Objetivos del tema:
1. Identificar las actividades básicas y los objetivos de negocios comunes a todos los sistemas de procesamiento de transacciones.
En la actualidad, los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS, Transaction Processing Systems) se encuentran en el motor de la mayor parte de los sistemas de información en las empresas. Los TPS están compuestos de todos los elementos de un sistema de información basado en computadora (CBIS, Computer Based Information System), incluyendo hardware, software, bases de datos, telecomunicaciones, personas y procedimientos que se usan para procesar las transacciones. Todos los TPS realizan las siguientes actividades básicas: la recopilación de datos incluye la captura de datos fuente necesarios para completar un grupo de transacciones; la edición de datos verifica la validez e integridad; la corrección de datos implica proporcionar retroalimentación de un posible problema y permitir a los usuarios cambiar los datos; la manipulación de datos es el desempeño de cálculos, clasificación, división por categorías, resumen y almacenamiento para un procesamiento adicional; el almacenamiento de datos implica colocar los datos de las transacciones en una o más bases de datos, y la elaboración de documentos incluye la producción de registros e informes.
Los métodos de los sistemas de procesamiento de transacciones se clasifican en: por lotes, en línea y en línea con procesamiento retardado. El procesamiento por lotes implica el agrupamiento de las transacciones en lotes, que se registran en el sistema a intervalos regulares como un grupo. El procesamiento de transacciones en línea (OLTP, on-line transaction processing) permite introducir las transacciones conforme éstas ocurren. Los sistemas que usan un intermedio entre los procesamientos por lotes y en línea son TPS en línea con procesamiento retardado. Las transacciones se pueden capturar conforme ocurren, pero el procesamiento no se realiza de inmediato.
Las organizaciones tienen la expectativa de que los TPS logren varios objetivos específicos entre los cuales se cuentan: procesamiento de los datos generados por las transacciones y relacionados con ellas; mantenimiento de un alto grado de exactitud; aseguramiento de la integridad y exactitud de los datos e información; recopilación de informes y documentos en tiempo oportuno; aumento de la eficiencia de la mano de obra; ayuda para proporcionar un mayor y mejor servicio, y creación y mantenimiento de la lealtad del cliente.
2. Describir las entradas, el procesamiento y las salidas de los sistemas de procesamiento de transacciones relacionados con los procesos de negocio de procesamiento de pedido, compras y contabilidad.
Las aplicaciones de los TPS se observa a lo largo de una organización. Los sistemas de procesamiento de pedidos incluye la captura de pedidos, configuración de ventas, planeación de embargues, ejecución de embargues, control de inventarios, facturación, interacción con los clientes y determinación de rutas y planificación de horarios. La captura de pedidos obtiene los datos básicos necesarios para procesar el pedido de un cliente. Una vez capturado y aceptado el pedido, se convierte en un pedido abierto. La configuración de las ventas asegura que los productos y servicios ofrecidos sean suficientes. La planeación de los embargues determina cuáles de los pedidos abiertos se surtirán y desde qué localidad se embarcarán. El sistema prepara un aviso de confirmación del pedido enviado al cliente y una lista de suministros que utilizan los operadores del almacén para despachar la solicitud. Los operadores del almacén utilizan el sistema de ejecución de los embarques para capturar los datos referentes a lo embarcado en realidad al cliente. Envían las transacciones de los pedidos embarcados al sistema de facturación. Para cada artículo que se soporte durante el proceso de ejecución del embarque se emite una transacción que proporciona el número de referencia y la cantidad al sistema de control de inventarios de productos terminados. El sistema de facturación elabora las facturas a los clientes sobre la base de los registros recibidos del sistema de ejecución de embarques. El sistema interacción con el cliente supervisa y lleva un control de cada interacción con el cliente. Los sistemas para determinar rutas y planificar los horarios se utilizan en las funciones de distribución para establecer el mejor uso de los recursos de una compañía.
Los sistemas de información de compras incluyen control de inventarios, procesamiento de pedidos de compras, cuentas por pagar y recepción. El sistema de control de inventarios lleva un control del nivel de todos los materiales de envase y materiales primas y le proporciona a los usuarios información sobre cuándo pedir materiales adicionales. El sistema de procesamiento de pedidos de compras da soporte a las políticas, prácticas y procedimientos del departamento de compras. El sistema de cuentas por pagar supervisa y controla el flujo de salida de fondos para los proveedores de una organización. El sistema de recepción captura datos referentes a recepciones específicas de materiales de los proveedores de modo que se pueda otorgar o rechazar la aprobación del pago.
Los sistemas de contabilidad implican el presupuesto, cuentas por cobrar, nóminas, administración de activos y libro mayor general. El sistema de presupuesto automatiza muchas de las tareas requeridas a fin de acumular datos sobre el presupuesto preparados. El sistema de cuentas por cobrar administra el flujo de efectivo de la compañía al mantener un registro del dinero que se le debe a la empresa. La aplicación del procesamiento de nómina procesa los cheques de los sueldos de empleados y realiza una variedad de cálculos relacionados con el tiempo trabajado, las deducciones, comisiones e impuestos. Las salidas o resultados se usan para ayudar a controlar los costos de nómina, los flujos de efectivos y elaborar informes para el gobierno. El sistema de administración de activos controla las inversiones en equipos de capital y administra la depreciación para obtener los máximos beneficios fiscales. El sistema del libro mayor general registra todas las transacciones monetarias y permite la producción automática de informes financieros.
3. Definir el término comercio electrónico y analizar la forma en que un sistema de comercio electrónico tiene que dar soporte a las muchas etapas que experimentan los consumidores en el ciclo de vida de las ventas.
El comercio electrónico es un concepto general que abarca cualquier transacción de negocios efectuada en forma electrónica entre partes tales como compañías (empresa a empresa), compañías y consumidores (empresa a consumidores), consumidores y consumidores, empresa y el sector público, y entre consumidores y el sector público. Un sistema de comercio electrónico exitoso tiene que tomar en cuenta las muchas etapas que experimentan los consumidores en el ciclo de vida de las ventas. En el motor de cualquier sistema de comercio electrónico está la capacidad del usuario de buscar e identificar artículos para venta; seleccionar aquellos artículos y negociar precios, condiciones de pago y fechas de entrega; enviar un pedido al proveedor para comprar los artículos; pagar por el producto o servicio, y obtener la entrega del producto.
4. Definir el término de planeación de recursos de la empresa y analizar las ventajas relacionadas con la puesta en marcha de un sistema de este tipo.
El software de planeación de recursos de la empresa (ERP, enterprise resource planning) es un grupo de programas integrados que administran las operaciones de negocios esenciales de una compañía para toda una organización mundial con ubicaciones. Debe estar en posibilidad de dar soporte a una variedad de entidades legales, idiomas y monedas. Mientras que el alcance de un sistema ERP puede variar de un proveedor a otro, la mayor parte de los sistemas proporcionan software integrado para dar soporte a producción y finanzas. Además de estos procesos de negocios fundamentales, algunos sistemas ERP son capaces de dar soporte a funciones de negocios adicionales como por ejemplo, recursos humanos, ventas y distribución.
La puesta en operación de un sistema ERP puede proporcionar muchas ventajas, entre las que se cuentan la eliminación de sistemas heredados costosos e inflexibles; mejores procesos de trabajo; mejor acceso a datos para tomar decisiones operacionales, y creación de la oportunidad de modernizar la infraestructura de la tecnología. Algunas de las desventajas de un sistema ERP son que requiere de tiempo y es difícil y costoso ponerlo en operación.