Objetivos del tema:

1. Definir el término MIS y distinguir con claridad la diferencia entre un TPS y un MIS.

Un sistema de información para la administración (MIS, management information systems) es una recopilación integrada de personas, procedimientos, bases de datos y dispositivos que proporcionan a los gerentes y a los responsables de la toma de decisiones, con información que les ayude a lograr los objetivos organizacionales. Un MIS puede ayudar a una organización a lograr sus objetivos al proporcionar a los gerentes conocimientos de las operaciones normales de la organización para que puedan controlar, organizar y planear con más efectividad y eficiencia. La diferencia principal entre los informes producidos por el TPS y los que produce el MIS es que los de este último dan apoyo a los responsables de tomar las decisiones a los niveles más altos de la administración.

Los datos que se registran en el MIS se originan en fuentes tanto internas como externas. Las salidas de la mayor parte de los sistemas de información para la administración es un grupo de informes que se distribuyen a los gerentes. Entre estos informes se incluyen programados, de indicadores básicos, a solicitud, de excepciones y de búsqueda. Los informes programados se producen de manera periódica, o de acuerdo con un programa que puede ser diario, semanal o mensual. El informe de indicadores básicos es un tipo especial de informes programado. Los informes a solicitud se elaboran para dar cierta información, a solicitud de un gerente. Los informes de excepciones se producen de manera automática cuando una situación en inusual o requiere de acción por parte de la administración. Los informes de búsqueda proporcionan datos cada vez más detallados sobre situaciones.

Los sistemas de información para la administración tienen varias características comunes, entre ellas la producción de informes programados, a solicitud, de excepciones y de búsqueda; producir informes con formatos fijos y estándar; producir informes impresos y en pantalla; usar datos internos almacenados en las bases de datos computarizadas de la organización, y hacer que personal del departamento de SI o los usuarios finales desarrollen y pongan en operación informes.

La mayor parte de los MIS se distribuyen de acuerdo con las líneas funcionales de una organización. Los sistemas de información para la administración funcionales característicos incluyen finanzas, producción, mercadotecnia y recursos humanos. Cada sistema se compone de entradas, subsistemas de procesamiento y salida. Las principales fuentes de entradas para los MIS funcionales incluyen el plan estratégico de la corporación, datos provenientes del TPS, información de otras áreas funcionales y fuentes externas, incluyendo Internet. Las salidas principales de estos MIS funcionales son informes resumidos que ayudan a los gerentes a tomar decisiones.

2. Analizar cómo las organizaciones permiten que los usuarios tengan acceso a los sistemas MIS mediante tecnologías de la Web.

Es cada vez más común que las organizaciones hagan que los datos de sus sistemas de información para la administración estén a disposición de los usuarios mediante la tecnología de la Web, por medio de Internet y las extranet e Intranet de la compañía, así como software para navegar en la Web cargados en sus computadoras personales. Los clientes, proveedores y vendedores proporcionan y tienen acceso a los datos mediante Internet o e la extranet de la corporación. Los empleados pueden usar la Intranet de la empresa para obtener información y actualizar algunos de sus datos personales. La Intranet de la corporación permite compartir con rapidez datos entre las unidades distribuidas de una organización.

3. Describir las entradas, salidas y subsistemas relacionados con un MIS de finanzas.

El sistema de información para la administración financiera proporciona información financiera a todos los gerentes de finanzas dentro de una organización, incluyendo al director de finanzas (CFO, chief financial officer). Entre las entradas al MIS se incluyen el plan estratégico, los datos financieros provenientes de los departamentos y el TPS de la organización, la competencia y las agencias estatales y federales. Los subsistemas son los sistemas de ganancias/pérdidas y costos, uso y administración de fondos y auditoría.

4. Describir las entradas, salidas y subsistemas relacionados con un MIS de producción.

El MIS de producción acepta entradas del plan estratégico, del TPS y de fuentes externas. El TPS al que se hace referencia incluye dar soporte a los procesos de negocios relacionados con la recepción e inspección de materas primas y suministros; llevar un registro de los inventarios de materias primas, trabajos en proceso y productos terminados; administración de la mano de obra y el personal, y administrar las líneas de montaje, equipos y maquinarias, inspección y mantenimientos y procesamiento de pedidos. Entre los subsistemas involucrados están el diseño y la ingeniería, la programación maestra de la producción, el control de inventarios, los inventarios y la fabricación justo a tiempo (JIT), el control de procesos y de calidad y pruebas.

5. Describir las entradas, salidas y subsistemas relacionados con un MIS de mercadotecnia.

El MIS de mercadotecnia da soporte a las actividades administrativas en las áreas de desarrollo de productos, distribución, decisiones de fijación de precios, efectividad de las promociones y elaboración de pronósticos de ventas. El MIS de mercadotecnia acepta entradas de fuentes como Internet, la competencia, investigación de mercados, el plan estratégico y el TPS de la organización. Los subsistemas incluyen desarrollo de productos y elaboración de informes, promoción y publicidad, fijación de precios a productos e investigación de mercado.

6. Describir las entradas, salidas y subsistemas relacionados con un MIS de recursos humanos.

Al MIS de recursos humanos le interesan las actividades relacionadas con los empleados potenciales y los actuales de la organización. Las entradas para el MIS de recursos humanos incluyen el plan estratégico, el TPS (nóminas, personal y procesamiento de pedidos) y fuentes externas. Los subsistemas incluyen planeación de recursos humanos, selección y reclutamiento de personal, capacitación e investigación de habilidades, programación y asignación de trabajos, y administración de salarios y sueldos.

7. Identificar otros sistemas de información funcionales para la administración.

El MIS de contabilidad desempeña diversas actividades importantes y proporciona información resumida sobre cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nóminas, y otras muchas aplicaciones. El TPS de la organización captura datos contables, que también son empleados por la mayor parte de los demás sistemas funcionales. Los sistemas de información geográfica proporcionan datos regionales en forma gráfica.