Contexto del Problema

Uno de los factores que más influencia tiene en la actualidad en los Centros de Información y Documentación es la implementación de tecnología, no sólo en Venezuela sino en el mundo.

En la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto, no escapa a la necesidad de implementación de nuevas tecnologías, la estructura organizacional de la Universidad, y a su vez de la Unidad de Biblioteca, posee todo lo necesario para ejecutar un sistema de información que haga eficiente los servicios que presta la Unidad.

 Anteriormente se han formulado iniciativas para lograr solventar el problema que acarrea la plataforma tecnológica de la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO. El problema ha sido mayor debido a que no ha habido una propuesta lo suficientemente firme para lograr convencer a las gerentes la ejecución  de dicho proyecto.

Planteamiento del Problema

Actualmente en la era de la información, en una sociedad que cada día tienes mas exigencias y necesita suplir sus deseos de información y los valora cada día mas, se hace mas importante la labor de los Centros de Información y Documentación, el acceso a la información permite al ser humano elevar su estándar de vida, éste es uno de los retos que enfrenta la sociedad de la información en estos tiempos.

      La planificación, es el paso principal para el logro de objetivos; en este aspecto las bibliotecas, y principalmente las universitarias, donde se forma el gran conglomerado de productividad futura para una nación; Claudio Bifano del Consejo Consultivo Nacional de Postgrado dice “En particular la educación superior, cuyo objetivo es formar los profesionales orientados a identificar y enfrentar problemas de investigación e innovación y otros capaces de explotar el conocimiento en la generación de bienes y servicios”. Las bibliotecas universitarias son un ente básico en la formación de este capital humano, debido a que almacenan una gran cantidad de elementos claves en la formación de profesionales universitarios, dichos elementos con los documentos, resguardados en gran cantidad de soportes para su consulta y estudio, y aportar conocimiento a sus usuarios.

     Cada vez mas son mayores las necesidades de información de los usuarios de las bibliotecas universitarias, ya no solo bastan los libros, revistas, tesis etc que forman su acervo bibliográfico, es un requerimiento del individuo actual estar actualizado, y una obligación de las bibliotecas universitarias es ser fieles a su misión y a su función en la comunidad donde sirven.

      En esta época se vive un proceso de oferta y demanda, constante competencia que exige el ofrecimiento de productos con un valor agregado, aunque esta sea información, hoy por hoy la información es un bien y un servicio. Los encargados de los CID (Centros de Información y Documentación) trabajan día a día para ofertar servicios que compensen los deseos de datos de sus clientes o usuarios.

 Para que los servicios sean más eficientes la plataforma tecnológica de las Unidades debe permitir que los procesos relativos al servicio sean más expeditos. La investigación debe centrarse en la necesidad que tiene el personal y usuarios de la unidad de poseer un sistema que pueda satisfacer sus necesidades, se puede tomar como ejemplo el servicio de referencia de la Unidad.  

 Al hablar de las bibliotecas universitarias, las salas de referencia de estos centros son el servicio de información por excelencia para el usuario, ya que la información que recopila es un recurso trascendental para el avance científico, tecnológico, artístico y cultural de la humanidad, el servicio de referencia pasa a ser considerado un servicio fundamental en toda institución bibliotecaria, “ por ser el eje de la relación entre el usuario, la información y el bibliotecario a través del cual ésta podrá cumplir con mayor eficiencia y efectividad el papel que la sociedad le exige” Urdaneta (1999).

      Sin embargo, no en todas las bibliotecas, y mas en el caso de la universitarias, existe un servicio como tal; en algunas, la colección de referencia está ubicada dentro de la colección general o en la de otras dependencias, Flora Urdaneta dice “ ... en este caso las obras de referencia propiamente dichas, se ubican en un determinado lugar, separándolas del resto de la colección de la biblioteca, y se responsabiliza de su manejo a un personal sin la debida capacitación en el área, denominándolo, erróneamente, servicio de referencia...” 

     La naturaleza y alcance del servicio de referencia o información de la biblioteca varía según el tipo de usuario, tipo de consulta y el entrenamiento y capacidad del personal que lo atiende. Existe la tendencia en las bibliotecas universitarias de que las salas de referencia pasen a ser un santuario, un sitio donde se almacenan libros de diferentes tipos y tópicos, pero que no funciona de la forma esperada y deseada por los usuarios.

      La Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” (Unexpo) Vice-rectorado Barquisimeto, sufre de este mal reflejado en el párrafo anterior, se ha convertido en un depósito de libros que no satisface en su desempeño las expectativas del usuario, es preciso que dicha sala cumpla con las funciones de este tipo de servicio, para así convertirse en el ente formador y promotor de nuevas ideas de productos y servicios que la Unidad requiere.

      Es vital la incorporación de nuevas tecnologías en los servicios de información, las salas de referencia son llamadas, por las características de su colección, a ser partícipes en el ofrecimiento del tipo de servicios que involucren la aplicación de las tecnologías, en este caso los servicios virtuales, el hecho de que la Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca Unexpo actualmente no cumple con las tareas básicas para este servicio, deben incluir en su reestructuración la aplicación de la oferta virtual. Otras dependencias de la Unidad de Biblioteca cumplen con tareas de la Sala de Referencia, lo que no debe seguir siendo en pro del funcionamiento organizacional de la Unidad.

      Al ser los usuarios la razón de ser fundamental de cualquier entidad donde se preste cualquier tipo de servicio, la interacción con estos permite comprobar de primera mano las exigencias de estos en cuanto a la Sala de Referencia y el resto de la Unidad de Biblioteca. Al respecto Urdaneta menciona “ Para que las unidades de información cumplan con el papel que tiene asignado dentro del sistema educativo, científico y cultural en la sociedad, es necesario que exista una interacción continua entre ellas y los usuarios a quienes deben servir”; muchas veces la interacción que debe existir se ve afectada por factores que tienen que ver directamente con la organización como son su eficiencia y eficacia, relevancia de la información ofrecida y los canales de comunicación que se utilizan, así como también aspectos relacionados directamente con el usuario como por ejemplo la personalidad del individuo. Estos aspectos pueden haber perjudicado el funcionamiento de la Sala de Referencia Unexpo, al no existir las vías de comunicación que permitieran dar a conocer al personal respectivo las fallas en las labores de la sala, impedían la retroalimentación para tomar las medidas que podrían haber solucionado en parte la problemática.   

     “La formulación y desarrollo de un plan para el Servicio de Referencia, debe ser responsabilidad del referencista quien lo ha de elaborar con la participación del personal de la unidad y lo coordinará con la autoridad administrativa de la Biblioteca: Dirección, Comité Técnico, etc., y debe estar basado en el estudio previo de las necesidades de los usuarios. Para ello se realiza un diagnóstico, es decir, un análisis racional de la situación del servicio para captar los problemas que la unidad presenta y con base en este se elaborará un plan, programa o proyecto en el que se formularán las metas y los objetivos, políticas y actividades para lograr la organización deseada” expresa Urdaneta refiriéndose al tipo del presente proyecto.

 La ausencia de un sistema de información interno que permita a los encargados de las dependencias del ente la aplicación de todos los proyectos de servicio que tenga la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO es el principal que se enfrenta en la actualidad.

Objetivos de la Investigación (General y Específicos)

Objetivo General

 Implementar sistema de información para optimización de los servicios de la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto.

Objetivos específicos

1.      Diagnosticar el funcionamiento actual de la plataforma tecnológica de la Unidad de Biblioteca UNEXPO del Vicerrectorado Barquisimeto.

2.      Comprobar la necesidad de crear un sistema de información en la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto.

3.      Establecer la planificación y programación de funciones del sistema según las necesidades de los usuarios y personal de la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vice rectorado Barquisimeto.

4.      Enumerar los elementos necesarios para la aplicación del sistema en la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto.

 Justificación de la Investigación

Para cualquier centro de información, en su gran cantidad de tipos, es indispensable la constante evaluación de sus procedimientos para ir en una constante evolución que permita optimizar las labores concernientes al servicio a los usuarios y funciones administrativas.

      Esta investigación se realiza con el fin de detectar las dificultades de funcionamiento de la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto, y determinar las medidas correctivas, para ser ajustadas y aplicadas en dicha dependencia.

     La investigación aportará la información que servirá de base para solucionar las dificultades de la Unidad, descubrir cuales son las fallas que presenta el servicio, estos resultados serán obtenidos con la aplicación del instrumento de recolección de datos. Los resultados arrojados podrán demostrar la necesidad de incluir nuevos servicios, funciones, actividades, selección de personal y tareas.

      Se tomarán en cuenta qué funciones administrativas no están siendo realizadas o no se están desempeñando como debe ser y que afectan el funcionamiento del servicio. 

     Los beneficiados de la puesta en marcha de las propuestas de reestructuración del sistema serán los usuarios y la misma unidad de biblioteca, el presente trabajo se reviste de relevancia social porque podrá redundar en el éxito de la organización, esto permitirá la expansión de la unidad en cuanto a posibilidades de incorporación de nuevos servicios.

Justificación de la Metodología Empleada

    Para la realización del presente trabajo la forma que se considera mas apropiada es la de proyecto factible; la Universidad Pedagógica Experimental Libertador en su manual de trabajos de grado de especialización y maestrías y tesis doctorales (2004) define al proyecto factible como “La investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades organizacionales o grupos sociales; puede referirse  a la formulación de políticas, programas, métodos o procesos” (p. 16).

      Este proyecto está encaminado a la presentación de una propuesta para la creación de un sistema en una biblioteca tradicional, basándose en la sala de referencia de la Unidad de Biblioteca UNEXPO del Vicerrectorado Barquisimeto. La finalidad de este trabajo es alcanzar la optimización de los servicios en la dependencia antes mencionada. En este orden de ideas, hay que destacar que la investigación inició con un diagnóstico y culmina con el diseño de la propuesta.

      El estudio está fundamentado en tipo de investigación de campo. Soldevilla, José Luis (2004) sobre este tipo de investigación dice: “ Es la que se refiere a los métodos a emplear, cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad, mediante el trabajo concreto del investigador y sus equipos. Se basa en datos primarios o de primera mano”. El investigador hace una investigación de tipo documental para fundamentar las apreciaciones contenidas en el marco teórico de la misma, que sirve de cimiento a la investigación de campo.

      Según el propósito de la investigación esta es del tipo Aplicada, debido a que se busca un conocimiento con la finalidad  de ser aplicado de forma inmediata a la realidad para ser modificada. La investigación Aplicada aporta beneficios a los resultados a obtener, por ser concreta y especifica, al igual que inmediata y aporta conocimientos prácticos.

      Al tratar la investigación según el nivel de conocimiento, esta es Descriptiva; Hernández Sampieri (2004) la define: “Busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice”. Danhke (1989) sobre los estudios descriptivos agrega: “ Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las características y los perfiles importantes de personas, grupos, comunidades o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis. 

     Los datos en información necesaria para efectuar el diagnóstico que respaldó la propuesta fueron recogidos directamente de la realidad por los investigadores – autor con la finalidad de describirlos  y explicar sus causas y efectos. Es por ello que la orientación del proyecto es investigación de Campo de tipo Descriptiva y según su propósito Aplicada.

Justificación del Software de Desarrollo

Desde el punto de vista del autor, no como especialista, sino mas bien como conocedor de las necesidades de la Biblioteca de la UNEXPO, pienso se debe realizar el programa con software libre, debido a la tendencia actual de migración hacia este tipo de software.

Existen precedentes exitosos de la aplicación de software libre en Unidades de Información, entre los cuales están:

Técnicas de Recolección de Datos utilizadas en la Investigación

Es necesario el establecimiento de un diseño de la investigación, el término diseño se refiere al plan o estrategia concebida para obtener la información que se desea. El hecho de decidir un diseño de la investigación coloca al investigador en el requerimiento de concebir la manera práctica y concreta de responder a las preguntas de investigación, y cubrir sus objetivos o intereses, Hernández Sampieri (2004)  al referirse a la importancia del diseño de la investigación opina: “ El diseño señala al investigador que debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio y para controlar las interrogantes de conocimiento que se ha planteado”.

     Al realizar un enfoque cuantitativo, como es el caso de este proyecto, el investigador se sirve del diseño trazado para analizar “la certeza de las hipótesis formuladas en un contexto particular o para aportar evidencia respecto de los lineamientos de la investigación (si es que no se tiene hipótesis)”; como es el caso de esta investigación.

      Por lo tanto, al realizar la presente investigación en la modalidad de proyecto factible, este se desarrollo en 3 fases, fase I Estudio Diagnóstico , fase II Factibilidad y la fase III Diseño de la propuesta. Este proyecto no incluye la fase IV y V que corresponden a la ejecución del proyecto y evaluación del proyecto luego de ser implantado contenidas en un proyecto factible. La investigación se limita a presentar una propuesta factible de ser desarrollada.

 Fase I: Diagnóstico

      Esta fase estuvo dirigida a evaluar el funcionamiento actual de la Unidad de Biblioteca UNEXPO del Vice rectorado Barquisimeto, evaluando las funciones que desempeña en el servicio a los usuarios, se logró detectar la necesidad de establecer una planificación del desempeño de la Unidad con un nuevo sistema. En esta fase se desarrolló la investigación descriptiva, haciendo uso de un estudio de campo y analizando los datos adquiridos gracias a la aplicación de la técnica del cuestionario.

      En tal sentido, se realizó un diagnóstico por razón de la aplicación del instrumento diseñado a los sujetos de la muestra  poblacional del estudio. Los resultados alcanzados comprobaron la necesidad de creación de un servicio virtual en la sala de referencia de la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto.

Técnicas e instrumentos de recolección de datos.

      Los datos manejados al inicio de la investigación son apoyados en fuentes secundarias, especialmente en documentación bibliográfica, fundamentada en los conceptos básicos de bibliotecas tradicionales, virtuales, salas de referencia tradicionales y virtuales, etc.; Incluyendo además enunciados referentes a la aplicación de tecnología en esta era de la información.

      Se usó como fuente de información primaria la observación en la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO, donde se pudo palpar de primera mano la problemática existente en la sala de referencia de la Unidad, esta observación incluyó la observación del comportamiento de los usuarios del referido servicio, el complemento al desarrollo de este estudio fue la aplicación del cuestionario.

      El estudio de documentación consultada dio un soporte teórico a este trabajo investigativo. La observación permitió constatar de primera mano la problemática existente en la sala de referencia mencionada, permitiendo la indagación en el sitio objeto de la investigación, donde existe la problemática.

      Hernández Sampieri (2004) al referirse al concepto de cuestionario “Consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o mas variables a medir”, se aplicó un cuestionario a la muestra del universo. Las preguntas del cuestionario fueron cerradas, donde las categorías o respuestas han sido delimitadas. El instrumento fue diseñado para comprobar los objetivos de la investigación con un basamento teórico sobre el deber ser de una sala de referencia y un servicio virtual.

N =  tamaño de la población 5,200 usuarios

    = valor promedio de una variable = 1; un usuario

se = error estándar = .015, determinado por nosotros

    = varianza de la población. Su definición (Se): cuadrado del error estándar.

    = varianza de la muestra expresada como la probabilidad de ocurrencia de     

                                       n´ = tamaño de la muestra sin ajustar

                                        n = tamaño de la muestra

sustituyendo, tenemos que:

     La muestra poblacional del universo será de 371 usuarios a aplicar cuestionario.

Descripción de la Situación Actual

Actualmente el sistema con el que cuenta la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto, surge de la necesidad de poseer un sistema de préstamo que agilizara y aglutinara la información referente al préstamo y devolución del material bibliográfico de la Unidad.

El sistema está realizado en el software Visual Basic, las características principales de dicho sistema son las siguientes:

      Ø      Datos de Usuario: Nombres y Apellidos, Número de Cédula de Identidad, Número de carnet de Biblioteca.

Ø      Sala en donde se realizó el préstamo (Estudios Básicos, Especialidad 1, Especialidad 2)

Ø      Número de ejemplares obtenidos en préstamo por el usuario.

Ø       Estatus del usuario (Suspendido o solvente).

El sistema, según los usuarios del mismo, presenta deficiencias en lo que respecta al material bibliográfico, debido a que no arroja los datos referentes a que ejemplares tiene en calidad de préstamo cada usuario, lo cual vulnera la seguridad patrimonial de la unidad.

La capacidad de almacenamiento se ha visto mermada por la gran cantidad de datos que almacena, debido a la entrada de nuevos usuarios a la unidad, lo que ha redundado en lo lento que “corre” el sistema. A través del sistema se procesan las solicitudes de carnet de biblioteca. El sistema no satisface las necesidades de la Unidad para el correcto funcionamiento de las funciones.

Planteamiento o Descripción de la Propuesta

El sistema debe contener los siguientes datos, y satisfacer dichas necesidades, seguidamente mencionadas:

1. Es importante la implantación de un Sistema Integral dentro de la Unidad de Biblioteca que contenga la información del acervo bibliográfico de la unidad, usuarios y servicios de la misma.

2. Datos Bibliográficos: Que el sistema permita a funcionarios y usuarios la búsqueda de la documentación por titulo y/o autor. Esto permitiría que el usuario o funcionario pueda realizar la ubicación precisa del documento dentro de la unidad. Si el documento está prestado debe incluir a que usuario se le ha concedido en calidad de préstamo y su respectiva fecha de vencimiento. En este aspecto se puede incluir la consulta remota a través de la Web de la unidad.

3. Usuarios: El sistema debe contener la información de los usuarios referente a: Nombre(s), Apellido(s) y especialidad, de acceso público. Los datos como: dirección, correo electrónico, teléfono, etc. para acceso restringido dentro de la Unidad de Biblioteca.

4. Servicios: Dentro del mismo sistema se debe llevar un control del acceso a cubículos y casilleros, que debe incluir hora de ingreso y egreso a estos servicios, dicha información permitiría llevar un historial de uso de los mismos que permitiría determinar que personas han tenido acceso a este tipo de servicios, y preservaría la integridad física de estos bienes muebles, debido a lo sencillo que seria ubicar a la (s) persona(s) que cometa(n) una posible agresión a la estructura de los servicios de la Unidad de Biblioteca.

5. El sistema debe incluir de que dependencia de la Unidad de Biblioteca el usuario está empleando alguna bibliografía y/o servicio.

6. La información que arroje el sistema en estas distintas áreas (datos bibliográficos, usuarios y servicios) sin duda alguna redundaría en un control integral de todos los aspectos relacionados al área dentro de la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO. A continuación un ejemplo de la conjugación de todos estos datos:

Ejemplo:

7. Resaltar la necesaria y urgente renovación de los equipos que actualmente están en funcionamiento, por la implantación de equipos más modernos y actualizados en cada una de las dependencias de la Unidad de Biblioteca.

8. Con toda esta información se pueden obtener los reportes estadísticos de la Unidad de Biblioteca, ya sea por usuarios, documentos, especialidad, períodos de tiempo, etc.

9. Es importante resaltar la veracidad que deben tener los datos que los funcionarios encargados deben ingresar al sistema, para que los datos que contenga el sistema sean auténticos. Son factibles las posibles diferencias que pueda tener el sistema según las necesidades propias de cada servicio dentro de la Unidad, como el caso de la Sala de Referencia y Servicios Virtuales.

10. Dentro de los objetivos de la Sala de Referencia está la implantación de un servicio virtual óptimo, es por ello necesaria la instalación de la conexión a Internet dentro de las instalaciones de la sala y la instalación de los recursos tecnológicos necesarios, en la actualidad este servicio está en funcionamiento dentro de las limitaciones actuales.

11. Para los efectos de la Sala de Referencia y Servicios Virtuales es importante tener un registro de las consultas virtuales. Las consultas pueden ser a través del correo electrónico del servicio o a través de la Web de la Unidad y reportadas al sistema de la Unidad.

12. Digitalización de documentos, para la Unidad es importante la digitalización de muchos valiosos documentos que están en resguardo de la misma, luego de estar digitalizados procesar esta información en un sistema o base de datos de los documentos digitalizados; es necesario realizar esta labor para preservar el contenido e integridad de los documentos originales

13. Es clave resaltar la necesidad de un Sistema Integral de Solvencias de la UNEXPO, donde haya un registro macro de toda la comunidad universitaria, donde todos y cada una de las unidades y departamentos de la Universidad puedan tener acceso y registrar la(s) persona(s) que no están solventes en dicha(s) dependencia(s). Solo se ingresaría el número de Cédula y el sistema reportaría en cual(es) departamentos esta insolvente la persona. Un sistema como este proporcionaría un ahorro general de recursos, debido que cualquier departamento lo podría imprimir y no seria necesario ir a cada departamento para solicitar una solvencia como es en la actualidad.

Demostración de la propuesta

La propuesta está para su implementación, considerando todos los elementos plasmados en esta investigación.

Recomendaciones.

Una de las recomendaciones que hay que aportar es la de tomar en cuenta las propuestas realizadas para el mejor funcionamiento de la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto. En muchos casos se han dejado de lado las propuestas, sin embargo se debe tomar en cuenta las necesidades comprobadas de parte de la comunidad universitaria.

Debe haber una disposición conjunta de las autoridades universitarias y de la unidad para desarrollar políticas que vayan en la mejoría de las actividades de la Unidad, para lograr usuarios satisfechos.