Maestría en Gerencia de las Financias y los Negocios
Diseños Cualitativos de Investigación
Autor: Ing.
Jeusmary Torrealba Prof. Maruja Trejo
Titulo: Diseño de un Manual de
Procedimientos Administrativos para El Departamento de Compra de
Antecedentes de
En relación
con la revisión a estudios realizados, a trabajos que guarden semejanza
con esta investigación se presenta algunas que permitan realizar la
importancia de la misma.
El investigador Luna
(2002), en su trabajo de grado titulado Diseño de un sistema
automatizado de compra para la empresa DAFILCA Lara, C.A. enmarcado en una
investigación de campo con modalidad descriptiva, realizo sobre los
procesos de investigación sobre un sistema automatizado para la compra
de material de la empresa DAFILCA Lara, C.A se puede llegar a la conclusión.
La empresa y procedimientos que permitan al personal que se encarga de la
elaboración de comprar algunas orientación para realizar por otro
lado, este proceso se hace en forma manual lo que ocasiona que la información
brindada no sea oportuna y confiable.
Del mismo modo
Aparicio (2003), con su trabajo de investigación de tipo descriptivo con
diseño de campo titulado “Procedimientos Administrativos para la
optimización del Departamento de Compra de
De igual manera
Figueroa (2003), Diseño un manual de Higiene y Seguridad para la empresa
VELTANE, C.A. Barquisimeto Estado Lara, enmarcando una investigación de
campo descriptivo realizando un análisis de la información de la
instrumentación se dio a conocer que el personal directivo y alta
gerencia posee conocimientos escasos en materia de compra.
Los trabajos y
estudios referenciados constituyen un aporte bibliográfico importante
que ha servido de guía para poder encaminar y llevar a cabo esta
investigación y poder alcanzar lo que se ha logrado hasta el presente,
así como las bases o ingredientes complementario para la
realización de posteriores investigaciones para mejorar día a
día la calidad, para que al final el esfuerzo sea bien evaluado y sobre
todo tomado en cuenta como una posible solución o aporte de la misma.
Teorías o referentes teóricos que sustentan la
investigación
La empresa actual se encuentra en un ambiente dinámico y cambiante,
que exige un esfuerzo importante de adaptación permanente, esta obliga a
retroalimentar los manuales de normas y procedimientos, con el fin de
fortalecer los conocimientos, habilidades y actividades necesarias para el
correcto desempeño del puesto de trabajo; ya que los manuales de normas
y procedimientos ayudan en el proceso de la empresa para reforzar el comportamiento
del departamento y así contribuir a la consecuencia de sus objetivos.
Las Funciones de las Compras
Según Enciclopedia
de
La función
de compra, por lo tanto, puede incluir todo lo siguiente:
Reconocer una necesidad.
Determinar que comprar.
Decidir donde compra.
Determinar el tiempo de
entrega.
Determinar la cantidad
requerida.
Determinar la calidad.
Determinar el precio a pagar.
Solventa el transporte.
Proceso de la factura para su
pago.
Clasificación de las Compras
Chivenato,
(ob.cit), señala la siguiente clasificación:
Según los tipos de materiales. (Materiales primas y accesorios)
Según la cantidad: (Lote de compras y lotes de
producción)
Según la naturaleza de la inversión.
Con relación al tiempo de entrega. (Recepción de los
productos Comprados)
Según la condiciones de pago, (Diferencias en las compras).
Procesamiento de Compras
Calimeri
(ob.cit), afirma que para que funcione bien dicho servicio, debe establecerse
un procedimiento operativo distribuido en las siguientes fases:
Planificación de los aprovisionamientos, en relación
con la de producción.
Determinar de la compra en el cuadro de dicha planificación.
Gestiones preliminares a la compra, indagación sobre las
facturas.
Realización de las compras: envío del pedido de
compra al proveedor elegido y una copia del pedido a contabilidad.
Control eventual del progreso en el aprovisionamiento de las
materias compradas.
La
adquisición de los materiales que la empresa necesita, debe apoyarse en
los objetivos y políticas que la misma establezca y sobre todo debe ser
ejecutada aplicándole los controles necesarios que le permitan a la
gerencia tomar decisiones acertadas y oportunas.
Ciclo de compras
Según
Catacora (1996), el ciclo de compra corresponde a: “Todas las actividades
realizadas por la empresa, con el objetivo de obtener los materiales y
servicios necesarios para sus operaciones” (p. 267). Los procesos de
compra en general. Comprende las siguientes etapas:
Recepción de la solicitud de requisición.
Solicitud de recepción de cotización.
Análisis de precios.
Emisión de la orden de compra.
Pago del bien o recurso recibido.
Registro del pago.
Lo
expuesto por el autor, refleja que poder realizar una buena gestión en
el proceso de las compras se debe tener en cuenta numerosos factores, tanto
internos como externos, en lo que respecta a tomar decisiones en el área
de compra.
Términos Básicos
Administración
Según
Chivenato I (Cuarta Edición 1995 Introducción a
Frederick
Winslow Taylor (1856 – 1915), Fundador de
Kootz
/ O” Doncel (Curso de Administración Moderna Sexta Edición
1979). Desde que el hombre empezó a formar grupos para alcanzar metas
que no hubiese podido lograr individualmente, la administración ha sido
esencial para garantizar la coordinación de los esfuerzos individuales.
A medida que la sociedad ha ido confiando cada vez en el esfuerzo más
del grupo, y como muchos de ellos ha crecido de manera organizada, la tarea de
los administradores ha aumentado su importancia.
Organización
Taylor
(1988 – 1995) Comprobó que en todos los oficios, los obreros
aprendían la manera de ejecutar las tareas de sus trabajos observando a
sus compañeros vecinos. Notó que eso conducía a diferentes maneras y métodos de
hacer una misma tarea, en cada oficio, y a una gran variedad de instrumentos y
herramientas diferentes en cada operación. Como entre los diferentes
métodos e instrumentos utilizados en cada trabajo hay siempre un
método más rápido y un instrumento más adecuado que
los demás, es posible llegar a estos últimos y perfeccionarlos,
mediante un análisis científico y un depurado estudio de tiempos
y movimientos, en vez de dejarlos a criterio personal de cada obrero. Ese
intento de sustituir métodos empíricos y rudimentarios por
métodos científicos, en todos los oficios, recibió el
nombre de organización racional del trabajo (ORT).
Koontz/
O” Donnell (1979). Para hacer posible que el personal colabore
eficazmente en el logro de determinadas metas, se debe definir y mantener una
estructura por funciones. Este es el propósito de la función
significativa, debe incorporar objetivos cuantificables, un área clara
comprensión de las relaciones de esa función con otras con las
que requiera coordinarse. Para hacer esta totalmente operativa, estos
requerimientos estructurales deben proveerse además de la
información y de más herramientas necesarias para su
ejecución.
Planeación
Billy
E. Gotees (Administración Moderna 1979), Dijo hace algunos años,
planear es fundamental elegir y un problema surge tan solo cuando se descubre
la existencia de un curso diferente de acción. En este sentido, es en
esencia una toma de decisiones, aunque, como se vera es mucho más que
eso. La planeación presupone la existencia de alternativas, y hay pocas
decisiones para las cuales no existen algún otro tipo de ellas, aun cuando
se trata de cumplir con los requisitos legales, o de otra índole,
impuestos por fuerzas que están más allá del control del
administrador.
Koontz/
O” Donnell (1973), explico que el lector esta ahora familiarizado con la
naturaleza y el desarrollo de la teoría de la administración y le
han sido presentadas las cinco funciones administrativas esenciales:
Planeación, organización, integración, dirección y
liderazgo y control. La planeación es la función administrativa
más importante de todos los puestos que incluye la selección
entre diversos cursos alternativas futuras de acción. La
planeación no es solo una función básica para todos los
administrativos y a todos los niveles de una empresa, sino que también
las otras cuartas funciones deben reflejarlas.
De
este modo un administrador debe organizar, integrar, dirigir y controlar para
asegurara el logro de las metas según los planes.
Dirección
Chiavenato
I (Cuarta Edición 1995), La dirección constituye la tercera
función administrativa que sigue a la planeación y a la
organización el papel de la dirección es accionar y dinamizar la
empresa. La dirección esta relacionada con la acción, como la
puesta en marcha y tienen mucho que ver con las personas. Esta directamente
relacionada con la actuación sobre los recursos humanos de la empresa.
Koontz/ O” Donnell (1979). La
dirección y el liderazgo están asociados con las relaciones
interpersonales de los administradores y de quienes no los son. La
planeación, organización e integración en las formas como
deberían llevarse a cabo deben complementarse dando a la gente
instrucciones, buena comunicación y mediante la habilidad de dirigir.
Integración
Koontz/
O” Donnell (1979), Todos los administradores son responsables por la
integración. La junta directiva lleva a cabo una función de
integración a seleccionar, ayudar a capacitar y evaluar a un presidente,
los vicepresidentes de manufactura ejercen esta función cuando
seleccionan un gerente de planta u otro subordinado, y los gerentes de planta
lo hacen también cuando seleccionan, entrenan y avalúan a sus
superintendentes. Aun los capataces o los supervisores de primer nivel tienen
responsabilidad por la integración.
Aunque
los mismos se aplican tanto a la no administrativa como a la administrativa,
aquí se prestara atención primordial a las tareas de descripción y
evaluación de puestos, que permitan seleccionar, entrenar y capacitar al
personal administrativo. La integración de puestos no administrativos es
una tarea compleja en si misma ha sido extensamente tratada en libros sobre
administración de personal.
Control
Chiavenato
I (1995), La palabra control puede asumir varios significados en
administración, los dos principales son: control como función
Restrictiva y Coercitiva utilizando con el fin de cohibir o limitar ciertos
tipos de desvío indeseables o de comportamientos no aceptados. En este
sentido, el control representa un carácter negativo y limitante,
interpretándose muchas veces como coerción, de ilimitación
inhibición y manipulación. Es los denominados controles sociales
aplicados en las organizaciones y en la sociedad para inhibir en individualitos
y las libertades de las personas.
Control
como función administrativa es el control como parte del proceso
administrativo, como la planeación, organización y la
dirección.
Koontz/
O”Donnell (1979), La función administrativa de control es la de
evaluar y corregir el desempeños de las actividades de los subordinados
para asegurar que los objetivos y planes de la organización se
estén llevando a cabo.
Compras
De acuerdo a
Chiavenato (ob.cit), las compras involucran todo el proceso de
localización de proveedores y fuentes de abastecimiento,
adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y
condiciones de pago para controlar y garantizar el aprovisionamiento de las
especificaciones solicitadas.
Por su parte
Calimeri (1969) que “Es la solución que se propone suministrar, en
las mejores condiciones posible a los distintos sectores de la empresa, los
materiales que son necesarios para alcanzar los objetivos que la
administración de la empresa ha definido (p.364).
Por lo expuesto se
concluye que la función de compra es fundamental en todo
organización, dado que presenta la entrada de insumo que luego son
proceso para obtener un producto final.
Tipo de investigación
El
presente trabajo de investigación se enmarco dentro de un Diseño
de Campo con modalidad descriptiva. De campo de acuerdo a Sánchez, quien
define dicha investigación como “El estudio que tiene como
característica fundamental la de colocar sujeto el investigador en
contacto con el objetivo o sujeto investigado pero sin la posibilidad del
control o estudio de todas o algunas Variable” (p 17) y descriptiva
respecto Méndez (1995), quien señala que la investigación
de este tipo “Identifica características del universo de
investigador, establece comportamientos concretos y descubre y comprueba
asociación entre variable de investigación (p 78).
De
acuerdo a lo señalado la investigación se desarrolla en le
departamento de compra de
Métodos, técnicas e instrumentos de
recolección de la información
Según
Méndez, (2001), las técnicas de recolección de datos
“es la información que se obtiene de las fuentes, así como
de su tabulación, ordenamiento, procesamiento y
presentación” (p.171).
Ahora
bien, de acuerdo a Mendoza (2004), las técnicas de recolección de
información permiten la expresión operativa del diseño de
investigación y la especificación concreta de cómo se
hará la investigación. Para ellos, Salazar y Trejo (2004) definen
los instrumentos de recolección o datos sobre las variables que tiene en
mente” (p. 82). De allí que, las técnicas que permitieron a
los investigadores diseñar instrumentos de recolección de
información en esta investigación fueron:
OBSERVACIÓN DIRECTA
Salazar
y Trejo (ob. Cit) exponen que es “aquella en la cual el investigador
puede observar y recoger datos mediante su propia observación”
(p.84). Por su parte, Rodríguez (2001), argumento que a través de
esta técnica se le puede “seguir la pista a eventos cuya
naturaleza y transacción se han escrito para conservar algunas evidencias
de que ocurrieron” (p. 59). Ahora bien, acota la autora, que los
documentos a revisar pueden ser cartas, autobiografías, diarios,
bitácoras, testamentos, artículos de prensa, o manuales, entre
otros.
ENTREVISTA
Para
Sabino (2000), “Es una forma especifica de interacción social,
donde el investigador se sitúa frente al investigador y le formula
pregunta a partir de cuyas respuestas habrán de surgir los datos de
interés”. (p. 112). Partiendo de lo expuesto por el autor,
diseñaron dos (02) instrumentos llamados guión de entrevista,
(Anexo) dirigido al gerente en estudio, con respecto a los aspectos
administrativos utilizados para llevar un control interno en las compras de
ENCUESTA
Según
Méndez (2001) la encuesta “instrumento de observación
formado por una serie de pregunta formuladas y cuyas respuestas son anotadas
por el empadronador” (p. 197). Lo define como “un formato redactado
en forma de interrogatorio en donde se obtiene información acerca de las
variables que se van a investigar
“(documentos en línea). Es así, como efectos de investigación
el cuestionario (Anexo) estuvo
constituido por quince (15) pregunta cerrada de
tipo dicotómico
(si/no), que se aplicó al personal
administrativo de la empresa en cuanto al procedimiento llevado a cabo sobre el funcionamiento de compra.
VALIDACION DE INTRUMENTOS
Según
Méndez (2001), “la validez de un instrumento es el grado en que
una prueba mide lo que se propone medir” (p. 196). En lo que respecta a
la validación de los instrumentos se procedió a realizarlo a través
de un juicio de experto y contenido, que Hernández y otro (2003), lo
define como “el grado en que un instrumento refleja un dominio especifico
del contenido de lo que mide y la de criterio establece la validez de un
instrumento de medición comparándolo con algún criterio
externo” (p. 169).
En
este caso se busco el juicio de dos (02) expertos Licenciados en
Administración y un (01) Metodólogo, a quienes se les solicitara
su opinión respecto al contenido, pertinencia, coherencia y
redacción.
INSTRUMENTO
En
el proceso de recolección de datos para el desarrollo de la
investigación se efectuó por medio de una encuesta la cual
según mercado (1999). Es un medio de recolección de
información dirigido al estudio cuantitativo de la información.
El cual consiste en hacer preguntas a un grupo de personas previamente
seleccionada (p.56).
Por
su parte Hernández y Otros (ob.cit), definen instrumento como:
“Aquel que registra datos observables que representan verdaderamente los
conceptos o variables que el investigador tiene en mente (p.12).
En
la recolección de datos se utilizo un cuestionario en forma por quince (15) ITEMS de cinco
puntos, variado de siempre a nunca, como se observa a continuación.
Cuadro II
Alternativas de Repuesta del Cuestionario.
|
Alternativas |
Puntuación |
|
Siempre |
05 |
|
Casi Siempre |
04 |
|
Algunas Veces |
03 |
|
Casi Nunca |
02 |
|
Nunca |
01 |
De
igual forma para determinar la necesidad de la propuesta de diseñar Un
Modelo de Procedimientos para el Departamento de Compra de
VALIDEZ DEL INSTRUMENTO
Según
Morles (1997), La validez “Es el Grado con el cual un instrumento sierra
a propósito para el cual esta destinado (p.174).
La
validez de esta investigación se realiza a través del
método denominado juicio de experto en el que seleccionaran dos
especialista en el área de administración y 1 en
metodología de la investigación.
Los expertos seleccionados emitieron su
opinión en la relación con el contenido, quienes suministraron
sus experiencias y apreciaciones en cuanto a su contenido plasmando sus
comentarios en un formato diseñado. Específicamente para ellos.
CONFIABILIDAD
Respecto
a la confiabilidad Bavaresco (1994), indica que “Es la capacidad que
tienen el instrumento para registrar resultados confiables en un determinado
momento. (p.163)
Para
la confiabilidad del instrumento se realizo una prueba piloto, que
consistió en la aplicación del cuestionario diseñado a 12
personas con características similares. Luego para ajustar los
resultados se utilizo el coeficiente Alpha de Cronbach; el cual según
Hernández y otros (1998), requieren de una sola administración
del instrumento de medición y producen valores que oscilan entre 0 y 1
lo cual permitió establecer la siguiente formula:
A
= n x (1 - ∑S2)
n
– 1 S2t
Donde:
n = número
de los ítems.
∑S2 =
Sumatoria de la varianza individual de cada Item.
S2t = Varianza
total del Instrumento.