además de un eficiente y protegido registro
de proveedores y transacciones de adquisición.
Diseminación Selectiva de Información (DSI): El poderoso motor de DSI funciona automáticamente sin intervención de
operadores. La diseminación es autoatendida por el propio usuario. Se adapta
completamente a la institución. Se permite definir la periodicidad de los
envíos y pueden definirse todos los servicios de DSI que se deseen.
Estadísticas:
Alejandría Pro Bibliotecas genera en tiempo real estadísticas sobre qué, cuándo
y quién consulta, y toda la información sobre la operación de los servicios
(adquisiciones, transcripción, préstamos, DSI, etc.) tanto en general, como por
tipos de documentos, cruzada automáticamente con los períodos de tiempo que se
deseen. Los directores obtienen con estas estadísticas la información que
necesitan para la administración eficiente de sus colecciones y servicios.
Importancia:
El
Centro de Documentación es de suma importancia, como espacio de información documental especializado que
alimenta los conocimientos para la formulación de propuestas y proyectos de
desarrollo y de investigación; contribuyendo así, no sólo en la proyección
institucional, sino también, en la difusión del conocimiento, y por ende, los
recursos (equipos,
programas) que apoyan al proceso de gestión de la información
deben estar a la par con el avance tecnológico, siendo estos de vital
importancia para mejorar su eficacia y eficiencia y por tanto, estar más cerca
de la excelencia en sus operaciones.
CONCLUSIÓN
Hoy
en día, los procesos gestión de información
son clave en nuestras tareas de planificación y toma de decisiones, y debe ser
manejado considerando las todas las herramientas tecnológicas disponibles en la
actualidad para ello, proporcionando información relevante y certera para
nuestros intereses.
Una empresa con una adecuada gestión de
información, del conocimiento y de la calidad es una organización flexible,
ágil y con mayor capacidad de aprendizaje, presentando las mejores condiciones
para su supervivencia, mejoramiento y el logro de un mayor nivel de
competitividad y de calidad. El desempeño internamente de una organización
orientada hacia el servicio consiste en incrementar la cultura, crear
expectativas de calidad y propiciar un clima de motivación y estar convencidos
que la ejecución de un trabajo de alta calidad otorga excelentes resultados
El profesional de la
información, es el responsable directo en crear un clima de confianza entre el
usuario y el servicio, ya que es a través de las inquietudes y sugerencias del
usuario, que este especialista podrá lograr desarrollar productos y servicios
de calidad, que busquen siempre satisfacer las necesidades reales de los
usuarios internos y externos. La continúa actualización de los profesionales de
la información responsables de las Unidades y centros, en las áreas de atención
al público, relaciones interpersonales, manejo de grupos, gente al servicio del
cliente, permitirá alcanzar la relación deseada entre usuarios y profesionales,
además de lograr el óptimo funcionamiento del servicio.