INSTRUÇÃO NORMATIVA ANEXA À PORTARIA DNC Nº 26/92

I - O Livro de Movimentação de Combustível - LMC terá o mínimo de 100 (cem) folhas, com numeração seqüencial impressa, encadernado com as dimensões de 32 (trinta e dois) cm de comprimento por 22 (vinte e dois) cm de largura.

O livro deve ter as dimensões de 32 cm de comprimento com 22 cm de largura e ter no mínimo 100 folhas devidamentes numeradas sequencialmente e impressa. As medidas não podem ser reduzidas e nem a quantidade de folhas do livro.

II - O LMC terá termos de abertura e fechamento, contendo as seguintes informações:

a) Termo de Abertura: O Termo de Abertura do livro, deverá constar os seguintes dados: Nome do estabelecimento; Endereço do estabelecimento; CGC, Inscrição Estadual e Municipal; Distribuidora com a qual opera; Capacidade nominal de armazenamento; Data de abertura; Assinatura do representante legal da empresa;
b) Termo de Fechamento: O Termo de Fechamento do livro, deverá constar os seguintes dados: Data de fechamento; Assinatura do representante legal da empresa.

III - As folhas, frente e verso, terão o formato do modelo anexo devendo ser preenchidas de acordo com o disposto nesta Instrução.

Nas folhas, tanto na frente como no verso, deverão ser impresssas no formato do modelo determinado pela Portaria e que deverão ser preenchidas da forma como determina as instruções.

IV - O LMC deve ser preenchido a caneta, sem emendas ou rasuras, devendo, no caso de erro de preenchimento, ser cancelada a página e utilizada a subseqüente.

O preenchimento deve ser com caneta ( o bom senso exigi azul ou preta), sem qualquer emenda ou rasura, no caso de erro de escrituração, a folha em uso deverá ser cancelada e os dados lançados na folha subsequente. Na folha em que houve o erro, deve-se efetuar dois risco paralelos, no sentido diagonal, e dentro deles escrever a palavra "Cancelado".

V - Os campos do LMC poderão ser redimensionados, à exceção do comprimento do campo destinado à fiscalização que não poderá ser inferior a 4 (quatro) cm.

Permiti-se o redimencionamento dos campos do livro, com exceção do campo que é destinado à fiscalização, não podendo ser inferior a 4 cm de comprimento.

VI - É permitido o uso de formulário contínuo em substituição ao LMC, observados os seguintes critérios:

a) numeração seqüencial impressa tipograficamente;

b) emissão de relatório diário;

c) consolidação mensal, na forma de livro, dos relatórios diários para fins de arquivo, com os termos de abertura e fechamento previstos no inciso II desta instrução.

O livro pode ser confeccionado em computador, e impresso em formulário contínuo, desde que alguns quesitos básicos sejam observados, como:

1 - a numeração seqüencial das folhas derão ser impressas tipograficamente. Ou seja, a numeração não pode ser impressa pelo computador;

2 - A emissão do relatório (folha do livro) tem que ser diária;

3 - Efetuar a consolidação (encardenação) mensal, na forma de livro, dos respectivos relatórios diários emitidos, para que sejam arquivados nas dependencias do posto e para apresentação ao Órgão Fiscalizador, quando da visita dos Agêntes Fiscalizadores.

4 - Devem possuir os Termos de Abertura e de Fechamento previstos com os seguintes dados: Termo de Abertura: Nome do estabelecimento; Endereço do estabelecimento; CGC, Inscrição Estadual e Municipal; Distribuidora com a qual opera; Capacidade nominal de armazenamento; Data de abertura; Assinatura do representante legal da empresa; Termo de Fechamento: Data de fechamento; Assinatura do representante legal da empresa.

VII - O preenchimento dos campos do LMC será feito da seguinte forma:

A) No campo 1 -: Deve-se escrever o nome do produto em que será efetuado o lançamentos dos dados referente aquele produto. Exemplo: Óleo Diesel .

B) No campo 2: A data correspondente ao dia do movimento da venda e compra no estabelecimento. Exemplo: 01/02/1.998.

C) No campo 3: A quantidade em litro do estoque físico de abertura dos tanques do dia, realizada com o equipamento medidor do tanque, sendo que a medição será realizada por um único método de aferição (Regua Medidora ou Equipamento Metrológico de aferição de tanque), cuja numeração dos tanques deverá ser criada pelo próprio Revendedor e lançada no Livro.

Exemplo: Tenho três tanques de Óleo Diesel, cada um de 15.000 litros, cujas medições no período da manhã foram: TQ. 01= 4.000; TQ. 02= 5.600; TQ. 03= 5.700.

C.1) No campo 3.1: Lançar o somatório dos volumes dos tanques do produto a que ser refere a folha. Exemplo: Somatórios deu um total de 15.300 litros de Óleo Diesel, que será o Estoque de abertura.

D) No campo 4: Lançar o número das Notas Fiscais Faturas correspondente aos recebimentos do dia e efetivamente descarregados nos tanques de combustíveis.

Exemplo: Neste dia (01/02/1.998) chegaram  dois caminhões, um às 10:00 horas e o outro às 16:00 horas, um com 10.000 litros com a Nota Fiscal de nº 012350 e o outro com 15.000 litros com a Nota Fiscal de nº 012375.

D.1) No campo 4.1: Lançar o número do tanque em que houve o efetivo descarregamento, podendo a carga ser dividida conforme a necessidade do posto de combustíveis.

Exemplo: No tanque 01, foram despejados os 5.000 litros e no tanque 02 foram despejados o restante (5.000 litros), do caminhão que chegou na parte da manhã.  Na parte da tarde, foram despejados no tanque 03 - 5.000 litros, no tanque 02 - 5.000 litros e no tanque 01 - 5.000 litros.

D.2) No campo 4.2: Lançar o volume do produto que veio descrito na Nota Fiscal Fatura.  Exemplo: Da primeira Nota Fiscal - 10.000 litros e da segunda Nota Fiscal - 15.000 litros.

D.3) No campo 4.3: Lançar o total de produto recebido no dia em que houve o descarregamento da mercadoria nos tanques de combustíveis. Exemplo: Total do produto recebido no dia 01-02-1998, que foi de 25.000 litros de óleo diesel.

D.4) No campo 4.4: Lançar o volume disponível no dia do movimento ocorrido, que será o resultado da soma do estoque de abertura apurado neste dia (campo 3.1) e mais o volume recebido ou adquirido no mesmo dia (campo 4.3).  Exemplo: Estoque apurado no dia 15.300 litros e mais a compra realizada no dia 25.000 litros, que dará um total de 40.300 litros de óleo diesel.

E) No campo 5: Serão lançados dos dados referente as vendas do produto ocorridas neste dia. Ver o item E.1 sobre o campo 5.1.

E.1) No campo 5.1: Lançar o número do tanque que corresponderá ao bico da bomba medidora que se refere a venda e que esteja ligado ao respectivo tanque na qual o produto está a venda naquele momento. Exemplo: TQ. 01 está ligado aos bicos 01 e 02; o TQ. 02 está ligado aos bicos 03 e 04 e o TQ. 03 está ligado aos bicos 05 e 06.

E.2) No campo 5.2: Lançar o número do bico ou da bomba medidora quando tiver apenas um bico de abastecimento. É aconselhável colocar uma númeração nas respectivas bombas ou lançar o númeração da série da bomba, que já vem acoplada a esta pelo fabricante, pois facilitaria a identificação dos equipamentos por parte do Agênte Fiscalizador quando da verificação do LMC. Quando uma bomba medidora tiver mais de um bico é aconselhavel a colocação de uma númeração individualizada para cada bico na respectiva bomba medidora. Exemplo: Os bicos 01 e 02 estão ligadas as bombas medidoras nº de série 2578 e 2583 respectivamente; Os bicos 03 e 04 estão ligadas a bomba medidora nº de série 47901 (bomba dupla) e Os bicos 05 e 06 estão ligadas as bombas medidoras nº de série 1208 e 1220 respectivamente.

E.3) No campo 5.3: Lançar o volume registrado no encerrante de fechamento do dia da venda, devendo-se desprezar os decimais do registrador de litros, como por exemplo 100.358,6 litros registrados no encerrante, sendo que deverá lançar o registro de 100.358 litros no livro. Exemplo: Volume de fechamento registrado na bomba nº 2578 foi de 100.358,6. Vou lançar 100.358 litros; Volume de fechamento registrado na bomba nº 2583 foi de 95.420,3. Vou lançar 95.420 litros; Volume de fechamento registrado na bomba nº 47901 foi de 67.004,5. Vou lançar 67.004 litros; Volume de fechamento registrado na bomba nº 47901A foi de 25.604,5. Vou lançar 25.604 litros;Volume de fechamento registrado na bomba nº 1208 foi de 74.540,3. Vou lançar 74.540 litros; Volume de fechamento registrado na bomba nº 1220 foi de 35.789,9. Vou lançar 35.789 litros.

 

Vale esclarecer que estas diferenças não trazem prejuízo para uma avaliação na venda e nem no estoque final, já que são valores facilmente compensáveis.

E.4) No campo 5.4: Lançar o volume registrado no encerrante de abertura do dia, que deverá corresponder ao volume registro no encerramento do dia anterior. Se for o primeiro lançamento em livro do Posto Revendedor, o registro será o volume marcado no registrador do encerrante da bomba medidora no momento em que iniciar as atividades de venda de combustíveis. Exemplo: Volume de abertura registrado na bomba nº 2578 foi de 96.540,3 - Foi lançado 96.540 litros; Volume de abertura registrado na bomba nº 2583 foi de 91.540,4 - Foi lançado 91.540 litros; Volume de abertura registrado na bomba nº 47901 foi de 63.040,1 - Foi lançado 63.040 litros; Volume de abertura registrado na bomba nº 47901A  foi de 23.030,9 - Foi lançado 23.030 litros; Volume de abertura registrado na bomba nº 1208 foi de 70.300,8 - Foi lançado 70.300 litros; Volume de abertura registrado na bomba nº 1220 foi de 33.800,5 - Foi lançado 33.800 litros;

Atenção: Os lançamentos de abertura e fechamento registrados no livro (campos 5.3 e 5.4) devem corresponder exatamente com ao valor em litro que estão registrados nos marcadores dos encerrantes das bombas medidoras.

E.5) No campo 5.5: Lançar as aferições realizadas no dia nos equipamentos medidores. O Revendedor deve atentar que estás aferições não são obrigatórias, mas é aconselhável a realização de aferições diárias e se possível, no mínimo duas vezes ao dia, pois como se trata de um equipamento, com um grau maior de desgaste por ser uso intermitente, podem ocasionar defeitos que com certeza trará prejuízo tanto para o Revendedor como para o consumidor. Exemplo: Foram aferidas todas as bombas medidoras, sendo realizadas 3 (três) aferições diárias, sendo a primeira realizada às 06:00 horas, a segunda às 16:00 horas e a terceira às 23:00 horas, portanto cada bomba foi aferida (03) três vezes, o que perfaz 60 litros por bomba, dando um total geral de 360 litros de aferições. Estando todas as bombas medidoras funcionam perfeitamente.

E.6) No campo 5.6: Será lançado o resultado da diminuição do encerrante de abertura do encerrante de fechamento e deste total será deduzido as aferições realizadas. Quando se obterá o valor de cada bico do produto vendido. Exemplo: 1) - Na bomba medidora nº de série 2578, obteve uma venda total de 3.818 litros de óleo diesel e menos os 60 litros de aferições, a venda real será de 3.758 litros de óleo diesel. 2) - Na bomba medidora nº de série 2583, obteve uma venda total de 3.880 litros de óleo diesel e menos os 60 litros de aferições, a venda real será de 3.820 litros de óleo diesel. 3) - Na bomba medidora nº de série 47901, obteve uma venda total de 3.964 litros de óleo diesel e menos os 60 litros de aferições, a venda real será de 3.904 litros de óleo diesel. E assim por diante.

E.7) No campo 5.7: Efetuar e lançar o somatório das vendas do produto realizadas no dia. Exemplo: O somatório das vendas do produto, no nosso exemplo, foram de 20.105 litros.

F) No campo 6: Efetuar o lançamento do resultado obtido entre a diminuição do total da venda (5.7) apurada no dia e o total disponível ou total de estoque (4.4) existente naquele dia. O Estoque Escritural significa que o dado lançado neste campo é apenas de um valor contabil. Exemplo: No nosso exemplo, o valor do Estoque Disponível no dia foi de 40.300 litros menos o valor das vendas efetivamente realizadas no dia foi de 20.105 litros, o que dará um total de Estoque Escritural de 20.195 litros de óleo diesel.

G) No campo 7: Lançar o total obtido (9.1) da soma dos valores apurados quando da verificação e medição dos tanques do produto no final do dia, que será considerado como o estoque de fechamento do produto no momento da verificação. Exemplo: Na verificação dos estoque efetuado através de medição foram apurados os seguintes valores: TQ-01 = 6.400 litros; TQ-02 = 9.100 litros; e TQ-03 = 4.600 litros, sendo o total obtido das somas dos tanques de 20.100 litros de óleo diesel, cujo resultado será lançado neste campo.

H) No campo 8: Lançar o resultado da diminuição entre o valor obtido no campo 7 e o valor obtido no campo 6, que podem ser de perda ou de ganho. A perda não pode ser superior 0,6 (seis décimos por cento) do estoque físico, o que pode significar, que há algum vazamento ou mesmo desvio de produto. Exemplo: O nosso exemplo hipotético, apuramos os seguintes resultado: Estoque Escritural de 20.195 litros menos o Estoque de Fechamento de 20.100 litros, cujo resultado foi de menos 95 litros. Havendo no caso, uma pequena perda de 95 litros de óleo diesel, que seria inferior a 0,6 (seis décimos por cento) do estoque físico.

I) No campo 9: Efetuar o lançamento dos dados obtidos na aferição e medição física de cada tanque do produto a que se refere a folha do livro. É aconselhável efetuar sempre esta medição, para que se possa ter um melhor controle do estoque do produto, principalmente para Postos Revendedores que não funcionam no horário de 24 horas. Exemplo: No nosso exemplo, a verificação dos estoque efetuado através de medição, deu os seguintes valores: TQ-01 = 6.400 litros; TQ-02 = 9.100 litros; e TQ-03 = 4.600 litros.

I.1) No campo 9.1: Efetuar e lançar o somatório dos valores dos fechamentos físicos dos tanques. Exemplo: No nosso exmplo, será lançado o total obtido das somas dos tanques que deu 20.100 litros de óleo diesel

J) No campo 10: Destinado a lançar o valor da venda do produto no dia, ou seja o preço do produto na bomba medidora. Exemplo: O nosso valor do produto será de R$ 0,420 o litro.

J.1) No campo 10.1: Será lançado o resultado do valor total da vendas no dia, que foi apurado no campo 5.7 (total de litros vendido no dia) vezes o preço do produto na bomba medidora. Exemplo: O valor total da venda será de R$ 8.444,10 (oito mil, quatrocentos e quarenta e quatro reais e dez centavos), que será a multiplicação de 20.105 litros pelo valor de R$ 0,420, que dará o valor acima citado.

J.2) No campo 10.2: Será lançado o resultado do valor acumulado das vendas no mês. Exemplo: O valor neste dia será de R$ 8.444,10 e no dia seguinte, este valor será soma ao novo valor obtido da nova venda, e assim sucessivamente.

L) No campo 11: Pode ser utilizado pelo revendedor para identificação de quem efetuou o lançamento dos dados no livro.

M) No campo 12: Destinado à fiscalização do Órgão Regulador e Fiscalizador e de outros Órgãos Fiscalizadores, que tenham acesso ao livro, que poderá fazer qualquer observação que for necessária ou mesmo para a colocação da assinatura do agênte fiscalizador.

N) No campo 13: Nesse campo deverá ser utilizado pelo Revendedor para fazer qualque tipo de observação que achar necessária, como por exemplo: 1) Instalação ou retirada de tanques ou bombas medidoras; 2) Troca ou modificação do encerrante, com anotação do volume registrado no encerrante substituído e o volume registrado no novo encerrante; 3) modificação do Método de medição do estoque físico dos tanques; 4) Transferências de produto entre tanques do mesmo PR, sem que tenha passado pela bomba medidora; 5) Paralisação de uma bomba medidora por período superior a três dias; 6) Desativação de bomba medidora ou de tanque de combustível; 7) Variações superiores a 06% do estoque físico, com justificativa, para fins de análise e avaliação do Órgão Fiscalizador; 8) Ou quaisquer outras informações relevantes, que envolva a atividade do Posto Revendedor, relacionada com a venda dos combustíveis.

Exemplo: No presente caso, como houve divisão de carga entre os tanques, farei as seguintes observações: No Tanque 01, foram despejados 5.000 litros, referente a NF. nº 012350 e mais 5.000 litros, referente a NF. nº 012375. No Tanque 2, foram despejados 5.000 litros, referente a NF. nº 012350 e mais 5.000 litros, referente a NF. nº 012375. E por fim, no Tanque 03, foram despejados somente 5.000 litros, referente a NF. nº 012375.

Atenção: Nesse campo deverá ser lançado quando da escrituração da primeira e da última página do livro relativas a cada combustível, o número de cada tanque com suas respectivas capacidades nominais e o número de bicos existentes do produto.

Exemplo de preenchimento do Livro