Objetivos del tema:
1. Hacer un esbozo y describir en forma breve las etapas de un proceso de solución de problemas.
La solución de problemas se inicia con la toma de decisiones. Un modelo muy conocido, cuyo desarrollo corrió a cargo de Herbert Simon, divide la fase de toma de decisiones del proceso de solución de problemas en tres etapas: inteligencia, diseño y elección. A las fases de la toma decisiones se les agrega la puesta en práctica y la supervisión para finalmente producir la solución del problema.
La primera etapa en la fase de toma de decisiones del proceso de solución de problemas es la inteligencia. Durante esta etapa se identifican y definen los problemas y oportunidades potenciales. Se recopila información que se relacione con la causa y el alcance del problema. Se investigan las restricciones a la solución posible y el ambiente del problema. En la etapa de diseño se desarrollan soluciones opcionales al problema. Además, se evalúan la viabilidad y las implicaciones de estas alternativas. La última etapa de la fase de toma de decisiones, la etapa de elección, requiere seleccionar un curso de acción.
La solución de problemas incluye y va más allá de la toma de decisiones. También incluye la etapa de puesta en marcha, cuando se ponen en marcha la solución. La etapa final del proceso de solución de problemas es la supervisión. En esta etapa, los tomadores de las decisiones evalúan la puesta en funcionamiento de la solución para determinar si se lograron los resultados previstos y modificar el proceso de acuerdo con la nueva información obtenida durante la etapa de puesta en marcha.
2. Desarrolle una lista y analice las características importantes de los sistemas de apoyo para la toma de decisiones (DSS) que les da el potencial de ser herramientas efectivas para el apoyo en la administración.
Un sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS, decision support systems) es un grupo organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos que trabajan para apoyar la toma de decisiones administrativas. Entre las características del DSS se incluyen la capacidad de manejar grandes cantidades de datos y obtener y procesar datos de diferentes fuentes; proporcionar flexibilidad en los informes y la presentación; apoyar el análisis de búsqueda; realizar análisis estadísticos complejos; ofrecer orientaciones de texto y gráficas; apoyar los métodos de optimización y heurística, y realizar simulación de “qué sucedería si” y análisis en busca de metas.
El DSS proporciona ayuda a través de todas las fases del proceso de toma de decisiones. El grado de la estructura y el alcance del problema contribuyen a la complejidad del sistema de apoyo para la toma decisiones. Los problemas pueden ser altamente estructurados o no estructurados, de ocurrencia poco frecuente o rutinarios y repetitivos. Un DSS para fines específicos soluciona situaciones de decisión únicas y poco frecuentes; un DSS institucional maneja decisiones rutinarias. Una base de datos común a menudo es el enlace que vincula a los TPS, MIS y DSS de una compañía.
3. Identifique y describa los elementos básicos de un DSS.
Los componentes de un DSS son la base de datos, la base de modelos, el gerente de diálogo y un enlace con bases de datos externas, la Internet, la Intranet corporativa, extranets, redes y otros sistemas. La base de modelos contiene los modelos utilizados por los responsables de la toma de decisiones, por ejemplo modelos financieros, estadísticos, gráficos y de administración de proyectos. El gerente de diálogo proporciona un medio de administración de diálogos para ayudar a las comunicaciones entre sistema y el usuario. El acceso a otros sistemas basados en computadoras permite al DSS enlazarse con otros sistemas de gran capacidad, entre ellos el TPS o subsistemas de funciones específicas.
4. Explique el objetivo de un sistema de apoyo para la toma de decisiones de grupo (GDSS) e identifique las características que lo distinguen de un DSS.
Un sistema de apoyo para la toma de decisiones de grupo (GDSS, group decision support system), conocido también como sistema computarizado de trabajo colaborativo, consiste de la mayor parte de los elementos de un DSS y además software DSS necesario para proporcionar apoyo eficiente en los ambientes de toma de decisiones de grupo. Por lo general, los GDSS son fáciles de aprender y usar y pueden ofrecer apoyo específico o general a la toma de decisiones. El software GDSS, software de grupo, se diseño en forma particular para ayudar a producir relaciones de opciones de decisión y realizar análisis de datos. Estos paquetes le permiten a las personas trabajar en documentos y archivos conjuntos en una red.
La frecuencia del uso del GDSS y la ubicación de quienes toman las decisiones influirán sobre la opción GDSS elegida. La opción del salón de decisiones da apoyo a los usuarios en una sola ubicación que se reúnen con poca frecuencia. Se pueden usar redes de área locales cuando los miembros del grupo están ubicados en la misma área geográfica y los usuarios se reúnen en forma periódica. Se usa la teleconferencia cuando la frecuencia de las decisiones es baja y la ubicación de los miembros del grupo es distante. Se utiliza una red de área amplia para situaciones donde la frecuencia de las decisiones es alta y la ubicación de los miembros del grupo es distante.
5. Identifique los usos fundamentales de un ESS y haga una lista de las características de este sistema.
Los sistemas de apoyo ejecutivo (ESS, executive support systems) son sistemas especializados de apoyo a las decisiones creados para satisfacer las necesidades de los directivos de alto nivel. Sirven para especificar asuntos de importancia para la organización y nuevas direcciones que quizá tome la compañía, y para ayudar a los ejecutivos a supervisar el progreso de la empresa. Por lo común, los ESS son fáciles de usar, ofrecen una amplia gama de recursos de computación y manejan diversos datos internos y externos. Además, el ESS realiza complicados análisis de datos, ofrece un alto grado de especialización y proporciona flexibilidad y capacidades amplias de comunicaciones. El ESS también da soporte a los estilos individuales de toma de decisiones. Algunas de las áreas principales de la toma de decisiones que pueden apoyarse mediante un ESS son proporcionar una visión general, planeación y organización estratégica, contratación de personal y relaciones con éste, administración de crisis y control estratégico.