CONTEXTUALIZACIÓN DEL OBJETO DE ESTUDIO.

Uno de los factores que más influencia tiene en la actualidad en los Centros de Información y Documentación es la implementación de tecnología, no sólo en Venezuela sino en el mundo.

En la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto, no escapa a la necesidad de implementación de nuevas tecnologías, la estructura organizacional de la Universidad, y a su vez de la Unidad de Biblioteca, posee todo lo necesario para ejecutar un sistema de información que haga eficiente los servicios que presta la Unidad.

 Anteriormente se han formulado iniciativas para lograr solventar el problema que acarrea la plataforma tecnológica de la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO. El problema ha sido mayor debido a que no ha habido una propuesta lo suficientemente firme para lograr convencer a las gerentes la ejecución  de dicho proyecto.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

      Actualmente en la era de la información, en una sociedad que cada día tienes mas exigencias y necesita suplir sus deseos de información y los valora cada día mas, se hace mas importante la labor de los Centros de Información y Documentación, el acceso a la información permite al ser humano elevar su estándar de vida, éste es uno de los retos que enfrenta la sociedad de la información en estos tiempos.

      La planificación, es el paso principal para el logro de objetivos; en este aspecto las bibliotecas, y principalmente las universitarias, donde se forma el gran conglomerado de productividad futura para una nación; Claudio Bifano del Consejo Consultivo Nacional de Postgrado dice “En particular la educación superior, cuyo objetivo es formar los profesionales orientados a identificar y enfrentar problemas de investigación e innovación y otros capaces de explotar el conocimiento en la generación de bienes y servicios”. Las bibliotecas universitarias son un ente básico en la formación de este capital humano, debido a que almacenan una gran cantidad de elementos claves en la formación de profesionales universitarios, dichos elementos con los documentos, resguardados en gran cantidad de soportes para su consulta y estudio, y aportar conocimiento a sus usuarios.

     Cada vez mas son mayores las necesidades de información de los usuarios de las bibliotecas universitarias, ya no solo bastan los libros, revistas, tesis etc que forman su acervo bibliográfico, es un requerimiento del individuo actual estar actualizado, y una obligación de las bibliotecas universitarias es ser fieles a su misión y a su función en la comunidad donde sirven.

      En esta época se vive un proceso de oferta y demanda, constante competencia que exige el ofrecimiento de productos con un valor agregado, aunque esta sea información, hoy por hoy la información es un bien y un servicio. Los encargados de los CID (Centros de Información y Documentación) trabajan día a día para ofertar servicios que compensen los deseos de datos de sus clientes o usuarios.

 Para que los servicios sean más eficientes la plataforma tecnológica de las Unidades debe permitir que los procesos relativos al servicio sean más expeditos. La investigación debe centrarse en la necesidad que tiene el personal y usuarios de la unidad de poseer un sistema que pueda satisfacer sus necesidades, se puede tomar como ejemplo el servicio de referencia de la Unidad.  

 Al hablar de las bibliotecas universitarias, las salas de referencia de estos centros son el servicio de información por excelencia para el usuario, ya que la información que recopila es un recurso trascendental para el avance científico, tecnológico, artístico y cultural de la humanidad, el servicio de referencia pasa a ser considerado un servicio fundamental en toda institución bibliotecaria, “ por ser el eje de la relación entre el usuario, la información y el bibliotecario a través del cual ésta podrá cumplir con mayor eficiencia y efectividad el papel que la sociedad le exige” Urdaneta (1999).

      Sin embargo, no en todas las bibliotecas, y mas en el caso de la universitarias, existe un servicio como tal; en algunas, la colección de referencia está ubicada dentro de la colección general o en la de otras dependencias, Flora Urdaneta dice “ ... en este caso las obras de referencia propiamente dichas, se ubican en un determinado lugar, separándolas del resto de la colección de la biblioteca, y se responsabiliza de su manejo a un personal sin la debida capacitación en el área, denominándolo, erróneamente, servicio de referencia...” 

     La naturaleza y alcance del servicio de referencia o información de la biblioteca varía según el tipo de usuario, tipo de consulta y el entrenamiento y capacidad del personal que lo atiende. Existe la tendencia en las bibliotecas universitarias de que las salas de referencia pasen a ser un santuario, un sitio donde se almacenan libros de diferentes tipos y tópicos, pero que no funciona de la forma esperada y deseada por los usuarios.

      La Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” (Unexpo) Vice-rectorado Barquisimeto, sufre de este mal reflejado en el párrafo anterior, se ha convertido en un depósito de libros que no satisface en su desempeño las expectativas del usuario, es preciso que dicha sala cumpla con las funciones de este tipo de servicio, para así convertirse en el ente formador y promotor de nuevas ideas de productos y servicios que la Unidad requiere.

      Es vital la incorporación de nuevas tecnologías en los servicios de información, las salas de referencia son llamadas, por las características de su colección, a ser partícipes en el ofrecimiento del tipo de servicios que involucren la aplicación de las tecnologías, en este caso los servicios virtuales, el hecho de que la Sala de Referencia de la Unidad de Biblioteca Unexpo actualmente no cumple con las tareas básicas para este servicio, deben incluir en su reestructuración la aplicación de la oferta virtual. Otras dependencias de la Unidad de Biblioteca cumplen con tareas de la Sala de Referencia, lo que no debe seguir siendo en pro del funcionamiento organizacional de la Unidad.

      Al ser los usuarios la razón de ser fundamental de cualquier entidad donde se preste cualquier tipo de servicio, la interacción con estos permite comprobar de primera mano las exigencias de estos en cuanto a la Sala de Referencia y el resto de la Unidad de Biblioteca. Al respecto Urdaneta menciona “ Para que las unidades de información cumplan con el papel que tiene asignado dentro del sistema educativo, científico y cultural en la sociedad, es necesario que exista una interacción continua entre ellas y los usuarios a quienes deben servir”; muchas veces la interacción que debe existir se ve afectada por factores que tienen que ver directamente con la organización como son su eficiencia y eficacia, relevancia de la información ofrecida y los canales de comunicación que se utilizan, así como también aspectos relacionados directamente con el usuario como por ejemplo la personalidad del individuo. Estos aspectos pueden haber perjudicado el funcionamiento de la Sala de Referencia Unexpo, al no existir las vías de comunicación que permitieran dar a conocer al personal respectivo las fallas en las labores de la sala, impedían la retroalimentación para tomar las medidas que podrían haber solucionado en parte la problemática.   

     “La formulación y desarrollo de un plan para el Servicio de Referencia, debe ser responsabilidad del referencista quien lo ha de elaborar con la participación del personal de la unidad y lo coordinará con la autoridad administrativa de la Biblioteca: Dirección, Comité Técnico, etc., y debe estar basado en el estudio previo de las necesidades de los usuarios. Para ello se realiza un diagnóstico, es decir, un análisis racional de la situación del servicio para captar los problemas que la unidad presenta y con base en este se elaborará un plan, programa o proyecto en el que se formularán las metas y los objetivos, políticas y actividades para lograr la organización deseada” expresa Urdaneta refiriéndose al tipo del presente proyecto.

 La ausencia de un sistema de información interno que permita a los encargados de las dependencias del ente la aplicación de todos los proyectos de servicio que tenga la Unidad de Biblioteca de la UNEXPO es el principal que se enfrenta en la actualidad.

OBJETIVO GENERAL

 Implementar sistema de información para optimización de los servicios de la Unidad de Biblioteca Unexpo Vicerrectorado Barquisimeto.

objetivos específicos

1.      Diagnosticar el funcionamiento actual de la plataforma tecnológica de la Unidad de Biblioteca Unexpo del Vicerrectorado Barquisimeto.

2.      Comprobar la necesidad de crear un sistema de información en la Unidad de Biblioteca Unexpo Vicerrectorado Barquisimeto.

3.      Establecer la planificación y programación de funciones del sistema según las necesidades de los usuarios y personal de la Unidad de Biblioteca Unexpo Vice rectorado Barquisimeto.

4.      Enumerar los elementos necesarios para la aplicación del sistema en la Unidad de Biblioteca Unexpo Vicerrectorado Barquisimeto.

JUSTIFICACIÓN

     Para cualquier centro de información, en su gran cantidad de tipos, es indispensable la constante evaluación de sus procedimientos para ir en una constante evolución que permita optimizar las labores concernientes al servicio a los usuarios y funciones administrativas.

      Esta investigación se realiza con el fin de detectar las dificultades de funcionamiento de la Unidad de Biblioteca de la Unexpo Vicerrectorado Barquisimeto, y determinar las medidas correctivas, para ser ajustadas y aplicadas en dicha dependencia.

     La investigación aportará la información que servirá de base para solucionar las dificultades de la Unidad, descubrir cuales son las fallas que presenta el servicio, estos resultados serán obtenidos con la aplicación del instrumento de recolección de datos. Los resultados arrojados podrán demostrar la necesidad de incluir nuevos servicios, funciones, actividades, selección de personal y tareas.

      Se tomarán en cuenta qué funciones administrativas no están siendo realizadas o no se están desempeñando como debe ser y que afectan el funcionamiento del servicio. 

     Los beneficiados de la puesta en marcha de las propuestas de reestructuración del sistema serán los usuarios y la misma unidad de biblioteca, el presente trabajo se reviste de relevancia social porque podrá redundar en el éxito de la organización, esto permitirá la expansión de la unidad en cuanto a posibilidades de incorporación de nuevos servicios.

MARCO TEÓRICO

            Las Unidades de información poseen la necesidad de implementar sistemas tecnológicos que ayuden a ejercer de la mejor forma posible las funciones relativas a los servicios de Información.

Debido a la amplitud de servicios de la Unidad de Biblioteca UNEXPO Vicerrectorado Barquisimeto, se puede limitar el objeto de estudio a la sala de referencia.

Siendo así, se puede decir que la sala de referencia es el centro de información por excelencia en las Unidades de Información, sobre el concepto de biblioteca Montañés expresa “Se puede definir como un centro cultural y de investigación que constituye un eje básico en la estructura de una institución de carácter público o privado, científico, centro de investigación, universitaria, etc., con la finalidad de reguardar el material bibliográfico y no bibliográfico de una o mas materias de interés para el  usuario, además de ser un ente facilitador del material donde se puede acceder a la información y proveer mecanismo de consolidación de la información”.

 En las bibliotecas existen ejes fundamentales, estos son: a) Servicios al público, b) Procesos técnicos al material que ingresa y c) Área de gestión administrativa. En la primera categoría está la sala de referencia, donde se localizarán informaciones concretas a preguntas cortas que se apoyarán en la búsqueda de diccionarios, enciclopedias, catálogos, mapas, estadísticas y otros.

 Es por ello, que el servicio de referencia es una de las unidades que conforman la estructura organizativa de cualquier biblioteca bien concebida. Urdaneta sobre las características de la sala de referencia dice “Debe disponer de una colección básica, personal especializado, espacio físico, mobiliario y equipos adecuados, presupuesto propio asignado y disfrutar de cierta autonomía dentro de la organización de la institución. Se considera un servicio esencial en toda unidad de información porque es el escenario donde se ha de facilitar el mayor acceso a ala información”.

 Administrativamente, toda biblioteca se maneja igual que cualquier otro tipo de organización, fundamentalmente todas la bibliotecas comparten el mismo propósito general, no importa si es un centro pequeño o grande, igualmente para administrar una Unidad de Información de manera eficiente es necesario aplicar procesos administrativos, se deberá establecer un “plan que permita fijar las metas, los objetivos...” Urdaneta.

 Las metas y los objetivos deben derivarse de muchas fuentes: de los conocimientos del bibliotecólogo sobre las tendencias actuales y los problemas de la sociedad en campos como la educación, culturales e intelectuales a nivel local, nacional e internacional.

 En las Unidades de Información el objetivo fundamental es alcanzar la satisfacción del usuario traducido en respuestas a sus preguntas, envió al lugar o fuente que proceda  para dar con la información deseada, adecuada orientación y selección de la fuente mas apropiada. “La Unidad no puede actuar aisladamente, ya que las normas y reglamentos están sujetos a la revisión y aprobación de la instancia superior (Dirección de la institución bibliotecaria) por lo tanto debe actuar coordinadamente con los otros servicios de la institución bibliotecaria a través de la dirección” Urdaneta.

 Es importante el diseño de políticas y reglamentos que regulen el funcionamiento de la Unidad en cuanto al trato con usuarios, multas por trasgresión a los reglamentos etc. “El personal seleccionado debe estar suficientemente capacitado para responder a las exigencias de este servicio; debe estar dirigido por un profesional con ciertas cualidades administrativas, competencia en el área, comunicativo, emocionalmente estable, etc. Requiere además del apoyo de auxiliares con entrenamiento en el servicio y de ayudantes a tiempo parcial, para lo cual se recomienda el empleo de estudiantes sobresalientes...” Urdaneta.

El usuario se define como toda persona, grupo o institución con necesidades de información, desde el punto de vista cognoscitivo o práctico, que acude o utiliza de forma intensa, activa y asidua a uno o mas servicios de la Unidad de Información con un fin educativo, investigativo o cultural.

 Las fuentes de información son cualquier recurso que puede ser usado para responder cualquier pregunta, no solo libros, revistas o periódicos. Dentro de las fuentes de información se incluyen las fuentes formales de referencia, llamadas así porque tienen ciertas características distintivas, sobre este tipo Urdaneta expresa “...corresponden al grupo de fuentes primarias y terciarias, han sido diseñadas y escritas, tanto por su arreglo como por el tratamiento que dan a los temas para la obtención de datos concretos, proveen información factual reelaborada, reordenada y sintetizada, ofrecen introducciones a diferentes temas y acceso a otras fuentes de información y usualmente se denominan obras de referencia”.

 En referencia se han venido ofreciendo unos servicios mínimos denominados tradicionalmente de rutina o básicos, otras especiales u opcionales y mas recientemente los automatizados que permiten, a través de redes y sistemas organizados, estos se vienen dados por una estrategias de las bibliotecas para satisfacer adecuadamente las necesidades de información y conocimiento de usuarios.

La automatización de bibliotecas ha recorrido un largo camino sobre una senda, a menudo incierto e impredecible. Desde 1930, cuando algunas bibliotecas empezaron a incorporar máquinas que fueron lo último en tecnología, al darse los avances tecnológicos, reducción de costos y cambios de actitud entre los profesionales de la información; Urdaneta expresa lo siguiente en cuanto a la incorporación de tecnología en centros pequeños “ los medios sofisticados de la automatización ya no son una opción reservada para las bibliotecas mas grandes y mejor dotadas, las circunstancias favorecen la automatización como un elemento normal de las operaciones rutinarias en un gran número de servicios.

 El manejo y transmisión de información por medio computarizado ha planteado una nueva dimensión en la biblioteca y es a través del servicio de referencia que la institución bibliotecaria se transforma, al incorporar avances tecnológicos tales como la informática y las telecomunicaciones para proporcionar el acceso a la información registrada con todos los aspectos logísticos que estos encierran. Los servicios de información en línea son grandes bancos de datos con los cuales los usuarios se comunican directamente desde un Terminal electrónico o desde otro computador; al igual que la incorporación de servicios de atención vía correo electrónico y digitalización de documentos.

En Venezuela hay un desarrollo que se logró en 10 años y que no pudo lograr en 30 años, esto por la atención que se le ha dado en los últimos 4 años al sector denominado telemático, se refiere a los adelantos o innovaciones relacionadas con la electrónica, la informática y las telecomunicaciones. 

 El sistema que se debe implementar deberá ser multifuncional, acorde con las necesidades comprobadas de la Unidad, dejando abierta la posibilidad de adaptación a la implantación de nuevos servicios.

Cronograma: en cuanto a la inclusión de las fechas de cronograma, es necesario consultarlas con el jefe de la Unidad, lo que hasta ahora no ha sido posible.

Bibliografía:

 Hernández S, R (2004) Metodología de la investigación (3ª ed.) Mc Graw – Hill: México.

Tamayo y T, M (1999) El proceso de la investigación cientifica: Incluye glosario y manual de evaluación de proyectos. (3ª. Ed.) Limusa: México.

 Hurtado de B, J (1998) Metodología de la Investigación Holística. SYPAL: Caracas – Venezuela.    

 González M, A (1997). El método de la investigación científica: texto para la automatización y autoevaluación de la metodología general. Publicidad Gráfica Hormes: Caracas – Venezuela.

 Da Costa Carballo, C (1995). Introducción a la informática documental: Fundamentos teóricos, prácticos y juridicos (2ª . ed.) Síntesis: Madrid.

Urdaneta de García, F (1999). El servicio de referencia en la Biblioteca: Manual para su organización. LUZ: Maracaibo.

De Gennaro, R (1993) Bibliotecas, la tecnología y el mercado de la información. Iberoamericana. Estados Unidos de Norteamérica.

Reynolds, D (1989) Automatización de Bibliotecas. Fundación Germán Sánchez Ruipérez: Madrid.