Maestría en Gerencia de las Financias y los Negocios
Seminario de Grado
Autor: Ing.
Jeusmary Torrealba Prof. Maruja Trejo
Antecedentes de
En relación
con la revisión a estudios realizados, a trabajos que guarden semejanza
con esta investigación se presenta algunas que permitan realizar la
importancia de la misma.
El investigador Luna
(2002), en su trabajo de grado titulado Diseño de un sistema
automatizado de compra para la empresa DAFILCA Lara, C.A. enmarcado en una
investigación de campo con modalidad descriptiva, realizo sobre los
procesos de investigación sobre un sistema automatizado para la compra
de material de la empresa DAFILCA Lara, C.A se puede llegar a la conclusión.
La empresa y procedimientos que permitan al personal que se encarga de la
elaboración de comprar algunas orientación para realizar por otro
lado, este proceso se hace en forma manual lo que ocasiona que la información
brindada no sea oportuna y confiable.
Del mismo modo
Aparicio (2003), con su trabajo de investigación de tipo descriptivo con
diseño de campo titulado “Procedimientos Administrativos para la
optimización del Departamento de Compra de
De igual manera
Figueroa (2003), Diseño un manual de Higiene y Seguridad para la empresa
VELTANE, C.A. Barquisimeto Estado Lara, enmarcando una investigación de
campo descriptivo realizando un análisis de la información de la
instrumentación se dio a conocer que el personal directivo y alta
gerencia posee conocimientos escasos en materia de compra.
Los trabajos y
estudios referenciados constituyen un aporte bibliográfico importante
que ha servido de guía para poder encaminar y llevar a cabo esta
investigación y poder alcanzar lo que se ha logrado hasta el presente,
así como las bases o ingredientes complementario para la
realización de posteriores investigaciones para mejorar día a
día la calidad, para que al final el esfuerzo sea bien evaluado y sobre
todo tomado en cuenta como una posible solución o aporte de la misma.
BASES TEÓRICAS
La empresa actual se encuentra en un ambiente dinámico y cambiante,
que exige un esfuerzo importante de adaptación permanente, esta obliga a
retroalimentar los manuales de normas y procedimientos, con el fin de
fortalecer los conocimientos, habilidades y actividades necesarias para el
correcto desempeño del puesto de trabajo; ya que los manuales de normas
y procedimientos ayudan en el proceso de la empresa para reforzar el comportamiento
del departamento y así contribuir a la consecuencia de sus objetivos.
Administración
Según
Chivenato I (Cuarta Edición 1995 Introducción a
Frederick
Winslow Taylor (1856 – 1915), Fundador de
Kootz
/ O” Doncel (Curso de Administración Moderna Sexta Edición
1979). Desde que el hombre empezó a formar grupos para alcanzar metas
que no hubiese podido lograr individualmente, la administración ha sido
esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales.
A medida que la sociedad ha ido confiando cada vez en el esfuerzo más
del grupo, y como muchos de ellos ha crecido de manera organizada, la tarea de
los administradores ha aumentado su importancia.
Organización
Taylor
(1988 – 1995) Comprobó que en todos los oficios, los obreros
aprendían la manera de ejecutar las tareas de sus trabajos observando a
sus compañeros vecinos. Notó que eso conducía a diferentes maneras y métodos de
hacer una misma tarea, en cada oficio, y a una gran variedad de instrumentos y
herramientas diferentes en cada operación. Como entre los diferentes
métodos e instrumentos utilizados en cada trabajo hay siempre un
método más rápido y un instrumento más adecuado que
los demás, es posible llegar a estos últimos y perfeccionarlos,
mediante un análisis científico y un depurado estudio de tiempos
y movimientos, en vez de dejarlos a criterio personal de cada obrero. Ese
intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por
métodos científicos, en todos los oficios, recibió el
nombre de organización racional del trabajo (ORT).
Koontz/
O” Donnell (1979). Para hacer posible que el personal colabore
eficazmente en el logro de determinadas metas, se debe definir y mantener una
estructura por funciones. Este es el propósito de la función
significativa, debe incorporar objetivos cuantificables, un área clara
comprensión de las relaciones de esa función con otras con las
que requiera coordinarse. Para hacer esta totalmente operativa, estos
requerimientos estructurales deben proveerse además de la
información y de más herramientas necesarias para su
ejecución.
Planeación
Billy
E. Gotees (Administración Moderna 1979), Dijo hace algunos años,
planear es fundamental elegir y un problema surge tan solo cuando se descubre
la existencia de un curso diferente de acción. En este sentido, es en
esencia una toma de decisiones, aunque, como se vera es mucho más que
eso. La planeación presupone la existencia de alternativas, y hay pocas
decisiones para las cuales no existen algún otro tipo de ellas, aun cuando
se trata de cumplir con los requisitos legales, o de otra índole,
impuestos por fuerzas que están más allá del control del
administrador.
Koontz/
O” Donnell (1973), explico que el lector esta ahora familiarizado con la
naturaleza y el desarrollo de la teoría de la administración y le
han sido presentadas las cinco funciones administrativas esenciales:
Planeación, organización, integración, dirección y
liderazgo y control. La planeación es la función administrativa
más importante de todos los puestos que incluye la selección
entre diversos cursos alternativas futuras de acción. La
planeación no es solo una función básica para todos los
administrativos y a todos los niveles de una empresa, sino que también
las otras cuartas funciones deben reflejarlas.
De
este modo un administrador debe organizar, integrar, dirigir y controlar para
asegurara el logro de las metas según los planes.
Dirección
Chiavenato
I (Cuarta Edición 1995), La dirección constituye la tercera
función administrativa que sigue a la planeación y a la
organización el papel de la dirección es accionar y dinamizar la
empresa. La dirección esta relacionada con la acción, como la
puesta en marcha y tienen mucho que ver con las personas. Esta directamente
relacionada con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
Koontz/ O” Donnell (1979). La
dirección y el liderazgo están asociados con las relaciones
interpersonales de los administradores y de quienes no los son. La
planeación, organización e integración en las formas como
deberían llevarse a cabo deben complementarse dando a la gente
instrucciones, buena comunicación y mediante la habilidad de dirigir.
Integración
Koontz/
O” Donnell (1979), Todos los administradores son responsables por la
integración. La junta directiva lleva a cabo una función de
integración a seleccionar, ayudar a capacitar y evaluar a un presidente,
los vicepresidentes de manufactura ejercen esta función cuando
seleccionan un gerente de planta u otro subordinado, y los gerentes de planta
lo hacen también cuando seleccionan, entrenan y avalúan a sus
superintendentes. Aun los capataces o los supervisores de primer nivel tienen
responsabilidad por la integración.
Aunque
los mismos se aplican tanto a la no administrativa como a la administrativa,
aquí se prestara atención primordial a las tareas de descripción y
evaluación de puestos, que permitan seleccionar, entrenar y capacitar al
personal administrativo. La integración de puestos no administrativos es
una tarea compleja en si misma ha sido extensamente tratada en libros sobre
administración de personal.
Control
Chiavenato
I (1995), La palabra control puede asumir varios significados en
administración, los dos principales son: control como función
Restrictiva y Coercitiva utilizando con el fin de cohibir o limitar ciertos
tipos de desvío indeseables o de comportamientos no aceptados. En este
sentido, el control representa un carácter negativo y limitante,
interpretándose muchas veces como coerción, de ilimitación
inhibición y manipulación. Es los denominados controles sociales
aplicados en las organizaciones y en la sociedad para inhibir en individualitos
y las libertades de las personas.
Control
como función administrativa es el control como parte del proceso
administrativo, como la planeación, organización y la
dirección.
Koontz/
O”Donnell (1979), La función administrativa de control es la de
evaluar y corregir el desempeños de las actividades de los subordinados
para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
estén llevando a cabo.
Compras
De acuerdo a
Chiavenato (ob.cit), las compras involucran todo el proceso de
localización de proveedores y fuentes de abastecimiento,
adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y
condiciones de pago para controlar y garantizar el aprovisionamiento de las
especificaciones solicitadas.
Por su parte
Calimeri (1969) que “Es la solución que se propone suministrar, en
las mejores condiciones posible a los distintos sectores de la empresa, los
materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administración de la empresa ha definido (p.364).
Por lo expuesto se
concluye que la función de compra es fundamental en todo
organización, dado que presenta la entrada de insumo que luego son
proceso para obtener un producto final.
Las Funciones de las Compras
Según
Enciclopedia de
La función
de compra, por lo tanto, puede incluir todo lo siguiente:
Reconocer una necesidad.
Determinar que comprar.
Decidir donde compra.
Determinar el tiempo de
entrega.
Determinar la cantidad
requerida.
Determinar la calidad.
Determinar el precio a pagar.
Solventa el transporte.
Proceso de la factura para su
pago.
Clasificación de las Compras
Chivenato,
(ob.cit), señala la siguiente clasificación:
Según los tipos de materiales. (Materiales primas y
accesorios)
Según la cantidad: (Lote de compras y lotes de
producción)
Según la naturaleza de la inversión.
Con relación al tiempo de entrega. (Recepción de los
productos Comprados)
Según la condiciones de pago, (Diferencias en las compras).
Procesamiento de Compras
Calimeri
(ob.cit), afirma que para que funcione bien dicho servicio, debe establecerse
un procedimiento operativo distribuido en las siguientes fases:
Planificación de los aprovisionamientos, en relación
con la de producción.
Determinar de la compra en el cuadro de dicha planificación.
Gestiones preliminares a la compra, indagación sobre las
facturas.
Realización de las compras: envío del pedido de
compra al proveedor elegido y una copia del pedido a contabilidad.
Control eventual del progreso en el aprovisionamiento de las
materias compradas.
La
adquisición de los materiales que la empresa necesita, debe apoyarse en
los objetivos y políticas que la misma establezca y sobre todo debe ser
ejecutada aplicándole los controles necesarios que le permitan a la gerencia
tomar decisiones acertadas y oportunas.
Ciclo de compras
Según
Catacora (1996), el ciclo de compra corresponde a: “Todas las actividades
realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y
servicios necesarios para sus operaciones” (p. 267). Los procesos de
compra en general. Comprende las siguientes etapas:
Recepción de la solicitud de requisición.
Solicitud de recepción de cotización.
Análisis de precios.
Emisión de la orden de compra.
Pago del bien o recurso recibido.
Registro del pago.
Lo
expuesto por el autor, refleja que poder realizar una buena gestión en
el proceso de las compras se debe tener en cuenta numerosos factores, tanto
internos como externos, en lo que respecta a tomar decisiones en el área
de compra.