Etiquetas. Las hojas de calculo pueden contener texto normal, llamado etiqueta, así como datos numéricos y de otros tipos, se hace referencia al texto como una etiqueta porque por lo general se usa para identificar un valor o una serie de valores (como en un titulo de fila o columna) o para describir el contenido de una celda especifica (como un total). Las etiquetas le ayudan a dar sentido al contenido de una hoja de trabajo. Se pueden colocar etiquetas en cualquier celda en una hoja de trabajo y pueden mover o eliminar etiquetas con facilidad. El programa de hoja de calculo reconoce las etiquetas como tales y diferencia entre etiquetas y valores o formulas que pudieran estar implicados en cálculos. Se puede dar formato al texto en una hoja de calculo aplicando diferentes fuentes, tamaños de fuentes, estilos, alineaciones y efectos especiales a sus etiquetas.

Valores. Un valor es cualquier numero que se Introduce o que resulta de un calculo. Se pueden introducir una serie de valores en una columna de modo que puedan totalizarlos, o podrían introducir varios números diferentes que sean parte de un calculo complicado. Se puede trabajar con números enteros, decimales, números negativos, monetarios y otros tipos de valores, incluyendo notaciones científicas. Algunos programas de hojas de calculo son lo bastante inteligentes como para entender los tipos de valores que usted esta Introduciendo. La mayor parte de las hojas de calculo reconocen las entradas monetarias con facilidad, dependiendo del contexto de los valores que se están introduciendo.

Fechas. Las fechas son una parte importante de la mayor parte de las hojas de trabajo, y los programas de hoja de calculo pueden trabajar con Información de fechas de diversas formas. Puede agregarse una fecha a una hoja de trabajo tan solo para indicar cuando fue creada, o puede usarse una función de fecha, la cual se actualiza siempre que se abre la hoja de trabajo.

Las hojas de calculo también pueden usar fechas para realizar cálculos, y se le puede dar formato a la información de fecha de muchas maneras; como fechas de calendario normales, fechar seriales, etc.

Fórmulas. El poder de una hoja de calculo esta en las formulas, las cuales calculan números basadas en valores o en formulas en otras celdas. Se pueden crear muchas clases de formulas en forma manual, hacer operaciones aritméticas básicas, calculo y operaciones trigonométricas, etc. La hoja de cálculo simplifica la realización de cálculos en un conjunto de números. Se le puede dar formato a la celda para mostrar la formula en su o para mostrar los resultados de la formula, también se pueden crear formulas a partir de cero en una hoja de calculo para obtener resultados específicos. Este proceso requiere la comprensión de las operaciones matemáticas y de la forma en que funcionan las hojas de calculo. Los programas de hoja de calculo proporcionan una colección de herramientas para ayudar a los usuarios a crear formulas personalizadas.

Referencias de celda y rangos  

  Las formulas se refieren a los valores en otras celdas a lo largo de la hoja de trabajo. Para reducir el tiempo y lo errores, puede usarse una referencia de celda en las formulas. Una referencia de celda le indica a la formula que busque el contenido de la celda referida; esto le ahorra el problema de mecanografiar el contenido de la celda referida en al fórmula. Una referencia de celda puede referirse a una o mas celdas en la misma hoja de trabajo, en una hoja de trabajo diferente del mismo libro de trabajo o en un libro de trabajo diferente. Las hojas de trabajo complejas que extraen datos de muchas fuentes diferentes pueden usar docenas, o incluso cientos de formulas que contiene referencias de celdas. Si la formula usa celdas que son contiguas, puede referirse a todas las celdas al mismo tiempo como un rango (también llamado. bloclue). Los rangos pueden consistir de un grupo de celdas en una columna, una fila o incluso un grupo que incluya varias filas y columnas, incluso se le pueden dar nombres a las celdas o rangos de celdas en lugar de usar su dirección de fila y columna, después de que le asigne un nombre a una celda, puede incluir el nombre en lugar de la dirección de la celda en las formulas. esto hace que la formula sea mucho mas comprensible debido a que las palabras tienen mas significado que las direcciones de celda.