Los datos son realidad concretas; la información son datos transformados a una forma significativa. El proceso para definir relaciones entre datos precisa del conocimiento. El conocimiento es el discernimiento y compresión de cierta información y de la utilidad que puede extraerse de ésta en beneficio de una tarea especifica. Para ser valiosa, la información debe poseer varias características: ser exacta, completa, económica en cuento a su producción, flexible, confiable, pertinente, fácil de comprender, oportuna, verificable, accesible y segura. El valor de la información está directamente de las metas organizacionales por parte de los individuos.
Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre sí a favor del cumplimiento de una meta o serie de objetivo. Los componentes de un sistema son: entradas, mecanismos de procesamiento y salida. Los sistemas poseen límites que los distinguen entre sí y del entorno. Un sistema emplea retroalimentación para supervisar y controlar sus operaciones y cerciorarse de que aún cumple sus metas y objetivos. Los sistemas pueden clasificarse de muchas maneras; pueden ser simples o complejos. Un sistema estable y no adaptable no cambia en el transcurso del tiempo, a diferencia de un sistema dinámico y adaptable. Los sistemas abiertos interactúan con su entorno; los sistemas cerrados no. La existencia de algunos sistemas es temporal, en tanto que a otros se les considera permanentes.
El desempeño de un sistema se mide con base en su eficiencia y eficacia. La eficiencia es una medida de los que se produce, dividido entre lo que se consume; la eficacia es una medida del grado en el que un sistema cumple sus metas. Un estándar de desempeño de sistemas es un objetivo específico.
Los sistemas de información (SI) son conjuntos de elementos interrelacionados para recolectar (entrada), manipular, almacenar (procesamiento) y diseminar (salida) datos e información. La entrada es la actividad que consiste en capturar y reunir nuevos datos; el procesamiento implica la conversión o transformación de datos en salidas útiles; y la salida, la producción de información útil. La retroalimentación es la salida que se utiliza para realizar ajustes o cambios en actividades de entrada o procesamiento.
Los sistemas de información desempeñan un importante papel en las empresas y sociedad actuales. La clave para conocer la amplia variedad de sistemas existentes radica en el entendimiento de sus fundamentos. Los tipos de sistemas utilizados en las organizaciones pueden clasificarse en cuatro grupos básicos: 1) TPS, 2) MIS, 3) DSS y 4) IA/SE.
El sistema esencial es el sistema de procesamiento de transacciones (TPS). Una transacción es todo intercambio relacionado con la actividad de las empresas. El TPS se encarga del enorme volumen de transacciones administrativas que ocurren diariamente en una organización. Otro importante tipo de sistemas es el de información administrativa (MIS), el cual emplea la información procedente del TPS para generar información de utilidad para la toma de decisiones administrativas. Los sistemas de información administrativa producen una extensa variedad de informes. Los informes programados contienen información predeterminada y se elaboran con regularidad. Los informes especiales son generados únicamente a solicitud del usuario. Los informes de excepciones contienen listas de elementos que no cumplen una serie predeterminada de condiciones. Un sistema de apoyo para la toma de decisiones (DSS) es un conjunto organizado de personas, procedimientos, bases de datos y dispositivos para proporcionar ayuda en la toma de decisiones de problemas específicos. El DSS difiere de un MIS en que proporciona apoyo a los usuarios, se concentra en decisiones, está sujeto a un desarrollo y método distintos y sus componentes, velocidad y salida son de otra índole. El sistema experto (SE), un tipo más de sistemas diseñado para apoyo en la toma de decisiones administrativas, está programado para proceder a la manera de un experto en beneficio de un usuario que busca la asesoría respecto a una situación específica.
El desarrollo de sistemas implica su creación o modificación de los ya existentes en la empresa. Los pasos más importantes de este proceso y sus metas son la investigación de sistemas (para comprender con claridad en qué consiste el problema), el análisis de sistemas (para definir qué debe hacer el sistema a fin de resolver el problema), el diseño de sistemas (que determina exactamente cómo operará el sistema para satisfacer las necesidades de la compañía), la implementación (para crear o adquirir los diversos componentes de sistemas definidos en el paso de diseño), y el mantenimiento y revisión (para mantener y modificar posteriormente el sistema a fin de que responda a las cambiantes necesidades administrativas).
La sociedad contemporánea depende cada vez más de la tecnología de la información. La capacitación en sistemas de computación e información es un prerrequisito para obtener numerosas oportunidades de empleo, y no sólo del campo de SI. La capacitación en computación es el conocimiento de sistemas computacionales y su funcionamiento; la capacitación en sistemas de información es el conocimiento del uso que individuos y organizaciones hacen de datos, información y sistemas de información. Los sistemas de información eficaces pueden ejercer un profundo impacto en la estrategia corporativa y el éxito organizacional. Compañías del mundo entero disfrutan en la actualidad de mejor seguridad y servicio, mayor eficiencia y eficacia, costos más bajos y mejor control y toma de decisiones gracias a los sistemas de información. En el futuro se intensificará la demanda de individuos capaces de contribuir a que las empresas obtengan estos beneficios.