REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD YACAMBÚ

LIC. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BASES LEGALES DE LA DOCUMENTACIÓN

 

 

 

 

 

 

ORIENTACIÓN DE LAS NORMAS Y SU APLICABILIDAD EN LOS DIFERENTES PROCESOS DE RECOLECCIÓN, TRATAMIENTO, PROTECCIÓN, DESTRUCCIÓN, DIFUSIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTAL

 

 

 

Facilitadora: Prof. NORMA GONZÁLEZ

 

 

 

Realizado por: T.S.U. JOAQUINA MORENO

 

 

 

 

 

Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) han ido introduciendo profundos cambios en la vida cotidiana de las personas, en su entorno social y laboral, en la actividad de las empresas e instituciones y en las relaciones humanas y económicas. Está emergiendo un nuevo entorno que se denomina, con razón, sociedad de la información y del conocimiento. Estos cambios representan oportunidades inimaginables hasta no hace mucho en los ámbitos de bienestar social, enseñanza, ocupación, mejor acceso y prestación de los servicios públicos y nuevas formas de gobierno. Pero también riesgos para la cohesión social, nuevas clases de delincuencia y formas no democráticas de control y de ejercicio del poder.

Los poderes públicos, con una acción necesariamente coordinada, deben acompañar y promover el desarrollo de la sociedad de la información y el conocimiento, garantizando los derechos ciudadanos y la cohesión social. Asimismo, las Administraciones Públicas deben actuar como agentes dinamizadores de la utilización de las tecnologías entre los ciudadanos y dentro de la propia administración, aprovechando todo el potencial que tienen para mejorar el servicio al ciudadano y para transformar la gestión.

 

 

            Antes de realizar el análisis es preciso revisar la siguiente bibliografía:

     Norma COVENIN 3837:2004. Pautas para bibliotecas públicas. Desarrollo de los fondos bibliográficos, no bibliográficos y audiovisuales. (Parte 2)

Es una norma venezolana orientada a la normalización de las Bibliotecas públicas ofreciendo directrices para el desarrollo de las colecciones, tomando en cuenta las especificaciones sobre los requerimientos necesarios para la conformación de una dotación inicial bibliográfica, no bibliográfica y audiovisual, necesarios para la planificación de la biblioteca pública y su crecimiento armónico.

            Esta norma orienta tanto a directivos como al personal de Bibliotecas públicas en la planificación y ejecución de actividades para la prestación de servicios de calidad que garanticen y contribuyan al desarrollo armónico de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas y las unidades que la conforman, tomando en cuenta los criterios de selección establecidos en esta norma integrando conocimientos y experiencias de instituciones y especialistas; de aquí radica la importancia de dicha ley.

     Norma COVENIN 167 1996 Presentación de publicaciones periódicas (1^era Revisión)

Esta norma venezolana está orientada al establecimiento y aplicación de reglas que permitan a los editores presentar publicaciones periódicas en una forma que facilite su uso, ayudando a los editores e impresores a obtener orden y claridad en sus trabajos.

Es de gran importancia para los editores e impresores a la hora de publicar o comercializar su publicación, ya que la misma orienta en cuanto a los lineamientos que se deben seguir para su correcta publicación.

     Norma COVENIN 166-2 2000 Referencias bibliográficas. Documentos electrónicos o partes de documentos electrónicos (Parte 2)

Esta norma provee una guía para la creación de referencias bibliográficas de documentos electrónicos (como programas de computación, bases de datos, archivos o registros que existen en un formato legible a través de la computadora, el almacenamiento de esta documentación puede ser en línea, CD-ROM, cinta magnética, disco o en otro medio de almacenamiento electrónico), bien sean fijos e inmodificables, necesarios para académicos e investigadores.

La aplicación de esta norma es utilizada para la difusión de la información y la compilación de referencias de documentos electrónicos para ser citadas posteriormente, permite al usuario conocer las formas y características de un documento electrónico, además específica los elementos que se deben incluir en las referencias bibliográficas de estos documentos.

     Manual de Normativas Técnicas de Museos

Este Manual estable que los Museos además de cumplir con funciones como la investigación, protección, exposición y exhibición, debe cumplir con otras funciones, como la función educativa en donde prevalece la de recolección, procesamiento y divulgación de la información documental, para cumplir con las necesidades del público visitante, tanto desde el punto de vista educativo como recreacional.

También señala la pertinencia de ofrecer una infraestructura adecuada para albergar, conservar y exhibir correctamente los objetos artísticos y culturales, patrimonio de la sociedad". Es por tal razón, que estas instituciones buscan constantemente tratar de consolidar, ampliar y/o crear nuevas sedes y salas dignas para el trabajo museológico.

     Derecho de autor        

Esta Ley protege los derechos de los autores sobre todas las obras del ingenio de carácter creador, ya sean de índole literaria, científica o artística, cualesquiera sea su género, forma de expresión, mérito o destino. Penalizando con hasta cuatro (4) años a todo aquel que venda, distribuya, almacene, reproduzca total o parcialmente en forma ilícita estas obras de ingenio.

 

Leyes contenidas en el elibro

     Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela

Además del establecimiento de los principios fundamentales, la extensión geográfica, deberes y derechos fundamentales de los venezolanos, entre otros, la Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela hace referencia a la legalidad documental de ciertos actos, como la validez de los contratos de interés público (Art. 150 y siguientes).

     Ley de Archivo Nacional

Esta ley hace referencia a la utilidad pública de guarda, conservación de documentos y archivos históricos de la República, pertenecientes a las entidades políticas, eclesiásticas, culturales o personas privadas.  Es sumamente importante conocer, manejar este tipo de información par los distintos usos o tratamientos que se le dan en una biblioteca o archivo.

En esta ley el estado se compromete a conservar el acervo bibliográfico y a facilitar el acceso al mismo, garantizando el ejercicio de los derechos humanos en cuanto a la cultura, la educación y la información humanística, científica y tecnológica.

     Ley de Salvaguarda del Patrimonio Público

Esta ley tiene como objetivo principal la prevención, persecución y sanción al enriquecimiento ilícito. Esta ley establece las bases legales de la documentación manejadas en la misma; además crea la jurisdicción especial de salvaguarda del Patrimonio Público

     Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos

Esta ley es creada para unificar los procedimientos planteados ante la instancia de la Administración Pública, también establece la apertura de un expediente de cada asunto para su tramitación y consiguiente conservación (archivo) en una sola unidad.

     Ley Orgánica del Trabajo

Establece los deberes y derechos que surgen de las situaciones y relaciones derivadas del trabajo como hecho social; la cual fue creada por la Constitución Nacional para proteger al trabajador y se encuentra por encima de cualquier otra ley que regule en materia laboral.

En cuanto al manejo de documentos esta ley establece una red de información donde el trabajador y el empleador reúnen una serie de información que será asentada y procesada en los archivos de la Inspectoría del Trabajo, que a su vez se encarga de enviarla al Ministerio de este ramo, el cual lleva registros y archivos procesando esta información para estudios estadísticos para ser enviados al Consejo de Ministros y de allí a la Presidencia de la República..

     Ley sobre el Almacenamiento, Restauración y Destrucción de Documentos

Esta persigue establecer el uso y el crecimiento de valor de los documentos, para prohibir, testimoniar o tramitar, según sea el caso.

Determina la restauración, reproducción, conservación de documentos y/o expedientes; además de la organización y funcionamiento de los archivos de la Administración Pública Nacional.

ANÁLISIS: Orientación de las normas y su aplicabilidad en los diferentes procesos de recolección, tratamiento, protección, destrucción, difusión y comercialización de la información documental.  

Una vez leído todos los tópicos legales recomendados se hace preciso empezar conceptualizando lo que entendemos por una norma.

Una norma es un conjunto de reglas o pautas que constituyen un orden de valores orientados a regular y/o definir comportamientos en común a los que se le otorga cierto grado de legitimidad o consentimiento; pues bien, una norma jurídica (según http://es.wikipedia.org/wiki/Norma) es una regla u ordenación del comportamiento dictada por autoridad competente, cuyo incumplimiento trae inmersa una sanción. Las normas se caracterizan porque emanan de unos órganos específicamente constituidos para la creación de normas, normas cuyo cumplimiento puede exigirse ante unos órganos también específicamente creados.

Las normas jurídicas utilizadas por las actividades profesionales de información y documentación, son variadas y bastantes extensas, pero todas de una u otra forma tienen el propósito de la recolección, tratamiento, protección, destrucción, difusión y comercialización de la información documental; todas poseen un fin en común, que es, ofrecer a los ciudadanos las herramientas necesarias para su tratamiento, ofreciendo además orientaciones sobre los lineamientos o directrices que regulan estos procesos, por demás importantes en el ámbito documental.

El avance tecnológico ha servido de mucha ayuda a las organizaciones públicas y privadas  en la promulgación de las normas que la regulan indicando directrices a seguir; el almacenamiento y recuperación documental digitalizada y los requerimientos mínimos para su establecimiento. En estas organizaciones existe una gran cantidad de información de valor incalculable que debe ser preservada y para garantizar esto, es que existen estas normas y leyes.

Estas normas están orientadas a planificar las directrices para el desarrollo tanto de la organización como del desarrollo de documentos; de manera precisa, clara y coherente.

 

 

Es de suma importancia el conocimiento de la Ley desde su promulgación (El Código Civil vigente en su Artículo 2° establece: "La ignorancia de la Ley no excusa de su cumplimiento". Por otro lado; el Código Penal vigente, en su Artículo 60 establece: " La ignorancia de la Ley no excusa ningún delito o falta"); ya que es una necesidad el estar enterado o por lo menos conocerla, por cuanto las autoridades públicas ponen las mismas al alcance de los ciudadanos, pero todos sabemos que es casi imposible que todos los habitantes conozcan todas las leyes que se dicten.

Las organizaciones deben promover y difundir los aspectos legales que regulan el uso y procesamiento de la información, resguardo, custodia, seguridad y divulgación, evitando así delinquir tanto por la misma organización como de las personas que hacen uso de ella, por desconocimiento de las leyes.

Parece interesante descubrir que de una u otra manera todas las leyes requieren del procesamiento de información y por ende generan documentos, a la vez que establecen normas legales para manejar y usar este material y para resguardarlos, ya sea por seguridad de confiabilidad o por ser documentos que contienen hechos históricos relevantes.

 

 

 

 

     GONZÁLEZ BARRIOS, Norma. S/F. “Bases Legales de Documentación”. Editorial Train4You.

 

     http://fpantin.tripod.com/legislacion.html

 

     http://www.monografias.com/trabajos10/la_norm/la_norm.shtml?monosearch

 

     http://www.monografias.com/trabajos14/normajuridica/normajuridica.shtml?monosearch