REPUBLICA
BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO
DE EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD
YACAMBU
TRABAJO Nro.
6
ALINEAR LA
TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN CON LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO, UTILIZANDO EL MODELO
DE LEWIS, LEVINSON Y OLDACH
EN EL
PROCESO DEL CUAL SON CO-DUEÑOS.
Realizado
por:
Boris Monzón
Medina
María Moreno
Briceño
José
Galicia Colina
INTRODUCCIÓN
El
alineamiento estratégico de los negocios y las tecnologías de la información
(AENTI) ha sido vinculado a la mejora en el desempeño de la empresa. Un número
de intentos se han hecho para definir el alineamiento estratégico, varias
representaciones de lo que es el alineamiento de los negocios y las tecnología
de la información (TI) está disponible en el campo académico y práctico. Este
artículo provee una representación del alineamiento estratégico basado en una
consolidación de la literatura a fin. Este artículo usa la notación de los
diagramas de influencia extendido (DIE) y un método para la generación de
diagrama basado en texto científico a fin de construir una representación del
alineamiento estratégico. El DIE es usado como un medio para presentar y
comparar teorías y modelos de la literatura existente y ha sido expandido para
la consolidación de las teorías y modelos mencionados.
La
representación consolidada del alineamiento estratégico de los negocios y la TI
ilustra aspectos claves de las teorías y modelos más relevantes del
alineamiento estratégico de los negocios y las TI conforme a los criterios
presentados en este artículo.
LAS
ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS
La creciente globalización y tecnificación de los negocios, han generado
una gran presión por crear nuevas estrategias que permitan mejorar o mantener
las utilidades económicas obtenidas en el pasado. Esto genera, además un agobio
en los directivos que se asumen responsables de la "creación de
estrategias ganadoras", siguiendo los formatos tradicionales que la
literatura entrega en abundancia como Dirección
Estratégica o Planificación Estratégica (P.E).
La pregunta central en esto es: ¿La creación de estrategias por parte de
los directivos, siguiendo detalladamente los modelos de P.E, asegura el éxito
de la estrategia creada?
Esta pregunta incluye paradigmas de gestión asociados a que la
estrategia la genera el cuerpo directivo y los trabajadores, son los encargados
de ejecutarla. Por otra parte la generación de estrategias obedece a un proceso
estructurado y perfectamente definido. Por el contrario ¿Es posible crear
estrategias exitosas sin la participación de los directivos y sin
estructuración, vale decir, surgidas espontáneamente de la base de la
organización?
La respuesta de ambas preguntas tiende a ser negativa, luego es factible
plantear que ambos enfoques son los extremos de una gran variedad de
aproximaciones al tema de la creación o diseño de estrategias de negocios.
La pretensión de este documento es entregar un método con herramientas y
artefactos que permiten simplificar el complejo proceso de creación, de
estrategias de negocios y los elementos a considerar en la ejecución de la
misma.
El modelo diseñado entrega un enfoque global e integrador de la gestión
estratégica y ejecución de negocios. Los procesos que caracterizan este modelo
son:
- Proceso
Declarativo
- Proceso
Analítico
- Proceso
de Ejecución
- Proceso
de Control y Compromisos
- Proceso
de Compensación
La esencia del modelo planteado es que el diseño de estrategia no sólo
debe considerar los elementos básicos, cuales son los productos y los mercados
que ellos atienden asociado a algún concepto genérico; como el menor costo, la
diferenciación, solución integral al cliente u otro.
Además se debe considerar el “modelo de negocios”, con el cual se ejecutará
la estrategia. Este modelo de negocios tiene que ver con la forma de organizar
la empresa para satisfacer adecuadamente la promesa efectuada a los clientes en
el diseño de la estrategia.
Para la ejecución exitosa de lo diseñado, las personas juegan un rol
fundamental, de este modo es imperativo articular la estrategia de negocios con
las tecnologías de la información y habilidades relacionales y directivas del
personal (trabajadores y ejecutivos) para implantar lo diseñado.
Para ello se deben instalar los sistemas de control de información que
se hagan cargo de los compromisos que asumen los integrantes de una
organización.
Finalmente, es fundamental retribuir adecuadamente al personal, pues
toda estrategia requiere el compromiso e involucramiento de todos y esto
necesita de un sistema de compensación que articule adecuadamente el proceso de
desarrollo de la compañía, con los proyectos de vida de sus trabajadores.
EVOLUCIÓN DE
LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
En los últimos
veinte años la tecnología informática ha estado evolucionando de forma tal que
ha permitido automatizar de forma gradual tareas que anteriormente eran
relacionadas tediosamente por operarios u oficinistas. La velocidad en la
transformación de las Tecnologías de la Información en pocos años produjo no
sólo beneficios sino también modificaciones en la forma y el tiempo de
evolución de las organizaciones.
La necesidad
de información es tan antigua como el ser humano, quien ha ideado diversos
medios a través del tiempo para comunicarla. De ser inicialmente una simple
automatización de tareas, las Tecnologías de la Información han evolucionado,
proporcionando mejores métodos de búsqueda y acceso a la información y
herramientas para el óptimo manejo de los recursos.
Dado el
ritmo constante de cambio e innovación, las tecnologías se hacen rápidamente
obsoletas, por lo que es necesario al momento de establecer estrategias dentro
de la organización, no solo una simple adquisición de tecnología, sino una completa
armonía entre las estrategias, infraestructura y procesos del negocio,
asociados con los recursos tecnológicos. Las Tecnologías de la Información han
obtenido una relevancia estratégica, dado que cambia la forma en que operan las
organizaciones, en la redefinición de productos, servicios y procesos.
VENTAJAS Y
DESVENTAJAS DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Las
oportunidades que ofrece el uso de las Tecnologías de la Información dependen
de la visión que se establezca dentro de las organizaciones, sobre qué se
espera de ellas, en conjunción con la estrategia de la organización. La
integración de la tecnología en la organización de manera complementaria con el
resto de los recursos hace que sea posible una continua revisión de las
ventajas tecnológicas. A continuación se citan aplicaciones de tecnologías de
la Información y su relación con las organizaciones.
Procesamiento
electrónico de datos y automatización de la información: En la actualidad la
empresas que no se encuentre utilizando computadoras, bases de datos, etc. Se
estará quedando en el pasado. El utilizar hardware y software para realizar de
una manera mas automatizada la recolección de datos, el análisis de los mismos
y convertirlo en información, es pieza fundamental en cualquier organización.
Telecomunicaciones: La globalización nos impulsa a estar mejor informados, conectados al
mundo de la información y mantener una comunicación constante entre las
empresas, clientes y proveedores.
Uso de la
Internet: Provee la infraestructura de
base para el establecimiento del comercio electrónico, proveyendo un nuevo
sistema de transacciones.
Áreas de
influencia de las Tecnologías de la Información
Se pueden
distinguir varias áreas a las que puede influir los
cambios tecnológicos, a continuación se citan algunos ejemplos.
- Aumento de recursos
económicos, técnicos y humanos, en Investigación y Desarrollo.
- Mayor sistematización
metodológica en los procesos de investigación científica.
- Incesante renovación y
ampliación de la gama de productos y servicios.
- Globalización de los
mercados clásicos con el fin de obtener en el menor tiempo posible la
mayor amortización posible de las inversiones efectuadas.
- La publicidad.
- Implantación de nuevos
métodos de abastecimiento, producción y distribución de los productos
(reingeniería, eficiencia, calidad total.
- Esquemas organizativos
que, en ocasiones, llegan a suponer una redefinición total de la identidad
de las empresas: alianzas, fusiones, segregaciones, aterritorialidad,
deslocalización, virtualidad, producción y comercialización en red,
franquicias, etc.
Cambio sobre
las relaciones contractuales. Modificación de la estructura ocupacional.
SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
Durante
mucho tiempo, la función de la informática dentro de las empresas fue
considerada como una herramienta para soportar funciones operativas.
Actualmente los sistemas de información son vistos además como áreas de
oportunidad para lograr ventajas en el terreno de los negocios. Son
considerados como una herramienta para mejorar la estructura competitiva del
negocio. Los sistemas de información determinan la demanda de aplicaciones de
la organización, y pueden clasificarse de diversas formas:
- Por el nivel de
automatización alcanzado;
- Por la naturaleza de sus
entradas y salidas;
- Por su relación con la
toma de decisiones;
- Por el valor que
representan para la organización.
Entre los
beneficios que proporcionan los Sistemas de Información se encuentran:
- Incremento de los
volúmenes de venta.
- Incremento y mejora del
nivel de servicio a los clientes.
- Incremento de la
productividad y reducción de costos.
- Mejora en la eficiencia
en el manejo de los recursos económicos de la empresa.
- Sistemas de Información
Estratégicos
Los sistemas
de información estratégicos pueden ser considerados como el uso de las
Tecnologías de la Información para soportar o dar forma a la estrategia
competitiva de la organización. Los sistemas de información estratégicos ayudan
a obtener o mantener una ventaja competitiva, establecen un enlace entre la
organización y su medio ambiente a fin de lograr la información que se requiere
para la formulación, implementación y seguimiento de las estrategias. Además
proveen de un mecanismo para la planeación y toma de decisiones estratégicas.
Los
beneficios que se pueden obtener de este tipo de sistemas son:
- Establecer una clara
diferenciación en el producto o servicio ofrecido.
- Crear barreras de entrada
para competidores, sustitutos o posibles nuevos entrantes a una industria
determinada.
- Crear barreras de salida
para los compradores.
- Cambiar de manera
significativa las bases de la competencia.
- Establecer dependencias
funcionales en la relación cliente-proveedor.
- Lograr una posición
estratégica anticipándose a la competencia.
- Impulsos estratégicos
Se denomina
"impulsos estratégicos" todo aquello que implica la interfase crítica que relaciona la estrategia de la
organización y las Tecnologías de la Información. De acuerdo a Charles Wiseman, existen cinco categorías de impulsos estratégicos:
Diferenciación: Se refiere a la diferenciación de los productos o servicios a través de
precios, plazas y promociones.
Costo: Se refiere a los movimientos que puede hacer la empresa para reducir
sus costos o bien provocar la reducción de costos a proveedores o clientes a
fin de obtener un trato preferencial.
Crecimiento: Permite la consecución de ventajas competitivas, mediante el incremento
del volumen de operación del negocio.
Alianza: Combinación de dos o mas grupos de individuos para alcanzar un bien
común.
Innovación: Para que un proceso de innovación tenga éxito se requiere respuestas
rápidas a las oportunidades que se presentan. Apoyo en las Tecnologías de la
Información.
Resistencia
al Cambio
En un
entorno competitivo, las organizaciones deben tener más conocimiento que los
competidores sobre: clientes, mercados, competidores, tecnologías y procesos.
Sin embargo existen muchas organizaciones que oponen resistencia a la adopción
de nuevas tecnologías, por pensar que es riesgoso y prefieren aguardar y ver,
mejor que experimentar de una manera activa. Esto se debe al miedo a lo
desconocido, incertidumbre, falta de información, beneficios no percibidos,
etc. Es recomendable tomar en cuenta las siguientes observaciones para
disminuir la resistencia al cambio y darle importancia a las Tecnologías de la
Información:
- Tener bien claros los
objetivos y metas de la organización.
- Mantener una comunicación
estrecha con los empleados.
- Definir áreas de
oportunidad dentro del negocio.
- Capacitación constante.
- Aumento de los niveles de
participación en las decisiones de la organización.
- Visualizar la importancia
de las Tecnologías de la Información.
- Automatizar las áreas y
procesos críticos de la organización.
- Dar atención al cliente y
asegurarse de su completa satisfacción.
- Calidad en el servicio
como ventaja competitiva.
El medio
ambiente competitivo en el que se desenvuelven las organizaciones exige cada
vez más la búsqueda de nuevas formas para satisfacer a los clientes y a la vez
obliga día con día a pedir mas de nuestros proveedores de bienes o servicios,
todo esto puede ser posible a través del uso adecuado de las Tecnologías de la
Información.
La calidad
en el servicio ha sido descrita como una forma de actitud, relacionada pero no
igual al concepto de satisfacción, que resulta de la comparación de las
expectativas del cliente con lo que recibe de un servicio determinado. Para
lograr que la calidad en el servicio sea una ventaja competitiva para la
organización, se requiere de acciones definidas y factibles que se apoyen en el
uso de las Tecnologías de la Información, tomando en cuenta las siguientes
consideraciones:
- Conocer lo que el cliente
quiere.
- Definir normas de
servicio.
- Analizar los procesos
involucrados para proporcionar dicho servicio.
- Establecer sistemas,
métodos y procedimientos.
- Compromiso del personal.
- Capacitación al personal.
- Trabajo en equipo.
- Evaluación y adecuación continua.
APLICACIÓN
DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN PARA ALCANZAR VENTAJAS COMPETITIVAS
La
aplicación y el uso de las Tecnologías de la Información en las organizaciones
no es una tarea sencilla. La evolución que han tenido éstas, así como el
entorno en el que se encuentran inmersas las organizaciones crean
retos importantes para la función tecnológica.
Las nuevas
organizaciones deben operar sobre un esquema que incluya la habilidad de
diseñar, producir, cotizar y entregar productos y servicios para satisfacer una
demanda dinámica de clientes particulares a bajo costo, rescatando así las
ventajas que se tenían en entornos estables con la producción en masa. Este
mismo requerimiento aplica a la función informática, que debe ser capaz de
responder a necesidades dinámicas de la empresa en forma rápida, flexible y con
bajo costo.
Para lograr
lo anterior, es imperativo que las organizaciones logren instrumentar una
administración estratégica de la tecnología, e identifiquen las áreas de
oportunidad que existen para generar ventajas competitivas mediante el uso de
las Tecnologías de la Información.
De acuerdo
al modelo de Michael Porter, para analizar la
estructura competitiva del negocio se supone la existencia de fuerzas fundamentales
que se encuentran presentes en toda la estructura competitiva.
Entrada de
nuevos competidores. La solidez de esta fuerza depende primordialmente de las
barreras de entrada construidas alrededor de una organización. En la medida en
que un negocio pueda ser copiado o imitado fácilmente, ya sea con poco esfuerzo
innovador o baja inversión económica, será más vulnerable al ataque de nuevos
inversionistas. Una misión fundamental de las Tecnologías de la Información es
apoyar el establecimiento de procesos, procedimientos y técnicas que permitan
evitar o frenar la entrada de nuevos competidores al negocio.
Poder de
negociación de los compradores. Los compradores de un negocio constituyen una
fuerza que modifica la estructura competitiva. Son los compradores quienes
presionan los precios a la baja, demandan servicios o productos diferenciados o
de mayor calidad. Las Tecnologías de la Información tienen mucho que aportar
para mejorar los servicios y productos que se ofrecen en el mercado; por ejemplo
la implantación de un centro de Información que permita a los clientes obtener
información relevante de sus pedidos, precios, saldos, inventarios, etc, puede ser ejemplo de un Sistema de Información
estratégico que apoye a los clientes, cambiando la estructura competitiva en un
segmento de mercado determinado.
Productos o
Servicios sustitutos. Los productos o servicios sustitutos son aquellos que
pueden desplazar a otros, sin ser exactamente iguales, pero que ofrecen al
consumidor un producto o servicio equivalente. En el campo de las Tecnologías
de la Información existe una variedad de ventajas para ofrecer estos productos
o servicios. Por ejemplo, la tecnología de comunicaciones y las facilidades de
correo electrónico pueden sustituir el uso de la papelería convencional para el
uso de la correspondencia.
Poder de
negociación de los Proveedores. Los proveedores compiten entre sí para lograr
mejores condiciones de venta con sus clientes, tales como precios, servicios y
calidad. El uso de la Tecnologías de la Información puede ayudar en forma
determinante a las actividades de una industria. Por ejemplo a través del EDI,
un proveedor puede permitir a sus clientes la consulta de información relevante
acerca de inventarios, ofertas, programas de producción, etc. Así mismo, el
envío de facturas y confirmación de pedidos puede hacerse por medios
electrónicos.
ALINEANDO
LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN A LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO
El buen
desempeño del uso de Tecnologías de Información en una organización depende de
la armonía entre estrategias, infraestructura y procesos del negocio asociados
con los recursos tecnológicos.
La evolución
y amplia aplicación de las tecnologías de la Información obligan a que se
revisen a conciencialas estrategias de los negocios.
Las organizaciones interesadas en aplicar las Tecnologías de la Información
deben revisar sus estrategias de comercialización, producción y distribución
para implementar una adecuada estructura tecnológica, que tome en cuenta las
tendencias tecnológicas y la visión de lo que se quiere en el futuro.
El objetivo
de las Tecnologías de la Información es mejorar el desempeño de la empresa, el
enfoque está en el recurso humano y la fuente de estos mejoramientos está en la
tecnología. Por otro lado debe considerarse la estrategia organizacional como
un medio para accionar las estrategias y tácticas de la empresa, por lo que es
primordial el utilizar las Tecnologías de la Información.
La
formulación de la estrategia empresarial se realiza mediante el análisis de las
entradas internas y externas, empleando diversas técnicas para generar los
objetivos, las políticas y los planes de acción. Algunos de estos procesos
precisarán el desarrollo o mejora de los sistemas de información. Esta definición
de requerimientos (qué es preciso hacer) debe entonces trasladarse a soluciones
basadas en tecnología (cómo satisfacer las necesidades).
Muchas veces
esta simple relación no está presente en la realidad de la planificación de los
sistemas de información y las tecnologías de la información de muchas
organizaciones. Tanto los sistemas de información como las tecnologías de
Información pueden y deben ser tenidos en cuenta en el proceso de formulación
de la estrategia empresarial; pues puede hacer de ésta una realidad.
El impacto
potencial de las tecnologías de la información sobre la empresa y su entorno no
sólo dependerá de lo que ésta desee hacer, sino también de lo que los demás
estén haciendo o de lo que sean capaces de hacer. La integración de los
Sistemas de Información y la estrategia empresarial debe, por tanto, incorporar
métodos para evaluar el impacto potencial que pueden tener los SI/TI sobre la
organización y su entorno. Esto es tan primordial como el considerar otros
factores ambientales externos para la formulación de la estrategia empresarial.
El análisis
estratégico de la empresa debería identificar las áreas en las cuales se
podrían hacer inversiones en sistemas de información. La ejecución de estas
inversiones dependerá de la habilidad de traducir estos requisitos
empresariales en sistemas de información concretos y de la capacidad de la
estrategia de las Tecnologías de la Información para proporcionarlos. De
acuerdo a estos planteamientos se derivan la estrategia de los sistemas de
información y la estrategia de las tecnologías de la información.
Estrategia
de Sistemas de Información: Define las
necesidades de información y sistemas que tiene la empresa, así como las
funciones que la integran. EL objetivo es definir las necesidades de
aplicaciones de los sistemas de información y las tecnologías de la información
en concordancia con los planes y aspectos críticos de la empresa. Estas
necesidades son cambiantes en el tiempo, por lo que han de actualizarse,
revisarse y priorizarse de forma continua, en base a las exigencias del
negocio. La estrategia también debe definir quién, en términos de la
organización, ha de ser responsable de la planificación, entrega e implantación
de los sistemas de información necesarios.
Estrategia
de Tecnología de la Información: Define como
se van a satisfacer las necesidades en base a las prioridades de la estrategia
de los sistemas de información y a la tecnología de información necesaria para
desarrollar y operar las aplicaciones actuales y futuras. Esto implica
determinar la forma en que han de desarrollarse las aplicaciones y cómo se van
a adquirir, utilizar, controlar y gestionar los recursos tecnológicos y humanos
necesarios para satisfacer las necesidades de la empresa.
Dado que el
proceso de planificación estratégica de SI/TI es continuo e iterativo, es
importante disponer de un marco de trabajo coherente que sea comprendido por
todo el persona implicado. Los resultados finales de este proceso son, por un
lado, las estrategias de Sistemas de Información de la empresa, que definen sus
necesidades y prioridades de información, y, por otro, las estrategias de
Tecnologías de Información que describen la infraestructura de medios y los
servicios de distribución necesarios.
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Entradas y
salida de la estrategia de SI/TI (Tomado de Fundamentos de Sistemas de
Información por, C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway)
Como se
observa en el gráfico, la estrategia de las Tecnologías de Información dentro
de la organización debe estar basada en las necesidades del negocio. Dicha
estrategia debe dar prioridad a la demanda de acuerdo a las necesidades
planteadas, y luego asegurar que se gestiona la oferta de recursos y de
tecnología de la mejor forma posible para satisfacer la demanda.
La implantación
de un proceso de planificación de las Tecnologías de la Información, impulsado
por una permanente orientación hacia el negocio, debe ser recurrente, y
actualizado continuamente, de acuerdo a la evolución de la organización. En la
mayoría de los casos, la duración adecuada de un plan estratégico de SI/TI
sería de dos a tres años, enmarcado en un horizonte de planificación
empresarial.
Las
Tecnologías de la Información deben estar unidas a los procesos de la
organización como uno de los insumos de control de los mismos. Para la
definición de las necesidades de información y de sistemas, deben identificarse
ciertas directrices; así mismo se deben identificar oportunidades con base en
la creación de ventajas competitivas, modificaciones a la base de la
competencia y cambios en la fuerza del mercado.
Valorar la
intensidad informativa. La primera tarea de la empresa es evaluar la intensidad
informativa presente y potencial de los productos y los procesos de cada unidad
estratégica. Esta evaluación de la situación actual ayuda a decidir "en
dónde estamos", además de reconocer de forma creativa las oportunidades
futuras, para identificar lo que la empresa podría hacer.
Determinar
el papel de la tecnología en la estructura del sector. Es conveniente examinar
el probable efecto de la tecnología de la información en la estructura del
sector en el que la empresa opera.
Distinguir y
clasificar las formas en que se podría aprovechar la tecnología de la
información para obtener ventajas competitivas. Debe partirse del supuesto de
que la tecnología puede afectar a todas y cada una de las actividades de la
cadena de producción de valor.
Investigar
las formas en que podrían generarse nuevos negocios por medio de la tecnología
de la información.
Desarrollar
un plan de aprovechamiento de la tecnología de la información. La gestión de la
tecnología de la información no puede seguir siendo responsabilidad sólo del
departamento de informática.
Una vez
identificados los procesos que pueden apoyarse en las Tecnologías de la
Información, es necesaria la evaluación de los mismos para saber que tan
efectivo es su funcionamiento, y qué tan factible es el uso de las Tecnologías
de la Información en ellos. La tecnología permitirá entonces rediseñar los
procesos actuales, mediante nuevas y más modernas técnicas.
Es necesaria
la gestión que asegure un entorno de aplicación de las Tecnologías de la
Información dentro de la organización, que tenga resultados exitosos. Para ello
se debe garantizar que la estrategia de las Tecnologías de la Información
refleje la estrategia de la empresa, así como que la demanda de las diferentes
aplicaciones ha de reflejar la necesidad real y crítica de la empresa. Por lo
tanto la oferta de sistemas y tecnología ha de ser adecuada para esta demanda.
Existen
oportunidades en cada uno de los componentes de las Tecnologías de la
Información para apoyar la estrategia corporativa, mas importante es el hecho
de que sin una adecuada tecnología de información apoyando la estrategia de la
empresa, ésta no podrá competir en el mundo globalizado.
MODELO DE
LUFTMAN-LEWIS-OLDACH
La obra de Luftman presenta correlaciones positivas entre la madurez
de la alineación (IT) del tecnología-negocio de la información y es estructura
de organización, la estructura de la información del CIO (por sus siglas en
inglés Chief Information Officer, que traducido es el “jefe Oficial de Información”) y funcionamiento
firme. Luftman enfocó su investigación sobre la
comprensión del problema persistente de lograr la alineación entre ELLA y el
negocio y encontrada allí no es ninguna causa para este problema. Él propone
que la alineación sea entendida mejor midiendo seis diversos componentes: comunicaciones,
valores, gobiernos, sociedades, alcances y arquitecturas y habilidad, después
poniendo estos componentes en un modelo de cinco niveles de la madurez, donde
está la madurez el nivel 5 más alta. Después de medir estos seis componentes
para las organizaciones globales en los Estados Unidos, América latina, Europa
y la India, fue encontrado que la mayoría de las organizaciones están hoy en el
nivel 3 en el modelo de cinco niveles de la madurez.
El término
"modelo de negocios" fue uno de los grandes términos del boom de
Internet para, según Michel Lewis "glorificar todas las maneras de
construcción de planes a medias".
Pero, un buen modelo de negocios será siempre esencial en cualquier
organización exitosa tanto para un nuevo negocio como para uno perfectamente
establecido. Lo que se requiere es darle la formalidad al concepto y a su
aplicación.
FACTORES
CLAVE EN LA ALINEACIÓN ESTRATÉGICA ENTRE LAS TIC Y EL NEGOCIO
Desde el
punto de vista del negocio, resulta patente la importante penetración de los
Sistemas de Información en la toma de decisiones y mejora de procesos, así como
el aumento de la capacidad de reacción y posición competitiva frente a otras
empresas. Entonces, podemos asentir sobre la creciente necesidad de que exista
un fuerte alineamiento estratégico entre la tecnología y los objetivos de
negocio.
Para entender mejor el fuerte nexo que precisan ambas partes -negocio y
TIC- probablemente deberíamos considerar las tecnologías como una
herramienta estratégica, y no únicamente como un recurso material y
tangible, tal como la electricidad o el agua.
Dado que
desde el punto de vista de una organización podemos considerar los factores
como potenciadores o disuasores
del alineamiento estratégico entre tecnología y objetivos de negocio -siempre
dependiendo de su nivel de asimilación y aplicación- a continuación se
presentan algunos puntos claves para la integración negocio-TIC.
· Problemas de comunicación y entendimiento entre el
Departamento de SI/TI y el resto de áreas de la empresa. Se debe poder
transmitir el nivel de impacto desde/hacía otros departamentos, así como las
ventajas que las tecnologías pueden proporcionar, tratando siempre en conjunto
la empresa como una ente con objetivos comunes. Para ello, el CIO (por sus
siglas en inglés Chief Information
Officer, que
traducido es el “jefe Oficial de Información”) y las personas de su
departamento utilizaran un lenguaje comprensible para otros departamentos. Del
mismo modo, es imprescindible que éstos conozcan los términos empleados en
otros ámbitos de la empresa, por ejemplo, los contables.
· Estrategias y visión diferentes sobre el negocio y las
TIC. Alineamiento estratégico. En muchos casos no se transmiten y/o
interpretan correctamente los objetivos de negocio y la visión estructurada de
las metas de la organización. Podríamos afirmar que el Departamento de SI/TI
posee una visión estrictamente técnica de las metas de negocio y puede llegar a
basar la toma de decisiones en pilares económicos y tecnológicos, pero no de
negocio.
· Utilización de las tecnologías como un recurso tangible y no
como un elemento estratégico. Típicamente se toman las TIC como un bien
material y el conjunto de dispositivos únicamente como un recurso tangible, tal
como podría ser una escalera mecánica o la iluminación de una sala. Para
asimilar el potencial absoluto que proporcionan las nuevas tecnologías al
servicio de la empresa, estas deben considerarse como una herramienta de
estratégica y un conjunto de elementos de gestión y procesos.
· Involucración de las diferentes áreas de la empresa y
actores en las TIC. Partiendo de la primordial necesidad de que la Dirección
apueste por los Sistemas de Información de la empresa y dedique los esfuerzos
necesarios, tanto económicos como en fuerza humana, la organización en su
totalidad debe participar íntegramente de la utilización de sus recursos
tecnológicos. Precisamos de una comprensión global de su potencial y una total
asimilación del flujo de procesos que ello representa, así como una aceptación
de los empleados. Esto implica que los diferentes actores reciban la formación
adecuada y la utilización de los recursos suponga una ejecución cómoda de sus
tareas diarias.
· Financiación de las TIC. Éstas resultan uno de los elementos
con mayor coste para la empresa, tanto por el capital a invertir en
dispositivos y elementos necesarios para el despliegue del SI, como por la
dedicación de capital humano involucrado en el desarrollo y mantenimiento de la
tecnología empleada en el desarrollo de negocio. Por otro lado, existe la
errónea creencia de que invertir en Tecnologías de la Información significa
solventar cualquier problema. El ROI (“por sus siglas en inglés: Return On Investment o “tasa interna de retorno”) y la necesidad de capital humano deben tenerse presentes en todo
momento.
· Las Tecnologías de la Información repercuten directamente en
el negocio. Es necesario comprender que, como en cualquier otra área, las
decisiones y actuaciones llevadas a cabo por el Departamento de SI/TI tienen un
reflejo, más o menos directo, en el resto de áreas de negocio. Como hemos
visto, asimilar las necesidades de negocio es una de las principales
necesidades, y sin embargo, también se debe contemplar el efecto contrario: una
mala planificación o decisión errónea repercute negativamente sobre el negocio.
IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO
ORGANIZACIÓN:
La empresa
se encarga de manejar los negocios de siembra, cosecha, procesamiento y
producción de productos derivados del maíz y otros cereales, a partir de
proyectos de modernización tecnológica agroindustrial. Está compuesta por
cuatro áreas, sin embargo, es el departamento de automatización industrial quien
sustenta la creación de nuevas tecnologías.
Los procesos
que lleva a cabo la empresa son:
Detección de
Necesidades: se ubica aguas arriba en el
negocio, esta fase permite detectar las necesidades de modernización y
automatización de los procesos industriales de los clientes.
Diseño de
los Proyectos: en esta fase se diseñan los
proyectos de modernización y/o automatización, definidos por el proceso de
detección de necesidades.
Implementación
de la tecnología: en esta fase se instalan y
prueban las nuevas tecnologías en las infraestructuras de los clientes.
PROCESO
Es en la
coordinación de Información Automatizada, donde se procesan los casos de
modernización y equipamiento tecnológico, los analistas I reciben las llamadas
y correos electrónicos de los clientes solicitando asesoría con respecto a la
modernización, automatización, actualización y adquisición de nuevas
tecnologías para optimizar sus procesos industriales. Posteriormente las
solicitudes son procesadas y enviadas a los analistas de proyectos, que son los
que realizarán la visita al cliente a fin de detectar las necesidades de
modernización de la empresa solicitante. Luego, los analistas de proyectos
procesan la detección de necesidades y la envían al departamento de ingeniería,
que es donde se realiza el proyecto, de acuerdo a la detección anterior.
Cuando el
proyecto está listo, es presentado al cliente y si es aprobado por el, es
cargado en el sistema, para ser ejecutado y cobrado. Al término de este
proceso, los ingenieros proceden a instalar e implementar las nuevas
tecnologías en las infraestructuras del cliente, posteriormente, el cliente
podrá contar con una línea telefónica y una dirección electrónica donde podrá
realizar consultas, solicitar asesorías y reportar averías del equipamiento, lo
cual está respaldado por un Sistema de Información Automatizado de
Modernización SIAM, en el cual están cargadas todas las operaciones de la
empresa, desde las llamadas telefónicas de reportes y solicitudes, hasta las
cobranzas de los proyectos ejecutados y el ejecución.
Este sistema
también ofrece a sus usuarios reportes estadísticos actualizados de la gestión
de la empresa de modo que los directivos de la misma, puedan acceder
rápidamente a estos datos, útiles para la toma de decisiones con respecto al
negocio.
Estos
procesos contienen un claro alineamiento de la estrategia del Negocio con la
infraestructura informática, ya que, gracias al Sistema de Información
Automatizado de Modernización SIAM, impulsa y permite que se
concrete una atención a los clientes que solicitan los servicios de asesoría
con respecto a la modernización, automatización, actualización y adquisición de
nuevas tecnologías, además de que permite atender oportunamente a las
necesidades de soporte técnico y mantenimiento que requieran las empresas
modernizadas.
Definición Nominal del proceso
Proceso de
Atención a los clientes cuyas empresas son objeto de modernización tecnológica.
A través de la aplicación SIAM
Dimensiones
· Recepción de Llamadas por el teléfono 0500-SIAM00 en la Coordinación de
Información Automatizada.
· Distribución de Llamadas a Analistas I, con captura: Actualización de
Datos y creación de nuevas Cuentas Cliente, distribución de casos a Analistas
de proyectos.
· Desvío de Casos al departamento de proyectos.
· Carga en el sistema de datos suministrados por los analistas de proyecto
en relación a las visitas realizadas a las empresas para la detección de
necesidades. generación de reporte preliminar de necesidad
detectada.
· Generación del proyecto final con estimación de costos y cotización
numerada.
· Carga en el sistema, parte de cobranzas, la cotización aceptada por el
cliente / generación de factura y plan de financiamiento.
· Carga en el sistema de datos contenidos en el reporte de instalación y
certificado de arranque y funcionamiento del equipamiento.
· Consulta de Datos Capturados.
· Atención al cliente para mantenimiento y fallas.
· Cambio de estatus de casos.
· Documentación de solución de fallas.
· Atención de Fallas leves a control remoto por parte de los analistas de
proyecto.
· Cierre de
Casos.
Indicadores Operacionales
·
Estadísticas de recepción, cierre y atención de proyectos
·
Estadísticas de ingresos y egresos por proyecto, con rango semanal,
mensual y anual.
·
Detección de puntos débiles en la estructura TI para dirigir su
fortalecimiento.
APLICACIÓN DEL MODELO DE
LEWIS, LEVINTON Y OLDACH:
|
Estrategias de Negocio |
Estrategia de Informática |
|
·
P.T.:
Realizar detección de necesidades de modernización tecnológica para apoyar el
desarrollo de la agroindustria a través de la optimización de sus procesos. ·
P.C.:
Diseñar y fabricar equipamiento tecnológico para proveer a las empresas de
nuevas tecnologías agroindustriales. ·
E.E.:
Mantener las operaciones con altos índices de calidad y eficiencia |
·
P.C.:
Desarrollar aplicaciones para facilitar los procesos de cosecha,
comercialización y procedimiento de productos agrícolas. ·
N.S.:
Sustentar la plataforma de Modernización y Equipamiento Tecnológico, a través
de la Coordinación de Modernización. ·
P.T.:
Promover el uso de tecnologías de información para apalancar los procesos de
modernización. |
|
Infraestructura Organizacional |
Infraestructura Informática |
|
·
P.C.:
Personal de área de ingeniería para detección, diseño, elaboración e
implementación de tecnología agroindustrial. ·
P.C.:
elaborar equipamiento tecnológico para satisfacer oportunamente las
necesidades de la agroindustria. ·
E.E.:
La empresa posee personal capacitado para el desarrollo de cada proceso con
manejo de las TI, donde la Coordinación de Información Automatizada, es la
base del funcionamiento operativo |
·
P.C.:
Red de telefonía y P.C. con dominio tipo FDQN, enlaces de tipo microonda,
satelital y fibra óptica. ·
E.E.:
Sistema de Información Automatizado de Modernización SIAM, elaborado por los
directivos de la empresa. ·
N.S.:
En la Coordinación de Información Automatizada, existen 15 analistas I,
recibiendo y procesando solicitudes, 15 analistas de proyectos creando
proyectos a partir de las necesidades, 15 especialistas mecatrónicos
(ingenieros) que fabrican e instalan el equipamiento. |
Leyenda:
|
P.C.: Potencial Competitivo |
E.E: Ejecución Estratégica |
|
P.T.: Potencial tecnológico |
N.S.: Nivel de Servicios |
CONCLUSIONES
El uso de
las Tecnologías de la Información ha obtenido en la actualidad una gran
relevancia estratégica, debido a que está cambiando la forma en que las
empresas operan, sus procesos, servicios y productos; hasta en ocasiones están
redefiniendo a los productos en sí mismos.
Los Sistemas
de Información permiten a las organizaciones lograr ventajas competitivas de
diversas maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran
en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas
interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias. Los
sistemas de información estratégicos son una herramienta muy poderosa, ya que
influye en la mayoría de las áreas de la organización.
Las
organizaciones, además de contar con una clara visión del negocio, deberán
contar con una visión global de luso de las Tecnologías de la Información
dentro de la empresa. Esta visión es necesaria para asegurar que las
tecnologías estén efectivamente introducidas dentro de la organización. Cuando
la adquisición de Tecnologías de la Información está dirigida a apoyar las
estrategias del negocio, se disminuyen los costos y se aceleran los procesos
administrativos, mejorando de esta forma las ganancias y beneficios, obteniendo
mayores niveles de competitividad.
Las
Tecnologías de la Información no van a resolver todo por si solas, pero si
proporcionarán herramientas poderosas para el éxito de cualquier empresa. Para
poder sobrevivir en un mercado altamente competitivo, las organizaciones,
alineando las tecnologías de la información con las estrategias del negocio,
podrán desarrollar la capacidad de crear, competir, innovar, y ser mas
creativos en sus procesos, productos, y aumentarán las opciones de proporcionar
servicios a sus clientes.
REFERENCIAS
BIBLIOGRAFICAS Y SITIOS WEB.
Cálculo del retorno de la inversión para proyectos
de Business Intelligence. Disponible en:
http://translate.google.co.ve/translate?hl=es&sl=en&u=http://www.dmreview.com/news/2487-1.html&sa=X&oi=translate&resnum=1&ct=result&prev=/search%3Fq%3DROI%2BBUSINESS%26hl%3Des.
El sitio Web hace referencia a la tasa interna de retorno.
ROJAS E, Modelo de
diseño y ejecución de Estrategias de negocios. Universidad de Chile. 2002.
PARDO J. Alineando la
tecnología con la estrategia del negocio. Caracas. 2003.
Diccionario Enciclopedia
Encarta. Disponible en: http://join.msn.com/es-es/encarta. Este sitio Web
Conceptualiza algunos terminos.